论企业信用档案的特征YOU

档案学通讯2005年第6期15

论企业信用档案的特征

广西民族学院管理学院黄世　

郑明

[摘要]结合企业信用档案概念产生的背景和信用的含义,可以得出企业信用档案的定义。这一概念决

定了企业信用档案的特征有:特指性、多元性、分散性、外在性和动态性。

[关键词]信用信用档案企业信用档案特征在市场经济中,信用是企业、个人同利益相关主

子虚乌有的理论臆想,反言之,与其说企业信用档案是档案学实践与理论独立发展的产物,其实倒不如说是某种社会语境的反映。

特指性的第二个层面,是含义上的特指。前文说过,信用就是遵守诺言,实践成约,从而取得别人的信任。银行的信用交易也是基于这个意思的基础上的。反过来说,不直接体现“履约”这个意义的,自然就在企业信用档案范畴之外。有一种观点很流行,(如登记注册材料纳税记录以及其他:企,如企业性质、历史概况、活动区域、生产经营范围、行业间的地位、管理状况等;企业生产经营状况材料,如产品质量机器保证体系、科研、产品性能、销售状况等;财务状况资料;资信情况资料;荣誉资料和其他与企业不良行为有关的资料等。①还有的认为,企业信用档案包括企业的身份记录、管理层记录,经营状况记录、财务行为记录、纳税记录、职工待遇记录、治安记录、产品质量记录、安全生产记录、贷款记录、人才记录和企业的所有奖惩记录等,②这范围涵盖了企业档案中的很大一部分。然而,信用产生于经济合同执行过程中,以此观之,企业执行经济合同,就是“实践成约”。企业、个人按章

⑥中国外经贸企业协会《中国外贸企业信用体:系白皮书》2003.9《产经新闻》,网。

⑦朱顺泉《企业资信评级方法创新及应用》:,西南财经大学出版社2002.3页。

⑧谢旭《企业赊销与信用管理》:,中国经济出版社2000.1、3页。

⑨张中秀《个人信用指南》:,中华工商联合出版社,2002.1、1页。

⑩中国外经贸企业协会《中国外贸企业信用体:系白皮书》2003.9。《产经新闻》网。

(南宁市,邮编:530006)(责任编辑

体在经济往来中取得的信任。而这种信用不是一般意义上的信任,而是仅包含了经济行为主体的履约情况和履约能力两方面的内容。企业信用档案这一概念是在建立市场经济信用体系的社会背景中提出来的,是一种外在力量对企业经济行为的一种约束的体现。结合企业信用档案产生的背景和信用的含义,从档案学的角度给企业信用档案下的定义是:由相关企业、机构、组织产生的,直接反映某企业在经济往来中履约历史和履约能力的,具有保存价值的历史记录。其外延包括:能证明企业履约能力的记录和证明企业履约历史的记录,监督机构等。

解,下面,。

一、特指性

所谓的特指性,在这里包括三个层面的意义:第一个层面,是对企业信用档案概念提出的社会背景

(的特指。这一特指在前文《关于企业信用档案概念

的思考》,载《档案学通讯》2003年第6期)已经有较为详尽的分析。总之,如果不联系企业信用档案提出的社会背景,我们很容易看不清楚企业信用档案这一提法在当代中国的真实面目,而陷入某种纯属经济的正常秩序而进行,与经济市场无关的,一般并不录入。着重考虑的是与经济效益挂钩。不讲效益,不是市场的需求。

注释:

①陈宇:《信用档案与信用工作》,载《中国档案》2002年第4期。

②卜鉴民:《信用档案管理初探》,载《档案与建设》2002年第9期,20页。

③陈红《:信用档案的建立与运用刍议》,载《浙江档案》2002.11.13。

④苗文化、程鹏《:说说信用档案》,载《山西档案》2002.5.30。

⑤林毅夫:中国经济研究中心网页

2004.5.12

邓绍兴)

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纳税、守法经营等行为就不能是“实践成约”,而是遵纪守法的体现。以企业纳税为例,纳税行为不是企业与国家税务机关“有约在先”,而是法律行为,是国家法律规定的、强制性的行为。企业、个人照章纳税就是守法,偷漏逃税就是违法,与真正意义上的信用无关。既然守法行为有别于经济行为,那么企业的诚实守法记录与信用记录也就不能混为一谈。当然有人可以说,企业的守法行为也能对换取信任有参考价值———但“信任的可能”绝不等于“信用”,否则我们没法解释经济活动中有违法者却守信用的现象。同样,企业的其他情况的材料也对其取得信用有间接的参考价值,但也有必要将他们与信用记录进行区分,如果我们把信用档案扩展到“履约”以外的范围,比如将范围扩展到也包括“企业历史概况”等材料,信用的含义也就模糊了。人们在利用信用档案时还要再进行更多的筛选,这就大大降低了利用的效率,而企业信用档案也没有存在的意义了。

特指性的第三个层面,是关系上的“特指”。要理解这一点,请允许笔者举个也许不太恰当的例子,以“体育比赛”为例,构成要件只有运动员和裁判员,至于其他的比如维持治安的警察、清洁工、抢救医生、看衣服的、卖冰棍儿的、,能算是构成要件。,的也只有“,以及相关的信用监督、评判机构(如果有的话)。关于企业信用档案,很多文章认为其不仅来自企业、银行及其他监督机构,而且认为税务、司法、技术监督、劳动,甚至规划、国土资源、环保、建设、海关甚至文化教育等部门都可以产生企业的信用档案。这样一来,企业信用档案的意义也就被模糊和消解掉了。

需要指出的是,廓清企业信用档案的含义绝不意味着对在企业同工商、税务、司法、环保、技术监督、劳动,甚至规划、国土资源、建设、海关等部门的有关活动中形成的反映其“诚实”、“守法”情况的档案、资料重要性的轻视或否定,相反,同样要加强管理,因为它们从另外的领域制约了企业行为的恶性发展。在社会主义市场经济中,任何企业、个人必须以诚实、合法的行为来追求经济利益。

二、多元性

一个企业始终处于社会关系网的一个坐标点上,甚至只在“信用活动”这一个领域,其与外界的关系也是多维的。这就决定了信用档案的形成主体的多元。笔者认为,企业信用档案至少可以有以下来源。

一个企业的信用档案首先来源于该企业和其商

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业伙伴所发生的履约行为。说得更通俗一点,叫做不打不相识。“打”的结果就形成了信用档案。合同作为最原始的信用凭据这是毫无疑问的,甚至对于合同的履行情况都可以建立信用档案。比如,上海石化有一个生产石油产品的事业部,他们为自己的几十家客户建立了信用档案,主要内容是客户履行合同的情况,是否按规定程序办理接货手续,油品运输工具,安全措施情况,是否按时付款结账等等。对于信用好的用户,在油品紧俏时,会给予他们一定的优先待遇。③

一个企业的信用档案还来自和该企业产生信用关系的银行。企业在该银行的账户、资金周转记录,有无恶意贷款的记录,借贷、还贷的记录都是信用档案。

一个企业的信用档案还可能来自保险公司。随着信用体系的建立,出现了信用保险制度,企业可以,由保险公司来分担信用风险,。有关这。

④

,、中介、评估、监、,都是这个单位所建立的企业信用档案。这些机构当中,有些是有部分监督职能的工商部门、行业协会、会计师事务所等,有些是随着社会信用体系的建立与完善而产生的专业性的机构或组织,如我国有些地方已成立的资信公司等。

三、分散性

企业信用档案形成主体的多元性,决定了企业信用档案在实体上的分散性。企业信用档案分散在各个相关企业、组织和机构之中。企业信用档案不仅企业有,银行有、保险部门有,其他诸如资产评估、信用评估、信用担保、信用监督部门也会形成并管理相应的企业信用档案。

不仅如此,与企业信用档案在实体存放地点上分散相对应,企业信用档案具体的外在形式也各不相同,合同、账单、评估报告……林林总总,并存在于现有各种门类的档案中,不可能从外部形态上概括其特征。因此可以这么说,企业信用档案这一概括只具有内容上的意义,并不具有实体上的意义。

值得指出的是,由于形成主体的多元和实体的分散,笼统地谈企业信用档案的管理模式是一个伪命题。在此,所谓管理模式只对某些具体单位内部来讲(如一个企业或一个信用监管机构)才是有意义的,也就是说比如“信用监管机构对企业信用档案的管理模式”这样的命题才是有意义的。但是,并不排除在建立信用体系的过程中,企业信用档案的各形

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面,形成企业信用档案的来源多,不固定;另一方面,企业的各方面情况是不断变化的,这就决定了信用档案必然要不断丰富、更新和优化,企业的最新信用记录都必须及时得到补充和更新。也就是说,企业信用档案一旦建立,就注定了是动态的而不是静止的,为了保持信用档案的常新与完整,避免内容老化和材料的残缺,再加上信用档案的内容常有较明显的“时限”要求,而人们对信用档案的利用又往往有时效性要求,这一切都促使企业信用档案的收集主体必须经常地、及时地不断补充和更新材料,以适应信用工作的需要。

注意,这与其他档案的不断补充是有区别的。人们在利用其他档案的时候,往往是其中的一部分材料最终满足其利用目的,但惟有进行信用考察的时候,必须把该企业的所有信用档案作为了解的整体,进而进行信用分析,才能得出信用结论。但企业信用本身就不是一成不变的,它处于不断的变化和,。而且,由于一、特定,因此,某一时期企业的信用度。这就意味着企业信用档案管理者必须时时注意相关企业哪怕一丁点的微小变化和变化的趋势,以便给决策者一个正确的信用导向。所以,对企业信用档案的补充和更新显得更为迫切。

注释:

①李长顺,李杰:《加快建立企业信用档案为企业的发展服务》,载《山东档案》2002,(6):15。

②张兆忠:《关于建立企业信用档案的思考》,载《中国档案》2002(7):29。

③宣晓妹《:浅谈信用和信用档案》,载《上海档案》,2002年第3期。

④苗文化、程鹏:《说说信用档案》,载《山西档案》2002,(5):30。

⑤扬中市档案局:《关于企业信用档案的调研报告》,载《档案与建设》2002,(2):24。

⑥韩玉梅:《外国现代档案管理教程》,中国人民大学出版社,1999年77页。

⑦王欢喜:《略论信用档案》北京档案,2002,

(6):20。

(南宁市,邮编:530006)

(责任编辑邓绍兴)

成主体在保存原件的基础上,将企业信用档案以复制件的形式向某一机构集中。

四、外在性

正如前文指出的那样,企业信用档案的这一概念的出现,其土壤不在“内”而在“外”,本质上是对“经济人”内部行为的一种控制,是对外在强制秩序的一种必然要求。有电视节目有如下报道,一户居民在装修房屋时购买了一份保险,若在房屋装修过程中出现质量问题可以得到理赔。结果在房屋装修结束后墙壁果真出了问题,然而在要求保险公司理赔时却两次遭到拒绝。最后是在新闻媒体介入之后,这家保险公司才答应赔偿。至此我们可以问:一个企业违约了,对这个“历史污点”它会不会将其老老实实记录在自己的档案里边?答案是很可疑的。所以说,企业信用档案事实上是某个组织(或企业)为经济利益的相对或相关企业而建。根据另一份调查,在问及企业信用档案材料是否应由企业自行收集、整理、管理、发布时,银行、工商等一系列受访者都给予了否定的答复,各部门认为企业信用档案应由独立于企业的外在客体予以建立,企业可以提供一些相关材料,但为了保证企业信用档案的公正观,即便由企业提供的那部分材料,的甄别,以去伪存真。⑤

从价值上说,,档案因利用和“第二价值”,即对原机关的原始价值和对其它机关与私人利用者的从属价值。就这方面而言,企业信用档案的一个显著特征就是“第二价值”的凸显和“第一价值”的淡出。这也是企业信用档案“外在性”的另一层意思。简言之,它的价值就是为“他者”提供的依据、参考价值。

但是,有必要指出的是,这种对外的依据、参考价值是相对的。从哲学上来讲,所谓规律性只能证明历史事实上是如此,而不能绝对地指向未来。这种依据、参考价值不能够被教条化和机械化,并据此来绝对地指导现实。一个企业过去守信并不代表它永远守信,而反过来也一样。所以,国际对信用档案的通行惯例是这样的:正面记录保留10年,负面记录保留7年。⑦这意味着对一个曾经名誉扫地的企业来说,他们仍然有机会重获信任(当然,他们为此付出的代价也是很沉重的)。不如此理解,就不可能辩证地看待企业信用档案。

五、动态性

企业信用档案之所以具有动态性,是因为一方

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[作者简介]黄世　,男,广西民族学院管理学院教授、博士,硕士生导师,研究方向为科技档案(含企业

档案)管理和档案管理现代化;郑明,广西民族学院管理学院99级档案专业学生。