高校人事档案整理中的编号与归档章

YANJIUTANSUO

研究探索

兰台世界２０１２·５

月中旬

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KEXUEGUANLI

排列为１０１号，其档案编号标为：ＲＳ１２—１０１—ＪＧ。

高校人事档案的排架：上述规定的高校人事档案编号模式属分段开放型编号方法，在首次编定编号前，可先在分类号下集中相同“区分号”的人事档案，再依次给出案卷号。编号排架时，根据分类号—案卷号纵向排列。

三、高校归档人事档案材料的归档章

１．归档章的项目。人事档案材料归档章的作用有四：一是确定归档人事档案材料归属于具体某教职员工的人事档案；二是固定某个教职员工档案中每份归档人事档案材料在其人事档案中的固定位置与完整性；三是为后续递增归档人事档案材料插“件”、编目，查找利用档案材料实体的存、调等管理工作提供条件；四是保持具体某个教职员工人事档案的归属地变动后，其归档章内各项目的延续与稳定。基于归档章的作用，可由以下部分组成：（１）姓名：以某个教职员工个人信息而集中的个人档案材料的教职工的姓名；姓名实质上等同于一个全宗档案的全宗名。在整理归档人事档案材料时，首先是按“全宗”—姓名集中，即确定归档材料归入某个人的人事档案。（２）类号：根据中组部《干部档案整理工作细则》：十大类分类方归档个人档案材料的排列序号，即材料归入某个教职员工档案下某一类号内的排列顺序号，从１至Ｎ标识。需要指出的是同一事由的多件文件材料应分别编制件号，既方便借助计算机检索，又有利于档案材料统计。（４）页数：归档的每件个人档案材料的页数。页数表示每件材料的完整性。

２．人事档案归档章填写方法与格式。高校人事档案材料归档章３８

兰台世界２０１２·５月中旬

所要填写项目包括上述的姓名、类号、件号与页数，填写时应使用符合档案保护要求的字迹材料。高校人事档案材料归档章的格式我们参考中华人民共和国行业标准ＤＡ／Ｔ２２－２０００《归档文件整理规则》中５．３条归档章规格：长为４５ｍｍ，宽为１６ｍｍ；平分成２行，第二行平分成３列，即分为４格，括号内加注的提示文字，用以说明各项目在归档章中的位置，制作归档章时无须刻出，以减小归档章的大小，节省归档章占用空间。该份归档人事档案材料是ＸＸＸ教职工人事档案中的第１类、第３件、材料为２５页。

归档章所用材质和外形，各高校以方便使用为原则自主选择。３．盖章位置。归档章一般应加盖在归档人事档案材料首页上端靠右边（左边留够装订的位置）的空白位置；如果首页上方被文字或其他符号所占用，可盖在首页的其他空白位置；首页确无盖章位置可以在首页前另附纸页加盖归档章。总之，归档章尽量不要压住材料字迹，以最大限度地保护材料的原始面貌为原则。

综上所述，本文对高校人事档案整理中“编号”和“归档章”，提出了具体的编制与修改建议方案，其目的是为国家有关部门制定（修订）指导干部档案规范整理的法规性文献或标准，提供实践经验的归纳实现归档人事档案材料以“件”为单位的整理方法。

参考文献

［１］［２］［３］秦蓉．取消高校人事档案“成套装订”研究［Ｊ］．兰台世界，２０１１（２）．［４］国家教委办公厅编著．高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规

四川科学技术出版社，１９９４．范［Ｚ］．成都：

［５］朱玉媛．现代人事管理［Ｍ］．北京：中国档案出版社，２００２．

［６］中华人民共和国档案行业标准．归档文件整理规则ＤＡ／Ｔ２２－２０００［Ｓ］：附录图Ａ１归档章式样．

．★课题名称四川省教育厅２０１１年度科研重点项目（１１ＳＡ０８８）

案，在“姓名”下，将归档的人事档案材料归入具体的类别。（３）件号：与理论基础的铺垫，改革当前高校人事档案成套装订的传统整理，