档案管理汇报材料(8合同)

汇 报 材 料

山东省滨州至德州高速公路第八合同段

山东省公路建设（集团）有限公司项目经理部

二○一三年十二月三十日

山东省滨州至德州高速公路第八合同段

档案编制汇报材料

一、工程概况

滨州至德州高速公路，起点(K０+000)位于沾化县邓王村西南，接荣城至乌海高速公路辛庄子至邓王段的终点(辛邓路桩号为K67+940)；终点(K143+069.205)位于德州市德城区，与德州至衡水高速公路河北段相接，全长143.069km 。第八合同段由山东省公路建设（集团）有限公司承建，起点桩号K86+200，终点桩号K98+000，全长11.8公里，途经陵县、宁津两县。全段共设大桥1座, 桥长140米；中桥5座，共计384米；通道23座，共计272米；分离立交3座，共计600米；天桥1座，桥长90米；互通立交1处，桥长90米，中标合同价31265万元。

二、竣工文件材料归档编制

（一）、合理组织、分工明确

我项目部成立后，即成立了档案管理办公室，从事档案、施工资料等的管理工作, 并先后两次派出管理人员赴青州、济南学习档案管理工作。成立竣工资料编制小组，小组成员分工明确，根据《山东省滨州至德州高速公路档案编制办法》及《施工、监

理单位竣工档案编制细则》的要求，认真研究竣工资料编制办法，确保档案资料编制的系统性。

（二）、认真落实预立卷制度

根据交通运输部《施工、监理单位竣工档案编制细则》的要求，在项目管理过程中严格落实预立卷制度。我部预立卷主要包含：项目管理（合同变更管理、人员机械设备管理、收发文、管理制度和管理体系等）、试验管理（施工检测资料、原材料、取土场等）、原始记录管理（路基土石方、结构物、路面结构层、路基路面排水防护等）。预立卷制度是项目管理和竣工资料的整理的基础，预立卷制度的落实对促进四化管理和竣工资料的整理起到了重要的作用。

（三）、编制工作细致、认真

本项目共提交了竣工资料771卷。其中竣工图纸11卷，照片档案1卷，项目管理及合同、变更管理26卷，工程结算资料4卷，实验档案125卷，质量控制、原始记录、质量评定档案600卷。编制过程中以全面提高档案质量，达到标准化、规范化为要求，做到以下几点：

1、档案形成的纸张符合相关标准，不使用粗糙纸张作档案书写材料，不使用圆珠笔、蓝墨水笔易褪色的书写材料，以确保档案字迹的耐久性，卷内文件材料字迹、线条清晰，表格统一规

范。

2、组卷时按照公路工程文件材料的自然形成规律和成套性、连续性、系统性的原则，科学分类，以便于查找利用。

3、严格按照归档范围归档，档案收集齐全、完整，档案能全面反映工程项目全貌，现场资料原始、真实，检测频率满足要求，能够反映工程质量控制过程。案卷内文件材料所反映的工程项目情况均规范、准确且手续完备。

4、每件文件装订均用白色档案专用线，统一打孔器打孔，采用标准方法缝制，以利于长期保存。档案分类、保管期限、编目、装盒严格达到标准要求。

(四) 、竣工资料自审工作

竣工资料编制完成后建立档案工作台帐，做好档案统计和鉴定工作，由档案编制小组组织专人对整理完成的竣工资料进行检查核对。对工程建设中形成的各种试验记录、施工记录以及往来的报批文件，详细审查签字盖章是否齐全，内容中数据是否翔实可查，确保档案资料的准确率及完整性。

(五) 、竣工资料专业装订

竣工资料编制完成后项目部根据自身实际情况决定由专业档案装订机构负责装订、入盒，确保了竣工资料的美观、平整和统一性。

三、关于竣工资料的几点看法

竣工资料整理工作是贯穿于整个工程项目的一个十分重要的部分，资料的累积是在施工过程中逐步形成的，而整个施工的过程环节复杂，需要相关人员共同努力协同工作。以下是我部在从事竣工资料的整理过程中总结的几点看法：

1、竣工资料的重要性。

竣工资料是对施工情况的记录，真实的反应了施工的内在质量，对建设项目具有唯一的、不可替代的重要价值。竣工资料为质量事故的分析，查找事故根源，确定造成施工的责任者提供可靠的依据，因此竣工资料的重要性将有利于促进工程质量的提高。

2、实现竣工档案规范化

施工过程中每道工序都应该具备完整的原始记录，要有专人及时归档，包括施工记录、音像资料、技术数据等，使资料从一开始就走向正规化的道路，做到不漏项，不遗失，因此资料收集中应做到以下几点:

（1）、质检资料的收集

质检资料贯穿于施工全过程，它在竣工文件中所占比例最大，整理起来也比较困难。对此项资料的收集项目部应固定专人督促、收集，并由现场管理人员负责具体落实。

（2）、试验资料的整理收集

只有合格的原材料才能做出合格的工程，因此试验室是控制工程质量的一种手段，试验室收集的资料要保证是真实的，现场产品要达到规范要求，详细做好记录。

（3）、音像资料的收集

音像资料作为档案资料重要的一部分，真实的记录了工程施工中的场景及工序、精细化施工的细部环节等。每张图片应图像清晰，附带简要文字说明，言简意赅，准确表述图片内容。

（4）、竣工图的编制

由于竣工图和设计图大部分是一样的，所以在开工前就应留一套施工图作为绘制竣工图使用，保证这一套施工图的完整、清洁，待绘制竣工图时使用。在施工过程中发现图纸中的错误要及时更正，有变更的地方要进行修改，确保工程数量准确无误，也为后面绘制竣工图提供依据和做好准备。

竣工资料的整理工作是一项十分重要的工作，它的重要性首先在于他的真实和准确，全面反映了一项工程的全部数据和过程，不允许丝毫的轻心和大意，我们将继续提高对竣工资料整理重要性的认识，使工程竣工档案整理更加科学、规范。

汇报完毕。

谢谢!

滨德高速第八合同段项目经理部

二O 一三年十二月三十日