知识产权管理手册

一、知识产权管理方针

科技领先，加大保护；力求创新，服务至上。

颁 布 令

为了改进和完善公司的知识产权管理工作，对公司的产品及工艺技术加强管理保护力度，构建满足公司发展需求的知识产权管理体系，公司依据DB32/T 1204-2008《企业知识产权管理规范》，建立知识产权管理方针“科技领先，加大保护；力求创新，服务至上”。现予以颁布，公司全体人员都应理解公司的知识产权管理方针，实现公司的管理目标，并按方针的要求贯彻执行。知识产权管理方针于2012年8月1日发布，2012年8月1日实施。

总经理：

2012年8月1日

二、管理体系

2.1文件要求

2.1.1总则

公司知识产权管理体系文件应包括：

a)形成文件的知识产权管理方针和目标；

b)知识产权内部控制制度形成的管理手册；

c)规范所要求的形成文件的程序和记录；

d)公司确定的为确保过程有效策划、运行和控制所需的文件，包括记录；

公司知识产权管理体系文件可采用任何形式和类型的媒介。

2.1.2知识产权管理手册

知识产权管理手册的编制

a.知识产权管理体系范围包括任何删减的细节和正当的理由； b.明确规定程序文件或对其引用见《程序文件清单》；

c.知识产权管理体系过程之间的相互作用的表述；

d.知识产权管理手册的发放分为“受控”与“不受控”。在合同条件下提供给顾客或相关方的手册可不受控，只需编号及作发放登记即可。

在下列情况下，知识产权室负责对管理手册改版：

a.被引用的标准规范发生变化时；

b.公司发生重大变化，影响到公司管理体系运行时；

c.对知识产权管理体系审核过程中所暴露的问题，为适应和保持体系有效运行而需要时；

d.手册更改次数较多，影响手册的清晰或使用时。

改版的管理手册经知识产权主管审核，总经理批准后实施。

2.1.3内部控制制度

a.专利、版权、著作权申请制度。公司开发出新技术或有重大技术创新，需申请相关权益保护的，由相关归口部门（研发部、工艺部、生产部等）提出评审要求，并经总经理批准，由归口部门（研发部、工艺部、生产部等）主持召开评审会议，通知知识产权室、综合管理部等参与评审。项目需经三分之二参会人员通过，并由知识产权室作相关会议记录。评审通过后，由知识产权室负责相关信息检索与申请事宜，相关申请文件由知识产权室负责，归口部门相关人员协助撰写，所有知情部门应做好保密工作。如有失密给公司带来经济利益损失，需追究相关责任人法律责任。

b.商标制度。公司商标的申请与保护由知识产权室负责。公司如有新的商标申请需求，需有知识产权室提出相关方案与评审要求，并经总经理批准，由知识产权室主持召开评审会议，通知综合管理部等相关部门参与评审。项目需经三分之二参会人员通过，并由知识产权室作相关会议记录。评审通过后，由知识产权室负责信息检索与申请事宜，相关申请文件由知识产权室负责，归口部门相关人员协助撰写，

所有知情部门应做好保密工作。如有失密给公司带来经济利益损失，需追究相关责任人法律责任。

c.官网域名制度。公司现有官网域名的维护由知识产权室负责。公司如有新的域名申请需求，需有知识产权室提出相关方案与评审要求，并经总经理批准，由知识产权室主持召开评审会议，通知综合管理部等相关部门参与评审。项目需经三分之二参会人员通过，并由知识产权室作相关会议记录。评审通过后，由知识产权室负责信息检索与申请事宜，相关申请文件由知识产权室负责，归口部门相关人员协助撰写，所有知情部门应做好保密工作。如有失密给公司带来经济利益损失，需追究相关责任人法律责任。

d.商业秘密制度。新产品及新工艺等与公司相关的事项在允许公开前，需严守商业秘密，做到失密率为0。如有失密给公司带来经济利益损失，需追究相关责任人法律责任。

e.知识产权奖励制度。见附件《知识产权管理奖励制度》

2.1.4知识产权界定

a.公司生产经营过程中，所取得专利、版权等知识产权，属于职务成果的，该项知识产权归公司所有；属于非职务成果的，归员工个人所有。

b.公司因需购买他人成果、专利、商标等知识产权的，需有相关合同约定，并依法获得相应的权益。公司依法转让已有知识产权的，需有相关合同约定，并经总经理批准。相关购销手续，均应记录在册。

2.1.5记录控制

公司建立、实施并保持《记录控制程序》，规定记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制，以提供公司管理体系有效运行的证据，知识产权室是知识产权记录的归口管理部门。负责本部门职责范围内记录的收集、编制、查阅、归档、贮存和保管。

所有的知识产权记录应保持清晰，记录保存环境必须符合要求，防止损坏和丢失，存放应便于识别和检索。

当某项活动需要追溯或第三方相关人员需要查看时，相关人员可以查询，但需经知识产权室的领导批准。

2.2知识产权管理目标

为了打造科技领先，品质一流的企业形象，公司制订了“持续创新，提高技术水平，拥有大量发明专利”的目标。公司依靠一流的品质与完善的服务提高品牌知名度，力争成为国家著名商标。同时加大科技创新，拥有大量专利，预计2015年拥有有效专利50件以上，其发明专利量达到50%；建立专利检索平台，降低创新成本；公司新开发产品均具有登记备案型号，相关软硬件均取得著作权及版权；建立完善的知识产权保护体系，切实维护公司利益。

2.2.1知识产权管理方针和奋斗目标的宣贯

在总经理的带领下，组织全公司员工，利用各种会议、文件、标语、培训等形式宣贯本公司知识产权管理方针和目标，以使本公司的知识产权管理方针和目标为全体员工理解、掌握，并通过定期检查、管理评审、内部审核等方法，确保知识产权管理方针得到贯彻执行。

本公司通过知识产权管理体系以达到知识产权管理方针和目标的要求，并把管理方针和目标的适宜性和贯彻执行的有效性作为管理评审的主要内容之一，对其不适应处进行修正。知识产权管理方针和目标的修订需由总经理的批准并重新以文件形式予以公布。

2.3机构与职责

公司设立知识产权管理机构为：知识产权室，因公司主要涉及知识产权管理的部分为技术上的权益保护和商业秘密的保守，直接与研发部相关，故设知识产权室归属于研发部。

2.3.1管理承诺

知识产权第一责任人为最高管理者，即公司总经理。设知识产权主管一名，由公司常务副总经理担任，负责公司知识产权事务。知识产权工作人员若干。

最高管理者通过以下活动，对其建立、实施公司知识产权管理体系并持续改进其有效性的承诺提供证据：

a.通过召集会议向员工传达满足知识产权管理规范的重要性； b.制定公司的知识产权管理方针；

c.确保知识产权管理目标的制定；

d.定期主持公司的管理评审；

e.确保资源配置及时得到落实。

知识产权主管负责组织制定公司的知识产权目标，确保有关职能和层次建立并保持知识产权目标和指标；目标和指标应符合公司知识产权管理方针，考虑公司的实际需求，并包括对持续创新和遵守适用

的法律法规和其他要求的承诺。

2.3.2职责和权限：

a.最高管理者

1)负责建立和改进本公司的知识产权管理体系；组织编制公司“知识产权管理手册”，确保知识产权管理体系所需的过程得到建立、实施和保持；

2)促进全体员工树立正确的知识产权意识，都能认识到知识产权规范化对本公司的重要性；负责公司知识产权管理体系的策划，负责知识产权方针、目标在各职能、层次上的展开、分解、建立；

3)贯彻执行《企业知识产权管理规范》的方针政策，主持制定本公司的知识产权管理方针和目标并以文件形式正式批准发布；

4)组织管理评审，以确保知识产权管理体系的持续有效；

5)确定资源需求并提供充分的资源；

6)负责确保公司内部的职责和权限得到规定和沟通；

7)负责确保在公司内建立适当的沟通过程，并确保对质量管理体系有效性进行沟通；

8)任命知识产权主管，并为其有效工作提供必要的条件；

9)对本公司知识产权事务负全责；

10)决定本公司知识产权的其它的重大事项；

11)代表本公司就知识产权管理体系有关事宜与外部联络、沟通；

12)组织领导本公司内部审核，确保已建立的知识产权管理体系的符合性及运行有效。

b.知识产权主管

在公司管理手册中制定《管理职能分配表》和《管理体系组织机构图》，规定公司领导及其各部门的职能和相互关系，经最高管理者批准后执行。

1)协助最高管理者组织本公司的知识产权管理评审；

2)组织领导知识产权管理体系的持续改进；

3)向总经理报告知识产权体系运行情况及改进需求；

4)代表本公司就知识产权管理体系有关事宜与外部联络、沟通

5)带领员工认真贯彻知识产权管理体系文件，协调知识产权管理体系的实施；

6)负责日常知识产权工作管理，对总经理负责；

7)参与公司知识产权战略的策划；

8)确保公司的知识产权活动符合国家相关法律法规；

c.知识产权室

1)负责组织公司知识产权相关文件的编制发放和更改，以及相关记录的控制，确保各工作场所使用的相关文件现行有效；

2)负责公司产品技术相关的知识产权保护工作；

3)负责公司运营过程中相关记录文件的保存；

4)负责解决知识产权纠纷和提出知识产权推进战略建议，及时组织处理知识产权工作中的重大问题；

5)负责知识产权事务中推进标准化工作，协调管理手册的日常贯彻执行；

6)负责本部门的分管过程程序文件，管理制度及相关记录的制定，对运行状况负责。配合做好内审，按期完成本部门纠正、预防措施，实现过程的持续改进。

任 命 书

为使公司知识产权管理体系有效运行和持续改进，加强对知识产权管理体系建立、实施、保持和改进领导的工作，总经理任命管理层成员 XXX 同志担任知识产权主管，即日起行使职权。现予以公布。

总经理：

二0一二年八月七日

2.4管 理 评 估

根据知识产权规范相关要求，每年12月30日前由知识产权室组织一次管理评估，形成评估报告，并根据实际情况提出明确的改进措施。评估内容包括：

a.知识产权运行状况是否良好，包括权利的取得、维护、放弃等内容。

b.各部门是否严格按照知识产权规范的要求执行，包括合同签订、立项、研发设计、计划、采购、生产等流程。

三、资源管理

3.1人力资源

3.1.1知识产权主管

负责对象：公司

工作目标：公司的知识产权管理

权力与责任：

1）协助总经理指挥公司的日常知识产权管理工作；

2）组织领导知识产权管理体系的持续改进；

3）向总经理报告知识产权管理体系运行情况及任何改进的需求；

4）代表本公司就知识产权管理体系有关事宜与外部联络、沟通；

5）带领员工认真贯彻知识产权管理规范，协调规范的实施；

6）负责专利商标等的管理，在知识产权领域及知识产权管理目标的实现方面，对总经理负责；

7）确保知识产权经营中必须按照公司的决策和规定及遵循国家的相关法规。

岗位要求

1）具有硕士研究生及以上学历；

2）具有较强的工作责任感和事业心；

3）具有5年以上的管理经验，了解专利商标等知识产权的相关知识；

4）原则性强，工作细心，能吃苦耐劳；

3.1.2内审员岗位职责

岗位名称：内审员

直接上级：知识产权主管

直接下级：

岗位职责

1）负责公司的知识产权内审工作；

2）根据相关法律法规要求，对知识产权管理手册内容及执行情

况进行合规性审查；

3）根据需求部门要求，参与过程评审，按评审要求开展相关知

识产权工作；

4）根据知识产权计划，监督知识产权工作的进展情况，做好相

关内审记录工作；

岗位要求：

学历：知识产权相关专业本科及以上学历

专业：知识产权、法律等相关专业

经验：取得内审员合格证书，1年以上知识产权相关工作经验，熟悉相关法律法规，熟练使用OFFICE软件，有过专利商标等申请经历

品德：良好的职业操守，科学、严谨、细心、踏实、稳重；强烈的敬业精神与责任感，工作原则性强；人际沟通能力强，良好的团队合作意识。

3.1.3知识产权工程师岗位职责

岗位名称：知识产权工程师

直接上级：知识产权主管

直接下级：

岗位职责

1）根据需求部门或部门领导的要求开展知识产权工作；

2）根据总体要求，做好信息检索、权益申请、权益保护等工作；

3）根据需求部门要求，准备评审资料，参与过程评审，按评审

要求开展相关知识产权工作；

4）按要求编制知识产权计划，编制流程图、协助单、公司知识

产权标准等，做好知识产权相关记录工作；

岗位要求：

学历：知识产权相关专业本科及以上学历

专业：知识产权、法律等相关专业

经验：取得知识产权工程师证书，1年以上知识产权相关工作经验，熟悉相关法律法规，熟练使用OFFICE软件，有过专利商标等申请经历

品德：良好的职业操守，科学、严谨、细心、踏实、稳重；强烈的敬业精神与责任感，工作原则性强；人际沟通能力强，良好的团

队合作意识。

3.2财务资源

建立知识产权工作经费预算，预算包括： a) 用于知识产权申请、注册、登记、维持、检索、分析、评估、诉讼和培训等事项；

b) 用于知识产权激励和奖励。

建立建立知识产权费用的使用记录和经费决算记录。知识产权经费投入占研发投入比例不少于5%。对员工创造、运用与保护知识产权给予精神和物质奖励。

附件《预算表》

3.3信息资源

a.建立信息收集渠道，及时获取所属领域、竞争对手的知识产权信息。 b.对信息进行分类筛选和分析加工，并加以有效利用。

c.在对外发布信息之前进行相应审批

四、运行控制

4.1权利创造与取得

知识产权室综合考虑各种因素，每年需制定知识产权工作计划，明确知识产权取得种类与途径。详见附件《南京XXXX股份有限公司2012年知识产权取得计划》

知识产权取得途径：

详见附件《权力取得流程图》《权力申请流程图》《权力许可流程图》

4.2权利管理与运用

应按知识产权性质、价值分类汇总建立管理台账。详见附件《知识产权管理台账》

应建立定期评估制度，评估知识产权对产品销售的贡献度，权利的维护或放弃均有评估和审批制度。

在进行知识产权投融资、合并并购、标准化或组建联盟等活动时，应对无形资产进行评估。

在进行知识产权权属变更、转让、许可或投资活动时，应按照法

律法规和相关政府部门规定办理相关手续并保存相应的记录。详见附件《知识产权变更手续记录》

4.3权利保护

知识产权室每个季度对公司的办公、生产等设备及软件进行登记与清理，确保相关设备及软件不存在侵占他人知识产权的情况，知识产权室根据检查情况出具检查报告，详细列出可能侵占他人知识产权的设备及软件清单，并由综合管理部核实，报经总经理批准，由综合管理部配合知识产权室采取整改措施，确保相关设备及软件不侵占他人知识产权，以免发生知识产权纠纷。

知识产权室每月需对公司现有产品的知识产权状况进行跟踪，并对新产品的知识产权状况进行检索分析，分析可能发生的纠纷及其对企业的损害程度，提出防范预案。

知识产权室通过信息资源平台，及时发现和监控知识产权被侵犯的情况，并及时上报给总经理，采取有效措施，适时运用行政和司法途径保护知识产权。

当发生知识产权纠纷时，由知识产权室负责处理相关事宜。知识产权室根据所掌握资料，组织召开评估会议，阐述诉讼、仲裁、和解等不同处理方式对企业的影响，选择最有利的解决方式，并报经总经理批准实施。

对有效处理知识产权保护问题的责任部门及责任人，给予奖励。

4.4过程管理

4.4.1立项

a) 分析该项目所涉及的知识产权信息，包括各关键技术的专利数量、地域分布和专利权人信息及权利要求的范围等；研发立项需提供查新报告。见附件《查新报告》

b) 通过知识产权分析及与市场调研相结合，明确该产品潜在的合作伙伴和竞争对手

c) 进行知识产权风险评估，并将评估结果、防范预案作为项目立项的依据。见附件《立项阶段知识产权风险评估记录》

4.4.2研究开发

a) 对该领域的知识产权信息、相关文献及其他公开信息进行适时检索，对项目的技术发展状况、知识产权状况和竞争对手状况等进行分析；研究开发应形成技术开发报告。见附件《技术开发报告》 b) 在检索分析的基础上，制定知识产权规划

c) 跟踪与监控研究开发活动中的知识产权，适时调整研究开发策略和内容，合理利用他人知识产权，规避侵权风险

d) 研究人员应及时报告研究开发成果；见附件《成果鉴定登记表》

e) 及时对研究开发成果进行评估和确认，明确保护方式和权益归属，适时形成知识产权

f) 保留研究开发活动中形成的记录，并实施有效的管理

4.4.3采购

a) 在采购涉及知识产权的产品过程中，收集相关知识产权信息，必要时应要求供方提供权属证明

b) 做好供方信息、进货渠道、进价策略等信息资料的管理和保密工作

c) 在采购合同中应明确知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等。见《研发部采购合同》

4.4.4生产

a) 及时评估、确认生产过程中涉及产品与工艺方法的技术改进与创新，明确保护方式，适时形成知识产权；

b) 在委托加工、来料加工、贴牌生产等对外协作的过程中，应在生产合同中明确知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等，必要时，应要求供方提供知识产权许可证明；

c) 保留生产活动中形成的记录，并实施有效的管理。

4.4.5销售和售后

a) 产品销售前，对产品所涉及的知识产权状况进行全面审查和分析，制定知识产权保护和风险规避方案；

b) 在产品宣传、销售、会展等商业活动前制定知识产权保护或风险规避方案；

c) 建立产品销售市场监控程序，采取保护措施，及时跟踪和调查相关知识产权被侵权情况，建立和保持相关记录；

d) 产品升级或市场环境发生变化时，及时进行跟踪调查，调整知识产权保护和风险规避方案，适时形成新的知识产权。

五、合 同 管 理

a.合同管理

1）对合同中涉及知识产权的条款由知识产权室进行审查，将审查结果以书面形式告知有关责任人，并形成有效记录。见附件《技术协议》

2）知识产权委外业务应签订书面合同，对权属、保密等进行约定，包括：检索与分析、预警、申请、诉讼、侵权调查与鉴定、管理咨询等。见附件《知识产权委托合同》

b.保密

对于公司文件应根据相关原则设定保密等级：绝密、机密、秘密三个等级。

绝密级：其查阅人仅限于公司总经理，高层管理人员及事件相关负责人；

机密级：其查阅人仅限于公司总经理，高层管理人员，部门经理、副经理及事件相关负责人；

秘密级：其查阅人为公司内部所有员工。 文件密级标注在文件首页右侧上方空白处，字体为宋体三号，加粗，例“保密级别：机密级”。各类档案材料应及时进行密级划分，已标有密级的，一律按原密级划分。秘密需设定保密期限，除有特殊规定者外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。特殊规定是指：发文部门可以对保密范围中的某类事项的保密期限，规定为“长期”或确定保密的最短期限。如“秘密★6个月”，“机密★5年”，“绝密★长期”。非授权人员不得查阅、传递涉密信息，存档文件应建立专门档案管理，不归档的保密文件应及时销毁，公司内部无法完全销毁的系统文件应聘请有相关资质的专业销文公司妥当销毁。

公司内涉及知识产权工作的相关部门办公区域除特殊情况外，不允许外来人员随意出入，如有参观需要应有相应部门负责人陪同，以免知识产权流失。部门相关设备的使用仅限于责任人，于工作时间方可使用。

六、检查、分析与改进

a.利用内部评审方式对管理体系运行控制按规范要求进行符合性检查评审

b.根据检查评审结果，对照知识产权管理目标，分析符合和不符合原因并出具分析报告。

c.对存在的不符合问题提出改进措施。

七、管 理 绩 效

a.知识产权产出：

b.管理成效：

1）建立知识产权信息数据库，并有效维护和及时更新。

2）产品出口前，在出口地进行知识产权申请、注册和登记。

3）将知识产权管理体系与其他管理体系相整合，深化知识产权管理内涵。

南京XXXX股份有限公司知识产权宣贯会议记录

表号：QR-0502 编号：12-076