快消品行业财务部存在问题及建议

一、 往来账务

存在问题：

（1）代销单据多，其次压单、滚单、月结、财务处理不当等；

（2）跨年度情况普遍（2008年至2013年）；

（3）商超及省外非正常处理（如商超回款和发票不统一，省外运费漏做等情况）；

（4）财务催款不及时；

（5）部分单据已经找不到；

（6）因帐套备份不完整部分客户订单信息遗失；

（7）业务员和客户沟通不畅。

处理建议：

（1）财务查询完历史遗留单据后（除省外和商超，其他已经完成），由销售部组织人员分片区收款，尽量在一月内处理完毕，代销部分可以采用退货、结款、赠送、重开单据客户签字方式处理。

（2）财务处理不当遗留单据，整理后查明原因，经相关人员确认后归类整理上报，按领导批复一次性处理。

（3）催款问题主要集中在部分直销客户和商超，直销可要求财务和业务员担责任处理，商超往来催款也需规范，定期核对催收，做到销售、回款统计要清晰，扣除费用要明确，账务定期检查，因财务或者业务员疏忽造成收款延误或无法收回的，财务及业务员（含主管、经理）按比例处罚。

（4）无法找到的单据及帐套备份不完整造成的原因，经财务和业务员和客户沟通，能补打的补打，客户不认可的整理后上报领导审批，财务照批示执行。

（5）明确各岗位责任，开单的负责追查超过三天未回来的单据，商超省外会计负责及时照单入账，每周检查当期往来明细；直销地州会计负责每周统计销售、回款、未收款（需注明原因）。

二、 库存

存在问题：

（1） 库存分类多（强民库、顶真库、南三环正次品库、永力四号正次品库）。

（2） 会计科目设臵错误（如商品采购T3账务处理出现DR：库存商品 CR：库存商品）。

（3） 会计处理错误（如“存货跌价准备”目前余额2007888.99元，未转回未处理）。

（4） 账上库存相较实际库存存在偏大、偏小情况。

（5） 每月盘点思路未理清。

（6） 报损及退货细则未完善。

处理建议：

（1） 建议去掉南三环次品库、永力四号次品库，临期产品在日报表中体现，协同销售部

及时处理，残次品能处理的及时处理并转入正品库（可不用再经过次品库），不能转回的做报损处理。

（2） 会计科目在盘点清楚后在“库存商品”下设二级科目（库存商品-顶真库/强民库/昆

明库），余额转移至二级科目后按实际情况重新分配。

（3） “存货跌价准备”转入“资产减值损失”科目。

（4） 库存账务偏大的情况主要是以前进项票太多，造成账面库存猛增，超出正常水平近

一倍，目前采用的只能是提高采购成本、降低采购数量，但是这样做速度慢，时间长了问题会凸显出来（再有苏打水因顶真厂家为固定单价，所以无法从进项方面调整，只能通过增加销项逐步减小，对于苏打水库存过万件的情况，只能慢慢消化）；另一种办法是存货非正常原因报损处理，但是这个很难，主要是税务局不容易过关；库存账务偏小主要是酒类，由于当初进项小于销项造成，此部分除了想办法补进项暂无其他办法，但因酒类厂家长期未合作，所以难处理。

（5） 每月库存盘点应遵循账实相符的原则，对于目前不对应的情况，主要是因为财务处

理不当造成。可根据月底的“实盘数量-开单未发货数量=抄库数量+退货未开单数量+草稿未过账进货数量-草稿销售（换货、退货、低值易耗品）未过账数量”方式进行处理，和仓库人员一起盘点后仓库签字认可，整理“存货盘亏盘盈报告表”，报领导批复后照此表重新录入执行，并要求仓库同步执行。

（6） 报损需定期（两周一次）整理后经仓库经理签字，财务实地落实后方可报损。送货

退货仓库已入账的必须做账务处理，未入账的需经过仓库经理签字后交财务打单处修改订单并签字。

三、 固定资产

存在问题：

（1） 固定资产软件模块未启用

（2） 长期未清点

（3） 当前固定资产折现不明确

处理建议：

（1） 软件模块因成本原因，暂时无法启动，可以通过总账模块处理，在固定资产模块下

面增设二级科目，手工计提折旧。

（2） 抓紧清点，明确什么叫资产？什么叫固定资产？资产盘点需要详尽，凡属于公司的

任何物品均应入账（此工作繁琐，不建议开展），固定资产盘点需明白固定资产定义，按不同类型分类整理，注明品名、数量、型号、购买时间、原价、当前预估价等信息，并自批复之日开始按正常会计处理方式入账。

四、 软件

存在问题

（1） T1至T3操作繁琐。

1客户编码乱，影响出凭证；○2客户信息量大，（2） T1账务处理多处受限，主要表现在：○

软件反应速度慢。

（3） T3财务科目设臵乱（比如存在“营业费用/销售费用、营业费用/李总个人费用、营

业费用/办公费、营业费用/商品损耗、营业费用/跑单坏账”等不合理科目）。 处理建议：

（1） 软件更换暂时不可能，所以只能要求相关财务人员熟悉软件操作及调试，在现在的

基础上少犯错不犯错，对于三年未合作客户虽然可以采用删除客户信息，但是这毕竟杯水车薪，不能根本解决问题（原因是符合条件的客户数量所占比例较小，再有以后有可能再次合作）。

1重建帐套，重新录入期初信息，这样做虽然可以规范，（2） 完善财务科目分两种情况：○

但是工作量大，必须理清各项财务数据，待各项之间的勾稽关系对应准确后方可执行，这样会耗时耗力，会影响其他财务工作开展，而且如果按照此办法，估计要2-3

2在现有帐套基础上作调账处理，该结转或调整的科目在反个月以后才能见成效。○

复确认后做调账处理（预计需两个月时间），以后每个会计期间认真核对，不符的追查原因，决不能将错就错。

五、 人员

存在问题：

（1） 专业知识基础有待提高

（2） 归属感和责任心不强

处理建议：

（1） 定期培训部门员工软件流程操作及财务专业知识，可以采取考评、调岗、调薪的方

式尝试一下。全部门熟悉销售政策，各岗位熟悉工作流程：

开单员：熟悉公司销售政策、客户信息分类、开单流程、司机送货件数统计标准、追单、单据修改要求、单据分类装订、每日工作进度安排；

往来会计：熟悉销售回款统计流程、做账流程、应收款调增调减情况、出凭证（含销售凭证、回款凭证、库存凭证）、费用处理、单据外借、客户对账催账（含登记客户预收预付款项）、合同管理、进出库财务处理、外帐单据整理及登记；

采购员：做好市场销售单品分析、季节性销售分析、熟知当前库存状况、及时提醒临期产品、协助财务及仓库做好盘点工作、按月份统计销售采购明细表及汇总表。

出纳员：负责现金、银行日报表、月报表的统计及提供，负责资金的及时入账，对支票、现金、借据等票据的管理，审核一切开支凭证，及时结算记账，做到各项开支都符合规定，一切账目都清楚准确，对经费的使用情况和存在问题，经常向有关领导请示汇报，并且当日事当日做，随时备查；

财务主管：熟悉各项开单及往来会计细节操作、纳税筹划、社保统计与缴纳、账务处理、统筹工作安排、协调财务部门内部和部门间沟通、随时准备给领导提供精确数据、定期总结财务部门优缺点并开会讨论，按照规定编造全年、每季、每月的各种预算报表和月度结算，做到准确无误，并及时报告分管领导。

（2） 营造轻松和谐工作氛围，这个是留人的关键，要想员工有归属感，必须注重部门氛

围的调节。在相对繁琐的财务部门，可以更多的让领导学会采纳员工的合理化建议，让员工快速明白领导的工作要求，秉承“能者上，贫者庸者下”的原则，企业需要

的是能创造效益的员工，不要“佛”，更不要“祖宗”！只有做好部门内部岗位间的有序衔接，才易留人，切记搞被动式指教、搞形式、搞敷衍，财务工作需务实、需团结，财务部员工应该注重培养自己的主动意识，行动放在要求前面，这样不管是对公司还是对员工个人，都是有益处的。

六、 部门间协调

存在问题：

（1） 与销售部、物流部、仓储部、内勤有时候沟通不畅，片面性的信息往往会在某一问

题暴露后，引发类似用人、工作量、职责的讨论，很多人往往不希望将沟通会议的气氛搞僵，导致很多问题被掩盖起来。

（2） 部门之间需要增进了解，沟通途径不够。

处理建议：

（1） 做好部门联动，部门间协调秉承多体谅、多沟通的原则，及时解决问题。如销售送

货和物流的沟通，开单和内勤的沟通，数据统计和销售部的沟通，库存落实及监督与仓库的沟通。

（2） 财务部坚持部门职责的前提下，保证数据统计的精准性、及时性、相关性，注意说

话艺术，一切以反映问题和解决问题为基础，对于跨部门查询销售回款等情况未经批准一律谢绝。

（3） 部门基础工作有待加强。如生产、销售、采购等要害部门，对于数据统计，方法是

否科学合理，是否有助于推动产供销，是否有利于降低成本，提高利润率，需要必要的审核和监督。对于各个部门之间传递的数据，包括统计方法同样需要进一步审核和完善，不科学的统计数据对企业发展没有任何指导意义。

七、 财务制度

存在问题：

（1） 财务制度未完善

（2） 流程未细化

（3） 岗位职责未明确

（4） 财务审批存在缺陷

（5） 财务状况和经营成果未及时反映 处理建议：

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