浅谈管理沟通的作用及途径

江汉石油职工大学学报

2007年09月

JournalofJianghanPetroleumUniversityofStaffandWorkers

第20卷 第5期

浅谈管理沟通的作用及途径

刘为军

(中国地质大学,湖北武汉430074)

[摘 要] 在企业管理中,由于认识的不足和文化的差异,普遍存在着阻碍管理沟通的因素,表现在:缺乏战略管理、员工对企业认识不一;沟通带有明显个人色彩;信息不畅;管理者难以获得全面信息;非正式沟通、小道消息常被利用。为此,必须充分认识管理沟通的重要作用,充分探求管理沟通的有效途径。[关键词] 管理沟通;制度化;艺术化;效率化

[中图分类号] F270 [文献标识码] A [文章编号] 1009)301X(2007)05)0075)03

是不可分割的,必须努力做好本职工作,为实现企业确定的共同目标作贡献。这样,就会激励每个部门和岗位员工为实现企业目标而密切合作。

3、可以增强企业员工的凝聚力。员工的凝聚力是企业的重要财富。凝聚力强,表明企业对成员的吸引力强,让员工感受到/企业是我的,我是企业的。0那么,怎样增强企业员工的凝聚力呢?首先,在员工之间要提倡交流和支持。员工之间在合作中发生矛盾、产生意见是常有的事,关键是采取何种态度来处理相互间的不同意见,最好的方法就是沟通,也就是将自己的观点主动与对方交流。其次,采用群体思维的决策方法。在企业的决策过程中,倾听来自员工各方面的意见是十分重要的。从决策的科学化和民主化的意义上说,尤其要听取不同的意见,让员工将/不满0说出来。第三,企业对员工要实行绩效与报酬挂钩,包括对能与他人紧密合作的员工给予奖励,这有助于提高员工个体的满意度。第四,要重视员工间的相互信任。信任的基础是道德的行为,要建立信任关系,首先必须行为道德。道德的行为不是取得信任的充分条件,但它是必要条件。增进信任的因素主要有:组织内部自上而下和从下到上的开放式交流,并树立诚实交流的观念;让员工参与管理,并给予员工更多的参与决策的权利;提倡员工自己管理自己,让员工对企业对同事有信任感;管理层能得到员工绩效的信息,员工也能得到管理层反馈的信息。第五,开展绩效管理。绩效管理不同于一般的业绩考核的一个显著特征是:及时的绩效激励。在动态的过程考核中,对富有创造性的员工,以及绩效突出的员工,给予重奖;对绩效差的员工,及时调整岗位;对消极怠工或违反纪律的给予处罚。及时的绩效激励是一个加油站。通过动态的过程绩效管理来提高每个

管理沟通:企业内在活力的必然要素

在现代信息社会中,企业管理的本质和核心是沟通,管理的难度和难题也是沟通的难度和问题。许多企业由于管理沟通不到位,致使企业有限的人力资源和其他资源无法实现最佳配置,不仅产生不了合力,反而形成牵制,严重影响企业正常运行和发展前景。善于与人沟通的管理者,能用诚恳换取下属的支持和信任,即使管理过于严厉,下属也会谅解而认真执行;不善于与人沟通的管理者,即使命令再三,下属也不愿意接受,其结果必然怠慢工作。因此,如何合理地利用沟通渠道、采取多种沟通技巧,尽可能的与员工进行全方位的交流,已经成为企业内部管理研究的一个重要课题。良好的内部沟通机制不仅能充分体现企业对员工的尊重与重视,同时也能及时发现企业在生产经营管理方面的问题。平等、尊重、有人情味的关系氛围是企业保持稳定和持续发展的必由之路。

1、可以促使员工对企业确定的目标和任务达成共识。企业管理者要对员工进行任务陈述和目标陈述,告知员工/我们的业务(任务)是什么?0和/我们要成为什么?0。企业管理者还要在听取(收集)员工对任务和目标的意见、建议后,及时进行研究,并将原陈述的任务和目标作出修改和完善。修改和完善后,企业管理者再次对员工进行任务陈述和目标陈述。员工和管理者通过这样的有效沟通,对企业任务和目标达成共识,可以使企业目标更能反映员工利益和管理者利益的一致性。

2、可以激励部门间、员工间的紧密合作。激励部门间、员工间紧密合作的方法是:通过目标激励,将部门预期目标的/不确定性0变为员工任务的确定性,把企业的目标细分给部门和个人,使企业的每个部门和岗位员工都意识到,实现本部门和本岗位的目标,都与企业的目标

[收稿日期]2007-08-27

[作者简介]刘为军(1963-),男,经济师,现任中国石化集团江汉石油管理局企业管理处副处长,中国地质大学在读硕士研究生。

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向公司高层直接反映,与他们直接进行沟通。四是新员工导入研讨会,公司为新员开设了/新员工导入研讨会0,公司CEO等高层直接面对面地与新员工进行交流。五是员工建议制度,这是让西门子引以为豪的做法。西门子鼓励员工为公司提出合理建议与意见,为改善公司业务与管理而出谋划策。被采纳的建议将迅速在公司中实施与推广,而被提出合理建议被公司采纳的员工,将得到公司从小礼物到10余万元现金不等的奖励。通过沟通制度的建立,西门子营造了非常活跃的气氛,鼓励大家发员工的绩效,以此推进整个企业绩效的提高,促进企业绩效目标的实现。

/三化0并重:筑就管理沟通的畅流渠道

如何真正做到企业内部的沟通顺畅、管理有序、活力四射呢?在沟通前,管理者应当做到:有明确的沟通意图和目标;认真进行沟通环境分析;设计沟通步骤和沟通技巧。在沟通中,管理者应当细致观察;沟通对象的态度表现(积极的、中立的、敌意的);沟通对象是否理解你的意图和目标。在沟通中,管理者应当收集研究;沟通对象反馈的信息;沟通取得的初步成效。管理者依据沟通对象反馈的信息,对是否需要再次沟通,作出判断。

除了要把握好以上这三个环节外,企业管理者还应在以下三个方面下功夫:

1、沟通的制度化。

建立全方位的沟通机制。几乎所有的企业在发展过程中都会碰到沟通不良的问题,一般来说,企业的机构越复杂,管理层次越多,职能越不明晰,其沟通的效果就越差,高层指令传达到基层的时候往往已经走样;同样,底层人员的建议与反映在未到达管理者之前经层层扼杀往往已经消失殆尽。建立全方位的沟通体制,首先要摒弃那种只是由公司领导层向下属发布命令,下属的反馈和意见却很少有人倾听的单向沟通模式,这样的沟通方式不仅无助于监督与管理,长此以往也会严重挫伤员工的积极性。良好的沟通机制应该是多角度、双向的、多级的。应该在企业内部建立全方位的沟通机制,形成管理层与部门领导、部门领导与普通员工、管理层与普通员工、普通员工之间的多层次交流对话机制,保持沟通渠道的畅通,要让员工意识到管理层乐于倾听他们的意见;他们所做的一切都在被关注;使每个员工都参与和发展的机会,从而增强管理者和员工之间的理解、相互尊重和感情交流。

优秀公司的人力资源管理总是善于把沟通制度化当作一项重要内容。比如,西门子内容建立了一整套沟通机制:一是员工对话机制,规定每名员工每年至少要与上司有一次非常系统的对话(即CPD员工对话),特别是表现突出的重点、核心员工。通过员工对话,公司可以了解员工的想法,并针对其提出问题制定解决之道。事实上,员工与上司的对话随时都在进行。二是员工沟通信息会,公司每年至少进行一次/员工沟通信息会0,在公司政策、员工福利、职业发展等众多问题上听取员工的意见,也员工进行双向的沟通。三是直接与高层沟通,员工在工作上若有不同的意见,也可以越过自己的直接上级

挥自己的聪明才智,为公司的业务的发展与组织的健全出谋划策。更重要的是,不论员工的建立是否被公司接受,这种沟通为每一位员工提供了/说话、参与0的机会,大大增强了大家的主人翁意识,真正使每一名员工能够成为西门子/企业内部的企业家0。

2、沟通的艺术化。

沟通是一门技术,更是一门艺术。不懂沟通的管理者不可能拥有一个高绩效的企业,再完善的考核制度也无法弥补管理者和员工缺乏沟通艺术带来的消极影响。良好的绩效沟通能够及时排除障碍,最大限度的提高绩效。因此,在进行绩效沟通时,管理者首先要培养自己的倾听技术;一忌面无表情。作为一个有效的倾听者,管理者应通过自己的身体语言表明对下属谈话内容的兴趣。肯定性点头、适宜的表情并辅之以恰当的目光接触,无疑显示:您正在用心倾听。二忌不耐烦的动作。看手表、翻报纸、玩钢笔等动作则表明:你厌倦,对交谈不感兴趣,不予关注。三忌盛气凌人。可以通过面部表情和身体姿势表现出开放的交流姿态,不宜交叉胳膊和腿,必要时上身前倾,面对对方,走掉双方之间的阻隔物。四忌随意打断下属。在下属尚未说完之前,尽量不要做出反应。在下属思考时,先不要臆测。仔细倾听,让下属说完后再发言。绩效沟通的另一个重要内容是能通过绩效面谈,将员工的绩效回馈给员工,使员工了解其在过去一年中工作上的得与失,以作为来年做得更好或改进的依据。融化交流冰河。高质量的沟通应建立在平等的根基之上。如果沟通者之间无法做到等距离,尤其是企业领导对下属员工不保持一视同仁的态度,期间所进行的沟通一定会产生相当多的副作用。获得上司宠爱者自是心花怒放,怨言渐少,但与此同时,其余的员工便产生对抗、猜疑和放弃沟通的消极情绪,沟通工作就会遭遇很大抵抗力。轻松场合春风化雨。沟通的场合也很重要。在沟通中,要照顾到双方的心情,注意说话的时间、地点、态度。一起进餐,一起打个保龄,或者参加一个朋友聚会等,利用轻松的场合潜移默化地消除障碍,在两面结合的沟通中

最能产生效应。

3、沟通的效率化。

刘为军.浅谈管理沟通的作用及途径

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理人员来说,信息时代、知识经济的阅历背景使他们更趋向于资源共享的思考模式。网络文化的平等、民主的特性影响着他们的领导方式;同时也正因为虚拟沟通平台的延伸,使互联网时代的组织文化更具备了真实性和有效性。

英特尔采取开放的沟通模式,既有自上而下的,也有自下而上的。管理层通过网络,向全球员工介绍公司最新的业务发展,同时也会通过网上聊天,与员工进行互动的沟通,回答员工提出的各种问题。这应该说是企业网络化生存所引起的企业沟通体系的一种较高体现。一方面企业成员可以在任何地方通过网络进行非现场交流,另一方面企业成员之间也因为邻座的随机组合而大大提高了面对面交流的范围。这种沟通体系也许一般企业还难以做到,但是对于遵循网络化生存规则的企业来说,通过网络进行非现场交流却是十分自然的事情。几乎就在一瞬间,很多企业的成员都喜欢上了内部网络。先前通过纸质进行信息沟通和交流的方式开始变得令人难以忍受。大家开始习惯于在网络上进行任何信息的交流,包括企业的、生活的,甚至是绝对个人的。

无论企业大小,无论何种处境,搭建务实的、制度化的企业文化平台都需要沟通机制的不断创新,并且制度的制定者和执行者均是人的主体,有效沟通制度的实现,需要志同道合的一群精英在趋同的价值理念协调下主动地有计划有组织地进行。

沟通效率类似于化学反应里的分解速度,沟通是处理管理不当所导致矛盾的主要工具。如果沟通效率过低,当然就无法及时/分解0内部不良反应,此沟通也是低质沟通或无效。提高沟通效率最有效的方式就是明确沟通方向,这关系到企业内部部门职能的清晰与否。如果企业职能清晰明确,那么,所有内容沟通便有相应的针对目标,而不至于如皮球般被东踢西扔,最终不了了之。为避免在沟通过程中因为利益的冲突而导致恶性沟通,企业还有必要设立一个独立于各职能部门以外的监督部门。直属决策者,负责协调内部的沟通工作。

提高沟通效率的另一途径是通过网络。有效沟通方式因为网络的出现而增加了很多的可选择空间。公司内部的人员既可以选择在局域网的BBS上发布信息、讨论专业问题;也可以越级向上司发送电子邮件以征询意见;更可以通过企业OICO、MSN的聊天途径与同事进行随时随地的交流;甚至文件的传送也无需离开座位,音频及视频的多媒体支持也使得不同地点的同僚们可以成功了创设学习型组织的议事模式。也许正处于体制转型的国有企业或者年龄结构老化的其他类型企业中,这样的沟通方式并不很为高层管理者所接受,他们仍然习惯于通过制造不平等的单向沟通模式来得到权力执掌者的满足感。然而,对于70年代及其之后的年轻的中层管

OnFunctionandWayofCommunicationinManagement

LIUWei-jun

(ChinaGeosciencesUniversity,Wuhan,Hubei,430074,China)

Abstract:Inbusinessmanagement,factorshinderingcommunicationinmanagementarewidespreadforculturaldifferenceandlackofunderstanding.Thebusinesslacksstrategicmanagementandtheemployeesdon'thavethesamecognitionabouttheirownbusiness.Thecommunicationhasobviousindividualcolor.Theinformationisimpe2ded.Thesuperintendentshavedifficultinobtainingthecomprehensiveinformation.Theunofficialcommunicationandthehearsayareoftenused.Therefore,itisnecessarytofullyknowthevitalroleofthecommunicationinman2agementandtofullyseektheeffectivewayofthemanagementcommunication.Keywords:CommunicationinManagement;Systematization;Art;Efficiency

[责任编辑 金安刚]