资料如何整理

不知你是在哪个部门工作，这个问题的回答工作角度不同要求也不同。

大致分三个阶段：前期决策、施工准备阶段，施工实施阶段和保修阶段。

这里给你提供部分我公司的做法：

总 则

1. 1工程建设监理资料是监理机构在工程监理过程中形成的文字、图表、声像等各种信息记录，它是体现监理活动的重要形式，是反映工程质量的重要依据，是处理质量、安全事故和合同争议及违约事件的有效证据，对于工程建设及建成后的运行管理具有长期或永久的查询、考证和指导作用。

加强监理资料管理是监理机构进行信息管理和监理单位经营管理工作的重要内容；是监理单位、监理人员对业主、对社会、对历史负责的具体表现；也是监理单位展示服务水准、企业素质、进行自我保护、扩大市场声誉的需要，公司、各项目部、所有监理人员都应对此予以充分重视。

1. 2本办法适用于项目监理现场资料管理和公司档案室对监理资料的管理，侧重于项目现场资料管理。

2. 监理资料管理组织机构和职责

2. 1项目监理资料管理由项目总监负责,公司管理部为公司监理资料管理职能部门。

2. 2项目总监对项目资料管理承担领导责任，并负责涉及资料管理的重要协调决策工作。竣工前，总监应组织项目部监理人员将监理资料按照归档要求整编成竣工资料，一式两套。一套向业主移交（城建档案馆备档用），一套交公司留存。

项目部专（兼）职资料员负责项目监理资料日常管理工作，处理本办法3.2款列出的各个环节的具体事务，同时对各专业监理范围内资料形成的及时性、完整性进行督促。工程竣工后十五天内负责将项目资料完整无缺地移交公司管理部并办理移交手续;必要时公司管理部配合项目部进行竣工监理资料整编。

各专业人员负责本岗位资料的编制、收集、整理及向资料员移交，重点是督促施工单位规范提交各类报验、报审资料并对其进行审核，及时填写、编制本专业应提供的资料。专业监理工程师对监理资料的正确性和质量负责。

专（兼）职资料员对本项目资料的齐全完整和程序正确负责，发现问题应及时向总监报告并提出自己的建议。

公司管理部负责将各项目部移交公司的监理资料进行检查，对符合公司规定的归档要求的项目部资料进行存档，负责公司档案室资料的整理、借阅及日常管理事务；保持与项目资料人员的联系，必要时对项目资料管理事务予以督促、协助和支持。

上列人员按照国家相关法规和本制度的要求履行职责，对因自身工作失误造成的后果承担责任。

2. 3各分部领导对分部的项目部监理资料管理工作负有督导责任。分部监理资料管理工作是公司对分部考核的内容之一，考核成绩和年终分配挂钩。

2. 4协同业主对施工单位竣工资料进行审查的工作由项目部总监组织现场监理人员在现场完成。

3. 监理资料管理的工作依据、工作任务和总体要求

3.1 监理资料管理应遵循下列依据。

3.1.1《中华人民共和国档案法》。

3.1.2《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）。

3.1.3《建设工程监理规范》（GB50319-2000）。

3.1.4《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》及其使用说明；地铁、水运、公路、水利等专业工程国家相关部门对监理用表另有规定的从其规定。

3.2监理资料管理的工作任务：资料体系结构的总体安排、各类资料的制作、收集、编目、整理、组卷、装订、归档、保管、移交、查阅。

3.3监理资料管理的总体要求：及时性、真实性、有效性、完整性、清晰性、闭合性。

4. 项目监理资料内容和结构体系

4.1监理资料种类繁多，信息量大，其内容体系从表现形式、建设阶段、资料来源、监理工作等不同角度，可以有不同的划分，各部门各地区的要求也不尽相同。现场监理期间项目监理资料内容应符合相应工程门类监理规范、建设监理惯例，并适应当地建设主管部门对监理工作检查、管理的要求。

4.2项目开工前应根据工程门类、规模特点和相关方面的要求，对本项目监理资料内容体系结构、采用的表式进行总体构思设计并与业主取得共识，可参照本附录1所列内容随工程进展分类入盒归档。每个盒内资料应建立目录，以便快速查找。此项工作由总监负责，项目资料员实施。

4.3安全管理类资料要求条理清楚、内容齐全，具体内容可参考«安全监理实施细则»。

4.4归档的每份资料应有独立的编码，《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》的编码按用表说明中要求进行，各类表式的编号由7位阿拉伯数字组成，其中前四位为签发日的年份和月分，后三位为流水号；如«监理工程师通知单»编号可为B22－0802047。

4.5竣工验收后移交业主的监理资料和交公司存档的监理资料应包括的内容，按照《建设工程文件归档整理规范》附表A和各地档案部门、业主的要求确定。交公司归档的资料要求按本办法附录2执行。

5. 监理资料的及时性管理

5.1资料编制、形成及时。应由施工单位申报的各类资料由专业监理严格按照规范和施工合同要求的时间督促其及时报送。应由监理审核签署意见的资料以及监理直接编写的资料均应严格按规范和监理合同要求的时间及时完成。

5.2资料收集、整理及时。项目资料员对来自专业监理和其它方面的资料逐日或定期汇集，按本项目资料体系统一编写、整理、归卷。

分部、单位工程验收应提前15天进行资料准备，验收后7天内形成完整的监理资料。竣工验收应至少提前1个月着手进行资料准备，验收后15天内形成合格的竣工监理资料。

5. 3资料移交及时。项目监理资料必须于工程竣工验收通过后十五天内向公司移交，并及时向业主移交。应坚决克服监理过程中资料零乱、竣工后资料无人过问或长时间留人在项目部处理资料的现象。

5．4项目部在对书面资料整理的同时，对监理过程中形成的电子文档进行整理，在移交书面资料的同时，将整理后的电子文档一同移交。

6. 资料真实性及有效性管理

6.1项目部应通过加强宣传、审核、监督，杜绝编造虚假施工数据报验的行为。

6.2监理人员应保证自身抽检、测量试验数据和各类监理记录内容的真实性。

6.3 进场材料质保书应力求为原件，若因供货中间环节只有复印件必须注明原件存放单位并加盖存放单位印章。质保书提供的批号、数量必须与实际材料相符。

6.4进场设备应在核定的检验有效期内。

6.5材料复试、检验及工程试验应100%见证，相关资料中见证取样印章齐全。

6.6专业监理应对施工质保人员、特殊工种作业人员上岗资格证件认真审查，保证人证相符，证书在有效期内。

7. 资料完整性、清晰性管理

7.1项目监理资料应保证体系完整，卷目符合本项目资料结构的要求。

7.2各类资料均应保证内容完整，涉及的时间、地点、人员、过程要素清晰，具有可追溯性。各种监理用表应逐栏填写，不留空白。进度、材料、设备等报验单要求的附件应齐全。

7.3资料编目应清晰，前后一致。项目资料员应编制立卷总目录、各卷分目录（参考附件一），并建立相关的资料统计台帐。

7.4收发文、资料流转均应认真登记签收，资料移交应填写移交清单并签字，防止资料在传送、移交过程中缺失。