监理资料管理的重要性

监理单位是工程质量的责任主体之一，监理资料是监理的过程中形成的，是监理工作的原始记录，是工程建设过程真实、全面的反映，是评定监理工作、界定监理责任的证据，监理资料的重要性显而易见。所以，监理资料的管理工作也就相应的提上日程，监理资料的管理水平反映了项目部总监的管理水平、监理人员的素质及监理工作的质量。

一、监理资料规范管理的重要性

监理资料的管理是一项基础性工作，也是一项很重要的工作。为了促进公司的正规化建设、提高公司的资料管理水平，使其更好更有效地为公司的各项工作服务，我公司自成立以来，就将监理资料的管理工作纳入到公司的整体工作之中，不断夯实资料工作的基础建设，加大资料管理工作的力度，有效发挥资料工作的功能，资料工作有了较大的发展。

近几年来，公司领导高度重视资料管理工作，把资料工作作为管理的一项重要内容与其它工作同部署、同考核，使公司的资料管理工作逐渐步入正轨。资料的收集、整理、立卷、归档严格按照《工程建设监理规范》《山西省建筑工程施工资料管理规程》《山西省建筑工程施工质量验收规范》以及《阳泉市建设工程文件归档内容组卷与验收规定》的要求进行。要求各项目部监理资料的管理工作由总监理工程师全面负责，并设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，同时要求每位监理人员都要了解资料工作，普及资料工作知识，使大家认识到资料工作的重要性，齐心协力共同搞好监理资料的管理工作。

由于监理资料极其重要，所以对监理资料进行科学管理可以极大地提高监理工作效率，可以为监理工作的顺利开展创造良好的前提条件。科学地管理监理资料，能在需要时及时有针对性的提供完整的资料，从而迅速解决监理工作中的问题，也能在必要时作为为自己开脱责任的有力证据。反之，如果资料管理混乱，甚至散失，实际上是对工程的不负责，更是对自己的不负责，最终会影响监理工作的正常进行。

其次，对监理资料进行科学管理，还能为资料的归档提供可靠的保证。一方面在工程竣工以后，监理人员可将一套完整的监理资料移交建设单位；另一方面，完整的监理资料是公司具有重要历史价值的资料。

二、制定有关规范资料的管理办法 规定要求

几年来，我公司加强资料管理工作的力度。为搞好资料管理工作，先后编写了一系列有关资料的指导性文件及各种管理办法、规定、要求等等。主要有:

1. 为统一我公司的资料归档工作，编写了“施工前应收集的资料”“建设单位归档的监理资料”“监理单位归档的资料”。

2. 编写了单位工程监理工作程序提示”，以便更好地指导现场监理进行工作。

3. 鉴于有些监理人员对表格的填写不清楚，编写了“监理资料表格的编制填写签批要求”。

4. 为方便现场监理人员进行工作，编写了“分项检验批验收登记表”“一般材料登记表”。

5. 针对社区楼的特殊性，制定了“社区楼工程施工工序及资料要求”，以指导工作。

6. 编写了“监理资料管理的制度与要求”“监理资料管理工作计划”。

7. 公司每半年进行有关资料及工程质量的工地大检查，工程部都要根据检查情况打分评比，并出一份“各工地检查情况简报”。

8. 制定了“施工现场检查表”，要求现场监理人员根据此表收集整理资料。

9. 制定了“月进度报表”，要求各项目部总监理工程师每月月底上报工程部，以便公司了解每个单位工程的具体情况。

10. 工程部将各类报表的具体内容都已存入电脑，以便需要时备查。

监理工作从签订监理合同开始就应该着手编制监理规划、监理细则、旁站监理方案等指导性文件，之后进行设计图纸会审、施工组织设计的审批、审查施工单位的质保、安全

资料及相关的人员资质、开工报告的报审、定位测量放线的审查、参加第一次工地会议等一系列工作。过程控制中也会产生大量资料，如原材料报验审批、工序质量控制、隐蔽工程验收、进度及投资控制、监理通知单及监理工作联系单、会议纪要及例会记录等等，这些都是非常重要的资料，不可缺失。特别是第一次工地会议尤为重要，此会议由建设方主持召开。在会议中建设、施工、监理各方分别介绍驻现场的组织机构、人员及分工，要确定资料的份数，总监介绍监理规划的主要内容以及召开监理例会的时间、地点、人员情况，建设、施工方分别介绍工程开工和施工的准备情况，建设、监理方对施工准备情况提出意见和要求等一系列内容，最后与会各方都要签字并出会议纪要，所以第一次工地会议纪要非常重要。所有这些工作都和资料息息相关，我公司要求各项目部监理人员必须认真对待第一次例会。所以认真、及时、准确的收集、整理并妥善保管监理资料，并作为评定考核项目部监理效果和质量的主要依据。

监理资料应随着工程进展及时收集和整理，不能后补。只有这样，才能保证资料的真实性、完整性、连续性和系统性。《建设工程监理规范》明确指出了总监理工程师是监理资料管理的责任主体，我公司要求总监理工程师必须对整个监理资料管理提出指导性意见，经常性地进行检查、审核，待工程竣工后督促资料员将资料及时归档保存，以备需要时查阅。

对现场监理人员及资料员，我公司要求一定要服从总监理工程师的领导，领会总监理工程师的意图，对资料中存在的问题要及时向总监理工程师汇报，需要时总监理工程师要给予指导和帮助。同时，要求资料员要设立好台账，以便查看监理的一些重要收发文。如监理通知单、监理工作联系单、开工报告及施工组织设计的审批等。另外还要建立材料台账，即一般材料、双控材料、试块、焊件等都要详细登记。

除建立好台账外，要求总监还要重视监理日记的记载。因为监理日记是记录监理工作和施工活动的重要资料，监理日记要如实反映工程当日所发生的主要施工作业情况和监理人员所进行的控制活动，叙述问题要真实、准确，对重大决策、质量问题、旁站监理等有可追溯性的内容尽可能记录详细，发现问题要及时跟踪闭合，内容要全面。总监理工程师每天应查阅监理日记，这样既检查了监理人员的工作，又熟悉了监理情况。在检查时如发现监理日记有漏记、不全、流水账现象时，要及时向监理人员指出，以便改进，使监理日记的记载向规范化发展。总之，项目部监理人员要互相配合，协助总监共同搞好资料管理工作。

此外，监理资料的管理工作还需要经常和业主进行沟通，因为监理资料中的诸多资料都是和业主有关的。如施工合同、地质勘察资料、设计变更、施工图纸等都是由业主提供的，而监理工作联系单、会议纪要、来往信函等资料都和业主有关，所以公司要求监理人员平时要和业主多沟通，相互交流意见，争取业主的理解和支持，以便顺利地开展我们的监理工作。

三、制定相适应的资料管理原则及要求

监理资料仅仅依靠个人的力量是无法做好的，无论是总监理工程师还是项目部其他监理人员都要分工合作、紧密配合、明确监理工作职责和监理资料的责任。几年来，公司根据监理资料产生于监理过程的特点，制定了相适应的资料管理原则及要求。具体内容如下：

1. 监理资料随工程进展及时收集并严格按照规范及标准进行整理及归档。归档的资料签字盖章必须齐全，严禁代签。表格内容必须填写完整，不能留有空白。

2. 公司监理资料的管理实行总监负责制，工程部督促检查。所有归档资料必须由总监理工程师进行审核签字，总监理工程师确认资料完善后再向我部移交。无总监审核签字，我部不予接收。

3. 工程竣工验收后一个月内按时交回资料的，每一个单位工程奖励项目部100元。同时，按照市城建档案馆的移交目录，整理出一套监理资料，向城建档案馆移交。

4. 坚决杜绝由施工单位代为保管、保存、整理资料的现象发生。

5. 因建设、施工方原因未及时提供关键资料时，项目部应及时下达监理通知单或监理工作联系单，近期内督促其提供，不得短缺。

6. 我监理人员应及时对施工方有关报验、审批的资料进行验收和签发，不得故意刁难，借故拖延不办。

7. 工程归档时一些重要的监理资料必须齐全。如监理合同、监理规划、监理总结、建设工程质量评估报告、竣工验收证明书、建设工程竣工验收报告等。

8. 不定期地对工地的工程资料进行检查，每个月重点抽查一项监理资料，其余建设方、施工方资料也要检查，并将发现问题在监理例会上通报。

9. 监理规划由总监理工程师组织编写，要求根据工程本身特点，编写适合本工程的监理规划。

10. 资料借阅时需经分管经理批准，办理借阅手续，要求借阅者妥善保管，不得丢失，并按期归还。

11. 遇到有关资料方面难题时，经常性地去市城建档案馆请教专家，使问题得到及时解决。

四、继续改进和提高资料管理水平

虽然在资料管理上，我们做了很多工作，但从目前的现状看，以下几方面还有待于我们在今后的工作中继续改进和提高。

1. 我公司抓资料工作的力度还不够大，对资料工作的要求还不够严。

2. 部分总监理工程师和监理人员对资料工作的重要性认识不够，业务水平也有待提高。

3. 个别项目部、单位工程存在资料滞后现象，不能紧跟工程进度，不及时整理，资料凌乱，以致于影响资料归档工作的正常进行。

4. 监理日志的记载不规范、全面，往往记成流水账或施工日志，没有反映监理的工作情况。

5. 对监理资料员的培训组织抓的力度还不够。

要做好监理资料的管理，不是一件容易的事，需要公司各位同仁齐心协力、共同努力，在提高监理人员业务能力、自身素质的基础上，还需要总监理工程师的高度重视，以及施工单位、建设单位的相互配合。只有这样，工程竣工后才能留下一套完整的、有价值的监理资料。

我相信，随着公司各项管理工作的深入与提高，以及领导层的高度重视，我公司监理资料的管理工作也会更上一层楼。