商务英语函电的特征及在对外贸易中的作用_张亭亭

青年文学家・语言研究

商务英语函电的特征及在对外贸易中的作用

张亭亭 绥化学院外国语学院 黑龙江 绥化 152000

摘 要:随着全球化进程的加快,对外贸易已成为衡量一个国家是否成功与世界接轨的重要依据,是一个国家走向世界的快速通道。对外贸易中,我们需要和不同国家地区进行商务沟通,能否很好地与其沟通取决于对商务函电的掌握。商务英语函电是国家之间商务往来、开展业务、合作关系建立的重要媒介。本文从商务英语函电的特征出发重点阐述其在对外贸易中的作用。

关键词:商务英语函电;特点;国际贸易;作用[中图分类号]:H310.1 [文献标识码]:A [文章编号]:1002-2139(2012)-24-184-02一、概述

二战结束后,我们人类社会就进入了一个科技和经济空前高速发展的时代,商务英语就是在这样的背景下产生的。同时随着经济全球化进程的加快,各国之间的贸易往来日益频繁,因此,人们对国际贸易越来越重视,这就使得英语函电在外贸交易中表现的淋漓尽致。各国之间的商业贸易往来绝大部分都是通过商务英语函电来实现的,即使人们在使用电报电传之后人们还会用电子邮件确认是否收到电报电传。商务英语函电已经成为经济活动中的重要组成部分, 起着至关重要的作用。

商务英语函电(Business English correspondence)是以英语为载体而进行的,用于信函、传真、电子邮件等通讯方式而进行的函电往来。商务英语函电在公司企业之间起着纽带作用,是买卖双方的媒介。商务英语函电的目的主要是为了适应外贸职场生活的电子商务方面沟通要求,它的内容也会涉及商务活动的各个方面。更多的会涉及市场营销和电子商务方面的知识有时公司还会在模拟的情境中进行外贸跟单或进行商务谈判等。

传统意义上的贸易过程是比较繁琐的,而且需要企业双方进行面对面的商谈等等一系列复杂的程序。这样贸易活动就受到了贸易双方地理位置,地区气候天气等客观因素的影响。不仅浪费了时间精力,而且成本费用也会很高、效率低,安全问题没有保障、各种数据材料等容易丢失。然而,利用商务英语函电可以使外企工作人员从他人处得知客户的电子邮箱后,在几分钟之内使用便捷的电子函电就可以开发潜在的客户和客户取得商业联系、进行询盘、还盘或其他相关的交流。二、商务英语函电的特点

(一)商务英语函电文体结构特点

商务函电主要会涉及外贸进出口业务,并且和海关、银行、运输和法律等有着密切的联系,所以问题上应该属于正式文体和专业文体。由于各种信件在交际功能和主题上不同,所以文体结构也不同。

语义表达连贯和合理的逻辑思维是商务英语函电的两个基本要求。意义连贯是要求句子间语义的连贯、段落之间内容上和上下文思路连贯。逻辑合理主要指明确的语篇思维,合理的安排段落和句子结构的完整。因为函电所要表达的目的非常明确,而且针对性也非常强,所以,写商务英语函电的表达很固定,语篇结构很紧凑,就是商务英语函电文体的特点。(二)商务英语函电语言特点

商务英语函电顾名思义就是为国际商务活动提供服务,因

此,商务英语函电的字里行间到处都反映着商务的特点,包含的都是商务的内容。下面将从商务术语,语言和礼貌三方面对商务英语函电的特点进行分析。

1. 商务术语的频繁出现

商务英语函电和其他普通信件的不同之处就是商务术语,是在商务英语函电中会经常出现的商务方面的专业术语。正确合理适当的使用商务术语可以使函电表达得更加言简意赅,从而更加节省时间、提高工作效率。例如,一些常用的术语: L/C 是付款方式“信用证”;FOB 是价格术语“离岸价”;从价税(ad valorem duty)是税收术语;PI 表示形式发票;递实盘(bid firm );还盘(counter offer)等。其中很多词语只有在商务领域才会有这样的含义。因此,准确地把握商务术语是写好商务英语函电的第一步。

2. 语言简洁

商务英语函电语言必须简洁、措辞严谨、表达清晰,整个文体不可以有模棱两可的用词, 只有这样才能防止操作过程中产生分歧。时间就是金钱这是商界的普遍真理,所以,商务英语函电一般比较简洁,不允许有废话,这样可以让收件人很容易就领会了这封邮件的内容,从而达到商务英语函电的目的。

在组织文章结构方面,段落要一段一意,商务英语函电有三个原则,第一部分说明写这封函电的目的何在?目的明确,让收件人一眼就可以看出写这封信的目的何在。第二部分阐述具体的原因是什么?这部分列举事实或理由来支持第一句,这样才能有力支撑这封商务信函。第三部分指出你希望看到读者做出何种反应?结尾提出要求,或者提醒注意,最好是没有任何多余的话,简洁才会突出重点。

3. 礼貌原则

虽说在商务英语函电的写作中,我们要用语简洁,但这并不是像电报一样没有一个多余的词。在国际商务函电中有一个重要的原则那就是礼貌原则,例如:在商务信函中要避免使用有性别歧视的词汇;少用或不用命令否定的表达方式;适当合理的使用被动语态;使用对方态度和表示感谢的词语。这就要求函电作者掌握好简洁和礼貌之间的度,不要把礼貌和简洁对立起来,只有这样才能写出一篇恰当的商务英语函电。三、商务英语函电在对外贸易中的作用

(一)促进对外贸易的增长,实现经济贸易全球化

随着电子邮件、电话、QQ 、阿里旺旺等快捷通讯方式的普遍应用,有力地促进了国际贸易的发展。一些中小型企业可以借助这些通讯手段,能够及时有效地与客户进行沟通,只有这样企业才能打进国外市场。无论是通过什么即时通信方式联系到客户之后,都必须通过电子邮件来确认一下,只有这样才能得以确保双方沟通过的问题准确无误。例如,我们可以利用网络与客户聊天聊几个小时,这只是为了加强和巩固与客户的关系,加深彼此的了解。在这之后的业务沟通还是要使用电子邮件来洽谈具体的细节问题。同时也是商务英语函电的出现才使外贸企业基本没有了时间,空间等客观条件的限制,使外贸业务可以在全球范围内进行,帮助企业寻找新的合作伙伴,开展

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新的业务,这样就进一步推进了经济贸易全球化进程。(二)为企业挖掘更多新客户,加深贸易双方的联系

在挖掘新客户和加深双方联系上,商务英语函电发挥着重大作用。国际通讯方式的快速发展得益于商务英语函电的出现。现在的公司工厂在从网上或他人处得到潜在客户的联系方式后,再使用快捷的商务英语函电来与对方取得联系。这样通过进一步的交流沟通之后,双方建立长期的商务合作关系。随着时间的推移,公司的客户就会越来越多,公司业务量也会随之相应的增加。当然有了客户之后,平时与客户之间的沟通就容易了,可以通过电子邮件随时了解客户的需要,及时解决出现的问题并加深了解。同时在节假日时也可以通过邮件进行问候,或者在条件允许的情况下互赠小礼物留作纪念,这样既可以与客户保持联系,了解客户最近动态,也可以加深彼此感情,一般情况下,客户不会轻易地更换供应商,所以这样做能够为以后成功合作打下坚实的感情基础。由此可见,商务英语函电在挖掘新客户和加深双方联系上起到了至关重要的作用。(三)降低对外贸易成本,提高交易效率

商务英语函电在很大程度上可以降低对外贸易的成本,从而提高交易效率。因为在传统的对外贸易中,信函和电报都是以纸式文件来传递信息,这就导致大量的文件和单据需要人来整理、分类、存档等一系列复杂繁琐的程序,就会浪费大量的人力和精力,这就必然导致工作效率低下,既耗时又费力。在时间就是金钱的商界,这样低效率的工作流程必然会被取代。这时,商务英语函电应运而生,商务英语函电的使用使得纸式文件逐渐减少,外贸工作人员的工作量也相应地减少了,而且简单了。这样不仅给客户提供了便利,同时也提高了处理业务的灵活性。在国际竞争日益激烈的商业社会,节省成本,提高效率的工作流程必然会受到普遍欢迎的。商务英语函电成功地做到了这一点,才使其得以广泛被应用。

(四)减轻对实物基础设施的依赖,扩大贸易机会

商务英语函电能有效地减少对实物基础设施的依赖,传统

的企业之间开展业务时,买卖双方都必须要拥有相应的基础设施,例如,仓储设施,办公用房,销售店铺,产品展示厅等。但通过利用商务英语函电进行及时有效的沟通之后,在很大程度上减少企业在实物基础设施上的投入。逐渐减轻或消除了企业对实物基础设施的依赖,企业就可以把节省下来的开支让渡给客户,这样就更有利于买卖双方建立长久的业务联系。从而达到扩大了贸易机会的目的。

商务英语函电的广泛应用得益于因特网这一个全球性的网络,它彻底消除了地界对外贸的限制,同时对减少外贸中的有形和无形贸易壁垒有着积极作用。商务英语函电可以直接在网上做生意,甚至对合作双方公司的规模及经济实力的差别都不再那么重视。这样就有力地促进了一些中小企业走向国际,更好地开拓国际市场,为企业带来了更多的贸易机会。四、总结

随着国际贸易的发展,商务英语函电也不断发展和完善,从开始的企业之间沟通,到最后成功达成贸易合作,商务英语函电都在这过程中起着至关重要的作用,决定着双方能否达成一致。因此作为一名合格的外贸业务员首先必须了解商务英语函电的特点,进一步掌握商务英语函电的写作,只有完全了解了商务英语函电的重要性之后,才能够正确合理恰当地使用商务英语函电来促进企业发展同客户的关系,达成新的业务,帮助企业提高工作效率,从而在国际贸易中取得一席之地。所以,商务英语函电在国际贸易中的作用是不可忽视的,同时也有很大的发展空间。参考文献:

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(上接第183页)

经理:做好你自己的事情就行了。别问这么多。秘书:可是……经理:“可是”什么“可是”?我说的话你听不懂是不是?难道[我这个当经理的]还要向你汇报工作?

以上两例的情况与前面几例不同,发话者运用这一形式更多的是强调了自己的权利,心理原因是受话者言行使得自己有不愉快的心情,因此发话者通过强调自己的权利来提醒受话者应付出的义务,这样的指示方式则拉远了双方的人际距离。

复合式对应指示现象中,发话者在会话表达时用“第一人称代词+身份语”指示自己的说话人角色。

复合式对应指示相比于单纯式,相同的是没有对双方的人际关系进行调整,用第一人称代词宣告了自己会话中心的地位,不同的是,加上“身份语”成分,强调了发话者相对于受话者的身份,隐含了发话者强调自己与受话者权利义务关系的意图。

对应指示的特点是,发话者在会话表达时,直接用第一人称代词指示说话人角色,或者用“第一人称代词+身份语”指示说话人角色。发话者只想宣告自己说话人的中心地位,会话

角色的关系和社会人际关系重合,表现为简单的对立统一关系。

本文通过结合文学作品、影视作品、日常会话等相关语料,在基本的语用学理论上辅以实际用例,我们发现,会话双方关系的亲疏以及彼此的身份地位并不直接影响发话者对人称指示方式的选择,真正的影响因素是发话者的会话意图;同时,人称指示方式的选择目的似乎在于协调彼此的权利义务关系,对于双方的距离有着拉近或拉远的作用。参考文献:

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