办公室事务管理(1)

江苏开放大学

形成性考核作业

学 号

姓 名

课程代码 110072

课程名称 办公室事务管理

评阅教师

第 一 次任务

共 次任务

江苏开放大学

第 1 页 共 3 页 “办公室事务管理”形成性考核作业1 1

任务内容：

一、填空题

1.办公室是领导的耳目和左右手，指的是办公室的 参谋和助手 作用。

2.外来办事人员，首先接触的是办公室工作人员，办公室人员的精神面貌、仪态仪表、语言表达、办事水平都代表着一个单位的形象，这指的是办公室的 窗口和门面 作用。

二、简答

1、简述办公室的定义。

思考提示：注意办公室含义的多重性。

答：一是指处理一种特定事务的地方或提供服务的地方，是提供工作、办公的场所。 二是指一种机构，是一个单位对外的窗口，对内协助领导工作的机关。

2、简述办公室事务的特点。

思考提示：要围绕四大特点做简要叙述。

答：（1）服务性、（2）分散性（3）繁杂性（4）综合性（5）政策性

三、论述题

谈谈对你对办公室是领导的耳目和左右手的认识。

思考提示：此题为论述题，一定要以教学资料中所总结出来的要点为基础，结合自己自身工作实际展开评述。

答：我认为，办公室是一个机关或部门内为领导决策和实施决策服务的综合办事机构，是领导的耳目和左右手，是工作运转和承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽，这些都表明它的地位和功能的重要。然而，办公室的特殊地位和重要功能是要通过实实在在的工作来体现的。办公室工作中，有政务，也有事务；有大事，也有小事；有务虚的，也有务实的；有综合的，也有单项的；有常规的，也有紧急的；有主要矛盾，也有次要矛盾等等。办公室要很好地发挥自己的功能，从而服务好领导，服务好全局，服务好群众，取决于众多的因素，也需要从多方面作努力。办公室的工作要总结长期以来的实践经验，根本的还在于科学化、制度化、规范化建设和管理。从而办公室工作才能形成团结、和谐、务实、进取的良性环境和规范、有序、高效、优质的运转机制。工作才能得到领导的尝试。

三、 选择一个中等规模的企业或街道、社区作为调研对象，了解办公室人员组成结构、办公室各类人员的职责和具体工作内容（重点文秘类工作人员）、办公室人员一天的工作、最难办的事如何处理的（举例）、工作感想。

成果形式：写成调查报告

思考提示：一定要做简单调查后，再形成文字报告。

答：

办公室文员

一、调查的原因及目的

为了让2015届本科生提前感受职场文化，了解相应职业岗位基本信息，逐渐明确未来实习方向，为以后职场求职提供经验，学院特意要求我们藉此机会面向企业人事主管开展职业岗位调研工作，写一份职业调查报告。本人便采用人物访谈法向家私集团有限公司的一位人事主管对办公室文员这一岗位展开了调查。

二、调查时间、地点、对象及方式

2 第 2 页 共 3 页 “办公室事务管理”形成性考核作业1

1、调查时间：2015年11月1日

2、调查地点：企业招聘区

3、调查对象：家私集团有限公司一位人事主管

4、调查方法：人物访谈法

三、调查内容及分析

（一）岗位基本信息及总体性质

办公室文员是文员的一个分类，所谓文员就是文职人员，在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同。通常情况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听及处理办公室日常事务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）之类的工作。总之都是比较繁琐的事。另外，有些公司的文员还要协助做一些记帐工作。一般要求会基本的电脑操作（公司不同会有具体的要求：就是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同，当然少数公司可能也不需要电脑的），一些大的公司对语言也有所要求的（普通话，英语之类的），另外就是当事人本身所具备的一些综合素质（工作态度、思想品德、工作能力等）。

办公室文员的的工作范围是办公室，其工作特征是：工作相对繁琐，待遇和环境较为清苦。但是不可否认的是，办公室文员是一个培养人才的好岗位，是一个有利于提升自己，磨练自己的岗位。办公室文员既要有一颗细腻的心，又必须要有坐下能写，出去能干，进来能谋的综合素质。

（二）岗位的工作内容和工作流程

工作内容如下：

办公室主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发，具体是：

1. 接听、转接电话；接待来访人员。

2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3. 负责总经理办公室的清洁卫生。

4. 做好会议纪要。

5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6. 负责传真件的收发工作。

7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8. 做好公司宣传专栏的组稿。

9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12. 管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

完成日期： 11/8

得分：

评阅时间：

课程名称：办公室事务管理 第 一 次任务 评阅教师：

第 3 页 共 3 页 “办公室事务管理”形成性考核作业1 3