员工档案管理中如何充分利用身份证号码

员工档案管理中如何充分利用身份证号码 员工的身份证号码信息是HR部门最重要的信息之一,在很多

HR

管理的表中都可以看到它(见图表1)。由于身份证号码中可以提取出很多HR所需的有用的信息,所以利用Excel对身份证号码的管理和运算是HR管理者必备的技能。

身份证号码的管理

我们先来说说身份证号码的管理。身份证号码信息是一组长编码,因此在管理这类信息时要注意以下两个方面的设置:

设置文本格式

在输入身份证号码前,要先将单元格设置成“文本”格式,然后才能输入信息(顺序不能颠倒),否则会造成输入的身份证号码为默认的“常规”数值类型。这样一来,一个18位的身份证号码会变成“科学计数法”显示,并且由于Excel自身的15位数据精度的问题,会使身份证号码的后3位自动转换成“0”(见图表2)。

设置数据有效性

为了防止在输入身份证号码的过程中出现多输入或少输入的错误,还应在设置了“文本”格式后再为这些单元格设置“数据有效性”的条件。

当前,由于身份证号码普遍都已经升级为二代身份证号码,也就是18位编号。所以若没有例外情况,只需按如下操作即可完成。

第一步:选中所有待输入身份证号码的单元格,然后选择“数据”选项卡中的

“数据有效性”按钮,打开“数据有效性”对话框。

第二步:将“有效性条件”中的“任何值”更改成“文本长度”条件,再将“数据”中的“介于”更改成“等于”,然后在下面的“长度”框中输入“18”,单击“确定”按钮(见图表3)。

倘若在员工统计表中存在一代身份证号码(15位)和二代身份证号码(18位)混杂的情况,那么就只能使用数据有效性中的“自定义”条件才能进行严格的限制了,操作如下:

第一步:选中所有待输入身份证号码的单元格,然后选择“数据”选项卡中的“数据有效性”按钮,打开“数据有效性”对话框。

第二步:将“有效性条件”中的“任何值”更改成“自定义”条件,再在下方的“公式”栏中输入函数“=OR(LEN(C4)=15,LEN(C4)=18)”,然后单击“确定”按钮(图表4)。

通过前面的设置,我们已经做好了输入前的准备,这样一来,单元格既是文本格式,又有了非常严谨的有效性的限制,下面就可以放心地输入每位员工的身份证号码了。

身份证号码的运算

由于身份证号码有着很强的规律信息特征,所以对于HR来说应该很好地利用它的这个特点。当身份证号码一旦输入完成,便可自动计算出员工的“出生日期”、“年龄”和“性别”等信息。 首先,让我们了解一下身份证号码的规律。对于一个18位的身份证号码,前面6位是这个人的户籍所在地,前3位是省,后3位是城市(对于直辖市来说,前3位是市,后3位是区),从第7位到14位是这个人的出生日期,第15位到17位是顺序号,其中第17位是性别码,奇数为男,偶数为女,最后一位是校验码,由数字0?9和罗马数字的Ⅹ(10)11个数字组成。

这样一个带有规律的信息编码,只要身份证号码填写无误,那么利用Excel的“文本提取”函数就可计算“出生日期”,利用日期计算的公式就可以计算出“年龄”,再利用奇偶数的判断就可自动计算出“性别”信息。

自动计算出生日期

由于出生日期是身份证号码中的第7位至第14位,所以我们使用“文本提取”函数和“文本合并”的公式就可自动将出生日期计算出来,操作如下:

第一步:选中第1个人员的出生日期单元格。

(C4,13,2)”,单击“Enter”键即可得到第1个人的出生日期信息(见图表5)。

第三步:向下填充公式至最后一个人。

自动计算年龄

出生的日期有了,就可以使用“TODAY”函数配合自动计算每个员工的实际年龄了,操作如下:

第一步:选中第1个人员的年龄单元格。

第二步:然后在单元格中输入“=INT((TODAY()-D4)/365)”,单击“Enter”键即可得到第1个人的年龄信息(图表6)。

第三步:向下填充公式至最后一个人。

自动计算性别

性别码是身份证号码中的第17位,奇数位男,偶数为女,所以只要把第17位提取出来进行奇偶判断,就可自动得到性别信息了,操作如下:

第一步:选中第1个人员的性别单元格。

单击“Enter”键即可得到第1个人的性别信息(图表7)。

第三步:向下填充公式至最后一个人。


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