电子化采购论

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论证分析电子化采购

电子采购是由采购方发起的一种采购行为，是一种不见面的网上交易，如网上招标，网上竞标，网上谈判等。人们把企业之间在网络上进行的这种招标、竞价、谈判等活动定义为B2B 电子商务，事实上，这也只是电子采购的一个组成部分。电子采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概念延伸，它不仅仅完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理，有效地整合了企业的资源，帮助供求双方降低了成本，提高了企业的核心竞争力。可以说，企业采购电子化是企业运营信息化不可或缺的重要组成部分。电子采购使企业不再采用人工办法购买和销售它们的产品，在这一全新的商业模式下，随着买主和卖主通过电子网络而联结，商业交易开始变得具有无缝性，其自身的优势是十分显著的。

电子采购的发展及其优势：

电子采购最先兴起于美国，它的最初形式是一对一的电子数据交换系统，即EDI ，该电子商务系统大幅度地提高了采购效率，但早期的解决方式价格昂贵、耗费庞大，且由于其封闭性仅能为一家买家服务，尤令中小供应商和买家怯步。为此，联合国制订了商业EDI 标准，但在具体实施过程中，关于标准问题在行业内及行业间的协调工作举步维艰，因此，真正商业伙伴间EDI 并未广泛开展。90年代中期，电子采购目录开始兴起，这是供应商通过将其产品上网，来提高供应商的信息透明度、市场涵盖面。近年来，全方位综合电子采购平台出现且通过广泛连接买卖双方来进行电子采购服务。

电子采购是一种在Internet 上创建专业供应商网络的基于Web 的方式。它能够使企业通过网络，寻找管理合格的供货商和物品，随时了解市场行情和库存情况，编制销售计划，在线采购所需的物品，并对采购订单和采购的物品进行在途管理、台帐管理和库存管理，实现采购的自动统计分析。实施电子采购，不仅方便、快捷，而且交易成本低，信息公开程度透明，的确是一种很有发展前途的采购方式。实现电子采购的方式有两种：使用EDI(电子数据交换) 的电子采购和使用Internet 的电子采购。电子采购门户站点对购买简单商品最为有效，它可以让供应商创建和维护其产品的在线目录，其它公司可以从这些目录中搜索商品，下定单以及当场确定付款和装运选择。在试图购买那些必须定制的产品时，常常需要人力判断以及人与人之间的协商，首先，要整理叫做RFP(建议请求) 的信息包，其中包括有某一商品的技术规格和供应要求。其次，必须找到能够满足该请求的供应商。为了节省时间和资金，只需要与有资格的供应商联络，这样花费的精力最少。使这一过程自动化的一种方式就是使用EDT 网络，它能够让供应商和买主交换采购信息。只要交纳一点事务处理费，就能通过EDI 网络提交信息包，并通过同一网络收到答复。

电子采购的优势：

电子采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概念延伸，它不仅仅完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理，有效地整合了企业的资源，帮助供求双方降低了成本，提高了企业的核心竞争力。在这一全新的商业模式下，

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随着买主和卖主通过电子网络而联结，商业交易开始变得具有无缝性，其自身的优势是十分显著的。

A) 提高采购效率，缩短了采购周期。采购方企业通过电子采购交易平台进行竞价采购，可以根据采购方企业的要求自由设定交易时间和交易方式，大大地缩短了采购周期。自采购方企业竞价采购项目正式开始至竞价结束，一般只需要1～2周，较传统招标采购节省30%～60%的采购时间；

B) 节约大量的采购成本。据美国全国采购管理协会（www.napm.org ）称，使用电子采购系统可以为采购企业节省大量成本。采用传统方式生成一份定单所需要的平均费用为150美元，使用基于Web 的电子采购解决方案则可以将这一费用减少到30美元。企业通过竞价采购商品的价格平均降幅为10%左右，最高时可达到40%多。通用电气公司估计通过电子采购将每年节约100亿美元；

C) 优化采购流程。采购流程的电子化不是用计算机和网络技术简单替换原有的方式方法，而是要依据更科学的方法重新设计采购流程，这个过程中，屏弃了传统采购模式中不适应社会生产发展的落后因素；

D) 减少过量的安全库存。世界著名的家电行业跨国企业海尔集团在实施电子采购后，采购成本大幅降低，仓储面积减少一半，降低库存资金约7亿元，库存资金周转日期从30天降低到了12天以下；

E) 电子采购的另外一个优势是信息共享。不同企业，包括各个供应商都可以共享信息，不但可以了解当时采购、竞标的详细信息，还可以查询以往交易活动的记录，这些记录包括中标、交货、履约等情况，帮助买方全面了解供应商，帮助卖方更清楚地把握市场需求及企业本身在交易活动中的成败得失，积累经验。这使供求双方之间的信息更加透明；

F) 电子采购能帮助采购方改善客户服务和客户满意度，促进供应链绩效，以及改善与供应商关系；

G) 电子采购不仅使采购企业大大获益，而且让供应商获益。对于供应商，电子采购可以更及时的掌握市场需求，降低销售成本，增进与采购商之间的关系，获得更多的贸易机会。 国内外无数企业实施电子采购的成功经验证明，电子采购在降低成本，提高商业效率方面，比在线零售、企业资源计划（ERP ）更具潜力。电子采购的投资收益远远高于过去10年内已经在企业中占主导地位的任何商业革命，包括企业流程再造、策略性采购等等。

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电子采购的弊端：

问题一：方式转变所引发的人为阻挠

电子采购所遇到的人为阻挠，包括来自采购人、供应商、采购代理机构的工作人员等等。由于各自不同的利益和出发点，各方对电子采购这种新的方式有着种种担心和忧虑。正如从分散采购到集中采购过程中遇到了原来能够自主采购的单位的不满一样，传统采购方式的改变使得习惯于传统采购方式操作的采购人员以及供应商都觉得无所适从，有着不同的疑虑。如担心网络的安全使采购操作变得难以控制，担心自身不适合这种新型的现代化采购方式的要求而被淘汰；甚至有的采购人员受益于传统的采购方式在面对面的、人为主观控制程度的采购活动中有自我为主的优越感和满足感。而电子化采购在提高采购效率的同时，提倡非面对面的采购，提倡分工明确，尽量减少规范程序要求之外的人为干扰。实行电子化采购，无疑是剥夺了一些采购人员的某些特权和优越感。

有的供应商由于自身水平有限，对现代因特网的发展和应用一窍不通，却宁愿报残守缺，甚至精通并受益于传统方式的操作。网上采购的出现对于他们来说既提出了参与竞争的高水准要求，又规范了采购活动的规则和程序；针对采购中的薄弱环节而设计的这些规则和程序，会使那些精通于灰色操作的供应商失去了幕后活动的空间。

采购实行网上采购遇到的这样或者那样的阻挠，就像最初推行采购一样，陷入难以实施、更难以深入的窘境。但不管这些阻挠的程度如何，电子采购作为一种高效的采购应用必然会在采购中逐渐被确认下来，成为新的发展趋势取代原来的采购方式。那些持阻挠意见的采购人和供应商要么最终成为网上采购的执行者和参与者，要么被淘汰。

问题二：网络安全遇挑战

对于因特网特有的网络安全问题应从两方面看：

首先是网络安全问题，包括病毒、黑客、系统稳定、网络的畅通性、数据的保密等方面。应该说，网络的安全问题是因特网发展中逐步形成的特有现象。从网络安全问题出现的一开始，就有了不断发展完善的预防和保护措施。任何计算机病毒、黑客从一出现就会有制约它的相应手段。网络安全的问题，不仅仅是购置了什么样的防火墙、防病毒产品以及采用了什么样的数据库系统，更重要的是使用网络的单位是否重视网络的安全问题，是否有清醒的网络安全防范的意识和科学有效的管理预防措施。正如同现代交通的飞速发展并不因为交通事故的频频发生而被否定一样，人们一样享受现代化的交通给生活带来的高效和高质量。因此，网络的安全问题最终会在网络的发展中不断得到完善和解决，技术的进步、管理的进步，这些是最终解决网上采购的网络安全问题的方式，但决没有因噎废食的理由。

从另一个角度来考虑，网络有它特有的安全问题，但传统采购方式同样也有它的弊端和缺陷。比如人为主观的操作的特点及信息保密的程度都很难控制等。许多环节是依赖于经办人自身的责任感和自我的约束能力。

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这种对人的管理和约束实际上困难更大，违规行为更难发觉和预防。现实招投标活动中出现的种种暗箱操作、灰色操作的屡屡曝光，说明即便是有着法律严格约束和规范程序的招投标行为，都可能被人为地钻空子、搞幕后活动，那么在采购其他的采购方式中，由于透明度更低，相应的预防措施和反违规工作就更加难以把握。而利用网络进行采购虽然不可能杜绝这些违规行为和暗箱操作，但对于传统的那些不良现象和人为干涉有着天然的制约，对于人的控制许多都转化为对于解决方案的缜密设计和不断完善，使得采购机制的抗感染力更强，采购监督更加清晰。

问题三：风险大投入高

对于电子采购、电子商务，人们都不甚了解，普遍的理解是风险较大、投入较高的专业项目，要求的软硬件规格很高，需要耗费巨资，其实这些确实是推行电子采购需要面对的问题。基础设施的完善、信息技术水平的提高、的大力支持等等，但这并不意味着一开始就因为投入太高，没有现成的解决方案，自身条件不够而不能开展电子采购。实际上，对于电子采购来说，高规格的网络设施和完整的解决方案固然能保证网上采购系统的正常稳定安全地运行，这些确实是我们最终所追求的一统化的采购模式，如有一套完备的采购系统，严格运行程序等等，但那只是最终目标，是电子采购的理想模式，并不是只有高投入、高规格设施的解决方案才能进行电子采购。

事实上，从简单的电子邮件发送到大型的电子商务系统支持、在线支付等种种方式，都可以是电子采购的应用模式。电子采购是将传统的采购方式通过互联网这个载体进行应用的，因此，合理的采购方式是在起步阶段，要根据自身的条件，从简单的做起，逐步提高应用系统的水平和扩大规模，不断地积累并总结经验，为最终实现一体化全方位的完整地电子采购模式做铺垫。

除了上述的制约情况之外，网上采购遇到的制约还包括操作人员的水平、网上采购解决方案的科学性和合理性、采购管理部门以及有关领导对电子采购的支持等等。

问题四：具有局限性

电子采购系统并不是万能的，许多类型产品的采购不适宜通过电子采购进行，许多功能是无法实现的，还有许多采购程序是需要进行面对面的交易的。所以应选择那些容易组织、管理和控制的领域实行电子采购，同时应该保留部分传统的采购比例以及对应的采购机构，以分担电子采购所无法应付的采购。

积极应对：

由于我国从未实施过电子采购，需要在宏观上把握一些实施电子采购的策略，如推动电子采购的出资模式、推动进程、最终目标等等。

电子采购这个全新的采购模式在我国的推行面临重重困难，如基础设施短缺、传统的采购习惯阻挠、政策是否支持、电子采购的安全性问题等等，必须在推进实施电子采购过程中予以重点关注，把所有这些需要面对的问题考虑周全，并制定合适的应对策略：

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措施一：长期收益吸引投资

对于整个电子采购系统的运行来说，必不可少的基础设施投入（信息化建设）、供应商参与所需设备投入、一般软件许可成本和网络费用都十分高昂，但对于这个公共服务提供者来说，对于能看到未来预期的供应商来说，这些并不是不可逾越的障碍。如果电子采购具有长期利益、并且有可操作性，那么和供应商必然会进行投资，事实上“金财工程”也印证了这一点，国务院正大力推行财政管理信息化步伐。

措施二：供货商投资是重要力量

因为电子采购改变了传统的运行方式，供应商需要花大量精力学习调整以适应新的采购方式，还需要投资于软件和硬件，这对供应商来说都是不小的负担。对于供应商来说，参与电子采购是市场供求关系的要求。而且，供应商的参与对于电子采购的发展具有举足轻重的作用。应将供应商的参与作为一项电子采购的推动措施，如提供税收优惠及其他优惠措施等等。

措施三：正确树立人员意识

采购部门的内部采购处理流程全被打乱、且组织结构需要重新规划。这种改变是来自于采购部门内部的，会触及各种关系，也许是变革中阻力较大的方面。并且采购员常常视电子采购为障碍而不是采购的帮手。这种巨大的内部变革如果引导的好，会对整个电子采购的推动起加速的作用，如果处理不好这些内部关系，其抵抗性将是难以根治的病疾，成为源源不断阻挠电子采购推行的要因。这些关系的协调，机构的重整，人员意识观念的引导是需要这个内部推动者和督促者来引导和规制的，是发挥作用的最关键时刻。

措施四：投资模式要合适

因为电子化采购系统软件的价值很高，再加上硬件设备，其价值甚至可高达几十万甚至上百万，有些机构是承受不起的，所以推广投资主体应该如何确定，是值得思考的问题。

目前国内电子采购试点城市对系统的投资模式主要有以下几种：一、完全由出资模式；

二、使用单位采取系统租赁的模式；三、使用单位和系统开发商联合开发模式。至于这几种模式的利弊，目前还没有确切或定性的结论。按照国外的经验，采购的电子化建设基本上采取的是和民间出资相结合的模式。以日本采购为例，在推进电子化建设方面的基本思路是——以企业为主体，在中央、地方及公共团体之间进行明确分工。

在电子化建设中主要发挥两方面的作用：一是为民间机构发挥电子化主导作用提供必要的环境条件，如完善电子化的相关法律法规，不断改进和完善政策措施等；二是推进民间机构在力所不能及的领域进行电子化建设，如电子化、研究开发民间机构无法独立进行的科研项目。部门通过多种形式，随时将推进电子化的有关资料向社会公布。中央、地方和社会团体，在有重点地实施政策措施时，相互协作，共同推进。

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关于对投资模式的探讨，总体思路是，根据本地的财力和资源配置情况，实事求是找到我国电子采购实施的基点和系统应用各主体之间的需求交叉点，才能真正找到适合我国的投资模式，充分发挥电子采购系统的最大价值。

措施五：发展规模逐步扩大

电子采购的实施是一个漫长的过程，不可能一蹴而就，需要不断的摸索实践，所以应从小范围内开始实施。先从一些容易控制的小的试点项目入手，实施电子采购系统模型，并不断进行评估，进一步优化采购过程，然后将电子采购系统不断扩展到其他供货商及其他采购领域上，不断扩大成一统的全国范围的电子采购。

措施六：统一局面是必然趋势

目前电子化采购在我国各省市地方都处在实践之中，而且有一些电子化系统已经在应用，尤其是广州、珠海，已经成为了参观学习的典型，这对于我国采购电子化的发展是一个比较好的尝试。

但是，各个地方的采购系统都还是独立、封闭的，造成了重复建设等问题，必然造成财政资金的浪费和社会资源的分散。根据国外的先进经验，电子系统开发应尽量形成规模效应和避免重复建设, 形成电子化采购的“大一统”。电子化发展“大一统”的探索为了促进采购上规模、上水平，充分利用现代信息技术和产品，积极探索和发展以信息技术为支撑的采购新方式，实现采购管理和操作自动化，已经成为采购相关各部门权威人士的共识。

与此同时，地方也可以作一些尝试和探索，为将来实现全国统一的电子化采购平台奠定基础。

财政部国库司副司长周成跃指出了电子化采购未来发展方向，他认为：一方面要充分利用信息网络技术为采购信息透明化、扩大采购规模、实现规范化管理等提供技术支持；另一方面要逐步建立全国统一的采购系统，为今后全面建立电子化采购制度服务。考虑到采购政策的统一性、公平性和避免重复建设浪费资金，便于监督等因素，一个国家只设一个电子交易平台是我国发展电子采购的根本方向。

电子采购的实现

在电子采购过程中，从招标方发布招标信息到最后的双方签约，主要实现环节如下： 招标方主要工作是编辑标书并且生成XML 格式的标书文件，然后在将招标书生成XML 文件，发送到系统，由系统将招标文件入库，招标方在标书发布后可以接收投标方的投标书，并且在开标后可以审阅投标书，在评标方评标后可以接收评标书，审阅评标书决定中标者，在决定中标者后给中标者发送定单。投标方主要工作是查阅招标书，编辑投标书签名，将投标书生成XML 文件，加密，发送给招标方，如果中标接收定单。评标方主要工作是在开标后

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审阅投标文件，生成评标书，并且签名，生成XML 文件，登陆、查看信息加密，发送给招标方。

基于上述分析，本文采用XML 技术与Java 技术相结合而构建的Web 体系，并且在此基础上实现电子采购，利用XML 的Schema 定义标书的文档，采用DOM 动态的在线生成XML 格式的电子标书；在显示时使用XSL 技术处理视图，将显示与内容分离。在评标书，除了人工评审外，系统可自动对招标书XML 文件内容进行分析，运算重组以及检索，利用XML 可解析性，在评审中智能的判别筛选理想的候选。具体设计实现如下：

1. 总体设计实现

该系统能够使得在该系统中注册的招标用户能够在该系统中进行招标信息的发布，对投标书进行查阅，筛选，评定，辅助决策等功能。根据不同的用户和不同的权限为访问者提供不同的功能。系统中的招标书、投标书、评标书、定单比较多，根据大量动态访问关系数据库的特征，对于数据的显示我们采用了XML- XSL 技术。总体采用Struts 框架，该框架本身的最大特点就是将逻辑和显示分割开来。我们的设计依从于这种结构，所有的逻辑操作由事物体来完成，它是调度其它功能体的指挥中心，诸如注册，登陆，投标，投标，开标等操作的调用都会首先转到事物体来做判断，然后事物体选择适当的操作进行处理。

在主页面有两个链接针对所有的用户：登陆它可以让注册的用户登陆到系统；注册这个链接可以让新用户进行注册。对于合法的注册用户显示内容如下：添加标书显示一个表单来添加新的个人标书。个人标书它显示的是用户个人所发布的标书。公共标书显示一个表单用来显示当前系统所拥有的其他用户的标书，通过这个表单用户可以对所感兴趣的标书进行查看，并且可以进行投标。修改信息这个链接显示一个表单用来显示用户的个人信息，并且通过它修改个人人信息。

2 .数据处理

由于访问数据库的操作比较单一，要访问的数据都集中在一个业务管理数据库中，对数据库的安全性要求比较高，因此，使用数据库的连接池来统一实现数据库访问功能。对于数据的处理主要包括如下几个环节：

第一，Schema 文件的生成。对于XML 中用到的元素，根据数据在关系数据库中的属性定义一系列的Schema 文件

第二，招标书的XML 文件生成。利用MOM 对其进行操作生成招标书的XML ，创建一个根元素，并将其添加到文档中，最后JDOM 转化为招标书的XML 文本。

第三，招标书XML 文件的显示。XML 文件的显示是根据不同的数据建立不同的CSS 文件，然而只采用CSS 样式的话，在生成XML 是就要受到CSS 样式的限制，生成的数据就有许多的冗余。这样，XML 的特点就没有体现出来，与用传统的HTML 页面就没有什么区别。因此，本方案使用了XSL ， XSL不仅安样式显示XML ，还可以过虑和分类XML 数据。这样我们可以

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事先预生成一些常用的XML ，在服务器端通过XSL 按不同的要求过滤数据，以及将数据从一种格式转换成另一种格式。

用于索引公共标书记录的XML ，它包含的数据有标书的ID ，标书的名称和标书的编号，通过它用户可以检索自己需要的招标书。下面我们来看它的操作过程如下：

首先由页面得到提交的offerId 号，并将其转发到XML 解析器，XML 解析器将参数

offerId 号继续传递给useroffer.xsl 同时传递给XML 解析器，由解析器对其进行转换后，将结果发送到html 页面，这个页面里显示的即为标书内容。

电子采购平台

协同招投标管理系统，是一个协同的、集成的招标采购管理平台，使各种类型的用户(包括组织者、采购业主、投标商、审批机构等) 都能在同一且个性化的信息门户中一起协同工作, 摆脱时间和地域的限制。协同招投标管理系统，以招投标法为基础，融合了招投标在中国的实践经验，实现了整个招标过程的电子化管理和运作，可以在线实现招标、投标、开标、评标和决标等整个复杂的招标投标流程，使招标的理念和互联网技术完美结合，从时间上、价格上、质量上都全面突破了传统的招投标方式，最大限度实现招标方的利益。协同招投标管理系统以自主开发的国内领先的工作流系统作为系统的核心，可以帮助客户快速高效地实现各种复杂的招标投标流程，包括各种内部审批流程。

企业竞价采购平台，是一个供应商之间以及供应商和采购商之间互不见面的网上竞价采购管理平台，使得供应商可以远程地参与采购竞价。竞价采购，又称反拍卖采购技术（RAT ），是由采购招标和网上竞价两部分有机结合在一起的采购方式。它用电子商务取代以往的谈判公关，帮助采购商最大限度地发现卖主，并引发供应商之间的竞争，大幅度降低采购成本，同时有力地变革了采购流程，是对企业具有跨时代意义的零风险采购辅助手段。 在传统招标采购中，供应商总是在确保低价中标的同时尽量争取价格最高，并且由于比值、比价、招投标过程较长，供应商之间相互见面等因素，容易产生供应商之间价格同盟，因此不能在最大范围内挑起各投标方的反复竞价，从而使降价空间缩小，导致采购品降价不足；而RAT 技术则是根据工业采购品的不同特点，由采购商制定产品质量标准、竞价规则，通过B2B 的方式，使采购商得以更好地发现卖主，并挑起供应商竞争。成交价格可以是一个，也可以是一组，对供货方来说只有竞争价格是透明的，搏弈阵容对其并不透明，从而很好地强化了降价竞争，使采购品价格大大降低。经过各个卖主之间一番激烈的降价竞争，一条降价曲线会自动输出，竞价结果客观、公开，不再需要人为的议标过程。

电子目录采购系统是一套基于国内领先工作流技术的集办公自动化、产品目录管理、供应商管理以及电子采购于一体的综合解决方案。可以帮助客户快速高效地实现内部采购供应系统的任意商业运作流程及业务规则，搭建符合其自身需求的涵盖包括招标采购、竞价采购、商务谈判在内多种采购方式的在线采购平台，并能有效地管理供应商和产品目录。主要功能模块包括工作流引擎、可视化流程定义工具(WFVISIO)、流程监控工具(WFMONITOR)、流程节点定义、信息发布系统、视图定义、综合查询统计定义、文档自动生成、电子文档管理、组织结构管理、权限管理、供应商管理、专家管理、产品目录管理、在线投标、开标大厅、在

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线评标、竞价大厅、谈判大厅、合同管理、采购效果分析、项目任务管理、日志管理、在线编辑器等。