会务管理制度

会务管理制度

第一章 目的

第一条 为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成公司预期考核目标，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。

第二条 与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到：不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，并严格遵守执行会议的各项决定。

第三条 会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议管理。

第四条 本制度适用于公司各部门及全体员工。

第二章 会议类别

第五条 本制度所指的会议包括公司周例会、月例会、季度例会、年度总结会、经管委会

议、专题会议、部门日常管理例会和接待会议等。

第六条 专题会议指公司涉及两个及以内部门（不包括行政管理部）研究专项项目、部室工作会议、部室专题会议等。

第三章 会议的组织管理

第一节 周例会

第七条 周例会是各部门汇报上周工作情况，安排下周工作计划，未完成的工作，待协调的工作，合理化意见；总经理宣布各项决策和通知，布置工作任务。

第八条 周例会原则上每周召开一次，每次时间控制在60分钟内。

第九条 周例会由本月分管经理主持，公司总经理、部门负责人等经营班子成员参加，参

加会议的人员应积极发言、明确表态。

第十条 周例会会由行政管理部通知、记录和整理会议纪要。

第二节 月例会

第十一条 月例会是通报上月经营情况和各项工作完成情况，总结上月工作，部署本月工作，对上月未完成工作任务，查找原因，寻找对策。研究解决当前日常管理中亟待解决的问题，传达上级有关会议、文件精神并提出要求，贯彻落实其他会议需研究通报的事项。 第十二条 月例会时间为每月最后一周的工作日，由董事长确定开会时间和会议议程，会议由副总经理主持，公司全员参加。

第十三条 月例会由行政管理部通知、记录和整理会议纪要。

第三节 季度会议

第十四条 季度会议是公司对季度生产经营完成情况进行总结分析，制定下一季度工作任务的的会议。会议听取各部门、副总经理有关上季度工作汇报和总结，由会议总经理对此作出明确的评价，针对存在的问题分析原因，指出计划完成较差或执行不力的责任部门或人员，提出解决办法，落实改进方案，明确提出并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务；会议部署下一季度工作计划和工作重点。

第十五条 季度会议每个季度的最后两周召开。

第十六条 季度会议由公司董事长批准，公司全体员工参加，会议由董事长主持。 第十七条 季度会议由行政管理部通知、记录和整理纪要。

第四节 年度总结会议

第十八条 年终总结是对一年内所有工作加以总结，分析和研究，肯定成绩，找出问题，得出经验教训，摸索工作中存在的规律，用于指导下一阶段工作的会议。

第十九条 年终会议时间定为次年元月举行，公司董事会成员、股东及全体员工参加，各类合作伙伴及客商参加。

第二十条 年终会议由公司董事长主持。

第二十一条 行政管理部负责通知、记录和整理纪要。

第五节 经管委会议

第二十三条 经管委会议召开时间采取不定时召开制。

第二十四条 经管委会议由公司董事长批准，分管的部门负责人主持，相关方案参与人员参加。

第六节 专题会议

第二十二条 公司专题会议是研究批准相关部门提出的行政、招商、策划、工程、财务等工作方案；分析该方案提出的的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议。

第二十三条 专题会议召开时间采取不定时召开制。

第二十四条 专题会议由公司董事长批准，分管的部门负责人主持，相关方案参与人员参加。 第二十五条 专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要。

第二十六条 专题会议结束后1个工作日内，由承办部门将此方面的《专题会议纪要》下发。

第六节 对外接待会议

第二十七条 对外接待会议主要包括政府机关、上级领导及外来客商来公司检查、指导工作的汇报会议。

第二十八条 对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关部门负责人主持；属于业务对接的由公司总经理和指定人员接待。

第二十九条 对外接待会议属公司层面的由行政管理部负责联系和组织；属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织，行政管理部可协调会议室安排接待等工作。

第七节 其他会议

第三十条 公司党委会、党员大会、职代会（工代会）、董事会、监事会及团队研讨等其他会议，可根据实际或部门职责由公司有关部门对应组织。

第四章 会议的组织、管理和服务

第一节 会议的组织

第三十一条 会议的批准

（一）临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准，公司级大型会议须经董事长批准。

（二）本制度已列出的会议按照规定程序批准。

第三十二条 涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议，由行政管理部联系，备案会议情况；需行政管理部协调安排的，由行政管理部统一安排。

第三十三条 会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议议程、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。

第三十四条 会议通知

（一）会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知，大型会议需至少提前2个工作日通知。

（二）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。 第四十四条 会议的准备

（一）做好会议通知。确保应到人员按时参会。

（二）做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置和设施检查及服务。人员和服务用品。

（三）做好参会人员的引导和组织。

（四）重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、

餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排。

第二节 会议室的管理与服务

第三十五条会议室由行政管理部负责管理。

第三十六条 会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。

第三十七条 会议室要做到会议召开前20分钟各项工作准备结束，会后30分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。

第五章 会议资料管理

第一节 会议纪要的整理与印发

第三十八条 会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由总裁办和会议组织部门负责拟写和下发。

（一）周例会、月例会、季度会议、年终总结会、专题会议及对外接待会议等须整理会议纪要，会议纪要与公司规章制度具有同等的效力。

（二）专题会议根据安排整理会议纪要。

（三）其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。

第三十九条 会议纪要的签发

周例会、月例会、季度会议、年终总结会结束后，行政管理部及时整理会议纪要，报公司总经理审核、签发后印发。其他会议纪要由会议组织部门及时整理，报分管领导审核签发后印发。 会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。

第四十条 会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成，特殊情况除外；若会议纪要决定、事项涉及保密内容，应派人直接送达签收。

第二节 会议资料的存档

第四十一条 各类会议资料必须存档。周例会、月例会、季度会议、年终总结会、专题会议及对外接待会议等会议资料由行政管理部负责按季度分类分次存档；其他会议资料由各承办部门自行存档。

第四十二条 公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。

第六章 会议精神的督办

第四十三条 行政管理部负责对周例会、月例会、季度会议及有关专题会议的重大决定事项进行督办。

第四十四条 对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门、人员予以支持、配合。

第四十五条 公司办公室负责对会议决定事项进行分类整理，按照会议要求的时间以书面形式对有关责任人和责任部门进行逐项督办，并定期向公司领导汇报。

第七章 会议纪律和要求

第四十六条 会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续。 第四十七条 不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。

第四十八条 会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。

第四十九条 会议发言要言简意赅，按照规定时间发言。

第五十条 会议务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，会议应严格控制时间。各级会议主持人应主动接受监督。

第五十一条 会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。

第五十二条 做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。

第八章 附则

第五十三条 本制度自下发之日起执行。