文件筐测试答题技巧

文件筐测试答题技巧

在高级人力资源管理师考试中，综合评审部分就以文件筐测试对考试进行考核。

自

2010

年

11

月开始，文件筐的考试要求做了变化，

无需回复方式，重点是准确、详细地

写出要采取的措施和步骤。

下面我们简单介绍文件筐测试的程序，

结合综合评审试题的组成部分，

从读题、

答题和

检查三个环节来讨论如何应对综合评审考试。

一、文件筐测试简介

文件筐测试又叫公文筐测试，

或者公文处理测验。

在这种测试中，

受测者假定将担任某

个管理者的角色，

要在规定的时间内处理相当数量的文件，

主要考察受测者的计划、

决策能

力。这是被多年实践完善并被证明为有效的管理者测评方法之一。

首先，

向受测者发一套文件，

包括下级呈来的报告、

请示、

计划、

预算，

同级部门的备忘录，

上级的指示、批复、规定、政策，外界用户、供应商、银行、政府有关部门乃至所在社区的

函电、

传真及电话记录，

甚至还有群众检举或投诉信等。

这些文件经常会出现在管理人员的

办公桌上。

其次，向受测者介绍有关的角色背景，然后，告诉他（她）现在自己就是这个职位上的

任职者，负责处理所有的公文材料。

要使被测试者认识到，他现在不是在演戏，也不是代人

任职，

而是真实的当权者，

要根据自己的经验、

知识和处理事务的能力在预定的时间内去解

决问题。受测者不能仅仅描述自己将如何去做，而应是身临其境地处理每一件事。

由此，每

个应试者都留下一沓笔记、备忘录、信件等。这是检验受测者工作成效的最好记录。

最后，

处理结果将交由测评组，

按既定的考评维度与标准进行考评。

最常见的考评维度

有七个，即个人自信心、企业领导能力、计划安排能力、书面表达能力、分析决策能力、敢

担风险倾向与信息敏感性，

也可按具体情况增删，

如加上创造思维能力、

工作方法的合理性

等。

二、综合评审答题技巧

一级人力资源管理师资格认证的综合评审考试，就是将上述文件筐测试的全过程纸面

化，以文字叙述的方式交代整个文件筐测试的背景资料、考生身份、要完成的任务等信息，

并要求考生以文字作答的方式处理这些公文，以此反映考生人力资源管理事务的实践能力。

综合评审试题的主体由五部分组成，

即

【情景】

、

【任务】

、

【公文处理表示例】

、

【公

文一

~

十】以及对应的【公文处理表一

~

十】。

、【情境】：主要包括题目所涉及企业的背景信息、目前现状、面临的主要问题、考

生的角色、考生的工作关系。

2

、【任务】：交代考生的答题时间、答题要求（具体见本文第三部分）。这部分信息

非常重要，

因为它直接告诉了考生答题的要求和原则，

一是考生的答题内容是处理公文的思

路、措施和意图；二是要注意十件公文之间的相互关联；

三是提示考生答题的思路，要考虑

到某一问题的信息来源、沟通的重要性、权责利对应原则、管理的权变原则等因素。

此处应注意

:

不考虑文件的类型

,

建议读题

20

分钟，每一个文件

15

分钟，再用

分钟

来检查。每题只能用

3-5

分钟来反应。

3

、【公文处理表示例】：给考生展示答题的格式和行文风格。

4

、【公文一

~

十】：即考生需要处理的十件公文，包括来自上级、下级、同事或外部

机构的电话留言、电子邮件、通知、信件等等。

注意：来自顶头上级的任务一定要亲力亲

为的处理，平级的其他业务部门的事情，要抓住大局，注意体现公平。因为对方不懂

HR

知

识，可适当多写各模块信息。

来自下级的：要注意是否有越级反映问题的情况。

5

、【公文处理表】：考生在此回答如何处理不同文件涉及的问题。

正式答题时，要注意先回应对方问题，表示出已认真研究了，然后再提出个人意见或

建议，之后考虑交给下属或其他部门处理，最后考虑吸取经验，改善方法等。

文件筐测试的考试时间为三个小时，

考生有足够的时间仔细阅读题目。

考生首先应当仔

细阅读文件筐给出的情境资料，

这样有助于形成回复文件的主要思路。

下面我们分别从读题、

答题和检查三个环节来讨论如何应对文件筐测试。

（一）读题。

此处应注意抓住关键信息。

文件筐测试题目的背景资料一般只涉及一家企业，

数个职能部门，

要求考生处理不同的

人力资源管理问题，

这些问题涉及人力资源管理的六大模块，

即人力资源规划、

招聘与配置、

培训与开发、绩效管理、薪酬管理以及劳动关系管理等。

一般而言，在读题过程中要注意以下关键信息：

（

1

）企业所在的行业；

（

2

）企业的性质、规模；

（

3

）企业的主要产品和经营模式；

（

4

）企业目前的经营状况；

（

5

）企业所面临的问题或机遇；

（

6

）企业的战略目标与计划；

（

7

）考生承担的职位角色以及上下级间的工作关系。

阅读完情境信息和任务要求后，

考生阅读文件筐提供的十件公文。

需要注意的是，

考生

不要急于答题，应当将十个文件从头到尾都仔细阅读一遍，因为文件筐的各文件之间相互

联系，在处理一个问题的时候往往会涉及其他文件的处理。

比如

在某文件中有企业内部的

人员提出了一个重要岗位的内部职位申请，

而在后面的文件中，

企业的领导建议人力资源部

与猎头公司接洽，

在企业外部为该岗位寻觅更为合适的候选人。

如果不考虑两个文件之间的

联系，

分别处理两个文件，就可能出现冲突。

由于十个文件所包含的信息量很大，

单靠大脑

记忆很容易出现遗漏的情况，所以考生

在阅读的时候做一些简单的记录，对提高答题的正

确率和速度都有一定帮助

。

我们建议考生以图示的形式梳理文件筐所涉及的关系，

比如企业

人力资源管理经理的工作关系可以如图

1-2

所示。

图

1-2

文件筐人际关系图举例

绘制完以上草图后，在箭头上简单注明该对象所提供文件涉及的具体事宜，这样可以

帮助考生从总体上把握处理问题的思路，

避免顾此失彼或者细节影响全局的现象发生，

也有

助于考生处理相互关联的文件。关系图的一个重要作用是

提示考生在处理问题时要考虑问

题对象的职位，并做出相应的处理，比如对下属要适当授权

等。

（二）答题

考生在答题过程中，要关注文件筐的测评重点。

通常情况下，文件筐侧重考查如下要点：

1

、是否依据文件所提供的事实进行判断和决策；

2

、考虑问题是否全面；

3

、对问题的判断是否得当，处理办法是否合理；

4

、是关注大局还是拘泥于细节；

5

、是否恰当授权；

6

、是否注意到文件的相互关系；

7

、能否分清轻重缓急，有条不紊地处理这些文件。

根据以上要点，

考生要关注自己的答复内容是否提及了需要准备的资料，要确认哪些

信息，需要和哪些人（或部门）沟通，在处理这些问题时的权限和责任是否会影响其他文

件的处理等内容。

值得注意的是，

如果一个问题的处理可能要遇到不同的情况，

考生也需要

给出不同的处理意见。

一级企业人力资源师的文件筐测试一般不涉及对所有文件处理顺序的

排序，但在遇到特殊情况时，

比如文件中涉及到重大的安全事故，考生在回答时，一定要

体现处理问题的轻重缓急。

考生还应注意【任务】部分关于如何答题的说明，在回复的内容框中，

准确、详细地写

出要采取的措施和步骤。

需要重点强调的是：

答复的内容主要是处理问题的思路和步骤

，而不是对来信或来电

的直接答复。

比如某件事项需要联系相关部门进行磋商，

制定应对方案，

考生可以直接在

“公

文处理表”内书写“联系相关部门进行磋商，制定应对方案”，而不要以第一人称的方式这

样行文“我联系相关部门进行磋商，制定应对方案”。

如果考生需要书信或

email

回复文件，

也不需要采用书信或

email

的格式，

只要

将回复

的思路和内容以第三人称的角度，客观地叙述出来

即可。我们建议考生尽量通过标注序号

的方式来呈现处理问题的步骤，字迹工整，保持卷面的整洁。

（三）检查

由于文件筐测试的时间相对比较宽裕，通常情况下考生都有时间进行检查。在检查时，

我们建议考生先将所有的文本信息重新阅读一遍，重点关注如下问题：

1

、对情境的理解是否透彻；

2

、针对每一个文件，是否有遗漏的信息没有注意到，自己的答题思路是否正确；

3

、是否有文件间的相互关系被忽略；

4

、笔误等其他小的错误。

最后应留出几分钟时间检查是否正确填写了自己的姓名、考号等个人信息，避免不必要

的失误。