成本效益原则下的复合图书馆建设

作者：任青

2005年05期

　　随着上世纪末数字图书馆建设的蓬勃兴起，图书馆界对传统图书馆与数字图书馆的关系进行了充分的研究和讨论，并提出复合图书馆的概念。迄今为止，学术界普遍认为，复合图书馆将是图书馆发展史上长期存在的不可逾越的阶段；从实际情况看，复合图书馆是目前图书馆的主流发展态势。

　　从整体上来说，复合图书馆是传统图书馆与数字图书馆的混合，它不仅将传统资源与数字化资源实现对接与融合，而且将传统服务与网络服务融为一体，兼有了两者的功能和优势。不过，建设中的复合图书馆，虽然根据形势发展需要不断调整其馆藏和服务内容，开始自制和购买数字化信息资源库并提供相关服务，但其提供纸质文献借阅和参考咨询服务的基本功能依然没有消失，传播社会知识的功能不仅没有淡化，而且还有强化的趋势。从本质上说，建设复合图书馆的过程，仍然是传统图书馆整合数字化信息资源和服务方式的过程，在这个过程中，有必要充分认识成本投入与效益的关系，这一问题贯穿了图书馆工作的各个环节，对图书馆的可持续发展意义至关重要，值得进一步研究。

　　1 复合图书馆的成本与效益

　　与传统图书馆相比，复合图书馆的成本投入要大得多，从理论上讲，其效益也大得多，尽管如此，复合图书馆建设中仍需要以最少成本投入获得最多效益产出的原则指导具体工作。复合图书馆的构成要素主要有：纸质文献与数字文献等信息资源，到馆读者及联接网络的用户，传统建筑设备及计算机设备、通信网络或信息通道，传统图书馆技术及信息技术、网络技术、数字化技术，能适应传统与数字化、网络化复合环境的工作人员，糅合传统图书馆与数字图书馆的管理等等。在上述构成要素中，大部分均涉及成本投入。具体而言，复合图书馆的成本组成主要有三个部分：(1)信息资源建设，包括原有印本馆藏文献、馆藏数字化加工、购买电子图书、订购电子期刊、数据库租用费等，其中涉及知识产权的部分还需相关费用；(2)设备购置，包括购买计算机及配件、信息交换机、存贮设备等硬件设备，图书馆运行所需的系统软件购置和开发费用，以及硬件的维护、软件的更新升级费用；(3)人力资源建设，复合图书馆需要既有专业基础和多学科知识同时具备信息资源的收集、加工、传递和服务等方面的网络知识和技能的复合型馆员、能适应复合图书馆的管理人才，人力资源投入是不可忽略的一部分。

　　与成本投入直接相关的便是效益产出。图书馆的效益，一言以蔽之，就是图书馆所能提供的服务的功效。复合图书馆与传统图书馆一样具备保存人类文化遗产和向社会公众提供信息服务的功能，借助于网络技术，复合图书馆更加注重知识的传播和信息的开发。与传统图书馆信息流动受时空限制相比，复合图书馆结合了数字图书馆的优势，拓展了图书馆服务的时间和空间，更为现实地将传统资源与数字化资源实现对接，将传统服务与网络服务融为一体，从而使图书馆成为用户与信息资源之间的中间件，使终端用户可以在单一的界面上检索到不同的信息资源，有效地实现了用户请求与系统实现之间的相互转换。这样，复合图书馆需要考虑的是如何为读者提供更丰富的信息资源、更便捷的服务方式，以应对网络环境下图书馆生存和发展的挑战。

　　目前我国复合图书馆多是在多年的图书馆自动化建设基础上形成的，既有数字资源已具一定规模、软硬件设备到位、业务整合相对成熟的复合程度较高的图书馆，也有基础薄弱、资源不足、业务分散、尚需大力投入的复合程度较低的图书馆。总的看来，复合图书馆的建设使原有传统图书馆投入成本大大增加，图书馆在建设中必须进行认真细致的成本和效益分析，对不同的投入部分及方式区别对待，以确定最佳的投入组合，最大程度地降低成本，从观念到业务工作的各个环节进行深层次的改革，提高图书馆的工作质量和服务水平，谋求图书馆效益的最大化。

　　2 信息资源建设中降低成本的途径

　　复合图书应用现代化技术手段，将不同类型不同载体的信息资源进行收集、组织、转化和管理，实现一体化存取，为信息用户提供馆内服务和不受时空限制的网络服务。相对于传统图书馆而言，复合图书馆的馆藏资源结构呈现多样复合，包括印刷型、视听型、本地存储的数字型和异地存储的数字型等，这些资源之间不是各不相干，也不是简单叠加，而是一个整体，互为补充。图书馆既要避免不同载体资源内容上的重复，又要考虑不同类型资源获取方式和利用的便捷程度，首要的问题是处理好各类型资源的采集范围和比例关系。从购买成本和使用成本考虑，数字型资源要优于印刷型资源，但印本资源符合读者的传统阅读习惯，数字资源要受到存储安全、知识产权等因素的影响。因此，在充分考虑读者需求的基础上，确定本馆印刷型资源的采集范围，保持一定的印本文献增长率和覆盖面，优先将本馆的特色馆藏数字化，优先采购核心数据库，需要而缺少的纸质文献或优于已有纸质文献的数字资源才予以购买。对于资源的获取方式，则需注意分析“拥有”和“存取”的优劣，对于不同采购级别的资源，分别采取购买、租用、馆际互借、电子文献传递、合理复制、交换、接受捐赠、免费获取等各种文献获取方式，寻求实体资源和虚拟资源的最佳组合。

　　确定了具体要采购的资源后，还应从降低采购经费上想办法。(1)对于大型数据库，原则上应采取联合采购。关于联合采购，已有不少成功的范例。具体来说，就是在相关部门的协调下，一定范围内的图书馆联合起来与数据库经销商谈判，各图书馆根据自己的用户规模和层次，承担数量不等的费用，这样，中小图书馆将承担的费用很少，大型图书馆也会比自己单独购买付出的费用低。(2)对于图书、视听资源及光盘等，则要进行市场调查。在目前市场经济条件下，图书市场同其他商品一样处于竞争的大环境，往往推出折扣销售、赠送书目及加工等方法吸引客户，图书馆可以货比三家，拓宽进货渠道，以低折扣购进。采购赠送目录和加工的图书也相当于编目业务外包。笔者在工作中发现，采编部门在实际工作中都有个工作周期的指标，采访环节以外出选书或预约订书到新书交送编目为周期，编目环节以新书接收到交送入库上架为周期，两方都在尽量缩短这个周期，其实我们完全可以将两个周期合为一个，以书店送新书到馆为点将时间分为两段，前段的投入由图书销售方承担，后段由图书馆投入，若在周期时间相当的情况下，将这个工作周期中可以转移的部分即图书的编目及加工放在前段进行，则可节省图书馆的人力和财力。这也属业务外包的情况，可视为图书馆降本增效的措施之一。

　　资源建设中还有重要的一环，即资源组织加工。如果说传统图书馆规避因馆藏发展政策和采访人员知识结构造成的资源缺藏是图书馆资源建设的首要问题，那么，在复合图书馆资源建设中，资源的组织也是一个十分重要的问题。传统图书馆文献加工过程中编目的小小疏忽和错误都会影响读者服务中提供资料的准确性，复合图书馆资源的组织则有更高的要求，主要是多类型多载体资源的统一标准、统一格式进行组织和存贮。在复合图书馆中，不管载体形态如何，无论是印刷型书刊，还是电子图书、数据库、网络资源，或者是视听资源，图书馆提供给读者的都是知识内容，用户面对资源的多项选择时，则需要更详尽准确的描述，复合图书馆在资源组织中要注重资源内容和形态的揭示深度，以节约用户判断选择的时间，增加图书馆信息资源的利用。

　　3 信息服务中降本增效的措施

　　网络时代，搜索引擎似乎无所不能，但动辄成千上万信息的搜索结果，往往令人无所适从，这时，图书馆的知识管理能力就显得弥足珍贵。复合图书馆以传统和数字两方面资源为保障，以网络技术应用于知识管理之中，为用户提供经过专业筛选、科学组织的信息，更有针对特定读者群的个性化信息服务。在社会信息需求大增、网络信息服务机构纷起的局面中，图书馆存在的价值主要在于他所能提供的知识管理和服务，复合图书馆具有其他信息服务机构无可替代的服务优势。相对于资源建设环节复合图书馆主要考虑如何降低建设成本，在服务环节则需考虑如何尽力提供优质高效的信息服务。

　　复合图书馆能实现充分的资源共享。目前多数图书馆的书目数据库都已建成，在网络平台下可以提供联机公共目录查询。随着技术的进步和服务的深入，各书目数据库、全文库、电子资源信息及其它相关数据库的整合，实现数字资源和印本文献真正无缝高效的整合，搭建一体化检索平台，向用户提供“一站式”服务。用户可以一次检索多个数据库，并对检索结果进行分别处理，根据其信息需求和阅读习惯自行选择所需资源。复合图书馆还要为用户提供尽可能多的资源获取方式，印本文献馆藏地点要依文献利用率合理安排，数字资源的传递可通过邮寄、传真、电子邮件等多种方式进行。这样才能兼顾不同需求层次和不同空间距离读者的需求，降低读者获取信息的成本，在资源共建共享机制下能最大限度地降低资源购置成本，同时最大限度地满足用户的信息需求，实现较高服务效益。

　　咨询服务是图书馆信息服务的一个重要内容。在网络环境下，虚拟参考咨询能实现参考咨询的最佳效果。在复合图书馆中，图书馆员可以通过网络接受用户的咨询问题，利用图书馆中丰富的信息资源和先进的检索方式，方便地获取信息，并通过网络的形式提供给用户，还能及时获得用户的反馈，调整咨询结果，这大大节约了参考咨询的时间成本。更重要的是，多个复合图书馆可以联合起来，建立虚拟参考咨询服务组织，组织成员由各方面的专家组成，优势互补，共同创造一种良好的信息服务环境，实现信息资源与参考咨询服务人力资源的共享。在这种组织下，可根据用户提供的某个项目或专题，开展项目集成咨询参考服务，如同专家会诊一样，针对一个项目，通过网络组织来自不同机构不同部门的有关专家形成一个项目小组，进行集体参考咨询服务。这种服务模式不仅可以大大提高专题咨询服务水平，还为一些重大项目的参考咨询服务提供了可能。这样，在不需要扩大投入的情况下，能扩展服务的范围和对象，是复合图书馆参考咨询工作发展的方向。

　　在网络平台上，遵循“以用户为中心”的原则，各部门和各项工作都紧密地与用户联系在一起，同时，各部门和其业务工作也彼此联系，形成一个复合图书馆网络结构。在这个网络结构中，复合图书馆能够将传统图书馆的服务功能放大，其它如远程教育、各种娱乐休闲服务等都可以展开。在这样一个以用户为中心、灵活机动、快速反应的网络中，用户的需求必定能够得到充分了解和最快的满足，图书馆也就实现了效益最大化。

　　4 人力资源开发与合理配置

　　在成本核算中，人力资本投入应该是相当重要的一部分，但我国绝大多数图书馆是由政府投资的，图书馆往往是在人员编制和经费既定的情况下运作，在人力资源开发上少有作为。因此，传统图书馆中大多存在着工作人员素质参差不齐，知识老化，信息技术人员、学科馆员的比例偏低等问题，这一现状会严重制约复合图书馆的发展。所以，建设一支适应图书馆事业发展的馆员队伍是复合图书馆需要着重考虑的问题之一，尤其是在不具备完全人事权和财务权的复合图书馆中如何开发人力资源，值得关注和研究。

　　人力资源开发首先要发挥现有人员的能力，要建立起一种量才为用、公平竞争、优胜劣汰的科学合理的人才使用机制。在复合图书馆中，首先应科学设置岗位，加强岗位管理，岗位应以工作性质分类，依工作流程和工作性质设岗，以岗位的专业技术含量制定岗位等级，系统分析岗位需求。其次是对馆员进行全面细致的分析，将人员依业务素质、工作能力和工作作风进行分组，实现工作人员和岗位之间的最优匹配。这种人尽其才的用人方式，能有效地使用现有人力资源，留住业务发展所需的人才。在人员任用中要从根本上建立起重实绩、重贡献，向优秀人才、关键岗位倾斜的竞争激励机制，促使馆员不断提高自身的专业素质和工作技能，以更好地适应岗位的要求。竞争机制的引入也使得空缺岗位的及时补充成为可能，可以依据岗位预测的结果合理进行人才储备，力争达到人员和岗位的结构优化。

　　要建设高素质的馆员队伍，重点是更新馆员队伍的知识结构，这主要有外部引进和内部培训两种途径。重点岗位人员的选拔应重视学历层次和专业背景，内部不能满足需要时就必须引进人才，重点是引进高层次的复合人才和相关专业人才，对于这类人才一定要根据业务所需果断引进。对现有人员要根据图书馆的专业结构、业务能力和岗位需求，开展不同形式、多层次的培训，支持馆员的自学行为，使图书馆员在知识结构和基本技术方面得以及时更新，适应复合图书馆发展的要求。馆员培训的要点有二：其一是全面提高员工队伍素质，对普通的业务工作人员的培养主要集中在专业技术能力上，包括图书馆学及相关专业知识、计算机应用技术等基本知识和技能，使图书馆员形成终身学习的习惯，不断拓展视野，优化知识结构；其二是重点培养业务骨干，各图书馆或多或少都会有一批业务骨干、学科带头人，不仅要对他们的工作、学术研究情况进行动态跟踪管理，更要为他们的学习、研究提供更多交流和深造的机会，充分发挥他们的能力。这样，在普遍培养图书馆员，使其全面提高素质的同时，通过重点培养和激励业务骨干来带动全体馆员，使整个图书馆的人员素质、工作效率和工作业绩不断提高，以有限的人力投入创造最优的效益。

　　在图书馆的人力资源开发中，应给用户培训以一席之地。用户需求是图书馆开展工作的基础，用户满意是图书馆工作的目标。在传统的借阅服务中，也必须进行导读工作，这一方面节省读者的时间，获得读者满意，另一方面是能加快文献的流通，提高馆藏利用率。复合图书馆情况下，用户行为对图书馆工作的影响更为明显。复合图书馆若想逐步减少手工操作，例如取消目录卡片，一定要考虑到传统图书馆读者的检索习惯和检索能力，如果不进行相应的读者培训，则有两种可能：一是贸然取消目录卡片，读者利用不便，影响读者对图书馆的评价，也影响图书馆馆藏利用；一是迟迟不能取消目录卡片，图书馆在机读目录完备的情况下还要保留卡片目录，加重了图书馆工作的投入。另外，对于多种类型的数字资源，如果尚未实现资源整合，不进行相关用户培训的话，咨询人员可能要花费相当的精力用于解答简单的提问，读者也会因使用困难而疏远图书馆。只有令图书馆用户与图书馆共同进步，才能最大限度地发挥资源的作用，提高图书馆服务的效益。

　　收稿日期：2005-05-23

作者介绍：任青，女，1971年生，中共中央党校图书馆馆员。中共中央党校图书馆 北京 100091