商务函电写作

商务函电写作应掌握7个原则：完整、正确、清楚、简洁、具体、礼貌、体谅 真正有价值的商务函电以下两个特点：

1、 格式化中透出人情味和成熟

2、 规范化中讲究分寸感和礼仪

商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函

从商务函电的具体使用功能来讲，又可分为：答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函

函电范本

例一：商洽函

敬启者：

我方在《化学杂志》上，得到贵公司名称和地址，盼与贵公司建立商务关系，特函奉告。

本公司系中国化学产品最大的出口商之一，具有五十年的商务经验，商誉驰名。我方的服务和产品品质保证会使贵方满意。

对我方的信用，如需作进一步的了解，请向中国银行深圳分行直接查询。 盼尽速回音。

发函者

例二：商洽函

敬启者：

目前本公司已将商务机械部门扩大并考虑增加新产品，特函奉告。

贵公司各类打字机计算机颇适合我方市场，请惠赐一份贵公司目前生产之产品全套目录及样品，并盼最低报价。贵方能否供应，请惠函赐知。

若本公司决定为贵公司销售产品，贵公司应向我方保证，在东南亚地区将不同时销售此种产品。

盼尽速回音。

发函者

例三：商洽函

施乐复印机公司维修部：

我公司去年购入贵公司复印机一台，由于使用不当，造成故障，希望贵部能派员工上门予以维修，如能及早得到你们的帮助，将令我们感激不尽。

某某公司行政部

例四：询问函

敬启者：

我方在“凤凰卫视”上看到贵公司的广告，对贵公司的金属箱及各类刀具，至感兴趣。

请贵方附表内之项目，以CIF 新加坡报价函告，并将最早交货日期，付款条件及经常订购的折扣，亦一并予以说明。

本公司对各类金属日用杂货每年需求量甚大，请贵方惠赠一份目录及详细说明。

发函者

例五：询问函

敬启者：

就纯棉T 恤供应一事，国内若干贸易公司已与本公司接触，请以CIF 巴西圣保罗报价，500件价格多少，请惠函告知。

目前此地对廉价衬衫市场销路甚佳，若贵方报价合理本公司就可能要求立即装运。

因此，对贵方给予特别优待折扣一事，至表感激。

发函者

例六：询问函

敬启者：

我和太太打算在本月底举行一次晚宴，邀请您和全家出席，一同欢度我们大学毕业二十周年，地点在希尔顿酒店西餐厅，请您确定具体时间，并答复我们。

静候回音。

签名：

例七：请求函

敬启者：

谢谢贵方索取本铬镍钢司新型手袋目录一函。贵方所需目录分别寄上，交盼贵方对所列条件会感兴趣。

订购数量多少与价格，在表上均有分别说明，同时此表亦可作订购单使用。在88-98页上显示有多种新型号，是今年手袋展示会上一种时尚，敬请贵方注意。

因为本公司接获大量订单，务必全力履行，帮建议贵方对本公司之产品指示，尽速惠函告知。

发函者

例八：请求函

敬启者：

今天本公司已将一瓶新上市的样品美酒邮赠阁下，以示对阁下之敬意。并盼阁下在府上尝试一番。如果你尝试，就会同意我方认为此为每一位家庭主妇选购餐食的必需品。

这种酒是甜酒和酒精的最佳混合，喝上几杯，就会发出一种醇厚而馥郁的味道，对食欲特别有效。这种上等酒是悉尼运，保费在内每打美金20元。

以一般信用证，给予贵方的贸易折扣为20%，兹随本函附上特制卡式订单表，请贵方将其填妥后投入信箱，以便我方处理。

发函者

例九：请求函

敬启者：

贵方三月二十三日来函告知200件总价以天津运，保费在内之报价单敬悉，谢谢。本公司同意贵方报价并盼贵方接受本函作为洽谈中货物之正式订单。

请将货物交第一批船期装运，付款今天由银行记票支付，基于贵我双方商业上往来已有一年，请按季结账一次。

发函者

例十：告知函

敬启者：

我方三月十日致贵方函谅悉，故在函中曾强调我方第816号订单交货之重要，务必将货物于四月三十日前运达。

货物虽已运出，但尚未接到贵方寄来的任何资料，除取消本订单外，别无选择。因为我方顾客坚持交货日期，这样做实出无奈，至感遗憾。

发函者

例十一：告知函

敬启者：

贵方订购货物的出口许可证已获批准，货物即将于八至十天内制作成，特此奉告。我方建议，以见到由中华人民共和国中国银行开出不可撤销信用证时付款。

我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而货物即行启运并将文件寄出，作为向银行结账凭据。

发函者

例十二：告知函

敬启者：

我们很高兴通知您，我们全家荣幸和愉快地接受您的邀请，预定本月二十九日下午18：00在希尔顿酒店参加您举办的晚宴，相信它会令我们大家都开心不己。另，如果这一时间不太合适，请来电告知，以便我们另选时间。

签名：

例十三：答复函

敬启者：

贵方七月五日来函询问一事，敬悉，谢谢。阁下已在《美好产品》杂志上，阅读了本公司刊登的广告，志愿欣慰。

函中要求我方在价目表中，再减少5%特别优惠，我们除感激贵方订购外，另外必须提出，我们价目表内之订价，业已减至最低限度，如此价格在其他地方不可能购得。

若贵方订购量达到15万件时，本公司就同意贵方减低5%要求。订购前，本公司盼贵方来函确认。

谨致问候之意。

发函者

例十四：联系函

敬启者：

信用证修改事项说明如下：

根据我方收到的信用证，其付款规定为见票120天付款。但是我方所需要的，是见票即付信用证。此项规定已获贵方同意并在贵方订单上明确记载。因此，请贵方按单内说明修改。货物将于本月二十日交运，敬请贵方依照我方要求立即修改。

发函者

例十七：联系函

敬启者：

贵方提醒我方九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算付清，但由于季节性贸易不景气，造成我方顾客付款速度缓慢。

此种原因，致使本公司暂时不便清偿货款总额。今天通过中国银行，本公司以电报发出，贵方可在一两天内收致。本公司希望贵方能了解我方困境并给我方以协助。

发函者