如何组织"标前会"和"踏勘现场"

如何组织“标前会”和“踏勘现场”

By 毅青 发表于 2008-3-5 10:35:00

推荐“标前会”和“踏勘现场”应该由招标代理机构具体组织，首先，应在招标文件中载明“标前会”和“踏勘现场”的时间、集合地点和是否由投标人自带车辆等内容。在发售招标文件几天后即《招标投标法》第二十三条规定的“招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少十五日前，以书面形式通知所有招标文件收受人”时间前几天组织和举行（留出招标人讨论和确定澄清文件的时间）。而后，代理机构按照招标文件规定的时间、地点，组织由招标人、招标代理机构、设计单位和所以购买招标文件的投标人参加的“标前会”和“踏勘现场”。

为便于操作和节省大家的时间及费用，“标前会”和“踏勘现场”最好一起组织。

程序为：

一、标前会会议程序：

地点：某会议室

时间：招标文件规定的时间

参会人员：业主代表、招标代理机构、设计人员、各投标人

会议内容：项目介绍

1、会议签到，发放会议指南；

2、会议开始，主持人介绍到会业主人员、设计人员以及项目介绍人；

3、由业主代表介绍项目情况，设计人员介绍设计方案；

4、代理机构宣布注意事项（如：踏勘现场的注意事项、书面质疑的提交时间、集合地点、车辆编号及住宿等）

5、会议结束。

二、踏勘现场

地点：项目现场

时间：招标文件规定的时间

参与人员：业主代表、招标代理机构、设计人员、各投标人

1、业主带队、代理机构组织、全体投标人代表参加；

2、业主介绍现场情况。

注：介绍现场情况时应让大家都听到，避免一家提问就只给一家讲解，引起大家误会。

三、质疑澄清会会议程序：

地点：某会议室

时间：招标代理机构现场通知

参会人员：业主代表、招标代理机构、设计人员、各投标人

会议内容：质疑（书面、口头）、澄清（口头）

1、投标人递交书面现场需澄清的问题或口头提出；

2、由招标代理机构代表口头回答招标文件投标人须知内容、附件内容，业主代表回答合同内容，设计人员回答设计及图纸内容；

3、质疑、澄清结束后，会议结束，投标人离场。

四、质疑澄清的会议决议及澄清回复

1、招标代理机构汇编质疑澄清的会议决议交招标人审定；

2、招标人经讨论和书面确认后，招标代理机构以书面方式于投标截止时间至少十五日前向所有购买招标文件的投标人发出（包括购买了招标文件却未参加标前会和未参加踏勘现场的投标企业）；

3、现场口头解答与书面解答不同之处，以书面解答为准。

如果项目比较大，参加的投标人比较多，代理机构项目经理在组织踏勘现场时，应将各单位车辆编号，带好扩声设备，留好各投标人手机，方便车辆间联系。如果是铁路、公路工程项目，站点比较远，还要考虑住宿并安排第二天及后来几天的集合地点、日程和具体时间。

“标前会”和“踏勘现场”的组织和操作，很能反映一个代理公司和其项目经理的水平和能力，在具有一定规模的建设工程项目中，组织的严谨、规范又有条不紊也是不易（当然，项目地点环境简单，技术条件不复杂又另当别论），那种将会议组织的拖拖拉拉，乱七八糟、连人都找不到又不知下一步该干什么代理机构，估计业主也就不会用你第二回了。