自行车骑行活动策划执行文件
XX新型材料有限公司管理文件关于自行车骑行活动的策划执行建议文 件 编 号 : ZY/MK-20140910 版 本 号 : 1.0发 抄 总 附 主送至 :全体员工 送 :秘 密 等 级 :普通 发 出 部 门 : 市场部 颁 发 日 期 : 2014.09.10 审 批 核: 准:页数 :4页 件 :题词 :骑行、执行建议文 件 分 发 清 单 分发部门/人 销售部 行政部 份数 签收人 签收日期 分发部门/人 数量 签收人 签收日期文 件 更 改 历 史 更 改 日 期 版 本 号 更 改 原 因2013.09.101.0首版发行
自行车骑行是 XX 公司打造的融合健身与营销双重目的的特殊活动,为了便 于骑行活动的组织与执行,特制定本文件。本文件为建议指导文件,执行中可根 据实际情况做必要调整,调整后方案报总经理批准后落地执行。 一、时间安排 1、骑行时间尽量安排在周六、周日,时间不超过三天; 2、提前一周与合作方沟通确定骑行时间,并告知所有参与人员; 3、出发时间、到达时间、骑行时间、就餐时间等需清晰明确。 二、地点线路 1、骑行地点与线路直接决定骑行效果,要求与代理商提前商定骑行线路并 确保所通过线路畅通; 2、骑行以县城专业市场、核心广场、大型超市等人口聚集区为主,乡镇以 人口密集、经济发展较高的乡镇为; 3、骑行以实际效果为准,不以骑行地点多少及线路长短为衡量标准; 4、骑行原则以公司周边 200 公里以内区域代理商; 5、线路规划时注意大车的行驶安全问题,避开不允许行使及无法行使路线。 三、人员安排 1、提前确定参与人员名单,通知所有参与人员做好个人事物安排; 2、确定人员分工,包括总体规划、线路确定、客户沟通、餐饮住宿、现场 管理、费用申请及管理、物料申领及管理、后勤保障、活动拍照及报道等事项; 3、现场管理关系活动整体效率与效果,现场管理负责人必须根据实际情况 (比如乡镇、 市场及社区的大小、 布局和意向度等) 及时、 灵活进行安排调整 (比 如是否骑行、骑行人数、宣传人数、物料发放等等) 4、活动前一天,召开活动全体参与人员会议,明确相关事项安排,确认相 关准备工作是否到位。 四、车辆准备 1、根据参与人数确定活动车辆,包括汽车与自行车,提前告知行政部门; 2、活动前进行车辆检修及保养,包括大车、面包车、自行车等,大广告牌、 条幅、车棚、车筐等都进行注意检查。
五、物料准备 1、物料由专人负责申领、管理及分发,尤其是关于赠品的申领及分发; 2、物料一般包括 T 恤衫(绿色) 、文化衫(三种颜色) 、广告扇(2 种) 、单 页、招商手册; 3、音响由物料负责人进行管理,包括音频文件(优盘)管理;相机由拍照 人员负责申领及管理。 4、必要的自行车维修工具、雨衣等由后勤保障人员负责准备。 六、住宿准备 1、住宿需提前联系,必要时可与代理商沟通,由其协助寻找合适住宿地点; 2、住宿要求干净、卫生、安全,可以停放车辆,原则选择外环宾馆; 3、建议可以考虑团购方式。 七、餐饮安排 1、就餐原则上不做强制规定,可根据实际情况就近选择就餐地点; 2、就餐确保食物的安全卫生,避免因卫生问题出现意外情况。 八、预算管理 1、活动费用预算由专人负责申领及管理,费用支付确保两人在场; 2、预算包括住宿、餐饮、油费及备用金,其中住宿每人每天不超过 100 元, 餐费每人每天不超过 80 元,油费根据路程确定数额,备用金以总预算的 10%到 15%之间为宜。 3、活动预算由市场总监批准后申领,活动结束后及时进行报销。 九、形象礼仪 1、所有参与人员统一着装,体现公司良好形象; 2、骑行、宣传、就餐、沟通等过程注意礼仪问题,个人着装、动作行为、 沟通用语等符合礼仪要求,体现公司的整体素质和形象; 3、严禁食用客户除纯净水以为的任何食物。 十、注意事项 1、安全第一 活动必须确保安全,无论开车、骑行、住宿、就餐等必须确保所有参与人员的安全,尤其是骑行过程中需要特别注意安全问题,在路口及人 员密集区高度注意。要求所有参与人员,尤其是组织者及公司管理人员必须时刻
注意安全问题; 2、纪律观念 骑行是公司集体外出活动,必须遵守组织纪律,服从活动组织人员安排,严禁脱离集体及不服从安排行为出现; 3、证件准备 证; 4、纯净水 5、天气预报 6、突发情况 骑行活动需准备足够纯净水,所有人员及时补充水分。 提前查询天气情况,并做必要准备。 如遇突发情况需要组织者及参与的公司管理人员及时应对! 全部参与人员带好身份证,驾驶员带好驾驶证,检查好行车(说明:本版本为试行版本,另外骑行活动灵活性较高,实际中可根据进行实际 情况添加创新性元素,提升活动效果,但方案必须经公司集体讨论通过后执行。 )
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