我国国家机关人事档案管理制度存在的问题与对策

　　摘 要：如今，我国人事档案管理制度尚不完善，存在很多问题，对国家人事工作的开展造成了影响，本文对国家机关人事档案管理过程中存在的问题进行了总结，并且提出了一些对策，以此探讨。 　　关键词：国家机关；人事档案管理制度；对策 　　当前，我国人事档案管理制度的改革大大落后于干部人事制度改革的整体进程，在国家机关人事档案管理工作中引发了一系列问题，对国家人事工作的开展也造成了一定影响。不久前石家庄团市委副书记王亚丽档案造假骗官案，当事人档案中多处造假，而多年来历次升迁考核中竟然一直未没被发现，这给我国干部人事档案的管理工作敲响了警钟。国家机关人事档案的管理需要站到国家人事工作的全局上去考虑，必须对现有的人事档案管理制度进行改革，如若不然，干部的人事档案就成了一种摆设，不仅无法起到知人用人的作用，反而会成为一些人利用的工具。本文对国家机关人事档案管理过程中存在的问题以及对策作一探讨。 　　一、当前国家机关人事档案管理中存在的问题 　　近年来，随着我国行政体制的改革，人事制度也加快了改革的步伐。相比而言，人事档案管理改革的步伐则明显滞后[1]，尽管我国人事档案管理也作出了一些调整，但是整体上仍在不断的探索和调整之中，人事档案管理仍存在不少问题。 　　1.档案工作人员责任意识和公民诚实意识有待加强。人事档案管理固然需要法律体系和必要的制度安排，但其在很大程度上取决于档案工作者和公民诚信意识的培养。目前我国的档案管理责任意识和诚信环境并不乐观。如一些人在利益的驱使下，弄虚造假；而一些档案管理人员责任意识不强，人事档案鉴定工作把关不严。人事档案的鉴定工作是国家机关人事档案管理过程中的一个重要的环节。其主要工作是审查档案材料，鉴别档案的真伪以及是否完备，以判定其保存价值。鉴定工作是保证人事档案真实性的重要工作，同时也是一项政策性很强的工作。由于人事档案涉及干部人员的考核和升迁，一些人在利益的驱使下，弄虚造假，甚至伪造文件，伪造印章。而一些人事档案管理人员，由于把关不严或者是受利益的驱使，没有严格按照人事档案鉴定工作的要求和步骤，采取了放任的态度，也导致了人事档案中掺入了一些虚假信息，给人事档案的公信力造成了不利的影响[2]。 　　2.规章制度不健全。我国在人事档案鉴定制度的设计上，也缺乏针对档案造假制定出相应的应对措施，对人事档案的科学性和公信力的保护力度不够。在政府信息公开的背景下，人事档案开放程度不高。在人事档案的公开上，我国沿用的依然是1990年中央组织部颁布的干部档案工作条例，采取严格保密的方式。一些人一辈子甚至都没有见过自己人事档案的内容，对于里面写了什么，档案里面对自己反映的情况是否正确属实，个人失去了必要的知情权和发言权，这也对人事档案的真实性造成了一定的矛盾[3]。 　　3.人事档案的收集内容不够全面。人事档案的收集决定着人事档案内容的全面性和广泛性，也是做好对干部全面考察的基础和前提。尤其是国家机关人事档案，更是考察一个官员的重要依据。目前，我国国家机关人事档案的收集渠道不够广泛，收集内容不够全面。传统意义上干部人事档案一般由个人履历考核、政审、党团、奖励、处分、工资晋升及出国其他材料组成。这是构成人事档案的基础，然而，随着时代的发展，一些档案也需要在内容和形式上有所创新，而不能一直沿用过去的一套方式去收集。同时，传统人事档案呈现出内容单一、空洞，政治历史材料多，业绩材料少，老材料多、新材料补充不及时等老问题。这些档案内容在干部的考核和升迁过程中很难以起到应有的作用，既不能反应他工作的现状，也不能反应出他的个人能力和素质。档案中缺乏一些具体的数据信息的支撑，多是一些官话、套话，难以对个人作出准确客观的定性。这也给一些真正在平时的工作中有能力的人造成了不利，即个人的综合情况不能在档案中反应出来。 　　4.缺乏对人事档案信息资源的开发。档案收藏的目的是为了满足应用的需求，而当前我国陷入了一个误区，那就是为了收藏而收藏。把辛苦收集而来的人事档案材料，收藏起来了之。人事档案的信息资源开发，主要是发掘人事档案中蕴藏的有利用价值的信息资源，通过鉴别筛选、加工整序、编目汇纂，寻找和获取较为集中系统或者有特定价值的档案信息资源。通过人事档案信息资源的开发，将一些人的经验教训，或者独特技能以一种更加直观的方式表现出来，不仅可以很好的体现出个人的综合能力和素质，也可以为国家机构对于干部的考察和培养管理提供大量的现实的素材。 　　5.新技术应用与传统理念的冲突明显。当前，许多国家开发了人事档案管理信息系统，为人事档案电子化提供了便利。但是我国由于受传统管理理念的影响，限制了新技术作用的发挥。开发人事档案信息管理系统的目的，是对人事档案进行电子化的管理，节省人力物力资源。在这个过程中，很多单位仅仅是将传统的纸质档案进行了电子化处理，而在人事档案的传递过程中，管理人员依然在采用传统的纸质档案方式方法，这种新技术与传统管理理念的冲突，不仅影响了新技术的作用的发挥，也对社会资源造成了浪费。 　　二、国家机关人事档案管理改革的对策 　　在发达国家的行政管理模式中，行政人员的人事档案往往被当作人事工作开展的有力工具，在促进人才的选拔和利用方面发挥着重要功能。我国政府机关人事档案管理改革过程中，可借鉴西方发达国家成功的管理经验，结合我国国情，从思想认识、规章制度、信息化建设等层面上，采取相应对策。 　　1.提高档案工作者的思想觉悟和执行力。《干部档案工作条例》指出，干部档案管理工作人员必须由政治上可靠，党性强，作风正，能够遵守党的纪律，严守党的秘密，同时具有一定的工作能力和文化水平的党员干部担任。当前，我国机关档案中出现的很多问题与档案工作人员责任意识不强，缺乏思想觉悟有关。因此，在开展国家机关人事档案管理制度改革的同时，也要对人事档案的工作人员进行思想上的认识教育和培训，使其认识到人事档案工作的重要性。同时要提高人事档案鉴别能力，确保档案材料的真实性。国家公务员人事档案是党和国家的宝贵财产，也是国家选拔人才、任用人才的重要依据。因此，必须要加强对人事档案的鉴别，消除人事档案内容失真现象。 　　由于受社会不正之风的影响，个别人出于个人私利，弄虚作假，使一些人事档案材料失去真实可靠性。因此，有必要对国家工作人员的人事档案内容进行一次严格认真的鉴别，做到不经审查的材料不归档、手续不全的材料不归档、内容不实的材料不归档，只有这样才能维护人事档案材料的完整、真实。针对近年来出现的一些高科技档案造假，人事档案工作部门要有相应的应对手段。对于在干部人事档案中造假的人员，一定要加大打击惩处力度，坚决杜绝这一现象。同时，要通过建立国家工作人员人事诚信档案，对于涉嫌造假的人员，要在人事档案中如实记录下来，并且在人员的升迁和考核中，增加诚信档案的比重。 　　2.完善规章制度。针对我国人事档案管理制度不健全的问题，应对人事档案管理的三个基本环节，即鉴定、披露和查询，制定相应的法律法规，明确违法应承担的法律责任。要加快对政府监管制度的建设，修订与现行人事档案管理不适应的法律法规。 　　适当开放与保护个人隐私相结合。档案管理的本质作用在于利用，如不积极加以利用，就失去其存在的意义与作用。而要对人事档案进行充分利用，对档案信息内容的公开是前提和保障。但是，人事档案中又包含着很多涉及个人隐私性质的内容，如健康状况、婚姻状况、财产收入状况、职业经历等不适宜对社会公开的内容。这就要求档案公开要适度，保护个人的合法权益不受侵害。 　　国外在这方面严格遵守保持公民知情权与隐私权有机结合的思想，一方面遵照信息自由法的规定，积极提倡保障个人的知情权，对人事档案采取了依申请公开的方式，只要是在法律许可的范围内，人事档案必须向符台条件的利用者开放；另一方面，他们又严格遵守隐私法的规定，人事档案的提供利用必须以尊重个人的隐私权为前提，不能开放的内容将坚决受到保护。如美国所有的人事档案只对本人或经过本人授权的他人开放，每个员工都可以上网查询自己的某些人事档案，如工作履历、提薪情况等，如果要查阅更隐私的信息，如工作申请、奖惩情况则要去单位的人事档案室查询。在美国，未经人事档案主体授权的人看他的档案是违法的，对执法部门也不例外。此外，对于上级领导对员工的工作鉴定，本人可以查看鉴定结果，如本人对鉴定结果不满，可向更上一级领导反映，以取得公正的评语，从而保证人事档案的科学性[4]。 　　强化领导负责制，对于档案工作者出现的失误，相关领导要承担连带责任，只有通过制度上的完善和工作人员素质的提高，才能最终提高我国国家机构人事档案管理的质量。 　　3.加快国家公务员人事档案信息化建设。人事档案信息化的目的就是更有效的管理和使用人事档案信息资源。在美国，公民个人档案已基本实现了网络化管理。在公民的网络档案中包含着公民的学校学习、工作的个人基本信息，以及个人的信用记录、驾驶记录、司法记录等多方面内容。并且通过类似于身份证号码的社会保险号码可以对档案的内容进行查询，比如司法部门可以通过这个社会保险号码调查每个人的司法记录，公民个人也可以通过特定的密码在网上进行查阅[5]。 　　当前，随着我国国家公务员队伍的扩大，人事档案管理工作和利用需求增加。我们可以借鉴美国的经验，积极的开发国家公务员人事档案网络化系统。一方面，可以全面收集人事档案信息的内容。通过国家公务员人事案信息数据库，进行公务员人事信息的查询、检索和统计分析，并且将个人信息以各种图表和表格等直观化的形式表现出来，在组织人事部门选拔考察干部时可以以更加的明确和对比的方式呈现每个人的优势。另一方面，可以开发人事档案信息资源，实现资源共享。通过大型扫描仪将个人的简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容都进行扫描，建立一个国家公务员系统人事档案全文数据库，利用者通过网络就可以方便地查阅人事档案信息，不仅可以实现单位内部人事档案的电子化管理，还可以实现部门单位之间以及上级主管部门对全国公务员人事档案信息资源的共享。 　　参考文献 　　[1] 蔡啸. 国家机关人事档案管理改革之我见[J].档案学通讯，2008（6） 　　[2] 李卫华. 人事档案信息失真现象探讨[J].兰台世界，2007（9） 　　[3] 唐高计. 揭去人事档案的神秘面纱，增加档案的透明度[J].档案学研究，2005（6） 　　[4] 崔晶. 国外人事档案管理的特点及启示[J].北京档案，2006（1） 　　[5] 方彤. 国外人事档案管理的经验及其启示[J].教育管理研究，2008（9）