办公室管理条例

办公室管理条例1.0

为营造规范、宜人的办公环境，保持办公区域的整洁，促进办公室管理的规范化、制度化，特制定本制度：

第一条 公共区域管理

1、 公共区域范围：包括但限于办公室前台区域、会议室、过道、茶水间、员工休息区、

接待区等公共使用的区域。 2、 公共区域管理责任人：人事行政部 3、 公共区域管理细则

3.1 清洁卫生：由清洁公司负责公共区域的清洁，人事行政部进行监督，检查项目如下：

✓ 公共区域的家具清洁无尘 ✓ 地面洁净 ✓ 无垃圾积压 ✓ 茶具清洗干净

3.2 环境整洁适宜办公，检查项目如下： ✓ 窗帘应保持在统一高度 ✓ 空调保持在适宜温度：25度 ✓ 各项物品整齐摆放在指定区域 ✓ 白板干净，配备白板笔和白板刷 ✓ 各项照明正常

✓ 绿化植物无枯叶、死叶或虫害，水养植物保证水源充足

第二条 员工个人区域的管理

1、 员工个人区域：指员工的办公台、办公椅、电脑及其周边区域。 2、 员工个人区域使用及管理责任人：员工个人

员工个人区域监督责任人：人事行政部 3、 员工个人区域管理细则：

3.1 物品摆放及管理：

✓ 办公台、办公椅按规定位置摆放，未经人事行政部同意，不可随意调整

✓ 员工应保证办公家具的正常使用，如出现损坏应及时通知人事行政部安排维

修。如属人为损坏，人事行政部将要求使用人支付维修费用。

✓ 办公桌面应保持整齐、清洁，不可摆放与工作无关的其它物品（适当的植物除

外）

✓ 垃圾篓应摆放在办公台下方，不得摆放在其它公共区域 ✓ 下班或离开座位时，应把椅子摆放在办公台下

✓ 员工应保证个人区域的环境清洁，地面不得有杂物或垃圾 3.2 电脑的使用

✓ 员工应保证电脑设备的正常使用，如出现故障应及时通知人事行政部安排维

修。如属人为损坏，人事行政部将要求使用人支付维修费用 ✓ 为保障公司信息安全，电脑应设置密码，离开座位时应锁定

✓ 下班时，必须关闭电脑主机和显示器。遇周末和假期，应保证电源关闭 3.3 员工行为管理

✓ 所有员工应统一佩戴公司工牌

✓ 办公室内全面禁烟，如有需要可到办公室外，办公楼所指定的区域吸烟 ✓ 下班后，应对抽屉、文件柜等上锁以保证资料、物品安全

✓ 广州总部办公室的就餐区域安排在茶水间、接待处和培训室，严禁在其它区域

就餐。就餐后，应清洁桌面及将桌椅摆放整齐。

✓ 工作时间内，严禁上与工作无关的网站、使用员工活动区的文娱设备。 ✓ 保持办公环境清洁，切勿乱丢弃垃圾、倾倒茶水

4、如有员工违反管理细则，人事行政部将请该员工乐捐50元/次作为公司员工活动费用。（乐捐通知单附后）

第三条 公共设备的使用管理

1、 公共设备：包括但不限于打印机、传真机、复印件、碎纸机、网络设备、电话设备、

饮水机、微波炉、电冰箱等公共使用的设备。 2、 公共设备的使用人：全体员工

公共设备的监督人：人事行政部 3、 公共设备管理细则

✓ 员工应保证办公设备的正常使用，如不清楚使用方式，应与人事行政部联系 ✓ 电脑安装时已连接相应打印机，如出现故障，应与人事行政部联系

✓ 各项公共设备如发现故障，应及时通知人事行政部安排维修

✓ 下班、周末和节假日，人事行政部负责关闭除传真机以外的公共设备电源。遇

加班需要使用公共设备的，由最后一位离开办公室人员负责关闭。

第四条 快递收发管理

1、 快递：各办事处之间、与客户、供应商之间的文件、物品往来。 2、 快递收发管理：人事行政部 3、 快递收发管理细则：

✓ 广州、深圳的快递收发，统一交由前台文员处理，北京代表处的快递收发统一

由行政助理处理。

✓ 客户服务部的物流发货由客户服务部自行安排，但选择快递公司应遵从相关原

则。

✓ 寄件人应将快递封装好，填写快递单，于每日17：00前交相关人员处理，并

自行填写《快递登记表》（见附件）。

✓ 相关人员于每日下班前安排寄走当天所有快递，如遇急件需马上寄走，应向相

关人员说明。

✓ 同一地点的快递，寄走前应汇总为一份寄出。 ✓ 选择快递公司，应遵从以下原则：

✓ 对于高价值物品，寄件人务必填写报价，否则如有丢失，公司将追究寄件人的

责任。

✓ 文件、小型包裹由前台文员统一签收，及时派发给收件人，同时做好签收登记。 ✓ 到付快递由前台文员或行政助理统一支付费用，如需使用快递单登记，登记后

应及时归还给前台文员或行政助理

✓ 广州总部商务部、客户服务部的大型、高价值快递，应通知指定收件人进行签

收。

✓ 遇节假日收发快递，应保留快递单、收费凭证交前台文员或行政助理登记报销。 ✓ 申请月结费用时，应附上对账单及《快递登记表》复印件。 ✓ 计划财务部不接受除前台文员或行政助理外人员的快递费用报销。

第五条 会议室的使用管理

1、 会议室：包括会议室、培训室和接待处 2、 会议室的使用人：全体员工

会议室的监督人：人事行政部 3、 会议室管理细则：

✓ 会议室的环境整洁由人事行政部负责，具体参照本制度的“公共区域管理” ✓ 会议室的使用实行预约登记，使用人应至少提前半天向前台文员预约会议室的

使用，并注明需要提供的会议设备。（《会议室使用登记表》见附件） ✓ 遇重要客户来访，需要准备鲜花、水果等，应至少提前一天通知人事行政部安

排购买。

✓ 遇特殊情况，前台文员将调整会议室的使用时间或地点，并及时知会相关部门

和人员。

✓ 会议开始前，到前台文员处领用会议设备并签收。

✓ 会议结束后，应将桌椅摆放整齐，清理垃圾、关闭会议室空调。如有使用茶具，

应交前台文员及时清洁。如未有及时清理、未有关闭空调，人事行政部将请会议登记人乐捐50元作为公司员工活动费用。

✓ 会议设备使用完毕后，应及时向人事行政部归还会议设备，如有遗失，人事行

政部将要求借用人赔偿。

第六条 客户来访管理

1、 客户：包括但限于到访公司的供应商、银行人员、客户、应聘者等公司以外的

人员。

2、 客户来访责任人：被访人员

客户来访监督人：人事行政部 3、 客户来访管理细则：

✓ 遇客户来访，前台文员应起立微笑打招呼，询问清楚对方姓名、单位名称和访

问我司的人员姓名、部门及来访原因。

✓ 请来访人员在《来访登记表》中登记，同时通知被访人员。（《来访登记表》见

附件）

✓ 向来访人员派发《访客证》，并按被访人员的要求带到指定区域。

✓ 来访人员离开时，前台文员应收回《访客证》并在《来访登记表》中注明。 ✓ 遇来访人员需携带物品离开，经被访人员和人事行政部确认后，前台文员安排

出具放行条。

第七条 本制度第一条 至 第四条 适用于广州、深圳、北京三地办公室；第五条 至 第六

条适用于广州、深圳两地办公室 。各地分公司的管理条例，将另行颁布。

第八条 本条例解释权在人事行政部。

第九条 本条例自颁布之日起实施，如有修改以公司最新发文为准。

人事行政部