医疗卫生机构固定资产内部控制_朱延辉

《中国卫生经济》第34卷第4期(总第386期)2015年4月□财务管理

医疗卫生机构固定资产内部控制

朱延辉①,杨

*

军②

目的:基于内部控制整体框架理论和《行政事业单位内部控制规范》,建立医疗卫生单位固定资产内部控制体

系。方法:采用理论分析与实践应用相结合和文献研究等方法,对内部控制整体框架理论、《行政事业单位内部控制规范》和固定资产业务环节进行研究;结果:基于内部控制整体框架理论、《行政事业单位内部控制规范》对固定资产业务环节进行风险评估,可以为建立固定资产内部控制体系和管理制度奠定基础。结论:应以完善内部控制环境为基础,通过流程梳理和风险评估实施控制活动,建立和完善固定资产内部控制体系及管理制度。

关键词医疗卫生机构;固定资产;内部控制中图分类号R1-9;R197.322文献标志码B

文章编号1003-0743(2015)04-0084-03DOI10.7664/CHE20150425

InternalControlofFixedAssetsinMedicalandHealthOrganization/ZHUYan-hui,YANGJun//ChineseHealthEco⁃

nomics,2015,34(4):84-86

AbstractObjective:ToestablishtheinternalcontrolsystemforfixedassetsinmedicalandhealthinstitutionsbasedonthewholeframeworktheoryofinternalcontrolandAdministrativeInstitutionsInternalControlSpecification.Methods:Thewholeframe⁃worktheoryofinternalcontrol,AdministrativeInstitutionsInternalControlSpecificationandthebusinesssectionoffixedassetswereanalyzedbythecombinationoftheoreticalanalysisandpracticeapplication.Results:BasedonthewholeframeworktheoryofinternalcontrolandAdministrativeInstitutionsInternalControlSpecification,thefixedassetsbusinesssectionwasperformedriskevaluationsoastoestablishbasisfortheinternalcontrolsystemandmanagementsystemoffixedassets.Conclusion:Itneededtosettheinternalcontrolenvironmentasthebasis,implementcontrolthroughprocesssummaryandriskevaluation,establishandperfecttheinternalcontrolsystemandmanagementsystemoffixedassets.

Keywordsmedicalandhealthinstitution;fixedassets;internalcontrolFirst-author’saddressFinancingDepartment,JilinEducationCollege,Changchun,130022,China

固定资产内部控制是指采用一定的控制方法,实施一定的控制程序,实现固定资产控制目标,建立和完善固定资产管理制度的过程。固定资产是医疗卫生单位开展业务活动的重要物质基础,为了保证各项业务的正常开展,医疗卫生单位必须加强固定资产内部控制[1]。1医疗卫生单位实施固定资产内部控制的总体思路及主要流程

1.1固定资产内部控制的总体思路。

以完善的内部控制环境为基础;以流程梳理和风险评估为手段;按内部控制不相容岗位分离、内部授权审批、归口管理、预算控制、财产保护控制、会计控制、单据控制、信息内部公开等8个控制方法实施风险应对;以建立和不断完善固定资产内部控制制度为落脚点;依据信息沟通、监督评价机制,完善固定资产内部控制,形成动态循环的内部控制体系[2]。

1.2医疗卫生单位实施固定资产内部控制的主要流程1.2.1对固定资产内部控制环境进行规划,这是实施固定资产内部控制的基础。内部控制环境规划包括:

*基金项目:2014年度吉林省财政厅课题。①吉林省教育学院财务处长春130022②长春市中心医院财务科长春130051作者简介:朱延辉(1972-),男,硕士学位,高级会计师;研究方向:内部控制、医疗卫生单位固定资产管理、财务管理;E-mail:[email protected]。单位领导对固定资产管理工作的重视程度、组织机构设置、部门及岗位的授权与职责分工、管理体制、运行机制等。

1.2.2开展固定资产业务流程梳理,找出关键的业务环节。

1.2.3对关键业务环节开展风险评估,包括四个方面的内容:目标设定、风险识别、风险分析和风险应对。1.2.4建立和完善固定资产的内部控制制度。根据分险分析和风险应对措施建立和完善固定资产的管理制度。1.2.5建立固定资产控制的信息沟通机制,及时反馈实施固定资产内部控制过程中发现的问题,为完善固定资产内部控制指明方向。

1.2.6对固定资产内部控制系统实施监督和评价。监督和评价固定资产内部控制是否健全、是否得到有效实施,为完善固定资产内部控制做出充分准备。

1.2.7根据监督和评价,完善固定资产内部控制,形成动态、闭合的固定资产内部控制体系(图1)。2医疗卫生单位固定资产控制目标

医疗卫生单位固定资产内部控制的总体目标是合理保证医疗卫生单位国有资产的安全完整,实现固定资产的合理配置,充分发挥固定资产的使用效益。

医疗卫生单位固定资产控制的具体目标:建立固定资产归口管理体制,按不相容职务相分离原则、合理设置组织机构和管理岗位,明确各级管理机构和岗

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图1

实施固定资产内部控制的主要流程

位的职责权限;建立固定资产采购、验收、保管、日常使用、维修保养、报废、和固定资产出租出借、捐赠、对外投资等资产处置的管理制度,确保国有资产的安全完整和医疗卫生单位业务活动的正常开展,发挥固定资产使用效益。

3医疗卫生单位固定资产内部控制的风险识别及风险分析——主要风险点[3]

3.1与固定资产内部控制环境有关的主要风险(单位层面)

3.1.1组织机构不健全,归口管理体制不完善,固定资产管理没有设置独立的专门机构多头管理,可能存在固定资产流失、缺少统一调配、使用效率低下等风险。3.1.2部门职责权限不明确,部门内部岗位分工、职责权限不明确,可能存在推诿扯皮、权责不清、不相容职务未有效分离等风险。

3.2与固定资产各业务环节有关的主要风险(业务层面)

3.2.1授权审批环节:与固定资产有关的授权审批机制不完善,可能存在随意采购、处置固定资产风险。3.2.2固定资产配备环节:固定资产配置缺少预算控制,可能存在重复购置、超标准购置、造成资产闲置浪费风险。

3.2.3招投标环节:大型设备或批量采购的固定资产缺少招投标控制,可能存在串通投标等舞弊造成经济损失的风险。

3.2.4验收环节:固定资产采购缺少验收控制,可能存在采购数量、质量、技术要求与实际要求不相符,造成经济损失。

3.2.5日常保管环节:固定资产日常保管缺少适当的记录、核对和清查,可能存在账实不符、保管不善、丢失等风险。

3.2.6日常使用维修保养环节:固定资产的日常保养没有专人负责,没有落实责任,缺少日常维护保养制度,可能存在设备保养不到位,影响正常使用而提前报废,造成损失。

3.2.7固定资产处置环节:固定资产的报废、出租、出借、捐赠、对外投资等处置行为缺少授权、审批,重大资产的报废缺少技术鉴定,可能存在任意处置、不当报

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废造成资产流失和经济损失风险;资产处置残值收入不按规定上缴财政专户管理,存在违规处罚风险。

4医疗卫生单位固定资产内部控制的风险应对措施[4]4.1内部控制环境风险应对措施

固定资产内部控制环境风险的应对措施应强化单位领导责任意识,建立和完善组织机构、明确职责分工,建立固定资产管理体制。

4.1.1建立和完善固定资产管理的组织机构。医疗卫生单位的固定资产管理应实行归口管理,设置独立的资产管理部门。资产管理部门为本单位固定资产管理的第一责任部门。主要职能是:负责本单位固定资产的实物管理,定期实施固定资产清查;经批准后采购本单位固定资产;负责对本单位固定资产的内部调配及固定资产处置的管理;负责对本单位固定资产的配置情况进行分析,为资产的配备提供决策依据;负责本单位固定资产信息化管理和卡片管理;负责制定固定资产管理制度。

4.1.2按不相容职务相分离原则,设置与固定资产管理相关的部门和岗位,明确部门和岗位的职责权限。与固定资产管理有关的不相容岗位:(1)卡片管理岗位应与清查岗位相分离;(2)卡片管理岗位应与会计核算岗位相分离;(3)采购岗位应与验收岗位相分离;(4)固定资产采购、内部调配和固定资产处置的审批与执行相分离;(5)采购岗位应与付款岗位相分离。

4.1.3建立固定资产的管理体制。医疗卫生单位固定资产的管理可以实行“四级管理体制”。即:资产管理部门、业务部门(医疗科室和各类管理部门等)、业务部门资产管理员、固定资产使用保管人四个层级。资产管理部门处于固定资产管理的第一层级,负责对本单位固定资产进行管理;业务部门是固定资产保管使用主体,管理本部门资产,属于第二层级管理;各业务部门设置固定资产管理员岗位,管理本部门固定资产具体事务属于第三层级管理;固定资产使用人负责对本人保管使用的固定资产进行日常保养和保管,属于第四层级的管理。四个层级之间形成层层负责相互制衡的管理机制。业务部门对资产管理部门负责,要保证本部门固定资产台账与资产管理部门的固定资产卡片核对相符;部门固定资产管理员要对本部门负责人负责,保证本部门固定资产账实相符;固定资产保管使用人要对本部门负责人和部门资产管理员负责,保证本人使用的固定资产安全完整和正常使用。

4.2医疗卫生单位固定资产关键业务环节的风险应对措施

4.2.1固定资产配备环节。实行预算控制,防止固定资产重复、超标配置或随意采购造成浪费。对新购固定资产实行由业务部门申报、资产管理部门调研提出配置意见、财务部门立项审核,经单位领导批准下达

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预算的管理办法。大型医疗设备采购,必要时可以聘请专家进行论证。

4.2.2业务的授权审批环节。建立固定资产业务授权审批制度,明确审批人员权责,规范固定资产采购、验收和资产处置业务流程和审批流程,确保固定资产授权审批与业务执行的有效分离,防范固定资产授权审批环节中的舞弊行为。

4.2.3采购及招投标环节。建立由单位领导、纪检监察、财务、内部审计等多方参加的采购领导小组,对招投标和采购的全过程实行联合管理;严格执行固定资产采购预算和政府采购有关规定,严格规定的程序办理固定资产采购业务;规定在上报政府采购相关资料前必须进行充分的市场调研并经单位领导审批;制定本单位采购业务招投标管理办法,规定招投标的程序和办法。4.2.4验收环节。建立固定资产采购的验收制度,坚持实行由采购执行部门之外的部门或多个相关部门共同组成联合验收小组验收。大型医疗设备或高新技术设备要聘请专门的技术人员或专家参与验收。

4.2.5日常保管环节。将固定资产的日常保管责任落实到使用部门和使用人。实施记录控制:固定资产卡片、管理信息系统、总账、明细账、部门资产台账之间应保证核对相符;实施财产保护控制:规定定期或不定期开展固定资产清查。

4.2.6日常使用、保养环节。建立固定资产的维修保养制度,落实维护保养责任,对保养不善的责任人进行责任追究。

4.2.7固定资产处置环节。明确固定资产转移、出租、出借、报废、捐赠、对外投资的授权审批权限和办理流程,实行固定资产处置决策与执行有效分离。重大设备或因技术落后报废的固定资产应进行技术鉴定;固定资产的出租、出借、捐赠、对外投资应实行集体决策并按有关规定向主管部门、财政部门履行审批或备案手续,应评估的按相关规定进行评估,固定资产报废的残值收入应及时上缴财政专户。5医疗卫生单位固定资产内部控制制度设计[5]

对固定资产实施内部控制的落脚点是建立和完善固定资产的管理制度。制度设计和完善应依据主要业务环节的风险分析和风险应对措施。制度框架内容包括:(1)总则:说明制度建立的法律依据;(2)管理体制:明确实行归口管理和四级管理体制;(3)分工及职责范围:规定部门、岗位的职责范围及权限;(4)预算控制:规定固定资产配备实行预算管理;(5)固定资产采购管理:规范采购行为;(6)固定资产验收管理:规范验行为;(7)固定资产的日常保管:规范保管行为;(8)固定资产的维护保养:明确维护保养的主体和责任,明确追究责任的具体措施;(9)固定资产的清查:明确清查的主体,规定清查的

周期和有关要求;(10)固定资产的处置:规范固定资产处置行为;(11)责任:明确违反固定资产管理相关规定的法律责任和行政责任及处罚办法;(12)附则:说明制度的解释权及生效日期等。

6医疗卫生单位固定资产内部控制的信息与沟通

信息与沟通是指与固定资产控制相关的各类信息在各管理主体之间的传递及沟通,信息与沟通贯穿于各业务主体,各个控制环节,有效的信息沟通能够及时发现固定资产内部控制系统在运行过程中存在的问题,便于改进。

医疗卫生单位应建立信息沟机制,加强部门之间的协作和沟通,使实现固定资产控制目标的重要信息及时得到确认、汇报和传递。如:规定财务部门与资产管理部门应定期对账;资产管理部门与业务部门核对固定资产管理信息等;建立例行报告、专题报告、综合报告等信息报告制度;充分利用法律、法规,外部审计报告等外部信息等。

7医疗卫生单位固定资产内部控制的自我评价和监督

设立专门的机构监控本单位内部控制系统的运行,定期对本单位内部控制系统的有效性进行评价。固定资产内部控制的有效性包括两个方面:设计的有效性和执行的有效性。实施评价时,应制定评价方案,综合运用调查问卷、流程图、实地观察、个别访谈、比较分析、抽样、证据检查等方法,对固定资产内部控制系统设计的有效性和执行的有效性进行评价,编制评价报告,要对评价结果进行分析,提出缺陷整改意见。

对固定资产内部控制系统本身的监督和评价实质上是一种监控行为,通过监控及时发现系统运行中存在的问题,以便进行改进,形成良性循环。

[1]财政部会计司.行政事业单位内部控制规范讲座[M].北京:[2]朱延辉.高校内部会计控制研究[D].长春:吉林大学,[3]谢志华.内部控制:本质与结构[J].会计研究,2009(12):[4]张春富,张莎.COSO报告在医疗卫生单位内部控制中的运[5]方红星.内部控制――整合框架[M].大连:东北财经大学出版社,2011.

用[J].教育财会研究,2010(3):60-63.70-76.2010.

经济科学出版社,2013.

参考文献

[收稿日期:2015-02-20](编辑:彭博,张红丽)

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