董事长秘书工作职责
董事长秘书岗位职责:
1、合理安排、提醒董事长的日常工作时间和程序。
2、负责对外联络,媒体接待,做好公司会议纪要,备忘录及其它文件的整理。
3、协助董事长对重要业务资料进行档案管理。
4、负责及时传达董事长的各项指示安排,起草董事长交办的信函、演讲稿、报告、文件等各类文件。
5、接待访问董事长的重要来宾。
6、根据董事长要求,跟踪决议事项的推进。
7、完成董事长交办的其他工作的督办、协调及落实任务。
工作要求与工作流程
一、 办公室内务
1、办公环境
工作要求:明亮整洁,一尘不染,家具摆放整齐,办公桌无文件累积,文件整齐规范,图书 排放整齐
工作流程:
(1)、每天准时上班。
(2)、开窗通风。
(3)、 清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
(4)、 清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。
(5)、为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。
(6)、每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。
(7)、及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。
(8)、每两周吸尘一次。
(9)、每天打扫办公室卧室。
(10)、及时清洗茶具。
2、文件管理
工作要求:流程齐全,分类合理,处理及时,管理规范
工作流程:
(1)、对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。
(2)、外部来文:填写收文处理单,及时送批和传递发放,并留下记录。
(3)、内部来文:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。
(4)、 外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
(5)、内部通知、报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
(6)、公司各部门(单位)送交董事长签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。
(7)、重要的和紧急的文件,须提醒董事长。
(8)、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。
(9)、根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。
二、来宾接待
工作要求:彬彬有礼,热情接待。
工作流程:
(1)、笑脸相迎,茶水相待。
(2)、询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。
(3)、索要名片。
(4)、及时向董事长请示。
(5)、按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。
(6)、 根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务
工作要求:准备充分,安排周全,接待周到,组织完善
工作流程:
(1)、会议议程的拟定。
(2)、 确定与会人员。
(3)、会议通知起草和发送。
(4)、 会议文件的准备。
(5)、会议场所的确认及会场布置。
(6)、会议签到及记录。
(7)、与会人员的接待工作。
(8)、整理印发会议纪要。
(9)、会议达成事项的督办。
四、文字工作
1、起草董事长参加活动的讲话发言稿。
2、起草董事长署名发表的有关文稿。
3、协助董事长起草工作计划及报告。
五、商旅工作
1、掌握董事长的会谈、会务安排,为董事长接见访客做好预约工作。
2、安排董事长的商务旅行,做好车辆、酒店、机票等预定工作。
3、出差结束后,做好出差总结报告及费用报销工作。
六、完成董事长交代的其它事宜,差崔董事长所需的有关文件报表,协助董事长追踪、差催各单位应办事项。
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