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企业法务工作机制的完善

发布时间：2007-5-22

任旭荣

现场问题调查：

1．已聘请了律师担任常年法律顾问的（举手）

2．已在本企业聘用了专职法务人员的

3．不仅聘用了专职法务人员，而且还设立了法律顾问室或法务部的

4．不仅聘用了专职法务人员，设立了法律顾问室或法务部，同时还聘请了社会律师担任常年法律顾问的

5．到目前为止还没有聘请过律师担任常年法律顾问，仅仅是需要时临时聘请过律师的

6．到目前为止还没有聘用过律师的

7．到目前还没有认为有必要设专职法务或者聘请律师担任常年法律顾问的

通过刚才的现场调查，我可以说今天和大家交流一下企业法务工作是很有意义的。我从事律师职业已有二十年，给很多的企业、事业单位以及政府、行政机关担任常年法律顾问，有的单位已不间断地做了十多年，对于企业法务工作的重要性、如何有效开展法务工作等方面有一些心得，今天不妨和大家一起做个交流。我从三个方面来谈：

1．企业法务的产生与现状

2．如何完善企业法务工作机制

3．企业法务工作的发展趋势

着重谈谈第二个问题：企业法务工作机制的完善

一、企业法务的产生依据与现状

1．企业法务发展与现状：

企业法务全称企业法律事务（或企业法律实务）

A．企业法律顾问的实践发展已有十多年，星韵所当年推行企业法律顾问助理。当年的法律顾问职能较单一：合同管理、债权追索、诉讼代理

B．聘请律师担任常年法律顾问——企业内部聘用专职法律顾问（出叫法务专员）——到设立专门法务机构

C．现在企业法务已成为一个新兴的职业

从企业法律顾问——公司律师（与国际通行做法相同）

2．规章依据

1997年3月12日国家人事部、经贸部、司法部联合发布《企业法律顾问执业资格制度暂行规定》、《企业法律顾问执业资格考试实施办法》

1997年5月3日《国家经济贸易委员会企业法律顾问管理办法》

第一条为适应建立现代企业制度和发展社会主义市场经济的需要，建立健全企业法律顾问制度，规范企业法律顾问工作，促进企业依法经营管理、依法维护自身合法权益，制度本办法。

第二条本法所称企业法律顾问，是指具有企业法律顾问执业资格，由企业聘任并经注册机关注册后从事企业法律顾问事务工作的企业内部专业人员。

第三条企业法律顾问是企业领导人在法律方面的参谋和助手。其任务是：从事企业法律事务工作，促进企业依法经营管理和依法维护自身合法权益。

1999年3月18日经贸部发布《企业法律顾问注册管理办法》

2004年国资委出台《国有企业法律顾问管理办法》，作为《国有资产监督管理条例》的主要配套法规。

其中规定：

“国有独资和国有资产占控股地位的大型企业应当设置法律事务机构，中型企业应当配备企业法律顾问”

“ 大型企业可以设置总法律顾问。总法律顾问是企业的高级管理人员，参与企业重大经营决策，全面负责企业法律事务（比照“三总师”的作用设置）。“企业设置法律事务机构的，在其机构内应当配备具有企业法律顾问执业资格的人员；未设置企业法律事务机构的，其聘用的专职独立从事企业法律事务工作的人员必须取得企业法律顾问执业资格。”

2004年起全国一些大中城市开始试行公司律师制度，杭州市于2004年10月产生了首批14名公司律师，公司律师、公职律师、社会律师三种不同的律师将写入《律师法》。

3．企业法律顾问制度的必要性

A．这一制度的建立得益于市场经济的建立和发展。市场经济是法制经济，企业与政府、企业与企业、企业内部、企业与消费者（公众）之间的关系，主要通过相应的法律法规来调整和规范。政府对企业的指导和管理，已经从过去的主要以行政手段过渡到以经济和法律手段为主；企业与企业作为平等市场主体之间的关系，主要靠合同法等民商法律进行调整和规范；企业内部各种关系，包括劳动关系、财务管理、质量管理、安全生产管理等，都要依据劳动法、会计法、产品质量法、安全生产等法律来调整和规范。

B．加入WTO后，政府职能转变，经济融入全球，要求法制化程度进一步提高，其意义会更加明显。

C．依法经营是市场经济对企业的基本要求，有效的法务工作能确保企业依法经营

二、完善企业法务管理机制

1．市场经济下企业与法律

（1）市场主体法：公司法、合伙企业法、破产法、独资企业法等等

（2）市场交易法：合同法，约束平等主体间经营活动中的所有交易行为

（3）市场监管法：工商、税务、广告、食品卫生、产品质量、标准、环境保护、规划、土管、建设、海关、药监、安监等等，行政法体系

（4）市场秩序法：《反不正当竞争法》确保市场公平竞争秩序的法律

（5）知识产权法：著作权法、专利法、商标法，商业秘密（在《反不正当竞争法》中规定）

（6）劳资关系法：《劳动法》、《工会法》等

2．法务工作的五大职能：

法律顾问的职责：《企业法律顾问执业资格暂行规定》第十七条规定企业法律顾问履行的职责包括十一条：

（1）协助企业领导人正确执行国家法律、法规，对企业重大经营决策提出法律意见；

（2）参与起草、审核审核重要的规章制度；

（3）审核企业合同、参与重大合同的起草、谈判工作；

（4）参与企业的合并、分立、破产、投资、租赁、资产转让及投标、招标等重要经济活动，提出法律意见，处理有关法律事务；

（5）办理工商登记、商标注册、专利申请等有关法律事务；

（6）接受企业法定代表人委托，代理企业参加诉讼和非诉讼活动；

（7）在股票在境外上市的股份有限公司中，经董事会聘任担任董事会秘书；

（8）开展与企业生产经营有关的法律咨询；

（9）配合企业有关部门对职工进行法制宣传教育；

（10）负责外聘律师的选择、联络及相关工作；

（十一）办理企业领导人交办的其他法律事务。

法律顾问的职能可以归纳成五大职能：合同管理、制度建设、风险控制、依法治企、维权护航

五大职能是相互联系、相辅相成——确保企业健康发展

其价值目标：是企业发展的坚强后盾。

（一）合同管理

现代企业间的各种经营活动，主要是通过合同形式进行的，合同是市场主体间交易的方式。合同管理是现代企业法务工作的首要职责，实践已充分证明，合同管理是防范企业经营风险的第一道“防火墙”。目前很多企业还缺乏合同管理的有效措施以及完备的制度。主要存在的问题有：

1．合同内容未经过充分谈判，合同内容存在瑕疵；

2．合同审批程序控制不严，形式存在瑕疵；

3．合同以及相关配套资料备案不齐；（诉讼时举证不能的被动）

4．合同履行不严；（擅自变更履行方式又未保存证据）

5．合同履行缺乏有效的跟踪，错失诉讼时效、担保期间等；（标力公司逾期办证违约主张已过时效，只保护了起诉前两年，少100万元）

加强企业合同管理工作刻不容缓，此项工作要纳入企业法务首要工作之中，且把合同管理纳入企业管理的重点环节。有效的办法是，建议企业根据自身的特点建全“合同管理制度”。

目标：

一是合同管理工作规范化、科学化；

二是建立科学的合同审核流程；

三是充分应用现代技术管理合同；设计一套好的合同管理软件

四是强化示范文本的学习和管理：市场通用示范合同文本的学习，制定自己的格式文本；

五是规范合同审批制度，严把合同签订关：形式要件的审查不可忽视

六是强化合同履行跟踪管理：如东洲地毯案，因履行瑕疵没有得到及时更正

七是风险合同及时救济：以XX房地产公司诉XX物业管理咨询公司解除《物业顾问合同案》为例

八是瑕疵合同及履行瑕疵导致的风险问责制：加职合同责任意识

推介：浙江XX房地产开集团发有限公司的网上合同管理流程

业务部——技术部——财务部——法务部——必要时由外聘律师辅导——分管领导（重大的由总经理）

例：中国XX建筑总公司案：

关于工期延误责任的问题：

内容瑕疵：合同书中约定了三种担保方式，质量保证金300万元、工期保证金75万元、银行履约保函300万元，但投标承诺又增加了如转包则没收所有的保证金。

履行瑕疵

A．关于变更总包下分包与三项工程直接发包的问题，由于涉及到工期计算，如变更，则应于变更之时直接确认扣减工期。

B．工程款支付方式随意改变，支付方式很乱，以发包人法定代表人个人借款名义支付，结果不但得到确认，还引发了其他几场拖欠借款诉讼，多支付主高于银行四倍的利息。

C．实际只支付300万元保证金（凭证上未写明是质量保证金），保函与工期保证金75万元均未履行；

D．工期申请延长，批复不明确导致法院判决困难，监理批复内容“具体工期在必要时审核”。

E．合同约定总造价下浮19.5％，实际履行时业主、承包商、监理三方以会议纪要形式确定：“凡是业主方采购或认定的设备材料不做下浮”，结果是钢材用了四个厂商，由承包商推荐，业主确定。造价审定时业主不认可，给予了下浮。该争议仍存在。当时应及时明确造价不下浮，以免事后引发争议。

诉请不当

诉讼策略上的错误：以为请求越多越好，同时提出两笔相互矛盾的请求：总包配合费77万元的请求，与不承担工期责任自相矛盾。

（二）制度建设（创新）

完备的制度建设是企业正常运营的基本保障，而强化法务工作本身又是企业制度创新的重点环节。因为企业法务工作已经涉及企业的整个业务链甚至整个管理链，所以企业法务不仅仅是意识到位的问题，还应该是制度创新的问题。如果说发展是企业的根本，制度是发展的保障，那么创新则是制度的灵魂。

所谓强化法务就不能只简单地理解它是企业防范法律风险的一般性的运作技巧，而应该深刻地认识它是企业实现基业长青的体系性的制度建设。

考察国外一些具有百年历史的企业，我们不难发现，其根本原因是制度因素所起的作用。完备的制定确保了企业持续稳定的发展。我国百年老字号（商标）不少，但百年企业却不多见。我们现在有不少知名民企靠的是领袖人物，而不是制度。所以正经历着严峻的考验。

企业法务应该人企业制度建设中发挥出作用。说到底制度建设首先是建章立制——立法。而法律顾问最擅长的工作就是确保制度的合法性。所以我认为企业所有成文的规章制度应经过法务的合法性审查，当然其目标是使所有规章制度即规范又合法，还有要完备。制度执行的好可以为企业构筑最坚实的城墙。

A．合同管理

B. 劳动纪律：与劳动合同管理坚实联系

C．保密制度：知识产权保护

D．营销制度

E．财务制度

F．文件签署

G．印章管理

H．档案管理

……

案例1：新华书店汪XX因违反单位规章制度被辞退引发的劳动争议案

案例2：715所保密制度设计（事前防范），某工程师出卖单位技术秘密案

如何创新企业法务制度，可以考虑将企业法务制度融进决策机制、组织机制、工作机制和考核机制，法务的组织结构和法务的运作程序规范化建设，形成符合公司实际的法务管理机制。

（三）风险控制

企业立足市场，会面对来自方方面面的风险，诸如合同行为的风险、资本运作的风险、知识产权的风险、人力资源的风险、环境保护的风险、税务筹划的风险以及公共关系的风险和诉讼仲裁的风险等等。如何防范这些风险以达到保障企业安全的目的，从根本上预控潜在的风险变成现实的灾难，防患于未然，这是企业法务工作中极为重要的职能，可谓责任重大。

企业面临的风险我把之归纳为两方面：决策失误导致的风险和管理疏忽导致的风险。

企业在作出重大决策时，法律评估必须跟上。象企业合并、分立、破产、投资、租赁、清算、资产转让、招投标、上市、重组、改制等都属于重大决策。涉及的法律问题极其复杂，涉及面非常之广。一个环节出问题都可能导致整个决策失误。

反面例子：周XX、莫XX收购企业案

正反两面例子：浙江省技术监督检测研究院大型恒温机组成功采购招标与文澜阁维修工程招标案

管理疏忽导致的风险，最常见习是印章保管不严。如空白信纸上加盖印章。这种案例实在太多了。

案例：XX电子有限公司改制案，程序瑕疵导致改制完成后五年被诉讼。

（四）依法治企

依法治企要求企业严格依法经营、守法经营，这对企业而言也是防范风险以及确保企业健康发展的重要因素。如今，法制建设已是中国的大事，浙江省委省政府对２００６年工作提出了“法治浙江”的目标要求，并与“八八战略”、“平安浙江”和“文化大省”形成了“四位一体”的强省治理格局。依法治企必须站在企业发展战略高度来强化认识！具体而言就是依法经营加守法经营。

一是法律已成为一种经营管理资源，被运用于企业经营管理始终。过去企业习惯于“找市长”，现在变成“找市场”，而市场已逐步走上法治轨道，因此具有一定的法律素养，能利用法律的思维处理经营业务，已成为企业决策层和管理层人员一种必备基本职业素养。以上海XX集团周总对苏州一住宅项目的反思为例，擅自改变规划指标而被责令改正，造成的资金和时间的损失。“过分注重政府人脉关系而忽略依法办理。

万通地产冯仑董事长有一段话说得很好“在普通中国人中，最相信的是关系，以为关系可以决定一切，面子才是生产力。所以在构筑未来的发展空间时，往往首先想到的是广结人缘、膨胀人脉、寻找靠山。其实，如果多问几个为什么，就不难看出，把一切成败寄托在关系和人情面子上，实际上就是想绕过一切正常的管理规范和法律法规，取得凌驾于制度之上的特权，从而获取具有垄断意义的机会和利润。关系越盛行的地方，制度越无尊严，关系就更加重要，越发有面子，形成恶性循环。所以相信关系的人，从来不把制度放在眼里，权力身边的关系之所以违法乱纪的机会多，便是这个道理”。

二是因为涉及法律的事务增多，违法、违约和被违法、违约侵害的机会就随之增多，企业面临的法律风险就越来越大。有时候冷不丁就接到一张法院传票，如广联公司电话移机而引发的电话骚扰侵权案。要防范和控制法律风险，维护企业的合法权益应当严格遵守法律。少打擦边球，自作聪明。

案例1：X外商独资企业：由于疏忽漏标产地被处罚案

案例2：X外资企业无证生产危化品被处罚案

（五）维权护航

企业法务还要学会擅于使用法律手段维护企业的合法权益不被侵害。法律既要求企业依法、守法，同时也给予了许多权益。维权既包括事前防范，也包括事后依法救济，还要擅于总结教训，改善管理。

律师函或法律顾问函常被用来作维权交涉手段。而且是成本很低的维权方式。如画家与娃哈哈公司侵著名权案的成功交涉，又如以律师函形式为某建材供应商向中天集团催货款25万元取得成功。我们发现，大凡管理规范的知名企业具有良好的信誉，但也难免因疏忽而侵犯他人权益。

案例1：XX蜂场工商误登记案（及时纠错）

案例2：XX工贸实业公司《育婴指南》著作权案（减少损失）

三、有效开展企业法务的方式

1．中小型企业：建议设一名专职法律顾问

2．规模企业应设法律顾问室（或法务部）

3．企业法务外包：将法律事务外给律师事务所也可尝试

4．企业法务与外聘律师实现优势互补、有效合作，这是较为理解的模式

（1）两者的定位

医务室与综合医院、普通门诊与专家门诊

（2）法务人员选择外聘律师

（3）法务人员当好外聘律师的助手：信息筛选、资料提供、沟通桥梁

2006年6月14日给杭州市商业总会会员企业举办的讲座

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