国有企业会议组织模式探索

国有企业会议组织模式探索

国有企业会议组织模式探索

攀钢集团长钢公司 何光伟

国有企业会议组织模式探索的目的是加强对国有企业会议的组织管理，有效减少会议组织召开次数和降低会议经济成本，确保会议召开的效率和效果，促进国有企业的管理水平提高。

一、国有企业会议组织模式现状

国有企业由于其性质决定，一般要召开办公会、党政联席会、生产经营会、经济活动分析会、座谈会、表彰会、调研会、现场办公会、总结会、专题工作会、职工代表大会等，上市公司还要召开股东会、董事会、监事会，几乎每天都有一个甚至多个会议组织召开，呈现所谓的“文山会海”现象。众多干部职工反映国有企业存在会议多、时间长，效率偏低，成本太高等普遍现象。

为加强国有企业会议组织模式探索，攀钢集团长钢公司办公室秘书科成立了国有企业会议组织模式探索项目组。根据调查分析研究，国有企业会议组织呈现以下基本特点：

一是会议太多。在国有企业，几乎每项决策、决定，甚至很细小的一件事情都需要经过会议充分研究讨论，然后再逐级传达会议精神，最后再进入实施阶段。同时，国有企业组织机构设置相对比较复杂，一般分决策领导层、管理层、执行管理层、执行机构、执行员工等多个层级，且还有党、政、工、团等多个管理口相互协作和制约。比如某国有企业，一项制度，首先召开总经理办公会议讨论研究通过，接下来就要传达到管理部室，管理部室开会研究执行，传达给二级单位，二级单位再开会传达会议精神，再传达到车间，车间再组织会议传达到工段，工段传达给班组，班组再传达给员工。如此下来，一项制度要传达到基层职工，很多会议自然而然就得组织召开，会议多的现象自然呈现。

二是会议时间偏长。由于国有企业要特别强调民主集中制、厂务公开制及国有资产保护制等制度，作一个决策，投资一项工程，干一件事情，或是作出一个决定，往往是讨论了再讨论，研究了再研究，集百家之言，企业上下要形成高度统一的意见，相关部门和人员才能执行。假设，一个会议有10个人参加，每个人发言在半小时，那么会议要5小时才能结束。更何况很多会议是几十人一起开，领导更是站得高，看得远，洋洋洒洒，讲了背景，再讲历史、现状，最后还要说问题，作重要强调。这样下来，一般会议都在

三、四小时以上，甚至是接连几天，直到会议召开到领导头昏、参会人麻木为止。

三是会议成本太高。商务会议成本按每个人每小时工资的3倍计算，还要加上显性成本，如会议室费用、茶水费、电费等等。另外，各参会者车旅费、燃油费等，累计起来，每个会议的成本支出约3500元。按每年1000次会议计算，一个普通国有企业的会务费支出在350万元以上，加上一些一次性就花几十万元的会议，会议成本可达到四、五百万元。

四是会议效果较差。“国有企业资产是国家的，我是国家一员，国有资产有我的一份，我可以对我的资产进行主张。”或“国有企业资产是国家，与我个人关系不大，反正我位子在这里，干多干好拿一样多的钱，少干事就少犯错误。”部分员工心里会有这些观点，于是很多会议上决定的事情，由于涉及部门多，执行起来就成了“踢足球”，执行难度相当大，会议效果自然就不会理想。同时，由于会议多，会议时间长，企业相关部门领导多频于开会，部门内事务，领导布置的工作，交杂在一起，牵头万绪，也影响到了会议布置工作的落实和完成质量，造成会议效果较差。

结合实际，国有企业会议组织模式探索项目组通过问卷调查，网络等多种途径重点对攀钢集团长钢公司目前的会议状况、组织模

议成本高，而只有0．3%的人认为会议召开得成功，46%的人认为会议效果很差。

2、网络调查结果情况

网络调查结果显示，基本同问卷调查结果相同，并收到较多回帖，很多网友把一些民营企业的会议组织模式进行了收集和对比，深受启发。

在调查过程中，项目组成员与各单位领导和办公室主任等人员进行了深入的交流，大多数人对攀钢集团长钢公司公司及自己所在单位的会议组织不是很满意，甚至对自己组织召开的会议不满意。在问卷调查和沟通交流中，项目组成员也收集到被调查者和沟通交流者很多建议，归纳如下：

（1）建议会议召开时间一般控制在2小时以内。

（2）建议会议一般形成例会制度召开。

（3）建议减少会议召开次数。

（4）建议领导多下基层主持召开会议。

（5）建议会议组织要在降本挖潜等方面做工作，节约费用。

（6）建议狠抓会议精神的落实、督办工作。

二、国有企业会议组织模式研究

项目组成员根据第一阶段的资料收集和第二阶段问卷调查、网络调查和与各单位人员沟通交流情况，分类整理信息，并针对收集到的建议，积极思考，结合工作岗位的特点，分头开展各项工作，争取通过采取一些措施，对攀钢集团长钢公司的会议组织模式进行新的探索和创新。

第一，项目组成员在可能情况下，尽量控制会议组织召开频率，积极探索沟通模式，能通过电话或其他方式沟通解决的，就尽量通过其他方式完成，提高沟通效率，有效减少会议次数，从而达到不用开会一样能有效解决问题的目的。比如，项目组成员在组织会议时，对一些方案讨论会，计划讨论会议等，可先通过电话，告知相关单位先准备好相关材料，送到主管领导或牵头部室，让其先进行消化和研究，最后再召开一次总的研究讨论会，基本能达到一次会议解决问题、完成工作的目的。在项目开展过程中，项目组成员向领导建议，已成功实施了几次，均较好的达到了工作要求和目的，受到了领导和与会者的好评。

项目组对会议的组织者提出要求，在会议酝酿和前期准备中，多考虑各方面的因素，敦促相关参会单位做好会议准备，先思考酝酿好，积极完成会议前期工作，使在会议中尽量减少扯皮和争论，尽量一次性的完成会议各项工作，达到预期的目的。同时，作为会

议的组织者，项目组成员也积极的向会议主持人建议，协助其做好前期准备工作。

第二，项目组成员在组织会议时，把会议主题尽可能提前告知领导及参会人，在充分准备下，组织召开会议，有利于压缩会议时间，提高会议效率。项目组成员在会议组织和通知中，也积极把握这一原则，提前告知与会人员会议内容，使其提前做好准备，及时在会上做好汇报，能有效的压缩会议时间，提高会议效率。

第三，项目组成员积极探索会议召开模式，充分利用现代化的办公设备，提高会议效率和质量，从而降低会议成本。比如，项目组成员在攀钢集团长钢公司公司月度生产经济活动分析会上，采用了“电脑+投影”的汇报方式，让各参会人员先将会议材料传到电脑上，会议召开时，取消纸质汇报材料，直接在电脑上进行操作和汇报，这样既节约了成本，又直观，效果更好。试行一年来，取得了较好的成效，公司领导和参会单位人员均表示有新意，会议质量有所提高，也减少了各单位制作会议材料的成本，得到了一致和广泛的肯定。

第四，利用和结合攀钢集团长钢公司公司信息化建设，大力推进办公自动化（OA ）等现代化办公系统以及远程视频电视电话会议系统的建设工作。攀钢集团长钢公司目前已建立了全公司范围内的

办公自动化（OA ）系统，实现了大部分会议材料、报告请示的无纸化和网络化，降低了纸张和运输油耗等费用。同时，公司的生产系统会议如安全生产例会已建立了远程视频电视电话会议系统，公司总调会议室与后坝、含增、武都生产区建立了视频联系，临时和重要的会议，相关参会人员可就在原地参会，减少了车马奔波，会议质量和效率也能得到保证，有效降低了会议成本。

信息化建设是现代企业管理的重要发展方向和趋势，对于会议管理也有着显而易见的作用。加强信息化建设在会议组织模式中的应用，虽然前期投入会较大，但对后期会议成本降低、会议质量和效率提高很有帮助。企业应在会议管理的模式中创建信息化模式，利用信息化平台，构筑现代企业会议管理组织模式的新局面，这也是项目组成员进行国有企业会议组织模式探索的一大方向，积极推行和倡导。

第五，项目组成员还对会议组织的有关执行和保证制度的建立进行了探索和思考。项目组成员对攀钢集团长钢公司公司的例会等会议进行了总结，包括什么会议大概在什么时候召开，有哪些内容，需要参会单位准备什么材料，时间要求等，形成一定的例会制度。部分固定时间召开的例会，不用单独通知，减少了电话通知的成本。同时，参与会议管理制度的制定和执行。公司相关部门也制

定了加强会议管理的规定和要求。对所有会议，明确了参会人员要求，会议纪律，会议决定落实等，形成了一定的制度保证，有效保证了会议质量和效率。

三、国有企业会议组织模式探索取得的效果

没有规矩，不成方圆。建立健全国有企业会议管理的制度，是提高会议质量和效率，降低会议成本的重要保证。国有企业应该加强体制创新和制度创新，改变人治为法治，不能全部依靠企业领导的权威和威信，要紧紧依靠企业规章制度的约束力，提高会议组织召开的质量和效果。

因此，项目组在攀钢集团长钢公司开展以例会为主的会议组织模式，取得了较好效果：

1、企业会议逐步以例会组织模式召开

企业会议组织模式探索立项的目的主要是为了通过对企业会议组织模式的探讨，对其组织模式进行创新，达到减少会议次数，有效降低会议成本，提高会议质量和效率。

结合国有企业实际情况，项目组成员通过调研收集材料、分析数据、实践总结，结果确定例会组织召开模式是适合企业会议组织召开模式。

次计算；车程二、三、四生产区来往合计160公里，费用320元计算。参会人员和司机工资成本按10元/小时计算，会议时间预计3小时。根据会议成本＝X+2J*N*T〔其中，X 表示显性成本的总和；J 代表与会人员每小时平均工资的3倍；N 表示人数；T 代表时间（小时）〕。每次会议成本=200+320+2×3×10×18×3=3760元。

按以上方式计算，企业会议组织模式项目组同比去年降低会议组织召开成本为3760×360=1353600元。长期坚持下去，国有企业会议组织模式探索项目将为企业的挖潜降本作出重要贡献。

3、企业会议组织管理水平明显提高

通过一年的实践探索，企业会议组织管理水平随着生产经营平稳持续推进得到明显提高。什么时候召开什么会议？开会主要议题，参会人员范围等，在企业会议组织模式探索中基本明确规定，包括谁通知、安排会议室等工作，责任落实到位，确保会议成功组织召开。

例会组织模式应用同时便于会议督办、检查等工作，企业执行力、领导决策得到深化落实，有效提升整个企业管理水平。

4、会议组织者素质大大提高

会议组织涉及会议筹备、通知、记录、纪要、检查督办等系列工作，秘书作为会议组织模式探索的主体，更加体现其协调组织能力。

通过国有企业会议组织模式的探索，项目组成员在策划能力、统筹水平、协调组织能力等方面得到了锻炼，综合素质得到明显提高。同时，随着会议组织次数逐步减少，工作积极性得到发挥，会议组织的质量和管理水平也得到了很好改善。

同时，项目组成员深刻认识到国有企业会议组织模式探索存在以下不足：

1、调查范围比较小，仅局限于攀钢集团长钢公司公司和网络，反应的问题不够全面，缺乏权威、最新的数据和资料；

2、调查对象不充分，企业决策层领导涉及少；

3、人员少，时间紧，对会议组织模式探索的研究不够深入；

4、由于项目组成员的岗位和能力所限，未能从根本上对国有企业会议组织模式进行改进和研究，只能从表观上和被动中对其进行初步探讨，存在一定的局限性。

国有企业会议组织模式探索项目组成员将在以后的工作中继续不断的探索和思考，不断的提高，争取探索到更好更大的成果。

参考资料：

1、中国档案出版社主办的2007年度《办公室业务》

2、网易（http://www.163.com）

联系方式：四川省江油市攀钢江东路195号 攀钢集团长钢公司办公室 何光伟 邮编：621701 电话：[1**********]参考资料:

1、公室业务杂志社出版的《办公室业务》；

2、秘书工作网http://secretary.asiaec.com；

3、北美Webstor'sNew Word公司出版《秘书手册》。

作者简介：何光伟，男，汉族，1976年生，四川巴中人，高级经济师，毕业于西南科技大学，历任攀钢集团长钢公司技术员、秘书科科长、锻造分厂工会主席、绵阳市国资委企业改革科副科长、锻造分厂副厂长。