OA办公自动化报告书

司太立制药OA办公自动化系统

项目报告书

一、项目必要性

通过这些年的稳步发展,司太立制药无论从资产规模、经济效益都发生了很大的飞跃,但同时我们也清醒的认识到,处在信息化工业化高度融合的时代,现代企业实现信息化管理是参与国际竞争的基本前提;只有实现企业的整体信息化,才能构造整个企业供应链的信息化平台;企业信息化不是效益工程,而是生存工程。在此指导思想下,公司对信息系统的引入做了大量的工作,在硬件、软件建设上投入巨资,还包括规范化、标准化工作,专业的信息化应用、人才培养、计算机应用技术的全面普及。公司内部有三十多个职能部门,在杭州的销售部,上海的研发中心,江西的分公司,组织机构复杂庞大。传统的办公模式已经严重制约的企业的发展,已经不适应现代企业的发展要求。在这种情况下,公司引进了泛微协同OA办公自动化系统,全面推行办公自动化。

二、项目基本情况:

泛微协同办公系统是真正的协同办公,即在统一的企业信息平台上实现对公文、销售、人事、资产、客户、采购等业务处理。泛微协同办公系统提供了一个协同的、集成的办公环境,使所有的办公人员都在同一个性化的信息门户中一起工作, 摆脱时间和地域的限制,实现协同工作与业务工作管理。本系统具有以下特点:

1、功能强大:几十个功能模块,涵盖个人办公、企业管理、沟通交流、商务应用、实用工具等方面,最大程度的满足企业的办公需求;

2、使用方便:人性化界面设计,多种操作导航方式,无纸化办公; 3、安装维护简单:快速安装和数据备份恢复;

4、安全可靠:数据可备份、可恢复,完善的权限控制,提供电子印章等特定功能,保证信息发布、传输的保密性;

5、性能稳定:B/S架构,HTTP服务器采用Apache,MySQL数据库,Windows系

统操作平台,性能稳定,速度快,容量大;

客户端界面

OA办公自动化主要包括以下功能模块:

1、个人办公个人办公提供个性化的工作界面,方便用户处理日常的工作事务。

通讯录:方便的建立个人通讯录信息,并提供分组、按姓氏索引,导入、导出等

功能,支持Outlook与Foxmail通讯簿格式。

个人考勤:可进行上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记等,并自动生成考勤情况供领导查看。

日程安排:可进行事务的编辑、安排个人日程,并可按日历形式快速的进行查看,同时还可对日常事务进行订制及采用短信提醒。

工作日志:非常实用的记事工具,采用Html编辑器,并可提供查询。 个人文件柜:方便用户存放和管理自己的文件,提供文件夹建立、文件添加和修改、文档全文检索、文件和文件夹移动等功能。

文件操作:与Office 完美集成,包括Word文档在线编辑、自动上传、痕迹保留、文件套红、全文批注、手写签名、电子印章、打印等功能。

流程操作:电子化企业的工作流程,可执行流程申请提交、填写表单、上传附件、流程审批、协办、委办等操作,并可查看流程图。 2、企业管理

人事档案:可进行员工人事信息的编辑,并可上传照片,形成企业详细的人事信息库,并可进行人事档案的查询。

考勤管理:与个人考勤相结合,方便管理者查看考勤的情况,掌握员工的动向,例如某一时间段人员上下班、外出、请假、出差情况,并可对外出人员的申请进行批示。

工资管理:可定义工资项目,新建工资上报流程,录入员工的工资奖金信息,查看各部门工资上报的报表等,并可查询统计报表或导出到EXCEL。

固定资产管理:可配置固定资产的折算参数,新建、修改、减少固定资产,进行资产的折旧处理,并可对资产的情况进行统计、查询。

图书管理:包括图书类别管理、图书信息录入和图书查询等功能。

会议管理:包括会议申请,对申请进行批复,管理和查看自己参与的会议信息,按照指定条件查询会议信息并导出为多种报表格式,同时还可对会议室进行管理,查看其预定情况。

车辆管理:方便企业对车辆的信息进行管理,并跟踪车辆的使用情况,包括车辆的基本信息管理,车辆使用申请管理,查询车辆使用情况和结果报表导出,车辆维护记录编辑及查询等。

客户管理:包括客户信息管理、联系人信息管理、交往信息管理等,并可进行各种信息的查询。

销售管理:包括产品信息管理,销售记录管理,产品信息查询等功能。 工作计划管理:包括“工作计划查询”、“工作计划管理”和“工作计划类型设置”三部分。“工作计划管理”可由管理者制订相应的工作计划及确定发布范围。 3、常用工具

提供多种实用的办公辅助工具,增强沟通和办事效率,使办公更为便利、快捷。 电子邮件:又分为内部邮件和Internet邮件,包括收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱设置等功能,并可设定短信提醒。

短信息:短信是其他消息传递的辅助手段,可以迅速的把消息即时“推送”给用户,避免事务处理的延迟。短信又可分为PC短消息和手机短信,包括短信编辑、发送、查看、短信箱管理等功能。

网络会议:便于远程会议的进行,具体包括网络会议的创建、申请、发布、提醒设定、发布范围设定、信息录入、信息查询等,并可选择以文本方式召开或以语音视频方式召开。

公共文件柜:提供存储公共文件的地方。可定义公共文件夹,指定文件夹的管理权限和开放权限,上载文件到相应文件夹,并支持附件上传。

网络硬盘:网络硬盘用于存储一些应用程序和文件,具有对文本和WORD文档全文检索、文件移动等功能,允许在线编辑Office文档。

三、项目建设和实施情况

本自动化办公系统由泛微协同办公软件+硬件架构,主要包括网络建设、电脑终端、服务器、路由器、服务数据库、邮件服务系统、视频会议系统等构建而成。在公司原有的电脑网络架构的基础上通过增添必要的信息化硬件设备和安装软件,从而构成一个完整的自动化办公系统。项目总投资60.24万元,其中软件投资32.9万元。涉及的主要设备清单如下:

四、项目意义

1、项目运行开通以来,不论是自上而下的公文通知、请示报告、会议纪要,还是同级部门之间的业务通知、协作信息,都会及时的出现在OA系统中,加速了信息传播、沟通速度,形成了自上而下统一的高效信息传播途径,提高了日常工作效率,实现无纸化办公。OA办公自动化系统是我公司信息化建设的重要的组成部份,是企业推进两化融合的必由之路。本项目的开展进入企业管理和工作流程后,极大地提高了工作效率。

2、信息化的建设重新设计了企业内部业务流程,用计算机程序控制替代了一部份职能,使得企业的某些岗位、部门的职能的作用发生了变化,各部门的职能重新调整、归并,这些都意味着传统管理格局开始发生变化。

3、企业信息化建设最重要的功能就是优化企业管理流程。通过计算机和网络将员工、部门、企业,甚至于客户、供应商等紧密结合起来,完成信息流、物流和价值流的有效转移与优化。企业内部生产管理、供应链管理、客户管理、物流管理等功能全面集成优化,实现统一有效的协同工作平台,优化了公司的管理流程,提高了工作效率和业务水平。

浙江司太立制药股份有限公司

2014-4-8


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