连锁超市财务管理手册-

连锁店财务管理实操手册

1收银机系统投入使用的操作规定

1.1收银员操作流程图

收银过程中注意事项:1、相同商品要核对全称和条码

2、每扫描一个商品要核对屏幕是否有错码或串码现象

3、盒装商品需要取出盒内实物核对

4、收款过程中要唱收唱付

5、50元以上人民币要核对至少3个以上防伪(盲点、变

色、水印、银线、隐形面额、半圆合并)

1.2、收银系统日常维护的规定

1)系统开机、运行操作、关机的操作注意事项

2)系统出现故障时的解决方法

 维修单位的联系电话和联系人:梁文翰[1**********]

 维修费用的申请和支付:

 常规性系统问题的解决方法:

1、开关机过程不能做其他多余动作

2、运行操作过程中只需接触常用键位,遇到特需情况向主管或店长请示

3、系统出现故障第一时间寻求总部数据员的帮助

1.3、收银系统开始启用时的初始化工作

1)进行系统设置;

2)进行操作人员、操作人员编号、上机操作密码、系统使用权限等设置; 收银员只具备收钱和改数量的权限

3)进行商品信息:商品标准品名及规格、商品条码、计量单位、商品销售价格

等导入;

4)进行系统各模块业务基本参数设置;

5)进行系统各种表格及打单格式标准化设置。

2、收银员日常工作内容及主要岗位职责

2.1、收银员每日工作内容

1)打上班卡或拿卡给店长签卡;

2)店长不在的情况负责开门营业,开室内灯光;

3)参加班前会议,仪容仪表的自我检查;

4)清点备用金,准备好零钱;

5)清洁收银区域卫生,清洗用具,并把物品、用具有序地摆放好;

6)打开收银机,录入备用金;

7)检查收银用打印卷纸,检查是否能进行正常收银业务;

8)安全快速地操作收银机,准确收取顾客货款,仔细检查钞币;

9) 按“服务规定”中的要求提供服务,主动向顾客打招呼,耐心解答顾客提

问;

10) 顾客结帐时,算出金额并告知顾客“总共XX元”;收取顾客现金时要唱票

“收您XX元”;找零时对顾客说“找您XX元”;

11)负责将客人购买须带走的产品打包好装进购物袋里;把购物袋递给顾客,面

带笑容说“谢谢,慢走”;

12)停止营业后,及时清盘当日营业收入现金,与收银机当日收款合计核算,检

查是否有长短款;整理钞票,每1000元扎一叠或每10000元扎一叠;

13)清查收入现金完毕,正确操作关闲收银机,切掉电源;

14)按规定到指定银行存入当日营业收入现金,如因特殊情况,不能把当日营款

存入银行时,要汇报店长,并把营业现金放入保险柜中锁好;于次日10:00前把昨天未存入银行的营业现金,补存入银行;

15)按规定程序办理收银交接班工作。

2.2收银员岗位主要职责

1)负责店面营业收款工作

2)按收银系统操作规范,正确操作收银机;

3)做好每日备用金准备工作,收银交接班工作,营业货款存入银行工作;

4)编制每日店面营业收入日报表;

5)负责在收银系统中录入当日商品进货信息;

6)负责在收银系统中录入当日店面商品盘点信息;

7)协助店长做好每日下订单工作;

8)协助店长做好每日营业收入统计分析工作;

9)协助店员整理、摆放货架新鲜商品,每日店面卫生清洁工作等。

3、收银员的日常收款工作规范

3.1所有的商品销售,必须通过收银机操作,以扫描商品条码信息,录入读取商

品品名、销售数量、单价货款金额

3.2每日营业前,必须先输入当日备用金,做好备用金找零的准备工作:50元、

20元、10元、5元、1元、5角、1角的零款要备足;

3.3在收银系统中进行已售商品的退货退款操作时,或进行系统中错误商品信息

的删除时,要严格按收银机的操作流程进行;

3.4交班或每日终结营业时,要进行营业现金盘点工作,收银员可从收银系统中获取如下信息:

1)当日营业前备用金――每天上班前,店长必须准备足够的备用金,开始营业

前,由收银员把备用金总额输入收银系统中,备用金一般是整数,比如500元或1000元,具体多少,视每家店的经营情况来定.初步定为每个收银员500元,每店2份,即早晚班各一份,同时换零钞备用金1000元;

2)当日营业现金收入――店面商品销售营业收入,包括现金收入和银行刷卡

收入,当日营业现金收入是不包括银行刷卡收入的。

3)当日交班备用金余额――每日营业终止或交班时,收银员必须清点备用金

余额。备用金=所有营业现金-当日营业收取的现金;收银员必须保证账

实相符,如出面长短款,要及时查清原因,原则上营业短款由收银员承担,营业长款划归店面营业外收入。

4、店面营业货款的管理

4.1店面每日的商品营业销售收入,必须通过收银机打单收取现金,或刷银行卡收

取货款,不允许收银系统外销售店面商品;

4.2除收银机出故障,或停电时,暂不通过收银机打单销售商品,但必须开收据办

理收款手续。每日营业终止后,或收银机正常运行后,当班收银员必须及时在收银系统中补录这部分营业收入;

4.3每一分店开立专门银行卡,用于办理营业款的缴存,此银行卡分店只能存款,

不能提款,只有总部出纳或指定人员才能办理提款或转款手续;

4.4分店当日营业现金收入(100元的倍数),必须于当日晚22:00——次日上午

10:00,由当班收银员存入公司银行卡上,余下的营业现金尾款,交回店长; 每日营业现金,原则上当日存入银行卡;

4.5建立分店营业现金收付日记账,用于登记每日营业收入现金、每日存入银行

卡的现金,每日营业现金结余。原则上营业现金不能坐支,即用营业收入的现金,直按支付店面日常开支或临时现金补货。

4.6每日收银长短款的处理方式

 收银员每人每日有短款2元的限额,超过2元的部分,由本人交班时以自已

的现金补足;

 收银每日长款,于每日交班时上缴店长,列为分店营业外收入; 并在日报表

中要体现;

 收银收到假钞的,50元内由个人承担,超50元以上的部分,公司与个人各承

担50%。

5、分店备用金管理

5.1)开立分店备用金银行卡,专门用于分店日常开支,备用金总额,依据分

店经营开支情况而定;

5.2备用金使用范围是:分店房租费、水电费、物业费、卫生费、办公用品

用具费、电话费、交通费、临时零星补货费、治安管理费、营业工具费、

修理费、店面管理其他费用;

5.3店面日常开支,是通过备用金来支付的。店员报支费用时,必须填写报

销单,报销方式参照财务部规定的《报销管理规定》办理;

5.4分店已经支付的报销单,于每周日,由店长负责把店里本周所报销单据

整理有序,并给单据编号,然后编制报销清单,打印了出分店出纳现金日

记账(截止至当日的日记账),再交由送货员带回总部会计;

5.5总部会计按规定审核分店费用开支单据――然后把已审核合格的单据按

审批层次报分管领导核准――已核准的报销单交总部出纳打款给分店,补

充分店备用金。

5.6费用支出审批流程,费用发生前需向上级请示,具体报账流程为

1)店面经办人员按规定取得合法原始单据,填写报销单,按要求分类贴粘单

据,并在报销单上签名;

2)报销单报交店长审查签字;

3)其次报送营运经理审核;

4)最后报送财务总监核准;不符合规定的报销退回分店补办手续或不予报销

5)已核准的报销单,送总部出纳办理支付手续,补足备用金;

6)审计审查报账的合理性和手续完整性。

5.7、为了方便分店经营运行,分店50元以下费用报销,店长核签后,就可

直接支付报账款,然后补办手续;分店200元以下,运营经理核签后,就可直接支付报账款,然后补办手续。超200元以上费用,必须经财务总监核签后,才能支付报销款。

6、店面下订单及进货管理

6.1分店经营能否盈利,店面每日下订单工作很重要,这项工作一般是由店长

根据店面营业收入分析表、附近商超市场调查、天气季节变化和周围的居民消费习惯等因素来下每日订单,不可随意下单;

6.2、分店店长应通过收银系统或电话下订单,然后传真或发电子邮件给总部

订单部;

6.3、尽可能杜绝补货现象,因为补货采购成本高,除非总部采购顺路带货,

或消费者急需货品,或供应商送货上门;分店进货原则上由公司总部负责采购,部分少量特殊商品,可以电话通知供应商送货,但必须采取月结方式,由总部按月结算货款;

6.4、店面进货验货,一般由店长或店面仓管员负责,验货时必须严格按订单

验货,如发现进货与订单所列的货品、规格、品质、品种、数量等不符,应及时联系供应商或采购,办理相关的退货、换货手续;

6.5、公司配送部送货或供应商送货,必须备送货单二联(结算联、回单联),

分店验收合格收货后,由仓管或店长签字,回单联退供应商或送货员,结。,算联留分店做为货款对账和结算的依据;

6.6、商品进货信息,由收银员或店长于每日营业终前,录入收银系统中;

6.7、每月进货单据,由仓管或店长分别按供应商分类整理装订好,并做好对

账单由交会计负责,分店只负责整理单据和与供应商对账工作,分店每周将进货单上交总部财务。

6.9、分店商品进货损耗的处理方式

 分店以实际重量收货,不合规格的拒收,产生的损耗由店内承担。,

 叶菜和水果可由分店单独采购,不能与公司配的混在一起。

7、分店商品盘点操作及每日商品损耗核算业务

7.1、每日商品库存盘点业务(生鲜每日盘点,其他商品每周盘点)

1)每日分店停业前,必须由当班营业人员对库存的商品进行盘点;

2)分店应使用标准的盘点表,即使用有商品名称、商品条码的盘点表,不可用

手写盘点表,以实地过称、点数方式进行商品盘点;

3)把商品盘点数量写入盘点表中,盘点人员必须在盘点表中签名;

4)由收银员或店长在收银系统中录入每日盘点数量。

7.2、每日商品损耗核算及分析

1)商品在整理、销售过程的损耗,是属分店管控的范围;以喷洒水珠和加强管理的方式来控制;

2)商品滞销积压造成的损耗,是分店重点管控的损耗,以合理下单和积极促销方式来控制;

3)每日核算商品损耗率,当日某种商品损耗=上日商品盘点数+本日进货数-本日销售数-本日盘点数;损耗率=综合商品损耗额/当日商品销售成本

4)编制各种商品每日商品损耗率分析表,查看损耗率高的商品,由店长进行损耗分析和进行落实改善

5)根据历吏每日销售统计分析和损耗分析,进行当日下单业务。

8、分店的单据及报表的管理

8.1 、分店的单据管理

 分店经营所需单据包括:收银纸、收款专用收据、进货送货单、商品入库

单、费用报销单、借款单、粘贴单、物品申购单、采购订单、分店房租收费单、水电费单、电话费单、物业管理费单、卫生费单、临时补货付款单、员工工资单、维修费单、车费及餐费单等

 收银专用纸,必须备足在分店,不能用完后才申购;

 收银出故障时,以收款专用收据办理收款;

 进货《送货单》一式两联(回单联、结算联),分店收货时收货人签名后,

把回单联交给配送员带回总部,结算联交由店长做为进货依据;

 费用报销单、借款单、粘贴单,分店报销费用或借支时使用;分店任何财

务支出,必须填写费用报销单或借款单,具体报销或借支方法参照财务部《费用报销管理规定》执行;分店财务支出由店长签字后,交由分店营运部负责人签字;

 物品申购单――分店申购办公司用品、管理用具、经营设备、礼品时,参

照公司的《非生产用品管理规定》办理,填写申购单由店长签字后,交由分店营运部负责人签字;

 采购订单――由分店店长每日根据历吏营业销售分析,编制次日采购订

单,以QQ方式或传真方式发给采购中心;、

 分店房租收费单、水电费单、电话费单、物业管理费单、卫生费单、临时

补货付款单、员工工资单、维修费单、车费及餐费单等是分店报销分店费用必备的单据。

8.2、分店的报表管理

 店的报表包括:商品进销存报表、商品损耗分析报表、收银日报表、分店

商品销售分析表,分店现金日记账;

 商品进销存报表――由店长负责编报

 商品损耗分析报表――由店长负责编报

 收银日报表――由收银员负责编报

 分店商品销售分析表――由店长负责编报

 分店现金日记账――由收银员负责编报

培训及保证此方案的实施措施。


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