20**年公益拍卖晚会活动分工策划

2012第四届公益拍卖晚会

日程安排及人员分工

一、总调度小组

组长：冯清哲 副组长：黄日新、李淑

二、宣传小组工作计划

主要负责部门：宣传部

组长:徐茂圆 曾嫣姿 联系人：魏宋举

（一）整个活动宣传风格的设计和内容的收集整理（4月6号～4月10号）

内容指每次宣传的具体内容。内容需要收集资料，设计好后进行审核并作出修改。

（二）构思并制作宣传视频（4月11号～4月15号）

视频长度3分钟左右。麻风病村、农民工子弟学校及残联材料采集须在10号之前完成。

（三）邀请函的设计与制作（4月14号～4月18号）

邀请函设计风格一致，按照嘉宾类别不同，填写不同内容，并在颜色或质地等细节上加以区别。（至少做出两种设计版本）

（四）进行第一批宣传准备及实施（4月16号～4月22号） 针对受助对象设计并制作出一块展板，于4月25号摆放于旅院食堂

（五）第二批宣传准备及实施（4月22号～4月30号）

1、设计并制作出关于公益拍卖晚会的宣传单页（4月22号～4月25号）

2、绘制公益拍卖晚会宣传海报, 海报数量（包括旅院、学生区的总数量）与宣传部商定（4月24号～4月30号）

3、制作两块宣传公益拍卖晚会的展板，旅院食堂、学生区各一块（4月24号～4月30号）

4、课间播放视频进行宣传（五一放假后）

5、在旅院食堂和学生区分别发放宣传单，视情况决定是否在旅院下宿舍发放传单（5月11号）

6、在旅院食堂和学生区分别悬挂横幅（需场地组配合在9号之前完成场地申请）（5月9号）

（六）制作拍品PPT 和拍品宣传册（4月29号～5月6号）

拍品图片及文字说明，并根据ppt 制作拍品宣传册，为现场嘉宾提供。

三、场地组

主要负责部门：组织部

组长：程家军 陈柔羽 联系人：郭晓川

（一）L-4行政报告厅和外场的申请（4月1日—4月6日）

（二）横幅悬挂地点的申请（5月8日完成）

（三）会场设计（五一放假前完成）

（四）场地的规划：根据拍品的数量及种类，设计外场地的布置。

统计到场来宾的类别数量以及人数，在内场根据功能需要，将会场 座位分区。（五一放假后—5月12日）

（五）会场布置所需道具准备。（5月12日前）

（六）布置会场：会场的背景、墙面的装饰，拉置横幅，桌椅、水 的摆放。（5月13日）

（七）人员的分工：分为外场和内场两个部分。（5月10日前）

（八）设备：

（1）设备准备：包括设备的租借（5月10日前）

（2）设备调试：PPT 以及视频的播放，节目及背景音乐的播

放。并试用现场的音响、话筒、灯光、投影（自带）、线路的连接。（5月12日）

（九）物品采购

（1）预算（4月6日）

（2）统计购物清单（5.1放假前）

（3）采购（5月6日）

四、外联组小组策划

主要负责部门：综合活动部

组长：白雪 联系人：陆亚伟

（一）外联组目的：

拉到足够的活动资金与活动物品，为慈善拍卖晚会的举行打下良好的物质基础，侧重于独家赞助和独家冠名权。

（二）起止时间：4月7日--4月22日

（三）赞助内容:

1、现金方式提供赞助（目标赞助金3000元左右）

2、提供拍品

3、 参与场内竞拍

（四）主要考虑赞助商：海南中粮可口可乐公司、商业银行、海南省希望工程、人人网、拉手团购网、华硕电脑„„等大型公司（主要能够提供独家赞助）

（五）具体方案：

（1）4月5日-4月7日，确定完整的拉赞助策划，为进一步行动打下坚实的基础。（综合部会议决定）

（2）4月7日-4月13日，集行动体，进行撒网式宣传拉赞助，了解部分意向较大的商家，为下一步“点对点交流”做准备。

（3）4月14日-4月15日，收集宣传组关于活动策划、宣传视频、历年活动效果的相关材料。

(4) 4月16日-4月20日，针对性对于之前合作意向较高的商家进行重点宣传，展示活动策划、宣传视频、历年活动效果等。

（5）4月21日-4月22日，敲定赞助商，并确认其是否能够到场，对于没有获得独家赞助的商家，可邀请他们届时过来参与拍卖或提议他们提供拍品，且允许他们在拍卖过程中进行简短的宣传，届时发送邀请函。

五、联系小组策划

主要负责部门：实践部 联系人：肖雪靖

（一）校内联系

1、演出嘉宾：

（1）4月16日启动（部分可提前邀请）

主持人：陆亚伟邀请

拍卖师：黄海宁老师；金晟老师；范士陈老师；付迎 市场班历史老师（待定）

礼仪：李淑娴邀请

（2）艺术学院：肖雪靖（院际联系时同步进行）

4月9日启动

校“十大歌手”优胜者：肖雪靖，王研。

吉他协会及其他社团：肖雪靖，王研。

2、竞拍嘉宾：

于第一期宣传同步进行 ，配合办公室

a 、领导及老师；

b、各学院学生组织代表；

c、各社团协会代表；

e、班级竞拍团；

f、校内商家，如学生自主创业的校园企业等。

3、拍品捐赠者（4月20日前完成）

（二）校外联系（5月8日前完成）：

（1）配合综活部

a 、活动赞助商；

b 、校外商家：如主要消费群体为学生商业机构，与学院有密切联系的社会机构、热衷于公益事业的企业等；

c 、校外拍品的捐赠者；

（2）雪靖、王研负责

媒体嘉宾；

社会公益组织。

（三）其他

1、发邀请函。（五一放假后）

2、节目的最后确定与审核。（五一放假后）

3、表演嘉宾小礼物。（5月6日，与场地组采购同时完成） 六、拍品组

主要负责部门：办公室

组长：杨萧萧 联系人：肖雪靖、王研

（一）拍品的确定

1、各学院、各学生组织、各社团、校内商家名单的确定（4月6日）

2、征集拍品单页的设计( 4月8日）和制作（4月9日）

[ 注：各院、社团为受众群体 ]

（二）联系拍品及宣传

1、联系各学院（4月9日----4月15日）

2、联系社团、学生组织（4月9日----4月15日）

3、联系校内商家（4月15日----4月30日）

4、校外商家（4月5日------4月22日）

5、分别确定内外场的拍品并装裱（4月22日----4月29日）

海南大学旅游学院团委

二〇一二年四月