监理资料信息管理制度

监理资料档案管理工作的概念范畴

资料档案管理在管理学上属于基础管理工作范畴，监理资料档案

管理工作是建设工程“三控、两管、一协调”中“信息管理”的

重要内容，是监理人员必须进行的工作。

监理资料档案管理工作的目地和意义

监理资料档案是开展监理工作的依据：

监理资料和信息资源是进行建设工程进度、质量、成本、安全等

目标控制的客观依据，它含有项目工程涉及的国家政策法规、工

程合同法律文件、设计勘察文件、监理工作指导文件、施工单位

管理体系文件、工程监理记录、监理业务工作记录、往来文件等，这些都是我们开展监理工作必须使用的依据。此外，有关监理资

料表格也已标准化和系统性，也可作为开展监理工作的指引依

据，指导我们需要开展哪些监理工作，填写哪些资料档案。

监理资料档案是监理基础工作和成果的详实记录和追溯：

监理资料档案详实记录了工程建设过程中监理人员所进行的监

理工作内容，体现了监理人员的工作成果，也是监理在工作中可

查询的文字依据，具有可追溯性。监理工作强调“以事实为依据，用数据来说话，以规范为准绳”。

监理资料档案是工程施工过程的真实记录：

监理资料档案的内容涉及工程建设的全方位，全面反映了工程的

进展情况，也包括对施工资料的监理，是施工过程每一工序、分

项、分部工程的实体质量的真是记录文件，是工程评估验收的依

据，也是工程在交付试验后运行、维修、保养、改扩建的依据。 监理资料档案是明确工程参建各方责任的重要依据：

监理资料档案比较完整、详细、具体，是追溯工程建设过程的主

要证据，更由于监理站在公正的第三方，比较客观，因此在工程

建设过程中乃至工程交付后，如果出现的某些问题，可以通过查

询监理资料找出有关依据，明确各方责任，解决存在问题。在法

庭上，监理资料是除约定外可取信的重要资料。

对监理资料档案进行科学管理，可以极大提高监理工作效率，同

时，监理资料档案也是检查监理工作质量的重要依据。

做好监理资料档案管理工作，是国家和地方政府有关行政主管部

门的明确要求，为建设工程档案的归档提供可靠保证。

监理资料档案管理工作的内容

（一）、对资料和信息管理的采集、处理、归档工作及职责分工：

1、项目监理部应对资料信息目录规定的项目进行采集，资料信

息来源主要有：建设方、施工方、设计方、勘察方、政府部门、

监理公司（含项目监理部），监理人员应认真区别，并针对性地

采集，以提高采集信息资料效率。对于收集的信息资料应及时进

行处理（如需要现场验收，检查，记录，收发文，无效信息的甄

别，规定入档资料的整理归档等工作）。

监理资料与信息管理职责分工表 监理资料分：程序

资料、内部资料、往来资料。

程序资料为：停工报审、方案报审、工序、材料报验等。 内部资料为：监理规划、监理实施细则、监理月报、工程

质量评估报告、监理总结等。

往来资料为：合同管理、业主来文、行政部门检查记录等。 程序资料由施工单位申报，专业监理工程师或总监审查完

成签批后，资料员核查后归 档。

内部资料由总监或专业监理工程师在总监指导下完成，总

监签章后，资料员归档。

往来资料资料员按公司及规范要求归档。付监理存档期限，未标注的资料待工程完后即可销毁。

2、资料的归档工作具有统一规定如下：

（1）、每月资料必须归档，归档定于项目监理部自查之后；未归档的文件应分类放临时文件夹，每类临时文件应手写目录作封面；临时文件中对于未闭合的资料应分开放置，如到月检后仍未闭合归档的，则应留副本在档案外交专监跟踪，以提高管理效率，监理员负责整理、专监跟踪检查、总监总体控制。

（2）、资料的收发、归档均应编码，收发文均应列表，由资料员（监理员）统一管理。

（a）、发出资料时资料应由专业监理工程师编码，编码的统一形式使用:根据日期编号或按照文件顺序编号；

（b）、归档时应严格甄别，按公司资料目录归档，并标准档案编码，归档编码的统一形式如下：

XXX () XX—XX—XX

单位工程名称类栋号一一分项一一子项

例：金鼎——期（B）2-（2）-1：表示我公司金鼎项目，一期工程，合同文件（B类），2栋，建设工程施工合同中的序号1文件。 档案登记表：应有序号，日期，文件名，归档编码，文件来源（来文有编号的要标注上），归档人。

原则上，每类资料档案均应有登记表，每件文件必须有且只有唯一档案编码，码号连续，归档文件需按编码归类存放。

（c）、收人资料是资料应填写收文登记表，应有序号、日期、文件名、收文人签名、文件来源的记录。

（二）、资料与信息采集的内容：

采集的资料主要是工程合同法律文件，设计勘察文件，监理工作指导文件，施工单位管理体系文件，工程监理记录，监理业务工作记录，来往文件等，详见下面《项目监理部资料、信息计划存放目录》。

项目监理部主要资料、信息采集计划和分类、存放目录 施工阶段项目前期文件（A）类

建筑用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证； 施工图审查意见及回复；

建筑节能、消防、抗震工程审查意见书；

定位测量放线；

质量、安全监督通知书；

合同文件（B）类：

委托监理合同（包括监理招标投标文件）公司部门进驻现场前 建设工程施工合同（包括施工招投标文件、中标通知书或直接发包通知书）

工程分包合同，各类建设单位与第三方签订的涉及监理业务的合同相关合同签订后及时收集

有关合同变更的协议文件相关协议签订后及时收集

合同争议调解的文件相关文件签订后及时收集

违约处理文件相关文件签订后及时收集

费用索赔处理的文件（包括费用索赔申请表费用索赔审批表）施工过程及时收集

工程延期及工程延期误处理的文件（包括各类延期申请表）施工过程及时收集；勘察、设计文件（C）

工程地质、水文地质勘察报告建设单位开工前

测量基础资料开工前

施工图及说明文件开工前

图纸会审有关记录开工前

设计交底有关记录及会议纪要开工前

工程变更文件（包括工程变更单位表）变更后及时收集

4、监理工作指导文件（D）

（1）工程项目监理规划项目监理部开工前

（2）监理实施细则总体或分部分项开工前

（3）工程进度、质量、造价、安全的控制计划等有关资料开工前

5、组织方案报审表

（1）施工组织设计（总体或分阶段）及专项施工方案资料施工单位总体或分阶段专项工程开工前以上资料均采用A2表（施工组织设计（方案）报审表）报审

（2）分部工程施工方案分部工程开工前

（3）季节性施工方案季节性施工前

6、资质资料（F）

（1）总包单位资质资料及人员上岗证总包单位开工前以上资料采用A3表（分包单位资格报审表）

（2）分包单位资质资料及人员上岗证分包单位分包工程开工前

（3）材料、构配件、设备供应商资质资料建设方/施工单位材料报验前

（4）工程试验室（包括有见证取样送检试验室）资质资料施工单位开工前

（5）公司和项目监理人员的资质证明监理公司进场和人员更变时

7、质量控制文件（G类）

（1）施工单位质量保证体系报审文件

（2）工程材料、构配件、设备验收记录文件、见证取样台帐

（3）工序、隐蔽工程验收记录文件、砼浇筑报审表及附件记录台帐

（4）分部、单位工程验收记录、验收报告文件、单位工程竣工验收证明书

（5）工程施工定位测量放线、控制点、轴线标高复核记录、沉降观测记录验收

（6）质量缺陷与事故的处理文件

（7）基础分部、主体分部工程质量评估报告

（8）民用建筑节能分部工程质量评估报告

（9）单位工程竣工验收质量评估报告

8、安全控制文件（H类）

（1）施工单位安全保证体系的报审工作

（2）施工起重机械进场/使用报验文件

（3）建筑施工脚手架使用报验文件

（4）首层建筑施工模板及支撑体系报审文件

（5）安全防护、文明施工措施费用报审文件

9、进度控制文件（i）

（1）工程开工报审文件

（2）工程进度计划报审文件（总进度、月、旬、周进度）

（3）工程延期控制和延期处理文件

（4）工程竣工报审文件

（5）其它有关工程进度控制文件

10、投资控制文件（j）

（1）工程施工概预算文件

（2）工程量报审及审批文件、工程预付款审批文件

（3）工程变更费用审批文件

（4）费用索赔处理文件

11、会议纪要（k）

（1）第一次工地会议纪要及监理交底会议纪要

（2）监理例会会议纪要

（3）专题会议纪要

（4）其它会议纪要文件

12、监理报告（L）

（1）监理月报（报公司、业主）

（2）监理月报

（3）监理机构向有关主管部门质量安全报告单文件

13、监理工作函件（M）

（1）监理工程师联系单

（2）监理工程师通知单、监理工程师通知回复单

（3）工程暂停令及复工文件

（4）监理工程师备忘录（按质量、安全、进度、投资分类存放）

14、监理工作记录文件（N）

（1）监理日记

（2）监理巡视检查记录

（3）监理平行检查记录

（4）监理旁站检查记录

15、往来函件（O）

（1）建设单位函件

（2）施工单位函件

（3）设计单位函件

（4）建设主管部门函件（质监、安监监督交底；质监、安监监督抽查记录；质监、安监监督整改通知单及回复）

（5）其他部门函件

16、监理工作总结（P）

（1）监理工作业务手册

（2）监理工作总结

施工过程及时收集

公司检查记录施工过程及时收集

项目监理资料采集和存放过程

（一）、项目监理档案资料采集过程输入工具与技术输出

1、项目监理部主要资料信息采集计划

2、监理工作需求

3、相关单位要求（1）、收发文登记表（2）、公司资料管理规定

（3）、面洽、电脑、传真机、电话

4、发文编码章（1）、登记入录（2）、收发文编码

（二）、项目监理档案资料归档过程输入工具与技术输出

1、收发文登记表

2、项目部生成资料（1）、文档登记表（2）、公司资料管理规定（3）

3、电脑录入储存、归档编码章（1）、归档编码（2）、登记入录（3）

六、监理资料档案管理工作的特点、关注点

1、来源广：有建设方、施工方、设计方、勘察方、政府部门、监理公司（含项目监理部）等。

2、资料动态量增，系统完整，首位闭合；随着工程的推进，资料数量递增，关联资料应是形成完整的系统，资料应是闭合的（即问题有提出，有处理结果）。

3、兼职管理：由于项目监理工作量及项目成本预约，使项目资料的管理只能是工程监理人员兼任，资料管理难以是专人管

理，故项目全体监理人员均要了解、参与这项工作，这同时也便于提高全体监理人员监理工作时文件的使用效率，因此，监理人员都要掌握资料管理知识。

七、监理资料档案管理工作的标准

1、标准化原则：

尽可能做到表格化和标准化，对此，国家和地方规范以及公司制度对有关记录表格均已有具体详细的规定和格式。

2、及时，真实，准确，完整

及时性即是要求监理资料必须按照工程进度及时填写和整理，确保资料是对工程质量情况的真实反映，要杜绝拖沓滞后，甚至工程结束后才补做资料的现象和应付突击式的心理；

真实性和准确性即要求实事求是，客观美满，如实反映工程实际情况，填写规范，字迹清楚，数据准确，要杜绝闭门造车； 完整性也即全面性，要系统地、全面地填写、收集和整理各种监理资料，不漏项，内容和签字完整、齐全，闭合的（即问题有提出，有处理结果）。

八、监理资料档案工作的评估

1、自检：项目监理部内部定期或不定期对所做的监理资料进行自己检查。

2、季度检：由公司总部监理部组织，每三个月定期对在建的项

目监理部的资料进行抽查和评估。

3、月检：由地区公司监理部组织，每月定期对各项目监理部的资料进行检查和评估。

4、定期上报：按照公司制度有关规定，定期将有关资料上报公司。