私企调档函

材料学院毕业生档案存放、户口迁移、办理考研调档、签订就业协议注意事项

一、我到底该怎么存放我的档案？

1、如果考取研究生（含推免和考入本校的），按程序（见下文）办理调档手续。

2、签约就业单位了，如果是到国家机关、全民事业单位、国有大中型企业就业，这些单

位又同意接收档案，那么档案就可以放在这些单位。如果这些单位采用聘用合同制，档案可

以通过办理当地人事代理方式放在人力资源和社会保障局管理。

3、签约就业单位了，如果是三资、民营企业、股份制企业就业，这些企业按国家现行人

事政策不具备人事管理职能，档案可以通过办理当地人事代理方式放在人力资源和社会保障

局管理。如果单位不要求办理当地人事代理的话，也可以办理其他地方的人事代理。办理人

事代理证明需某地人力资源和社会保障局出具接收证明或者在协议书上盖章，接收证明可以

是传真件、扫描打印件。

4、如果没有签约就业单位，愿意回原籍发展的，可以办理申请回原籍手续。但办理回原

籍后，建议到原籍再办理人事代理。因为回原籍和到原籍办理人事代理是不同的（见下文）。

需要办理申请回原籍的，请到学校就业信息网下载“回原籍申请表”。

5、如果没有签约就业单位，不愿意回原籍而想到其他地方发展的，可以办理其他地方的

人事代理，两年择业期内也可以暂放档案于学校，但有一定影响（见下文）。办理人事代理证

明需某地人力资源和社会保障局出具接收证明或者在协议书上盖章，接收证明可以是传真件、

扫描打印件。

6、如果没有签约就业单位，想继续考研、在洛阳找工作等的，可以洛阳的人事代理的，

两年择业期内也可以暂放档案于学校，但有一定影响（见下文）。办理人事代理证明需某地人

力资源和社会保障局出具接收证明或者在协议书上盖章，接收证明可以是传真件、扫描打印

件。

二、毕业时档案究竟可以放在什么地方？

1、继续保留在教育系统，可选择以下方式：（1）继续保留在学校；（2）申请回原籍；

2、转往人事系统，可选择以下方式：（1）办人事代理；（2）转往“有人事管理的权力，

可以并愿意接收毕业生的档案”的就业单位。一般为行政单位、事业单位和国有单位可以接

收档案，目前其余的股份制、私营、三资等均无人事权。

三、档案存放选择什么方式是否是自愿的？ 具体选择什么方式，由毕业生完全自愿选择。之所以建议毕业生选择“人事代理”方式，

主要是考虑“人事代理”有一定的积极影响，而与统计就业率完全没有任何关系（与就业率

有关的只有签与不签约就业单位）。毕业生要走出“为了统计就业率才让办人事代理，越是这

越是不办”的误区，根据自己的实际需要选择档案存放方式。

四、档案可以在学校保留多长时间？将档案放在学校对自己有什么影响？ 按照规定毕业生在两年择业期内可以将档案由学校管理，两年期满学校将档案打回原籍。

学校在两年内仅仅只管理档案，不能办理转正定级手续，也不能确定干部身份。毕业生以后

落实就业单位工龄推迟两年计算。如超过两年未办理任何手续，户口将只能派遣回原籍，不

能在城市间作为干部流动。即使两年内，来学校领取档案，同样需要出具人事档案接收证明

（报到证或人事接收函）。

五、教育系统与人事系统进行档案存放有何不同？

1、性质不同：毕业生的档案继续保留在教育系统，不管时间长短，其档案的性质仍然为

学生档案；而转往人事系统一年后，办理转正定级的手续后，其档案转为干部档案。并可以

享受干部档案的配套服务项目。

2、享受的服务项目完全不同：继续保留在教育系统的毕业生档案，只能享受到档案的存

放、提取的服务项目；而在人事系统的毕业生档案可享受转正定级、档案工资的调级、连续

计算档案工龄、职称申报等与人事相关的配套服务。

六、档案存放在教育系统与转往人事系统对毕业生的职业生涯有无影响？ 毕业生的档案

选择存放方式不同可能会对职业生涯带来一些负面影响：1、不利于在不同性质的企业之间的

正常流动；2、不利于在不同城市之间的正常流动。

七、什么是人事代理？ 人事代理是政府人事部门所属人才服务机构依据国家人事政策和法规，接受单位和个人

委托、对其人事业务、人事档案及相关事宜进行集中、规范、统一的社会化管理。是目前毕

业生档案户口管理的主要途径。

八、办理人事代理对毕业生来说有什么好处？

1、可以开具出国、考研证明。2、可以办理转正定级手续，方便今后迁入其他地方。3、

可以计算工龄。4、可以购买各项社会保险。5、可以评定有关的职称。6、结婚生育子女，准

生证明。7、外出工作开具计划生育证明等。

九、什么是干部身份？干部身份对毕业生以后的发展有什么帮助？ 在我国目前行政管理体制下，通过人事组织部门办理吸收、录用干部手续后具备干部身

份，国家统一招收并分配的大中专毕业生执行一年见习期考核合格办理转正定级手续后也具

备干部身份。干部身份是国家机关录用公务员、进入事业单位的基本条件，同时也是单位之

间，城市之间人才流动的必备条件之一。国家计划内统招的大中专毕业生都带有干部身份，

如果两年择业期内没有办理相关手续，指标自动作废。

十、什么是工龄？工龄对毕业生以后有什么作用？ 工龄是指职工以工资收入为生活资料全部来源或主要来源的以年为单位的工作时间，工

龄是我国职工退休的一个条件。也是行政事业单位，国有企业工资计算的内容之一。 十一、办申请回原籍与到原籍办人事代理有何不同？办回原籍还能办理人事代理吗？

1、办理方式不同，办理申请回原籍需要在学校申请、填写审批表，学校给办理派往生源

所在地的地市一级或能接收档案的县区一级的人力资源和社会保障局的报到证。到原籍办理

人事代理，则需要原籍所在地的地市一级或能接收档案的县区一级的人力资源和社会保障局

先出具人事接收证明或在就业协议书上盖章，然后学校给办理相应的报到证。

2、办理申请回原籍的虽然档案派往当地人力资源和社会保障局，但申请回原籍不具备人

事代理的相关待遇，因此建议办理申请回原籍的毕业后到当地办理人事代理。 十二、毕业

生在人事代理后，落实新的就业单位该怎么办？ 可以直接持新单位的人事接收证明，到人事代理处办理转档案手续。如果是在两年择业

期内，落实了新的就业单位的，也可以回学校可办理毕业报到手续，即开具新的报到证，方

式是办理改派手续。

十三、如何办理改派手续？ 毕业生在两年择业期内找到新的就业单位需要重新办理就业报到证的，须持原就业协议

书、原就业报到证、原单位同意解除就业协议的证明、新单位同意接收的证明，填写改派审

批表由学院签字后交学校就业中心，学校到省里办理后可由毕业生领取新的报到证。 十四、什么是人事档案？ 人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才

能绩、工作表现的, 以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史

记录。

十五、人事档案有什么作用？

1、办理各种社会保险以及开具出国、考研等有关证明需要依据相关的档案材料开具。

2、职称申报，需要根据人事档案中所记录的工龄来确定报考资格。

3、转正定级，可以确定干部身份，从而计算工龄。在机关事业单位工龄是作为工资、职

务晋升的主要依据，是办理退休，享受社会保险的依据。同时干部身份是作为户口进入至上

海、深圳等大城市的必备条件之一。

4、户口可以根据档案中是否具备干部身份，随档案调动而随之迁移。

5、录用公务员、事业单位工作人员时所必备的审查依据。 十六、考研调档、政审如何办理？考研的签工作应注意哪些？

1、能考上、确定录取的的尽量不签协议，签了也得如是向单位说清楚考研了，“约好”

不交违约金。

2、如需考研政审，按照考取学校要求写好材料后到辅导员办公室盖章。

3、毕业生考取研究生（含推免和考入本校的），按以下程序办理调档：（1）持考取学校

的《调档函》（记着复印一份最后交学院）、《就业协议书》（一式三份，若已签订协议书，须

附用人单位出具的解除协议证明）、《调档审批表》（到招生就业处就业就业中心网页“文件下

载”中下载打印填写），按《调档审批表》内容要求，到财务处与资助管理中心（致远楼1

楼）、学院（工科1号）办理相关手续，盖章后返回就业中心；（2）把考取学校的《调档函》

（或录取通知书）复印件、招生就业处出具的调档证明交给学院并作相关登记。 十七、空白新协议书签订时的注意事项有哪些？

1、类别：选“并轨”。

2、学校意见栏：

联系人：填辅导员姓名；联系电话：0379-64231847； 邮编：471023。 联系地址：河南省洛阳市洛龙区开元大道263号河南科技大学材料科学与工程学院。

3、用人单位意见栏：

签单位时注意，一定要问清你所签的单位，有没有人事权，即能否接收档案。

（1）如果是到国家机关、全民事业单位、国有大中型企业就业，有人事权，能且愿意接

收档案的，只盖左边“用人单位（公司）章”即可，档案接收地址填写“用人单位（公司）”

的详细地址就行。如果这些单位采用聘用合同制，档案可以通过办理当地人事代理方式放在

人力资源和社会保障局管理，则右边“上级主管部门（单位）”盖公司所在地的人力资源和社

会保障局的章。

（2）如果签的是子公司，没人事权，但其所隶属的上级主管单位（总公司、主管政府部

门）有人事权、能接收档案的，除盖左边“用人单位（公司）章”外，还要盖右边“上级主

管部门（单位）”的章，档案接收地址填写“上级主管部门（单位）”的详细地址。如果这些

上级单位（总公司、主管政府部门）采用聘用合同制， 档案可以通过办理当地人事代理方式放在人力资源和社会保障局管理，则右边“上级主

管部门（单位）”除了盖总公司、主管政府部门的外，还要盖公司所在地的人力资源和社会保

障局的章。

（3）如果是三资、民营企业、股份制企业就业，这些企业按国家现行人事政策不具备人

事管理职能，档案可以通过办理当地人事代理方式放在人力资源和社会保障局管理。如果单

位不要求办理当地人事代理的话，也可以办理其他地方的人事代理。这一类，左边该公司章，

右边该某地的人力资源和社会保障局的章。此类办人事代理后，档案转寄地址：填写所办理

的某地人事代理的人力资源和社会保障局的地址。以上办人事代理的方式是：如果公司不负

责，需要自己办理，即拿上签过的协议书到相应的人力资源和社会保障局加盖章，也可以人

力资源和社会保障局单独出具接收函。 十八、关于就业档案派遣的特殊市县有哪些？

1、河南省可以直接派遣至县级人力资源和社会保障局的有：巩义市、兰考县、汝州市、

滑县、长垣县、邓州市、永城市、固始县、鹿邑县、新蔡县。根据《中共河南省委、河南省

人民政府﹙关于印发河南省省直管县体制改革试点工作实施意见﹚的通知》，这10个县（市）

成为省政府直管县。注意：其余河南省县级人力资源和社会保障局，没有直接接收档案的权

利不能直接派，只能先派至上级市的人力资源和社会保障局，例如：洛阳伊川县人才交流中

心（或者人力资源和社会保障局）只能先派遣至洛阳市人力资源和社会保障局。

2、不接收档案的几个市：北京、上海、天津、深圳、南京、广州、杭州（余杭区、萧山

区除外），这七个市一般不接收档案，即使工 作签的是这里的国有企业，也不能直接办报到证。如果需要办理报到证，需要经得该市

（一级）的人力资源和社会保障局同意，即无论签的工作是国企还是私企，都需要同时再出

一份该市（一级）人力资源和社会保障局的人事接收文件。其中，北京的可以是市人社局或

者国家某部委的接收函，天津的可以是教委的接收函，其他的均需市人社局的接收函。

3、河南省外的县级人力资源和社会保障局的派遣 河南省外的县级人力资源和社会保障局，一般也不能直接派，只能先办理市一级的人力

资源和社会保障局的报到证，但是如果毕业生联系过确定县一级的人力资源和社会保障局可

以接收档案的话，也可以直接办理县一级的人力资源和社会保障局的报到证。 十九、违约、换发协议如何办理？ 1、需要旧单位的解约证明，违约金自理；2、需要新

单位的接收证明；3、需要旧协议书；4、需要换发申请表（学院辅导员签字、学院副书记签

字、学校就业处副处长签字）；5、领新协议书后到学院找辅导员盖党委章；6、违约一般毕业

当年6月之后才能办理。

二十、户口是否需要迁移？ 河南省内考生，入学时户口没签入学校，因此毕业后可从老家将户口迁至需要去的地方。

河南省外的考生，入学时户口有的签入了学校，凡迁入的一般毕业时可持报到证办理迁出户

口手续，具体什么情况可以签、如何办理，到毕业时学校相关部门会有通知。篇二：企业申

请迁入调档的申请报告 申请报告 沂水县工商行政管理局： 蒙阴县汇通纺织有限公司现注册地蒙阴县高都镇，企业注册号[1**********]368-1，登记

机关蒙阴县工商行政管理局，公司类型有限责任公司（自然人独资），出资人、法定代表人王

沛苓，经营范围针织棉布加工销售。因企业生产经营需要，拟申请迁入沂水县夏蔚镇。 特此申请。 蒙阴县汇通纺织有限公司

年 月 日篇三：毕业生档案注意事项 毕业生档案注意事项

一、毕业生档案去向

1、就业的学生，按报到证上地址邮寄 报到证分两部分：上半部分由蓝色、下半部分由

白色组成，上下部分内容一致，仅背景颜色不同。上半部分交报到单位，下半部分存入学生

本人档案（统一派遣的由院系交到档案室，后期自己派遣的需自行送到档案室）。如下图所示： 毕业生报到时，首先要明确报到地点，其次要注意报到期限，毕业生要在报到期限内持

报到证到指定地点报到。报到地点（即邮寄地址 上图框内所示）在报到证的左上角。

2. 读研的学生，按录取学校出具的调档函中的地址邮寄 读研的学生收取到录取院校的调档函，请送至档案管理中心，以免耽误档案邮寄。（考取

辽宁大学本校研究生不需要交调档函）（获得毕业证之后才可以邮寄）

3. 对于毕业未就业的大学生的档案处理方法

（1）把档案转至生源地，由所在地级市的人社局接收

（2）把档案转至就业代理或人才交流中心（今年是否统一办理待定）

（3）把档案留在学校（赴外汉语教师等特殊情况）

二、毕业生档案邮寄形式

1. 毕业生档案以机密邮件形式发送。不以其他任何快递方式邮寄。（单位地址邮寄不到，

可以自提档案）

2. 就业单位为银行、高中、初中、小学、私企、外企的毕业生，拿到毕业证之后，到档

案中心自取。如需邮寄，请在6月30日前，到档案中心（或致电）登记邮寄地址。

3. 毕业生档案查询方式与时间 查询时间：有效期从2015年10月1日到2016年7月1日。

三、归档材料报送地点及联系方式 地址：崇山校区机关楼219 联系人；邓磊

联系电话；62202004篇四：高校应届毕业生档案问题须知 学生档案须知

一、毕业生档案流转问题 毕业生同学们：你们知道吗？档案不断浓缩着你的大学生活，而且将伴随你新的人生之

旅，档案如此重要，请你务必对下列问题给以关注。

1、 问：学生档案能否由自己携带? 答：根据国家和学校相关规定，毕业生档案不得由本人携带。

2、 问：档案转递的方式有哪些? 答：按照有关规定人事档案一般以机密件由机要通信方式转递到接收单位；但由于部分

接收单位不够级别或没与当地机要通信局建立寄递关系，不能用机要通信方式转递，只能用

中国邮政快递转递；

广州市机要局查询电话：87751312，机要局门市电话：87758303；中国邮政快递ems 查

询电话：11185。

3、 问：档案何时转递? 答：我校毕业生档案通常在七月底或八月初寄出，一般而言接收单位在2-4周内即可收

到档案。

4、 问：办理了暂缓就业的档案流转到何处？ 答：广东省高校毕业生就业指导中心，地址是：广州市农林下路72号（农林下路和东风

东路交叉的十字路口的东北角，广东发展银行大厦对面），查询电话：37627806，37627803。

5、 问：何为机要通信? 答：机要通信是较普通邮政更为保密、安全、准确的文件转递渠道，其服务对象主要是

县级以上党政军和国有企事业单位。

6、 问：有关毕业生档案具体事宜如何查询?

7、 问：有关毕业生出国留学其档案应如何办理? 答：毕业生出国留学，其档案可转至教育部留学服务中心留学人员档案室、生源所在地

人事部门（劳动部门、街道）或者政府指定的专门性档案保管服务机构，转出时应出具上述

单位开具的接受档案的信函。

应届毕业生考（保）研调档流程：

1、应届毕业生收到拟录取院校的《调档函》后，需先按函件要求到学院相关部门办理填

写《现实表现复审表》、《政审表》或《政治思想鉴定》等表格，并加盖学院相关部门的公章。

2、学生可自行将上述表格寄至《调档函》所列地址，也可将表格送至档案馆201室，由

档案馆装入档案一并寄出。

3、学校学生就业指导中心需收取《调档函》复印件。

4、《调档函》原件必须送至档案馆201室。学生应用铅笔在《调档函》空白位置上注明

本人的学号、学院、专业、手机号。

5、上述手续办结后，档案馆按《调档函》要求寄发档案。 注：上述第1至4项均可委托他人代办。 特别提醒同学们注意： 接收单位人事部门未收到人事档案，应及时查询档案转递状况，广州市机要局和邮政局

仅提供一年以内的档案流转查询业务，否则将不再提供查询服务，我校档案馆也将爱莫能助。

由于学生个人原因导致个人人事档案滞留学校超过两年的，学校将依据有关规定收取档案保

管费用。

二、遗留在学校的档案如何调档？ 档案对每个人都很重要，但由于种种原因，并没有顺利抵达你新的人生驿站而遗留在学

校，那么如何调走你的档案呢？

（1）必须是盖有公章的原件。

（2）写明个人信息，包括：学生的姓名，身份证号码，学院，专业，学号（或入学年份），

手机号等等。

（3）要写清楚收档单位和收档单位地址。

2、无人事权单位的，如私企等，可由人才交流中心开具相关的调档信函，要求同上。

3、退学的档案转递回生源地的人力资源和社会保障局（人事局），请将我校相关部门开

具的退学证明（在证明上注明学生的生源地）寄（送）档案馆。要求把档案调往其他地方的，

请按上述两点要求开具调档信函，并与退学证明一起寄（送）档案馆。 除了要求有上述调档信函外，还需由暨南大学学生就业指导中心老师在调档信函上签署

同意调档的意见或开具同意调档的信函，并加盖公章，一同送往档案馆。 特别注意：

（1）档案馆收到调档函和相关证明后，会在一到两个星期内寄发档案，我馆不负责通知

每一学生档案的寄发情况。大约三四个星期后学生应自行向收档单位查询档案收档情况。

（2）个别学生档案如果无法用机要形式寄发的（可询问收档单位档案用机要形式可否收

到），可以在调档函上注明“本人（单位）申请用ems 寄发，责任自负”字样并且签名确认，

我馆可将档案改用ems 寄发。如果因为学生个人原因档案无法寄达收档单位的，我馆概不负

责。

三、毕业生填写《全国普通高等学校毕业生就业协议书》时的特别注意事项 毕业生填写

《全国普通高等学校毕业生就业协议书》时，特别是用人单位情况一栏，最好能由派遣单位

人事部门填写或向派遣单位问清楚各项情况后再填写，做到派遣单位名称、通讯地址和邮编

详细、准确无误，以免给暑假上旬（7月底8月初）的毕业生档案转递工作带来不必要的麻

烦, 影响同学们的档案不能及时到达。 填写时还须注意以下事项：

（1）单位名称不得使用简称；

（2）要特别注意填写单位、单位隶属及档案转寄详细地址三者之间的关系： * 凡派遣单位能通过机要通信的方式投递到达的，同时也具有人事档案保管权限的(县

级以上党政军和国有企事业单位) ，应提供派遣单位的名称、详细地址和邮编。 * 凡派遣单位不能通过机要通信的方式投递到达的，但具有人事档案保管权限的，应填

写派遣单位的直属上级单位的名称和详细地址，由上级单位代转；如果直属上级单位仍不能

通过机要通信的方式投递到达的，还需进一步填写更高一级的上级单位的名称、详细地址和

邮编，直至通过机要通信投递能到达为止。 * 凡派遣单位不符合机要通信投递范围，并且无人事档案保管权限的，如派遣到民营、

外资、合资、个体等单位的同学，务必提供准确的符合机要通信投递范围并有人事档案保管

权限的档案转递单位的名称和详细地址。例如：联想集团，其档案具有保管权限的是中科院

人才交流中心；五羊-本田摩托(广州) 有限公司，其档案具有保管权限的是广州市人才交流中

心；

* 凡派遣单位与上级主管单位不在同一城市的，应提供派遣单位所在城市的具有人事档

案保管权限的单位名称和档案转寄的详细地址。例如：深圳亚奥实业有限公司北京分公司，

其档案具有保管权限的是北京北辰人才交流服务中心；上海中闻事业发展有限公司，其档案

具有保管权限的是人民日报社华东分社。

（3）广州生源毕业生凡在“三资”(合资、外资、独资) 或私企等无存档权的单位就业的,

如果单位集体在某人才交流中心已开户的，应在协议书上“档案转寄详细地址”栏填x x 人

才交流中心，档案将寄往该人才交流中心。篇五：关于调档案 您好，尚德机构温馨提示：

【关于非广省人员调动档案】：

1、 如自己工作单位是国企单位或单位里有自己档案可以让单位给自己开具一份人事关

系证明证明自己在本地有档案即可。

2、 如读书毕业时学校给到自己的学籍档案在自己手上可以直接拿到人才市场挂靠。

3、 如自己单位是私企，单位里没有自己档案，毕业时档案不在自己手上，不清楚自己

档案在哪里的，可致电到你毕业的那所学校问清楚，就算档案不在学校，学校也有记录你的

档案调到何处，一般挂靠在户籍所在地市人力资源和社会保障中心，也有例外的。清楚自己

档案放在哪里后再让人才市场给你开一份商调函拿到您档案存放地把你档案调到该人才市场

（例如：如您户籍是湖南的，而您想在珠海申请教师证，那么您就让珠海人才市场给你开一

份商调函，然后拿着这份商调函回您户籍所在地湖南把您的档案拿出来寄到珠海市人才市场，

人才市场接收到你的档案后，会给你开具一份人事关系证明，有了人事关系证明，即可在广

东申请教师资格证），但由于珠海人才市场可能会不给开人事关系证明的，而后面申请教学能

力测试时是要提交人事关系证明的，因此如珠海人才市场是不给开人事关系证明的, 我们建议

您可以把档案挂靠在广州南方人才市场，因为广州南方人才市场是可以给开人事关系证明的，

但如档案是挂靠在广州南方人才市场的，那么届时申请教学能力测试的地点就是在广州天河

教育局的，而不能在珠海申请；如您实在是想在 珠海申请教学能力测试的，除非您把档案挂靠在珠海，珠海这边的人才市场是能给您开

人事关系证明的就可以。