图书馆物流系统规划

图书馆建设

２００８（９）

管理新论

［文章编号］　　１００４－３２５Ｘ（２００８）０９－００７９－０３

图书馆物流系统规划

Ｔｈｅ　Ｐｌａｎｎｉｎｇ　ｏｆ　Ｌｏｇｉｓｔｉｃｓ　Ｓｙｓｔｅｍ　ｉｎ　ｔｈｅ　Ｌｉｂｒａｒｙ

许异兴（武汉大学信息管理学院　　湖北　　武汉　　４３００７２）

［摘　　　　要］　　　　构建一个高效的物流系统有助于图书馆提升服务能力、打造核心竞争力。根据现代物流管理理论和图书馆实际，图书馆物流系统规划的目标在于降低成本、减少资本、改进服务。在具体的图书馆物流系统规划环节中，重点要解决４个方面的问题：读者服务目标、设施选址规划、库存规划和运输规划。［关键词］　　　　图书馆　　　　物流系统　　　　规划［中图分类号］　　　　Ｇ２５１　　　　　　　　　　［文献标识码］　　　Ｂ

［Ａｂｓｔｒａｃｔ］　　Ｂｕｉｌｄｉｎｇ　ａ　ｈｉｇｈｌｙ　ｅｆｆｉｃｉｅｎｔ　ｌｏｇｉｓｔｉｃｓ　ｓｙｓｔｅｍ　ｗｉｌｌ　ｈｅｌｐ　ｌｉｂｒａｒｉｅｓ　ｕｐｇｒａｄｅ　ｔｈｅｉｒ　ｓｅｒｖｉｃｅ　ｃａｐａｃｉｔｙ，　ａｎｄｃｒｅａｔｅ　ｃｏｒｅ　ｃｏｍｐｅｔｉｔｉｖｅｎｅｓｓ．　Ｔｈｉｓ　ｐａｐｅｒ　ｂｒｉｅｆｌｙ　ｉｎｔｒｏｄｕｃｅｓ　ｔｈｅ　ｐｌａｎｎｉｎｇ　ｏｂｊｅｃｔｉｖｅｓ，　ｐｌａｎｎｉｎｇ　ｐｒｏｃｅｓｓｅｓａｎｄ　ｐｌａｎｎｉｎｇ　ｃｏｎｔｅｎｔ　ｏｆ　ｌｏｇｉｓｔｉｃｓ　ｓｙｓｔｅｍ　ｉｎ　ｔｈｅ　ｌｉｂｒａｒｙ　ｂａｓｅｄ　ｏｎ　ｔｈｅ　ｔｈｅｏｒｙ　ｏｆ　ｃｏｎｔｅｍｐｏｒａｒｙ　ｌｏｇｉｓｔｉｃｓｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ａｎｄ　ｔｈｅ　ｌｉｂｒａｒｙ　ｐｒａｃｔｉｃｅ．

［Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ］　　Ｌｉｂｒａｒｙ；　Ｌｏｇｉｓｔｉｃｓ　ｓｙｓｔｅｍ；　Ｐｌａｎｎｉｎｇ

１　　　　引　　　　言

　　　　　　　　在整个社会信息交流体系中，图书馆是一种重要的信息保障和服务平台。面对社会环境的变化和用户需求与行为模式的变化，图书馆需要在既定的资源条件下，大力挖掘自身的信息服务能力与潜力，更充分地发挥信息平台的作用。

　　　　　　　　物流管理的使命是尽可能高效地根据客户的需求向客户提供特定的产品和服务，也就是使正确的产品和服务在正确的时间、以良好的状态到达正确的地点，同时对组织做出最大贡献。这一点与图书馆的使命基本一致。在如何挖掘图书馆的信息服务能力与潜力方面，很多图书馆研究人员提出要广泛应用现代物流技术，但其中不少人将现代物流技术的应用与现代物流管理混为一谈。现代物流管理为组织的相关者（　包括用户、供应商、股东、政府等　）创造价值，是面向用户需求，以物流战略研究和物流系统分析与规划为基础，以系统的观点对物流活动进行规划、实施和控制。仅仅是现代物流技术的应用，一般都意味着较高的投入，但往往只能实现局部的合理化，未必会创造整体价值［１］。因此，图书馆更应该从物流管理的角度来挖掘潜力，提高服务能力。而图书馆物流系统规划是图书馆实施现代物流管理的重要基础，也是现代物流管理的重要内容，对图书馆物流活动的效能具有决定性的作用，对图书馆挖

掘自身的信息服务能力与潜力，更充分地发挥信息平台的作用具有重要意义。

２　　　　物流的定义与图书馆物流２．１　　　　物流的定义

　　　　　　　　物流（　Ｐｈｙｓｉｃａｌ　Ｄｉｓｔｒｉｂｕｔｉｏｎ　）一词最早出现在流通领域中，是由“管理学之父”Ｐ．Ｆ．德鲁克提出的［２］。第二次世界大战期间，形成了军事后勤（　Ｌｏｇｉｓｔｉｃｓ　）的观念。第二次世界大战后，物流理论开始在各类组织机构中应用。对物流活动实施系统化的科学管理则是２０世纪５０年代前后的事情，并赋予物流“第三利润的源泉”的称号［３］。

　　　　　　　　２００１年８月１日起正式实施的由国家质量技术监督局发布的《中华人民共和国国家质量标准物流术语》中规定：“物流是物品从供应地向接收地的实体流动过程。　根据实际需要，将运输、储存、装卸、搬运、包装、流通加工、配

［２］

送、信息处理等基本功能实施有机结合。”美国物流管理协

会（　ＣＬＭ　）的定义为：“物流是为迎合顾客需求而对原材料、半成品、产成品及相关信息从产地到消费地高效率、低成

［３］本流动和储存而进行的规划、实施和控制过程。”物流的总

体功能是组织“实物”进行物理性的流动和实现对用户的服务，具体功能包括运输、仓储、包装、装卸搬运、配送、流通加工、信息等。

２．２　　　　图书馆物流

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　　　　　　　　在图书馆工作中包含了大量的物流活动，既包括图书的运输、仓储、包装、装卸搬运、配送等基本物流活动，也包括流通加工（　如图书修复、剪报　）、信息（　如参考咨询　）等新兴物流活动；　　既包括传统图书等实物物流，也包括电子资源等非实物的分拨流动；　　既包括一般的“购书－藏书－借书”的正向物流，也包括大量的还书类逆向物流。从本质上说，图书馆相当于一个融采购、流通加工、信息服务于一体的信息物流配送中心。同时，当前新兴的图书馆联盟、图书馆社区网络（　如总分馆模式　）、流动图书馆等，本质上相当于信息物流配送中心网络，每个图书馆成为网络上的一个节点，除了每个节点自身的物流活动，信息物流配送中心网络还包括物流配送中心选址、协同配送、网络规划等更复杂的物流活动。像目前很多图书馆在建设中的“一卡通”、“总分馆”、“通借通还”等都可以充分利用物流管理的理念来规划实施。物流活动对图书馆能否有效实现和优化对用户的服务起着至关重要的作用。从信息物流配送中心的视角，将图书馆物流作为一个系统进行规划，对保障物流活动的有效进行，对图书馆降低成本、改善服务有着重要意义。

减少对图书馆事业的投入。如条件相对差而又保存有古籍的小馆可以选择托管而非自建古籍书库　；　利用第三方物流服务运输书籍　；　利用合作方网络建立网点等。　在减少资本的同时往往意味着可变成本的增加，因此需要从投资回报率的角度对两者做权衡取舍。

　　　　　　　　改进服务：　包括提高对读者的服务质量和服务能力（　为更多的读者服务　）。一般情况下，改进服务会增加服务成本，但合理有效的规划与运作往往能降低运作成本，从而使总成本不会增加或控制在可接受范围之内。

３．２　　　　图书馆物流系统规划流程

　　　　　　　　物流规划流程见图１。图书馆物流系统规划需要对系统中每一个环节进行规划，且要与整体物流规划过程中的其它组成部分相互平衡。

图１　　　　物流规划的流程［５］

物流系统的个别环节●设施选址●运营规划●库存管理●信息系统●物料搬运●运输管理●规划与控制方法●组织

←→

２．３　　　　图书馆物流分类

　　　　　　　　从层次上来说，图书馆物流可分为馆内物流和馆际物流。馆内物流规划主要是指对图书馆馆内的业务流程应用物流管理的理念进行优化。比如，建立自助设备增加流通渠道，终端位置的设定，图书排架方式的确定，流通书库藏书的数量及种类的确定，等等，这些都可以应用物流理念加以规划。馆际物流规划主要是指在多馆之间协调运作的一个物流系统，主要包括分馆馆址的选择，文献传递系统的建立，一卡通系统的实施等。

　　　　　　　　从功能上讲，图书馆物流系统又可以分为运作系统和管理信息系统。比如图书从采访、编目到进入流通借阅到读者手中，这样一个书本的流动过程就是一个物流运作系统，而在整个的系统运作过程中都必须有一个管理系统的支撑。在图书馆物流管理信息系统中，一个条码或一个登录号就代表了一本书，它在管理信息系统中的不同状态就对应着实际图书在现实流动中的不同环节。通常，图书馆的业务自动化管理系统就能承担图书馆物流管理信息系统的功能。

一体化物流管理系统的设计

４　　　　图书馆物流系统主要规划内容

　　在具体的图书馆物流系统规划环节中，重点要解决４个方面的问题：读者服务目标、设施选址规划、库存规划和运输规划，如下页图２所示。除了设定所需的读者服务目标以外（　读者服务目标取决于其它三方面的规划设计　），　图书馆物流规划可以用决策三角形表示。　这些领域是互相联系的，　应该作为整体进行规划（　分别进行规划的例子也并不少见　）。每一领域都会对系统设计有重要影响。

４．１　　　　读者服务目标

　　　　　　　　图书馆提供的读者服务水平比任何其它因素对系统设计的影响都要大。服务水平较低，可以只提供较短的开放时间、较小的外借和阅读场地、较少的文献分拨人员（　如参考咨询人员　）为较少的读者提供有限的服务，文献存储空间小、种类少，用较廉价的运输方式等。服务水平高则恰恰相反。但当服务水平接近上限时，物流成本的上升比服务水平上升更快。因此，图书馆物流战略规划的首要任务是确定适当的读者服务水平。读者服务目标包括图书馆服务的定位（　为哪些读者提供哪些种类的服务　）、读者能否方便快捷到达、物流服务（　包括查询找书周期、借还方式的网点及方式、续借方式等　）、订单处理与物流管理信息系统（　将读者借阅文献、参考咨询、预定借阅等业务均视为一种订取服务即订货，提供服务视为交易　）。

３　　　　图书馆物流系统目标与规划流程３．１　　　　图书馆物流系统目标

　　　　　　　　虽然图书馆不以营利为目标，但从投入的使用效益的角度考虑，图书馆物流系统规划与运作，也应围绕以下３个战略目标进行［４］　：

　　　　　　　　降低成本：在保持服务水平的情况下，将运输、存储等物流可变成本（　包括人力成本　）降到最低，以及降低读者获得服务的成本（　如到达成本、搜寻成本　）。

　　　　　　　　减少资本：使物流系统的投资回报最大化，而不是要

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图２　　　物流决策三角形

运输规划

库存规划●　库存水平●　库存分布●　控制方法

据广东省立中山图书馆２００３年流通数据统计，《中图法》的Ｆ、Ｉ、Ｔ三大类的借阅量占全部流通量的４４％。诸如此类的因素都应该作为书库设计考虑选项。例如可根据读者的需求来对书库进行分级管理及上架处理。很多图书馆专门开辟的新书借阅处，就是一个物流原理的简单应用，将最有可能被借阅的书放在最容易取到的地方，将极大地节省读者找书的时间。此外，书刊在书架上的布局决策也是需要考虑的一个重要问题。

→

服务目标●　产品

←

●运输方式●运输路线／时刻●运输批量／合并运输

●　物流服务●　信息系统

→

４．４　　　　运输规划

　　　　　　　　运输规划包括运输方式、运输批量和运输时间表及路线的选择。这些决策受图书馆与读者以及图书馆网络节点间的分布及距离的影响，反过来又会影响选址决策。库存水平也会通过影响运输批量来影响运输决策。单一图书馆一般较少涉及运输决策（　读者的交通问题例外　），图书馆网络节点间的文献配送则涉及较为复杂的运输决策，需要考虑是否利用第三方物流服务、运费与交通工具选择、线路与配送频次规划等。随着图书馆网络的发展，协同配送将成为图书馆网络配送的基本形式。而现在很多图书馆开展的汽车图书馆业务则是运输规划的典型。

　　　　选址规划

●设施的数量、规模和位置●指定各存储点的供货点

●将需求分派给各存储点或供货点●自营仓储／公共仓储

４．２　　　　设备设施选址规划

　　　　　　　　存储点及供货点的地理分布构成物流规划的基本框架。就图书馆而言，存储点及供货点主要是指分馆分布地点的选择。其内容主要包括：确定分馆的数量、地理位置、规模，并分配各分馆所服务的范围，这样就确定了产品到服务群体之间的线路。好的设施选址应考虑所有的产品移动过程及相关成本，通过不同的渠道来满足用户需求。在英国公共图书馆服务评估体系中，第一指标就是读者是否能方便快捷地到达。图书馆作为社会公益服务设施，寻求成本最低的需求分配方案是选址战略的核心所在。有资料显示，到达图书馆的难易程度在影响读者使用图书馆的因素中排列第一。因此，以追求最佳服务效果为目标的图书馆应将到达的难易程度（　包括时间和费用　）作为首要考虑的选址因素。图书馆的物流设施主要是指书库、借还书网点。一般来说，图书馆主要是单一设施的选址，但如果考虑当前新兴的图书馆联盟、图书馆社区网络（　如总分馆模式　）、流动图书馆等，则构成了物流配送设施网络，每个图书馆成为网络上的一个节点，这种情况就复杂得多，可以运用多重心法、线形规划、模拟法等进行多设施选址研究。

５　　　　结　　　　语

　　　　　　　　作为社会公益服务机构，图书馆不以营利为目标，但同样需要通过企业的经营理念来塑造自己的社会形象。系统的现代物流规划和管理有助于图书馆提升服务能力、打造核心竞争力、塑造良好社会形象。读者服务目标、设施选址规划、库存规划和运输规划是图书馆物流系统规划的主要内容，这些决策都会影响图书馆的经费投入、营运效率、服务能力，其中每个决策都与其它决策互相联系，规划时必须对彼此之间存在的悖反关系予以考虑。

参考文献　：

［１］邹　　　　凯，　何　　　　岸，　陈能华．　面向供应链管理的图书馆业务流程重

组［Ｊ］．　中国图书馆学报，　２００５（４）：３４－３７．

［２］刘　　　　华．　现代物流管理与实务［Ｍ］．　北京：清华大学出版社，　２００４．［３］Ｂａｌｌｏｕ　Ｒ　Ｈ．　企业物流管理［Ｍ］．　王晓东，　胡瑞娟，　译．　北京：机械工

业出版社，　２００２．

［４］Ｃｏｐａｃｉｎｏ　Ｗ　，　　Ｒｏｓｅｎｆｉｅｌｄ　Ｄ　Ｂ．　　Ａｎａｌｙｔｉｃ　Ｔｏｏｌｓ　ｆｏｒ　Ｓｔｒａｔｅｇｉｃ　Ｐｌａｎｎｉｎｇ

［Ｊ］．　Ｉｎｔｅｒｎａｔｉｏｎａｌ　　Ｊｏｕｒｎａｌ　ｏｆ　Ｐｈｙｓｉｃａｌ　Ｄｉｓｔｒｉｂｕｔｉｏｎ　ａｎｄ　ＭａｔｅｒｉａｌｓＭａｎａｇｅｍｅｎｔ，　１９８５（３）：４８．

［５］姚　　　　城．　物流配送中心规划与运作管理［Ｍ］．　广州：广东经济出版

社，　２００４．

［６］吴汉华．　公共图书馆焦虑的调查研究［Ｊ］．　图书情报知识，　２００７（９）：５４．

４．３　　　　库存规划

　　　　　　　　库存规划指管理库存的方式。据估算，仓储和搬运成本占企业物流总成本的２６％［５］，图书馆的仓储和搬运成本也占较大比例，所以必须在物流战略规划中予以考虑。图书馆库存规划包括读者需求预测、采购与供应管理（　文献需求计划、适时分拨计划等　）、仓储与搬运决策等。其中，仓库（　书库　）的设计需考虑规模、结构、空间布局、装卸站台设计等问题。而搬运系统在图书馆中受到较大重视，常有的选项包括人工系统、传送带系统、自动存储和上架系统等。以一体化、自动化和智能化作为导向，可靠性和设备更新是其中重点考虑因素。　资料显示：　８５％的读者选择近３年的学术期刊，而在娱乐期刊中这一比例甚至达到了８９％［６］。根

［作者简介］

许异兴　　女，１９７１年生，本科，在读武汉大学图书情报硕士班，广东省立中山图书馆部门主任，高级工程师，主要从事图书馆计算机技术工作，发表论文５篇。

［收稿日期：２００８－０４－１４］

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