从秘书的角度看档案的收集和利用

研究探索

从秘书的角度看档案的收集和利用

要关键词

秘书

档案

收集

利用

利于剔出没有保存价值的材料,将真正有价值的材料系统地保存下来。作为秘书,收集档案时必须具备以下几方面的意识:

河南工业大学李杨

档案作为一种重要信息,涉及人们生活的方方面面,秘书在收集和利用档案方面起着重要的作用。

秘书工作与档案工作,都是机关工作的重要组成部分,它们有着密不可分的关系。一方面,秘书工作是档案工作的基础,没有秘书的公文处理,就不会有档案管理;另一方面,档案对秘书工作具有重要的利用价值和特殊功能。这是因为档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案来源的原始性和可靠性决定了它对秘书工作有着重要的凭证和参考作用。秘书部门为了更好地开展工作,提高工作效率,需要经常利用档系统的收集档案,档案的利用案。因此,秘书人员如果不能完全、

就会受到影响。而档案的利用,直接决定秘书工作的成效。

一、档案的收集工作

档案是人类知识和智慧的结晶,是从事各项工作与研究的第一手珍贵材料。秘书是收集档案的最佳人选。秘书参与政务,其工作本身形成档案;有些档案虽非秘书工作形成,但由于秘书充当着下情上达的角色,对本单位情况了如指掌,并能广泛接触本单位各项工作形成的材料,因而其对文件材料的归档与否,在价值判断方面,比本单位其他人员全面、准确。秘书收集档案有重要组成部分,教学档案对于正确评估办学水平,研究教学及其管理规律,改进教学方法、提高教学质量,都有着十分重要的作用。因此,学校要切实重视教学档案,除加强宣传教学档案在社会上取得的效益外,很大程度上要看档案在实际工作中发挥的效用。也就是说,只有档案发挥了作用,人们确实需要它,它的重要性就会显示出来,它的价值就会得以实现。所以,从事教学档案管理的工作人员应向教学部门明确教学档案的归档范围,定期到教学部门了解、检查教学档案的收集情况,宣传档案业务知识,逐步参与教学管理,为教学工作的提供信息咨询服务。

1.法律意识。收集是档案工作的基础。由于档案材料大多出

自秘书之手,档案的规范、完整,很大程度取决于秘书部门的积累。秘书人员必须具备档案法律法规意识,这是做好档案收集工作的关键。《档案法》和《档案法实施办法》把档案工作纳入了法制化、制度化的轨道,档案事业发展有了法律的保障。如,《档案法》第十条规定:“国家规定的应当立卷归档的材料,定期向本单位档案机构或档案工作人员移交,集中管理,任何人不得据为己有”。《机关档案工作条例》第十一条规定:“机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理立卷”。如果秘书部门只管发文而不管文件的收集,或该归档的不归档,不该归档的却滥竽充数,甚至把一些重要的文件据为己有,就会严重地影响档案的完整和安全,割裂机关档案的有机整体,不利于全面系统地反映本单位工作的全貌,不符合档案集中统一管理的原则,会给日后利用档案带来麻烦。

标准化意识。档案工作是个系统工程,是秘书工作2.规范化、

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学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、教学成果与审查、上报评审考核晋升与档案部门出具验收档案材料同步;毕业分配、归档证明同步。

档案的生命在于它的4.注重教学档案信息资源的开发和利用。

实用性。收集档案的目的在于利用,如果不积极开展档案的利用工作,只是把它锁在铁柜里,成为“死档案”,就失去了它的使用价值。因此,档案管理人员要主动参与管理活动,进行调查研究,及时了解和掌握各部门教学活动情况,避免教学文件材料乱扔乱放,用时找不着,不用时又嫌碍事的状况的发生。主动为教学工作服务,为深化学校的各项改革提供信息,特别是学校教师需要解决教学方面的某些问题或是领导要作决策,档案人员要能及时提供服务。在有毕业生分配时,用人单位往往需要通过档案获取毕业生的第一手资料,如学生成绩总册、学生奖励及处分材料、爱好、特长等。

总之,教学档案资料记录了学校的工作进程,是学校文化知识积淀的一个重要侧面。教学资料要为深化教学改革、加强教学管理、提高教学质量服务,不能束之高阁,只有这样,才能真正发挥教学档案资料的作用。

参考文献:

(1)1.毛亚茹.浅谈高校教学档案的建立[J].陕西档案,2006

(1)2.范建萍等.高校教学档案的特点及管理改革[J].太原理工大学学报,2004(2)3.牛晓芳.对高校教学档案管理的几点思考[J].平原大学学报,2004

(责编:孙海燕)★作者邮箱:hnldwww@126.com

2.加强业务学习和职业道德修养,不断提高档案管理工作者的

综合素质。由于科学技术和信息产业的飞速发展,档案管理手段的现代化,档案工作者要认识到自己不足的地方,利用一切机会充实自己,使自己开阔眼界,拓展思路,有所创新,跟上时代发展的步伐,掌握更多的理论知识和现代化管理技能。

“三纳入”、“四同步”的管3.注重教学档案的收集与积累,实行

理。在教学档案管理工作中,要制定明确的教学档案目标管理标准,建立一套适用于本校的教学档案管理制度。管理者在平时工作中要十分注重教学档案的收集和积累,及时收集有价值的教学文件资料。针对教学特点,实行“三纳入”“四同步”、的管理,即将教学档案工作纳入教学计划、规划,纳入各级管理人员的岗位职责,纳入考核教学质量和管理水平的标准。教学任务的下达与提出同教

兰台世界

2007.7下半月

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中一项不容忽视的工作。秘书人员做好档案工作是工作中的重中之重。秘书工作的质量,直接影响档案和档案工作的质量。

档案是由文件转化而成的,每天都要有新的信息形成,有用的信息都是以后工作中的参考依据。在档案界有这样一句流行语:“‘昨天’的文件就是‘今天’的档案,‘今天’的文件是‘明天’的档案”。因此,公文处理的规范化、标准化将直接影响到档案工作的规范化和标准化。秘书人员必须遵循《国家机关公文处理办法》、《国家机关公文格式》、《发文稿纸格式》、《文书档案案卷格式》等一系列规范性文件的规定,才能避免文件格式不规范、内容与文种不符、通常用语与文种术语的混同使用、公文用纸与书写材料与国家规定不符、公文管理混乱、公文处理缺乏规范性、立卷环节拖拉、案卷装订不符合要求等问题,特别是能够避免受不规范的上级公文模式和错误理论的影响。

第一关,有利于剔除没有保存价值的材料,将真正有价值的材料系统地保存下来,才有了档案提供利用的价值,为利用者提供查考依据、参考凭证,并起到宣传、教育作用。

从归档与否的角度看,秘书利用档案分为归档前档案的利用和归档后档案的利用。秘书将文件材料按要求整理立卷,再移交档案部门称为归档。一年工作结束后,该年内形成的档案在此年6月(有些档案按照特定时间归档)前,保存在秘书手中,秘书在撰写本单位工作总结、大事记甚至起草公文文稿时,参考这些档案,利用电脑里的档案数据,还可以快速地完成工作。尤其是大事记的编写,如果一年的大事记全部集中在年终写,就要查阅以往档案和有关材料,甚至找知情人了解情况,由于材料不全或当事人的记忆误差,在大事记的编写过程中,就有可能发生对事件记录不详、不准、不全的现象。如果在工作过程中随时按照大事记编写要求,通过手中现成的材料随时加工,日积月累,就有可能最大限度地保证大事记的时间准确、记事真实、材料齐全。

归档后档案的利用,虽没有多么频繁,但却不可缺少。档案可以帮助人们了解以往工作情况,为今后更好地开展工作服务。如,某新到任的领导,要了解单位的情况,首先从档案入手,这说明其充分认识档案的作用,并且善于利用档案。秘书在工作中要养成善于利用档案的好习惯。秘书进行调查研究的一项重要内容就是利用档案,即包括对现实情况的研究和对以往历史的总结。如果只开展现实情况调研,得到的结论很有可能陷于偏颇。利用本部门形成的档案是最常见的,如,在察看本部门形成的档案时,可以扩大查阅范围,也许人事档案无法解决的问题,可以在财会档案中找到答案;此外,还要查阅本单位其他部门的档案,这些档案乍看没有参考价值,转换审视角度则有可能发现可贵的信息。秘书利用档案还要注意在全面的基础上准确、及时对档案材料的可靠性进行鉴定。所以,档案工作离不开秘书工作,秘书工作又依赖档案工作。

档案利用一般是指对档案的阅览与查借,在实际工作中,档案对秘书工作的作用主要体现在以下几个方面:(1)档案为秘书人员起草公文提供大量的佐证材料。如写计划、总结,大事记、调查报告等文章,没有大量、翔实的档案材料,是无从下笔的。(2)档案是信息的来源,可为秘书提供有用的信息。秘书工作的一个重要职能就是当好领导的参谋助手。当领导进行决策时,秘书人员通过查阅档案,为领导提供客观、可靠的信息,避免领导决策失误。(3)档案为公文处理提供参考。公文处理要求“及时”、“准确”,秘书人员在处理现行文件时,往往需要查阅过去处理类似问题的一些文件、资料作为参考。(4)档案为秘书人员进行秘书工作理论研究提供材料。如,通过分析档案材料探讨各个历史时期公文写作的不同特色,公文处理的规范化、标准化等问题。

今天的档案与各种各样的信息一样,在社会生活中发挥着前所未有的重要作用。档案在秘书工作中的作用日益广泛,秘书规章制度、联系业务、组织部门处理其他事务,如制定工作条例、

会务等,都离不开档案的辅助作用。秘书充分利用档案这个资料宝库,对开展秘书工作十分重要。

(责编:曹辉)

3.齐全完整意识。档案具有凭证和参考作用。档案来源的原

始性和可靠性决定了它对秘书工作具有重要的凭证和参考作用。收集工作是实现档案集中统一管理的主要途径。众所周知,档案的来源是非常分散的,所有的机关、团体、组织和某些个人都可能形成档案。为了便于管理和提供利用,应将档案归档、移交、征购等集中在一起实现对档案的集中管理。

档案收集工作是把分散保存在各个机关、单位及个人手中和散失在其他地方的档案,有组织、有秩序地分别集中起来,实现档案集中统一管理的业务活动。秘书人员在收集档案时应保证收集的档案齐全完整。档案的齐全完整对一个机关而言,指的是归档的文件材料能够全面地、真实地反映本单位的基本历史面貌和工作状况,如一个机关的档案,是这个机关在行使其职责的活动中按照一定的内容逐渐形成的,处理一项工作、召开一次会议、办理一个案件……都必然会产生许多相互联系的文件材料,陆续将这些文件材料作为档案条理地积累起来,就能系统完整地反映出这个机关的面貌。如,考察一个单位一年归档的文件材料,即可清楚的了解这个单位一年来基本的工作情况;考察一个单位的全部档案材料,即可知道这个单位的整体历史。然而,因为档案材料形成的情况比较复杂,运动周期比较长,所以要使分散形成的文件材料转化为完整系统的档案,就要建立各种有约束力的规章制度,应当强化有关人员特别是秘书人员的档案意识,提高其自身素质,建立正常的档案工作秩序。

善于平时积累,是档案收集齐全完整的重要保证。这是秘书收集档案最基本的要求。秘书遇到临时性重大活动,无法像公文处理那样,形成规范的文字材料,对于这些活动的记载有赖于秘书工作的积极性,好秘书会想方设法通过照片、录音、录像等形式记载活动的情况,而且事后及时、准确地补充好文字记载。

二、档案的利用

收集、保存档案仅是手段,而利用、开发档案信息资源才是秘书工作的真正目的。秘书部门为了更好地开展工作,提高工作效率,需要经常利用档案为领导服务,为自己的本职工作服务。秘书人员是公司的纽带,起到上传下达的作用。以提供文字材料处理为主要特征是秘书人员的内容之一,也是秘书收集和利用档案必须具备的素质之一。秘书是收集档案和判断档案价值的

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