档案管理数字化的意义
档案管理数字化的意义
随着社会信息化进程的加快,档案管理数字化势在必行。档案数字化管理是一个新生事物,相对传统管理而言,在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。当然, 档案管理数字化对优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面也有着重要意义。
一、优化了管理者知识结构和队伍结构
人类进入信息社会,信息技术向各个领域拓展与渗透,涉及的领域也越来越宽,档案管理行业也不例外。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素,借助信息数字化在社会各领域的拓展,档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展,如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等,而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损、管理工作更是不容忽视。
二、促进现代管理技术应用,提高了工作效率
档案一种丰富的信息资源,它记载着社会发展各历史时期进展的全过程,也信息,汇集着丰富的、大量的各方面的知识,使档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。
三、有效保护了原纸质档案,改善了利用方式
漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史,使我国现存的档案和书刊,种类众多,其价值不可估量,这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史,必须加以妥善保管,要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料,都难以达到这一目的,但数字
化管理,如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理,制作数字化副本,提供利用和交流,把原件妥善地保存起来,便可以有效地延长原件的保存时间,以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损,甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏,达到了保护作用。
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档案管理数字化改善了档案在信息社会中的利用方式,让纸质档案原件的数字化副本不再受“孤本”的限制。
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