档案保密)

论新形势下机关档案保密工作

机关档案是指各级机关、各级部门在工作活动中形成的对国家、社会和机关各项业务工作有查考价值的文字、图表和声像等不同形式的历史记录。机关档案包含了大量涉秘文件、科技成果、经济数据等，关系着国家利益和国家安全，重要意义不言而喻。2010年4月29日全国人大常委会根据我国目前经济社会开放的形势，特别是信息化的发展和电子政务的建设与应用，以及保密工作中出现的新情况、新问题，通过了《中华人民共和国保守国家秘密法》，10月1日起施行。如何利用新《保密法》，加强新形势下的机关档案保密工作，更好地维护国家安全和利益，保障改革开放和社会主义现代化建设事业的顺利进行，是广大机关档案工作者亟需解决的问题。

一、大力提高机关档案工作人员素质

三十年来的改革开放，给我国政治、经济和文化注入了强劲的活力。政府机关在频繁的政治、经济、科技和文化交流合作中，扮演着十分重要的角色，所形成的机关档案数量也越来越多、内容越来越丰富；同时，机关档案保密工作也出现了新情况、新问题，对机关档案管理人员的素质提出了新的要求、新的标准。相关工作人员必须更新思想观念，提高自身素质，以不断的适应新形势的要求，使档案保密工作更具有针对性和有效性。

针对在原来档案管理过程中，不少工作人员容易出现保密意

识淡化、现代保密技术运用不熟练等问题，我们需要采取一系列措施来强化提高机关档案工作人员素质。首先是重视机关档案工作人员政治素质的培养。政治素质是档案保密人员的行动指南，不能因为社会发展就有丝毫懈怠，他决定了机关档案工作人员政治理论水平、政治态度及职业道德等。这就要求机关档案人员树立正确的世界观、人生观、价值观, 提高政治鉴别力和政治敏锐性, 恪守档案工作纪律，贯彻执行《档案法》，严守党和国家的机密，热爱档案事业，全心全意为人民服务，更新观念，开拓进取。其次加强机关档案工作人员业务素质培训。业务素质是指档案人员履行职责的知识水平和技术实践能力。档案人员应有较高的、相应的专业知识,即不仅学习掌握档案学理论知识,还要熟悉与档案工作相关的科技知识,如社会学、情报学、统计学、心理学、传播学及现代化设备的操作技术。所以机关档案人员不但要继承传统档案工作的理论与观念，还要有研究、探索档案工作发展中出现的新情况,利用先进技术解决新问题,丰富和发展档案工作的理论与实践。再次深化机关档案工作人员的时代意识。时代意识是指机关档案人员应具备与时代步伐相一致的思想观念。坚持与时俱进的精神，创造新观念、创造新方法。用自己的实际行动满足社会各方面对机关档案信息公开化日益增长的需求。同时在社会主义市场经济条件下，档案人员要有强烈的依法办事意识，遵守档案工作纪律，正确处理大局利益和自身利益的关系,防止违反档案工作纪律的情况发生。

二、建立完善的机关档案保密公开机制

在机关档案工作中经常面对档案信息公开与保密的矛盾关系。随着社会的发展进步，公民的知情权意识越来越强，非常迫切的需要了解一些与自己生活密切相关的档案资料，其中一部分就涉及到了保密档案，如何处理好机关档案信息公开与保密这对矛盾是我们一项新课题。我们需要在机关内部建立起一套与之相适应的审查、保障、公开、监察机制机制，及时公开已解密的档案信息，保障公民知情权、参与权和监督权的同时，确保国家信息安全。

首先，建立机关档案信息发布审查制度。应当定期对所确定的涉及国家秘密的机关档案信息进行审核。对在保密期限内保密档案信息范围变化后不再作为国家秘密的档案信息，或者公开后不会危害国家安全和利益，不需要继续保密的，应当及时解密。这样规定，既有利于有效维护国家安全和利益，又有利于节约保密成本，也能及时地为公众所利用。

其次，建立非涉密档案信息公开服务机制。机关档案的开放体现了社会政治民主化进程中对公民权利的保护。机关档案部门应积极贯彻实施《政府信息公开条例》的相关规定，扩大文件或档案形式的政府信息的利用范围和渠道，继续加大非涉密档案信息公开力度，大力推进关乎民生的非涉密档案信息的开发利用，建立与图书馆、档案馆、博物馆、科技情报机构等非涉密信息资源整合，形成信息交换共享网络一体化平台。

再次，建立机关档案工作人员监察制度。机关档案工作人员在平时工作当中长期管理涉密档案信息，针对涉密档案信息的知悉范围也很大，这些造就了档案工作人员在保密管理中具有的特殊地位。这就需要建立起完整的监察制度，进行实行分类管理，按照涉密程度划分核心、重要和一般涉密人员，将知晓国家秘密的范围，限定在最小范围。同时，不断加强对现有机关档案工作人员的培训，提高档案信息保密工作的责任感和荣誉感。

三、研究加强新形势下电子档案的保密管理

随着信息网络技术、电子政务、档案数字化的发展，大量电子档案给机关档案保密工作带来了复杂性，加强电子档案的监管成为机关档案保密工作的重中之重。

首先，严格区分机关档案信息外网和档案信息内网。外网主要与互联网相连接，负责档案信息的发布和为公众提供利用档案信息的平台；档案信息内网主要负责内部各机关电子档案的接收、传输、备份等内容。机关档案部门需要建设一套网络安全管理平台来集中监控档案信息外网和内网的网络设备、安全设备以及应用系统，对档案信息外网所面临的蠕虫病毒及黑客入侵等网络攻击形成一套监控、预警、发现、响应的机制，尽可能地保障档案信息外网的安全，使其能稳定运行。

其次，提高技术防范能力，确保电子档案安全。为防止电子文件非法外传，存储涉密文件应采用密码保护，重要涉密文件应采取专业加密软件或硬件进行加密保护；安装国家有关部门批准

的正版杀毒软件和防火墙软件，对计算机系统进行实时扫描和检测，阻止计算机病毒进入网络系统，并要及时升级，经常对服务器和客户端查杀病毒；处理涉密信息时，要打开视频干扰仪，网线等数据线要做好屏蔽，防止电磁波辐射泄密。

再次，严格电子档案的管理制度。在使用和保管机关电子档案过程中，采取“谁使用，谁保管，谁负责”的原则，接受技术部门和保密部门的业务指导，并定期或不定期地进行检查，严肃处理违规现象并及时堵塞安全漏洞；严格落实销毁制度，涉密数据存储介质报废时，必须进行清点、登记，建立销毁档案，履行必要的手续，消除泄密隐患。