员工档案管理制度

员工档案管理制度

1. 目的

为强加公司管理，规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。有效的保护和利用档案，提高科学管理水平，特制定本制度。

2. 适用范围

2.1 适用于公司各部门。

2.2 适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

3. 管理部门及管理职责

3.1 员工的档案由公司综合办公室负责部门负责管理，综合办公室负责部门设专人管理员工档案。

3.2 员工工作调动、离职或产生其他变动，其档案由综合办公室负责部门保管。

3.3 综合办公室负责部门负责员工档案的管理、收集及整理，并根据需要提供员工档案信息。

3.4 综合办公室负责部门负责做好员工档案的安全保密工作。

4. 员工档案内容

根据管理需要，员工档案需包括如下内容：

4.1 员工入职档案：个人简历、应聘登记表、入职登记表、个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、资格证书复印件、职称复印件、机动车驾驶证复印件）、原单位离职证明。

4.2 定级管理档案：员工级别信息、每年度级别评定变动情况（包括保持不变、升级、破格升级、降级等）。

4.3 工作管理档案：试用期员工转正申请表、试用期员工转正考核表、劳动合同、任免文件、内部调动相关审批表、在职期间工作评价（奖惩文件等）、经主管领导评价的年终工作总结。

4.4 培训管理档案：参加培训及外派学习相关资料及获取证书复印件、年度参加公司内部培训记录及评估。

4.5 员工离职档案：辞职申请、员工离职审批表、劳动合同解除证明书存根。

4.6 其他资料档案：与个人相关的决定、委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。

5. 档案的管理

5.1 档案的收集

5.1.1 综合办公室负责部门根据员工情况，自员工入职起，至员工离职为止按本管理制度规定，对员工档案进行收集，并整理立卷，保持档案完整。

5.1.2 综合办公室负责部门档案管理人员将员工档案按部门分类编号填写《员工档案登记表》（附件一）统一管理，并建立《员工档案目录》（附件二）。

5.1.3 员工档案统一使用A4规格办公用纸进行复印及记录。

5.1.4 当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证信息变动、技术职称变动等），应及时将相关资料复印交人力资源负责部门归档，原件当场查验。

5.2 档案的保管

5.2.1 在职员工档案应与离职员工档案分开保管，每份员工档案都应附《员工档案目录》。

5.2.2 综合办公室负责部门档案管理人员做好档案管理工作以免出现档案丢失、损毁等情况，对公司和员工个人造成损失。建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

5.2.3 公司自建员工档案未经允许不得销毁，不允许外借或转交给公司之外的公司。

5.3 档案的查阅

5.3.1 公司内因工作需要可按照本规定查阅员工档案。

5.3.2 查阅时需填写《员工档案查阅登记表》（附件三），并经综合办公室负责部门审批同意后，方可进行查阅。

5.3.3 查阅档案必须对所查内容严格保密，不得泄露或擅自向外公布档案内容。

5.4 档案的复制

5.4.1 公司内因工作需要可按照本规定复制并借用员工档案。

5.4.2 复制时需填写《员工档案借用登记表》（附件四），需经综合办公室负责部门及主管领导审批后方可借用。

5.4.3 借用时需在复印件上标注此复印件仅用于申请用途，借用人签字确认

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后方可借用。

5.4.4 综合办公室负责部门档案管理人员应做好审批手续的确认工作。

6. 附则

6.1 本管理制度由综合办公室负责部门负责解释。

6.2 本管理制度经负责人批准后实施。

附件一：《员工档案登记表》

附件二：《员工档案目录》

附件三：《员工档案查阅登记表》

附件四：《员工档案借用登记表》

丹东海欧斯安全技术有限公司综合办公室 2013年1月1日 3 / 3