档案工作情况汇报(20**年.6)

2012年，上海市工业综合开发区在区档案局的关心和指导下，不断拓宽档案工作思路，创新档案服务机制，加强档案资源管理，提高档案管理水平。根据区档案工作会议提出的“发挥好档案工作辅助作用”的精神，3月25日，开发区组织召开档案工作会议，进一步明确工作职责、规范相关工作。现将有关情况汇报如下：

一、2012年主要工作思路

2012年是开发区政企分开、公司化运作的第一年。根据现代企业档案管理模式，在“档案管理是企业管理工作重要组成部分”的理念指导下，确定今年开发区档案工作两项重点：

（一）高度重视企业档案管理，探索公司化运作后开发区档案管理新模式

以建立体现公司科学管理水平的标准化档案管理体系为目标,使档案工作同步于公司发展,为公司各项工作的开展创造必要条件。

1、强化队伍建设。成立档案工作领导小组，明确分管领导、主管部门，除了设立专门档案人员外，在公司11个部门分别确定一名部门档案协管员，负责本部门归档文件材料的收集、保管和移交工作，确保档案工作正常、有序开展。

2、加强制度建设。制定《上海市工业综合开发区有限公司档案管理条例》，完善档案管理责任制，明确各项职责，将档案工作真正落到实处。

3、加强业务学习。不断提高档案工作人员的综合素质，不断适应新形势下开发区发展对档案工作提出的新要求。积极参与区档案局组织的各类培训活动，通过专业理论知识的学习，全面提高档案人员的综合素质。

4、归档文件整理。2月底前，由各部门档案协管员负责完成本部门2011年度归档文件的收集工作并统一移交至行政部；6月底前，由行政部牵头负责完成2011年度归档文件整理、目录录入及上报工作。

5、规范档案管理。根据《档案管理条例》，统筹规划并制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、统计、销毁、移交等有关规章制度；加强档案库房管理制度的落实，严格执行档案查阅、借阅制度；加强对照片、录音、录像等特种载体档案和荣誉档案的收集及规范化整理工作，使文件材料归档率、完整率、齐全率均达到考核要求，做到及时准确。

6、档案数字化建设。建立健全开发区发文目录和电子文件全文数据中心。建立2011年发文目录数据库，对发文全文数据进行电子归档；逐步完善2011年之前的发文数据的电子补整工作。初步形成开发区电子文件全文数据中心，为实现电子查阅文件目录和全文打下良好的基础。

（二）加强对原管委会档案的查漏补缺，确保档案移交工作高效、有序

坚持依法治档，认清档案移交接收工作的重要意义；明确目

标要求，增强做好档案移交接收工作责任感、紧迫感；按照“提速、高效、有序”的原则，落实专人，按照区档案局要求，高质量地完成原管委会档案移交工作。

二、当前主要工作开展情况

1、积极实行“三纳入”，为档案工作发展提供机制保障

档案是开发区建设和发展的真实记录。公司领导从新形势下经济社会发展需求出发，深入贯彻档案工作会议精神，结合开发区实际，适时确定开发区档案工作管理原则和管理体制，从三方面将开发区档案工作纳入各项管理活动之中。一是把档案工作纳入开发区发展规划和年度计划，切实解决档案工作发展所需的库房、经费、设备、人员等问题，有效保障了档案工作的持续发展；二是把档案工作纳入目标管理考核内容，有效促进了档案工作的正常开展；三是把档案工作纳入开发区ISO管理质量体系认证工作，使档案工作与开发区各项管理活动紧密结合在一起，有效促进了档案工作的管理水平。

2、2011年文书档案整理工作

今年2月起，开始对2011年的文书档案进行归档整理，经收集、鉴定、确定保管期限、按件装订、分类、排列、盖档案章和编件号、形成件归档目录等一系列具体工作，共整理归档720件，其中，永久保管201件，30年保管128件，10年保管382件。

2011年的文书档案归档整理工作，与以前几年比较，除都

有确定保管期限、按件装订、分类、排列等一系列工作以外，还有以下两项工作不同。

一是收集工作不同。由于去年11月，开发区实行政企分开，人员变动，所以，除了单位的收发文件、合同和协议等是由档案人员交档案室外，各部门在工作中形成的应归档文件材料大多数是由经办人自己保管。档案人员本着高度的责任意识，多次联系相关人员，使得党务、人事、工会和统计的文件材料归档基本不受影响。

二是全宗文件区分。由于去年开发区实行了政企分开，所以政企合一的全宗档案也到此结束。2011年的文书材料，除了绝大多数是属于老全宗的档案外，也有少数是属于新的全宗——上海市工业综合开发区有限公司。经公司领导研究决定，鉴于政企分开的时间截点为2011年11月，所以，新老全宗档案的分界线定在2011年10月，10月以前形成的文件材料归入老全宗，11月以后形成的文件材料归入新全宗，当然，上级有关这次开发区政企分开的文件材料也归入新全宗。

3、进馆档案整理情况

2011年11月，上海市工业综合开发区政企分开，由原管委会形成的全宗档案告一段落。根据奉档[2011]15号《关于2012年接受档案进馆的通知》要求，公司领导对今年的档案进馆工作相当重视，根据通知要求，即刻安排落实人员展开相关准备工作：

（1）明确进馆档案的整理范围

这次进馆档案的整理范围，涉及室藏文书档案1503卷、5586件，工程档案1382卷（少数竣工工程由于部分文件缺失，还在整理之中），会计档案凭证1838卷、帐册383卷（2010年、2011年还在部门），照片档案9卷共547张，实物档案146件。

（2）明确进馆档案的质量要求

根据相关文件要求，以方便档案的保管和利用为前提，对进馆的文书档案，一要做到材料收集齐全完整，二是做到保管期限确定准确，三要做到分类组卷实用合理，四要做到文件材料排列有序，五要做到卷内目录及案卷封面的填写符合规范。

（3）有效的具体操作

这次进馆档案的整理，重点涉及2001年—2011年共11年的文书档案。因为进馆文书档案整理是在历年正常归档整理的基础上进行的补整，所以主要是通过审查每年的案卷目录和归档文件目录，从目录中发现保管期限的错误、组卷的错误、件保管单位的错误等，再拿出有关档案具体一一改正。通过过去一段时间对内容的整理补课，已纠正保管期限的档案42卷、21件，拆卷重新组卷的16卷，件保管单位不当的18件，件目录著录不当纠正的21件。

5月23日，区档案局业务指导科领导来公司档案室指导工作时，对进馆档案质量进行检查、指导。在查看了部分文书档案案卷后，提出了一些修改意见，如件要编页号等，目前正在加紧整改之中，已对少数装订不整齐的组织关系介绍信保管单位进行

重新整理装订，对2007年、2008年永久、30年件档案进行了文件编页号等。

三、建议和请求

1、建议加强对公司化运作后档案管理的指导

政企分开后，开发公司主要承担经济建设职能，与原本政企合一的开发区相比，职能定位与开发区不同。希望档案局能在公司档案的管理上给予更多的指导。

2、针对进馆档案范围的确定

奉档[2011]15号《关于2012年接受档案进馆的通知》要求进撤销机关的所有档案。进撤销机关的所有档案，这是对撤销机关档案的一般要求。因为机关撤销了，单位不存在了，档案保管条件也没有了，单位也不会用档案了，所以单位的所有档案要进档案馆。但开发区有限公司并不是新成立的单位，而是原本政企合一的机构一分为二，政企联合的档案全宗到此结束，但开发公司依然运作，所以并不是真正意义上的撤销单位。且开发公司依旧具备安全保管档案的条件：面积100平方米的库房，配有11列密集架、空调、电脑等一系列必要条件。开发公司主要负责区域内土地开发利用、招商引资和对企业管理服务等与经济发展相关联的工作，所以对以前形成的档案仍要经常利用，特别是工程档案和会计档案。如果档案全部进馆，会对公司的用档产生一定的影响。从既保证档案安全，又保证公司用档方便的角度出发，能否请区档案局领导研究，在这次的档案进馆中，仅将文书档案

中的永久、长期、30年档案进馆，其它档案暂时不进。因为根据进馆要求，进馆的永久、长期、30年档案要全文扫描，扫描后可由光盘或移动硬盘存储，不影响后续用档。

上海市工业综合开发区有限公司

二○一二年六月二十日