高校档案管理信息化建设的现状.问题及对策

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高校档案管理信息化建设的现状、问题及对策

□闭线林

【摘 要】高校档案管理信息化是高等教育、档案发展和高校管理发展的需要,其功能和作用多种多样,但是在人才

队伍建设、思想观念认识、管理协调机制与制度、安全真实、硬件设施、经费与资金投入等上存在一些不足。鉴于高校档案管理信息化的地位和作用以及存在的问题,我们务必要以科学发展观为本,采取有效措施,推动高校档案管理信息化与时俱进、不断发展,达到标准化、制度化和安全化。

【关键词】高校

档案管理

信息化

档案管理在高校改革发展中地位与作用非常重要,其信息化发展是知识经济时代的必然趋势,也是教育信息化发展的必然要求,更是档案管理这种特殊管理工作与时俱进的需要。为此,高校档案管理信息化作为档案管理信息化的一个重要分支,已经成为教育界、档案界研究的热点。但是就目前高校档案管理信息化发展现状来看,由于这样或者那样的原因,整体上发展还不理想,还存在着一些不尽人意的地方。笔者拟就这些问题进行分析和探讨,在此基础上,结合高等教育、档案管理发展和信息化等发展的规律与现状,从高校档案管理信息化的人才队伍建设、投入与设施、制度与政策建设、标准化与科学化建设等方面提出了一些对策。

的条件和力量供给方能实现,就目前而言,至少需要以下一些软件和硬件设施:现代化的信息技术及其人才的培养是根本的决定力量,各种档案信息资源是中心,互联网和信息高速公路的建设是根基,共享档案管理信息化成果是价值所在,各种高校档案管理信息化的制度和政策是可持续发展的保障。

(二)高校档案管理信息化建设的功能。高校档案管理信息化建设具有多重功能,信息化建设能够推动我国高校档案管理模式现代化发展,能够加速推进档案信息资源的共享共建;信息化建设能够推动高校进一步改革发展和进步,包括高校的教学、后勤等管理与发展提供重要的信息服务与咨询;高校档案管理信息化建设能够加速高校档案管理本身的实效和拓展其服务半径。

一、高校档案管理信息化的内容与功能

高校档案管理信息化是我国档案管理信息化一个非常重要的分支,具有诸多知识经济时代的特征。

(一)高校档案管理信息化的内涵。高校档案管理信息化是信息化时代发展的一个标志,是档案管理模式和方式、理念发展现代转型的重要标志,是高校档案管理从管理实物实体档案到管理数字档案转型的一个重要过程。高校档案信息化发展具有丰富的内容,需要诸多

二、当前我国高校档案管理信息化建设的现状与问题

高校档案管理信息化功能重要和内容复杂,理应得到重视和强有力的发展,但是目前我国高校档案管理信息化发展整体上不理想,主要体现在以下方面:

(一)在观念与认识上,从学校领导到一般工作人员对高校档案管理信息化均显得不重视。一是大学领导

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对高校档案管理信息化不够重视,往往认为那只是档案管理部门的事情,彰显了高校领导对高校档案管理信息化的功能和地位认识不清楚不完整,导致了高校档案管理工作往往处于学校发展的边缘化位置。二是从事高校档案管理工作的人员在观念上还保存着很多传统的档案管理观念,对信息化时代的档案管理发展认识不足,直接影响了高校档案管理的现代转型。

(二)高校档案管理信息化投入力度不大,导致软件硬件设施建设落后。由于高校对档案管理信息化不重视,导致其必然不会投入太多的人力、物力、财力,促使高校档案管理信息化建设的队伍配备、基础设施与维护、信息资源的充实等等都显得非常不充足,导致高校档案管理信息的软件与硬件更新速度慢而陈旧;重复建设时有发生,现有资源集中度不够;现有的从业人员现代技术技能掌握与运用能力低。

(三)高校档案管理信息化的安全保密问题与对外开放的矛盾,彰显了信息化的两面性。高校档案管理信息化发展过程中,不时发生处于两难境地——公开信息资源与保护信息涉及到的人、物的隐私权等,制约着高校档案管理信息化的快速发展。另外,高校档案管理信息化还会带来诸多信息安全事件的发生,有时很可能涉及到政治、经济、文化机密等等,不时发生信息被窃取、服务器被黑客攻击等安保失职事件。

(四)在制度和政策上,高校档案管理信息化的政策支持和协作机制明显不足,凸显高校档案管理信息化的管理还存在一些问题。一是高校之间由于缺乏必要的协作机构和机制,高校档案管理信息化很难实现校际共享;二是由于高校内部各种政策出台不够和各部门之间协作机制没有很好的运行,导致校内档案管理信息化资源共享机制也没有真正的建立与运行。

三、改进我国高校档案管理信息化发展的对策与举措

针对我国高校档案信息化管理存在的诸多问题,结合高校档案管理的多重功能,加大高校档案管理信息化改革与发展力度,服务于高校发展和学校人才的培养。

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(一)从观念和认识上,强化学校领导层、全校教师以及档案管理人员本人对信息化建设的地位和功能的认知和重视。其一,通过各种新旧媒体、传统与现代的手段,从教学、科研、学校发展、学生管理、档案管理本身等方面,宣传高校档案管理信息化的重要性,引起学校领导层面对高校档案管理信息化建设的重视。其二,引导高校档案管理从业人员务必要主动抛弃传统的教育手段和观念,积极吸收、学习和使用信息化的管理理念和技术,提高自身档案管理的现代化水平。

(二)多方筹集资金,加大对高校档案管理信息化建设的各项投入,不断完善其发展所需的软件与硬件设施。一是加大对高校档案管理的从业人员队伍建设,加大其现代技术技能使用的培训;二是努力提高学校档案管理信息化发展所需的软件设备,包括提高互联网的建设、管理软件的提升、电脑系统本身的更换;三是积极开发和建设好学校的人事档案、教学档案、科研档案、学生档案,不断丰富学校的信息档案资源库。

(三)从安全和科学化角度,处理好档案信息本身的保密与开放,规范化与标准化建设。一是从现代信息技术上,做好高校档案信息化建设中的档案信息开放与保密的具体事项;二是从科学角度上,严格规范高校档案管理信息化的发展,力求标准化,以便与其他高校档案管理信息化工作建立共享机制。

(四)从制度和机构上,加大对高校档案管理信息化建设的支撑。一是建立专门的高校档案管理信息化的统筹机构,以便促使校内各大部门之间的信息整合与共享,建立起长期、持久的协作共享共赢与协同创新的发展机制;二是积极完善高校档案管理信息化建设的各项制度,努力做到各项信息化举措都有章可循。

基金项目:广西壮族自治区教育厅课题,项目名称:高校档案管理信息化建设的研究与实践(桂教科研[2013]7号) ,项目编号:2013LX103

作者单位:右江民族医学院


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