房地产登记档案

房地产登记档案

房地产登记档案

重点围绕三个问题:

什么是房地产登记档案?

如何管理房地产登记档案? 如何做好房地产登记档案的利用工作?

第一部分 什么是登记档案

一、登记档案、

登记簿、登记材料的定义

(★ ★ ★ )

◆登记档案的定义

◆登 记 簿的定义

◆登记材料的定义

㈠登记档案的定义

◆定义的表述

◆定义的内涵

登记档案定义的表述

◆房地产登记档案(以下简称登记档案)是房地产档案中的一种。是指登记机构在房地产物权登记活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种形式的历史记录。它反映了房地产物权设立、变更、转让、消灭的情况,是城市房地产物权登记工作的真实记载和重要依据。

◆登记档案的定义有广义和狭义之分。

广义的登记档案,指登记资料归档后成为登记档案。登记资料由房屋登记簿(以下简称登记簿)和房屋登记材料(以下简称登记材料)两部分内容组成。

狭义的登记档案,特指原始登记材料,也就是传统意义上的以卷宗为外在表现形式的登记档案,包括了登记过程中产生的申请、审核、发证等原始资料。

◆本教材所称登记档案,是指广义的登记档案。

登记档案定义的内涵

◆说明了登记档案的来源:

是房屋登记机构在房地产物权登记工作中直接形成的

◆指出了登记档案的形成条件

办理完毕、对物权管理有查考利用价值、按规律集中保存

◆明确了登记档案的形式

档案信息载体形式多样、信息内容记录方式多样

◆显现了登记档案的本质

是一种物权状态管理工具

㈡房屋登记簿的定义 ◆房屋登记簿是房屋权利归属和内容的根据,可以采用电子介质,也可以采用纸介质,是房屋登记机构制作和管理的,用于记载房屋基本状况、房屋权利状况以及其他依法应当登记的事项,并可以公开查询的特定簿册。

㈢登记材料的定义

◆登记材料是申请登记的原始资料与登记机构内部审核文件的统称,是物权确认过程中直接形成的原始资料,具体包含有:申请物权登记的证明资料、物权审核的过程及结论资料、缮发证的过程及结果记录、与登记相关的其他资料。也就是平常所用的狭义的登记档案概念。

二、登记档案、登记簿、

登记材料三者之间的关系

(★ ★ ★ )

◆三者之间的联系

◆登记簿和登记材料二者之间的关系

(一)登记档案、登记簿、

登记材料三者之间的联系

(二)登记簿和登记材料

二者之间的关系

◆相同之处

●形成的主体相同:都是房屋登记机构

●两者都具有凭证作用

◆不同之处

●在记载内容上,登记材料所涵盖的内容远远大于登记簿

●在利用上,登记簿的公开性远远大于登记材料

三、登记档案的作用

(★★)

◆为物权确认提供重要依据,是房地产登记的全程工具。

◆维护房地产权利人的合法权益。

◆促进房地产市场健康发展。

◆具有为加快城市建设提供信息服务功能。

◆具有维护正常的金融秩序和社会稳定的功能

四、登记档案的特点(★)

◆专业性

◆动态性

◆真实性

◆完整性

◆价值性

◆法律性

第二部分 如何管理登记档案

☞了解登记档案管理的内容

☞了解登记档案管理的职责

☞掌握登记簿的管理

☞掌握登记材料的管理

一、登记档案管理的内容 (★)

◆登记档案生成

◆立卷整理

◆归档

◆鉴定

◆保管

◆异动管理

◆利用

(一)登记档案生成

◆登记档案生成由登记受理开始,并贯穿于登记确认的每一个环节。受理、审核、登簿、发证各环节,要按照归档范围和要求收集、制作登记资料,并做好向下一环节移交的工作,以保证登记档案生成的规范。

(二)立卷整理

◆登记档案立卷整理工作是将接收的登记资料排序、编目,使之科学化、规范化、标准化的过程。立卷整理是档案管理工作的起点。

(三)归档

◆登记档案的归档是指将立卷后形成的登记档案移交档案管理人员入库保存的过程。归档是登记业务办结的标志。

(四)鉴定

◆是登记档案管理的基础工作之一,是按照有关规定对登记馆藏档案不断优化,推动登记档案利用工作顺利进行的一个重要环节。

(五)保管

◆是登记档案管理的重要工作内容,是实现维护档案完整和安全的重点环节和主要手段。

(六)异动管理

◆是指房地产状况发生变化后,及时对登记档案进行异动整理和统计,建立与实际一致的档案。

(七)利用

◆管理登记档案的目的,是为各项工作及社会提供利用。为满足利用者的需求,采取各种形式和方法,对登记档案进行利用,就形成了登记档案的利用工作。

二、登记档案管理的职责(★)

◆依法管理:

《中华人民共和国物权法》

《中华人民共和国档案法》

◆依职管理

六大基本职责

◆加强人员管理

具备档案管理的技能

具备登记官的专业素养

三、登记簿的管理

(★ ★ ★ )

◆登记簿的形成者和管理者

◆登记簿的建立

◆登记簿的记载内容

◆登记簿的异动

◆登记簿的归档

◆登记簿的保管

㈠登记簿的形成者和管理者

◆形成者和管理者均为

——房屋登记机构

㈡登记簿的建立

◆法律依据

◆建立方法

◆建立要求

1、法律依据

◆ 《物权法》

◆ 《房屋登记办法》

◆ 《房屋登记簿管理试行办法》

2、建立方法

◆电子登记簿的建立:在登记系统内完成,并有备份。

◆纸质登记簿的建立:以房屋编号为顺序建立,对于每个编号的房屋,分别以簿页记载房屋自然状况、权利状况及其他依法应当登记的事项,将这些簿页按房屋编号的顺序连缀装订。

3、建立要求

◆房屋登记簿应按照房屋基本单元建立,并有唯一的房屋编号,房屋分割、合并时应重新编号。 ◆建筑区划内依法属于业主共有的公共场所、公用设施和物业服务用房,应在房屋初始登记时单独记载,建立登记簿,并与建筑区划内房屋基本单元的登记簿形成关联。

◆登记簿采用电子介质的,应能够转化为唯一、确定的纸介质形式;采用纸介质的,应采用活页等方便增页和编订的方式编制,注明目录和页码。

◆记载登记簿时应保证登记簿内容的真实性、完整性和有效性。

(三)登记簿的记载内容

◆房屋自然状况部分。主要记载房屋编号、房屋坐落、建筑面积、规划用途等。

◆房屋权利状况部分。主要记载房屋所有权、他项权等有关情况。

◆补换证记录部分。主要记载原证编号、补换证编号、补换发时间、说明等。

◆限制情况部分。用于记载司法查封、行政限制及注销限制等内容。

◆其他状况部分。如预告登记,异议登记等。

《房屋登记簿试行管理办法》相关规定:

第八条:登记簿的房屋基本状况部分,记载房屋编号、房屋坐落、所在建筑物总层数、建筑面积、规划用途、房屋结构、土地权属性质、国有土地使用权取得方式、集体土地使用权类型、地号、土地证号、土地使用年限、房地产平面图等。

第九条: 登记簿的房屋权利状况部分,记载房屋所有权、他项权利等有关情况。

房屋所有权的内容,记载房屋所有权人、身份证明号码、户籍所在地、共有情况、房屋所有权取得方式、房屋所有权证书号、补换证情况、房屋性质、《房屋登记办法》第四十一条规定的注销事项等。

◆房屋他项权利的内容,记载抵押权人、抵押人和债务人、被担保主债权的数额、担保范围、债务履行期限、房屋他项权利证书号、补换证情况;

最高额抵押权人、抵押人和债务人、最高债权额、担保范围、债务履行期限、债权确定的期间、最高债权额已经确定的事实和数额;

在建工程抵押权人、抵押人和债务人、被担保主债权的数额或最高债权额、担保范围、债务履行期限、在建工程抵押登记证明号;地役权人、地役权设立情况、地役权利用期限等。

第十条:登记簿的其他状况部分,记载预告登记权利人和义务人、身份证明号码、预告登记证明号、补换证情况;异议登记申请人、异议事项;查封机关、查封文件及文号、查封时间、查封期限、解除查封文件及文号、解除查封的时间等。

(四)登记簿的异动

◆电子登记簿的异动

在办理相关登记事项时登记审核完毕后的记载登记簿环节,由系统自动生成。

◆纸质登记簿的异动

是按登簿内容用增页等方式记载,注明目录和页码,并将增页归并到已建立的纸质簿册中。

(五)登记簿的归档

◆电子登记簿归档

逻辑归档:登记官记载完毕,一经确认,即为电子登记簿逻辑归档。

物理归档:指定期把电子登记簿备份到可脱机保存的载体上,编制目录向登记机构的档案管理部门移交。

◆纸质登记簿归档

纸质登记簿入册即为归档。

(六)登记簿的保管

◆登记机构永久保存

四、登记材料的管理

(★ ★ ★ )

(一)登记材料的生成

1、房屋登记形成的材料包括:

◆申请人提交的各类材料

◆登记机构审核产生的各类材料

2、登记材料内容和形式的要求

◆内容完整:种类齐全、材料完整

◆内容准确:与实况相符

◆形式标准规范:

一是书写用纸规范(A4)

二是表格标准化

三是文字书写标准:碳素或蓝黑墨水、盖章用印泥

(二)立卷归档原则及规范

1、立卷归档原则:

◇立卷范围应符合相关规定

符合《中华人民共和国档案法》、《房屋登记办 法》、《城市房地产权属档案管理办法》等的规定

◇即时归档原则

《房屋登记办法》第28条第1款:“登记机构应当将房屋登记资料及时归档并妥善管理”,可见对登记材料的立卷归档是房屋登记机构的一项法定义务

2、立卷归档规范:

(1)依法收集

(2)纳入计划

(3)立卷方式: “一宗一卷”,合并办理按一宗立卷

(4)卷内材料排列及目录编制:

▽排序:目录、受理审核时形成的文件、当事人提交材料、缴费票据、图纸、其他、备考表

▽目录编制内容:

2、立卷归档规范:

(5)备考表编制:

(三)登记材料的立卷责任人

是指为完成对登记材料整理、装订、制作登记卷盒及将登记材料装盒等工作的作业人员

(四)登记材料的编号方式

1、定义:登记材料卷宗的编号是指以字符形式赋予原始登记材料实体,用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

2、编号方法:按丘编号法

分类流水编号法

按丘编号整理法

◆规则:

丘号的编定按国家《房产测量规范》标准执行,应为12位数字,考虑到作为档号,数位不宜过大,原始登记材料如以市为立档单位,可将市代码2位省略,为10位。

◆种类:

按丘编号法整理登记材料时,又可分为登记材料的按丘立卷整理和按户立卷整理。 分类流水编号整理法

◆适用:未测制房地产平面图的城市。

◆优点:排架无需留空位,倒架次数减少,各类档案集中。

◆缺点:登记材料分散,查档完全依赖检索。

(五)登记材料的库房排列方式

1、档案架(柜)的排放与编号:

◆档案架(柜) 排放应一致,做到横竖成行,尽可能达到整齐美观。

◆档案架(柜) 的排列应与窗户垂直,以免阳光直射,并便于通风。

◆档案架(柜) 排列不宜太紧或太松,既要注意最大限度地利用库房面积,又要便于平时档案的取放。

◆档案库房中的档案架(柜) 应进行统一的编号,密集架要按照从左至右、从上到下的原则编号

2、档案的排列:

◆档案排列,应遵循《城市房地产权属档案管理办法》中的原始登记资料应依丘为单位建档的原则进行排列。

◆档案按丘号从小到大的顺序竖排于档案架上,脊背朝外,使丘号一目了然,便于今后的查找和利用。

◆档案排列要疏密适度,每类档案案卷后要留出一定数量的空架、空格以便随时插入新

入库的档案,力求避免经常倒架。

3、编制档案存放位置索引

◆目的:

为了便于档案保管工作人员掌握档案存放情况和迅速地取放档案。

◆作用:

一是指明档案存放位置;

二是指明各档案库房保存档案情况

4、实行档案代卷卡制度

◆目的:

为了便于库房档案保管工作人员掌握档案的流动情况和随时做好安全检查工作,作用填制一种卡片放在被暂时移出档案的位置上,以说明此档案何时、什么原因、由谁经手被暂时借出。

(六)登记材料的保管要求

◆工作人员要有高度的责任心。

◆要贯彻“以防为主,防治结合”的思想。

◆要贯彻保护重点照顾一般的原则。

◆要把登记材料的保管工作贯彻到各个环节中,注意避免单纯的“为保管而保管”。

(七)登记材料的保管期限

◆档案保管期限一般分为永久和定期,定期又分为长期(16~50年)和短期(15年以下) ◆登记材料的保管期限一般来讲都应该做到长期或永久保存。

(八)登记材料的鉴定、销毁

◆鉴定工作的意义

◆鉴定工作的组织和制度的基本内容

◆登记材料的销毁

1、鉴定工作的意义

◆便于更好地发挥档案的作用

◆便于档案的安全保管

◆便于应付突发事件

2、鉴定工作的组织和制度的基本内容

◆确立统—的鉴定原则和标准

◆鉴定工作的组织领导

◆鉴定工作的步骤

3、登记材料的销毁

第三部分 如何做好登记档案

的利用工作?

☞熟悉登记档案利用的法律依据

☞了解登记档案利用的意义

☞掌握登记簿的利用形式和要求

☞掌握登记材料的利用方式和要求

一、登记档案利用的法律依据(★ ★ )

◆《物权法》第十八条:¡°权利人、利害关系人可以申请查询、复制登记资料,登记机关应当提供¡±

◆《房屋登记办法》第二十八条:¡°房屋登记机构应当将房屋登记资料及时归档并妥善管理。申请查询、复制房屋登记资料的,应当按照规定的权限和程序办理¡±

◆《城市房地产权属档案管理办法》第二十四条:¡°房地产权属档案管理机构应当充分利用现有的房地产权属档案,及时为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供服务¡±

◆《房屋权属登记信息查询暂行办法》第六条:¡°房屋权属登记机关、房屋权属档案管理机构(以下统称查询机构)应当妥善保管房屋权属登记资料,及时更新对房屋权利记载的有关信息,保证信息的完整、准确性和安全性。查询机构应建立房屋权属登记信息查询制度,方便当事人查询有关信息¡±

◆《房屋登记簿管理试行办法》第十四条:¡°个人和单位提供身份证明材料,可以查询登记簿中房屋的基本状况及查封、抵押等权利限制状况;权利人提供身份证明材料、利害关系人提供身份证明材料和证明其属于利害关系人的资料等,可以查询、复制该房屋登记簿上的相关信息¡±

二、登记档案利用的意义(★)

◆保护人民群众财产利益

◆保证房地产行政管理工作正常开展

◆促进城市建设发展

◆协助公检法部门办案,维护社会稳定

三、登记簿的利用(★ ★ ★ )

◆登记簿利用的形式

◆登记簿利用的要求

㈠登记簿利用的形式

◆提供利用电子登记簿触摸屏查询。

◆出具物权证明。

◆咨询服务。

◆为实现跨地区房屋登记信息联网、建立全国个人住房信息系统查询,提供应用。

(一)登记簿利用的要求

◆登记簿利用者的范围要求

◆登记簿利用的手续要求

◆登记簿利用的方法要求

1、登记簿利用者的范围要求

◆房屋登记簿上记载的房屋所有权人(包括法人、自然人)及其自然人的配偶、继承人、受赠人和受遗赠人

◆房屋登记簿上记载的其他权利人。

◆国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门和证券监管部门

◆公证机构、仲裁机构

◆仲裁、诉讼案件的当事人,以及其他形式的利害关系人。

上述范围内的机构或个人均可以查询、复制登记簿上的相关信息

◆不属于以上情形的个人和单位提供身份证明材料,可以查询登记簿中房屋的基本状况及查封、抵押等权利限制状况

2、登记簿利用的手续要求

查询申请人,应填写《房屋登记簿查询申请表》、明确房屋坐落、以及需查询的事项及原因,并按以下规定出具相关证明:

◆系本人的,出示本人身份证明;申请人系房屋所有权人配偶的,应出示夫妻关系证明及本人身份证明;系继承人、受赠人和受遗赠人,应当出示发生继承、赠与和受赠事实的证明材料及本人身份证明。

◆房屋登记簿上记载的其他权利人,应出示相关权利凭证及本人身份证明。

◆房屋登记簿上记载的房屋所有权人为法人的,应当提交相应的查询证明并出示该查询人员的身份证明。

◆国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门和证券监管部门应当提交本单位出具的查询证明并出示执行查询任务的工作人员的工作证件。

◆公证机构、仲裁机构应当提交本单位出具的查询证明,并出示执行查询任务的工作人员的工作证件。

◆仲裁、诉讼案件的当事人应当出示仲裁机构或审判机关受理案件的证明,且受理的案件须与当事人所申请查询的内容相关。

◆注册期内的律师,作为诉讼代理人应当提交所在律师事务所出具的查询证明及诉讼委托书,并出示律师执业证书。

◆委托查询的,受托人应当提交房屋所有权证、委托人的身份证明、载明查询事项的授权委托书及本人身份证明;无法提供上述证明的需提交经公证的委托书。

以上出示的证明材料及证件,工作人员均需核验原件;查询人要求出具查询结果时,工作人员应对上述证明材料及证件留存复印件。

3、登记簿利用的方法要求

◆房屋登记簿的利用,应当在登记机关设定的场所内进行。

◆对符合规定的查询申请,申请人可通过查询编号自行在电子触摸屏上查询。

◆对于需要出具有关查询证明的,应当由登记机关指定专人负责接待,并根据查询需求摘录或打印查询结果。

四、登记材料的利用

◆登记材料利用的形式

◆登记材料利用的要求

(一)登记材料利用的形式

1、利用形式: ◆登记材料的信息化利用

◆登记材料的实物利用

2、利用的具体方式:

◆提供利用登记材料原件

◆提供利用登记材料复制本。

◆根据登记材料内容编写参考资料提供利用

(二)登记材料利用的要求

◆登记材料利用者的范围要求

◆登记材料利用的手续要求

◆登记材料利用的方法要求

1、登记材料利用者的范围要求

◆房屋权利人及其委托人、房屋继承人、受赠人和受遗赠人可以查询与该房屋有关的原始登记材料

◆国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门和证券监管部门可以查询与调查、处理的案件直接相关的原始登记材料;

◆公证机构、仲裁机构可以查询与公证事项、仲裁事项直接相关的原始登记材料;

◆仲裁事项、诉讼案件的当事人可以查询与仲裁事项、诉讼案件直接相关的原始登记材料; ◆涉及国家安全、军事等需要保密的原始登记资料,须经国家安全、军事等机关同意后方可查询有关原始登记材料;

2、登记材料利用的手续要求

查询申请人,应填写《房屋登记簿查询申请表》、明确房屋坐落、以及需查询的事项及原因,并按以下规定出具相关证明:

◆房屋权利人应提交其权利凭证;

◆继承人、受赠人和受遗赠人应当提交发生继承、赠与和受遗赠事实的证明材料;

◆国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门、证券监管部门应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件。

◆公证机构、仲裁机构应当提交本单位出具的查询证明、当事人申请公证或仲裁的证明,以及执行查询任务的工作人员的工作证件。

◆仲裁、诉讼案件的当事人应当提交仲裁机构或者审判机关受理案件的证明,受理的案件须与当事人所申请查询的事项直接相关。

◆涉及国家安全、军事等需要保密的登记材料,应当提交国家安全、军事等机关同意查询的证明。

◆委托查询的,除按上述规定提交材料外,受托人还应当提交载明查询事项的授权委托书和本人身份证明

3、登记材料利用的方法

◆组织阅览

◆外借

◆制发复制本

◆咨询服务和提供产权(物权)信息

(1)组织阅览

◆阅览室的设置和设备

◆阅览室的规章制度

◆阅览室的工作人员职责

(2)登记材料外借

◆外借范围:非房管部门的单位一律不外借登记材料

◆外借登记材料手续:外借登记材料者需凭本部门领导签字的借阅单和借档证,办理借档手续; ◆外借登记材料的管理:

●借期不宜过长,最长十天;

●借出档案处放置代卷卡或集中存放代卷卡;

●借阅登记者在使用登记材料时,应负责登记材料的完整和安全,不得中途传借和私自复制;

●外借的登记材料,严禁带回家中。

(3)制发复制本

◆首先由利用者提出复制申请,说明用途,经批准后方可提供。

◆工作人员必须仔细校对复制本,并在文件空白处或背面注明出处、出具时间,加盖公章,以示负责。

◆《中华人民共和国档案法实施办法》第二十一条明确规定:¡°档案缩晶和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人签名或者印章标记的,具有与档案原件同等法律效力¡±

(4)咨询服务

◆咨询工作一般步骤是:


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