采购审计报告范文

采购部内部审计报告(建议:重要性排列、条理清晰) 下面为我在我公司历时三月的审计报 告,有什么意见,请指点 指点 加强采购与付款内部会计控制 ——关于采购及采购管理审计调查的报告 为了进一步完善公司采购供应流程,促进建立和健全内部控制制度,提高工作效率和有

效控制成本,根据 2009年第四季度的工作安排,审计部于2009年10月20日—12月3日对

采购部 及相关部门的采购情况和采购管理进行了审计调查。此次审计调查重点内容:是否制

定采购及采购管 理的相关流程、制度并有效执行,采购数量、质量、时间、 价格(询价、

议价、定价)过程的有效控制,有关效率指标的分析(充分履行岗位职责、自购与年实际采

购量的百分比、年采 购金额占年销售额的实际百分比、计划采购完 成率、新供应商开发个

数、错误采购次数)等。在审计调查 前,我们与采购部进行了会议沟通、了解基本情况、制

作并 送发有关问卷和收集相关制度。在审计调查过程中,我们查阅合同及制度规范、抽查会

计凭证、对有关部门提供的数据整理,采用了调查表、询问、实地观察、检 查、分析性复核

等方法。现将审计调查情况汇报如下。

一、基本情况

采购部 现有员工6名,其中总监、副经理、文员和信息员各一名,采购员 两名。主要

负责全公司原材料、物料、设备等合同签订和采购及 供应商管理工作。采 购部提供合格供应商名录49位(含项 目10位),按发货频率上进行abcd分类,其中a

类17位, b类15位,c类17位。采 购部共制定内部管理文件17项,供应商管理文件6项,

制定了采购部询价与定价管理规范、询价小组工作流程。制定了相应的供应商管理程序和采

购控制程序。每月填制《供应商oec考评表》进行考评。根据采购方式和结算方式的不同,

把采购控制流程分为供应商送货流程和采购员自购流程。在采 购时间分配上,制订了《供应

商供货时间表》。根据账务管理部提供的数据,2009年2月至10月份共完成采购量

25372159.56元,自购部分757771.56元, 占采购总量的2.99%。 共查阅合同65份,34个供应商,其中14个a类供货商;7个b类供货商;4个c类供

货商。为保 证公司发展的需要,2009年引进新的供货商(合作商)14个(工程类6个,广告

商3个,原材料3个,其他2个)。 根据2008年、2009年的月定价表物品均价汇总 表,104种物品略有下降,168种物品

略有上浮,39种物品保持原价,平均上浮3.23%。2009年新增67个品种,减少86个品种。 在原定价上承担了税金(增加了供货门店)、由原批发 价上7%降到了5%(增加了供货门

店)。

在开店投入过程中保证质量,通过“货比三家、公开议 价”,合同签订价比最低报价节

约564654元 。

根据合同,物料单价均略有上涨。 根据2008年和2009年7月、8月、9月erp 系统提供的数据,选择了23种自购量较大

的物品单价进行同期比较,平均上浮1.02%。其中泰轮王米,2008年7月份为3.1元/kg,2008

年8月 份及以后月份为3.24元/kg。大豆油的有关数据还在核对中。 采购部未能提供对询价结果真实性、准确性的抽查报告、质量抽查报告、新供应商资质

考评 表、过期或沽清事件的处理报告和定价执行情况抽查表。

二、存在的问题

(一)、不能提供年度采购计 划和部门工作目标。 采购计划是采购管 理中“科学采购”的前提条件,无采购计划,公司所需各种 物质保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。无工 作目标,部门及各岗位

年度绩效考评标准不完整。

(二)、采购流程有待完善。 通过对采购部的采购控 制程序制度的查阅,并制作了相应的流程测试,发现存在以下问

题:

(1)未制订供应商送货流程管理、自购产品的管理办 法。 制订了供应商送货时间表、供应商管理制度,但未体现 相应的餐厅订购管理制度。使用

部门多以电话形式的报单,容易造成物品验收环节出现误解。自购的产品由采购人员定点采

购, 但未进行合同管理,也未列明相应名称、地点和产品规格。餐厅物资采购(除 固定资

产、新品外)金额不论多寡,不需总经理的批复,不符合采购控 制程序管理的要求。

(2)无采购订单。

未制作采购订单,造成采购部 对未完成的采购订单进行合理分析和监督管理。

(3)申购单不统一

餐厅报料单不统一,如中餐报单使用统一报料单、水果 类及西餐类使用白纸报料,不利

于单据的收齐、整理、统计和管理。

(4)采购控制程序制度的执行无相关责任人检视、监督。

(三)、采购数量、质量 、时间、价格过程的有效控制

(1)采购时间不到位 我们抽查了相关凭证,申购时间和送货时间与制订的规 定有所差异。如: 8月93#申购

合页3月1日,供应商送货单3月25日,入库单5月9日; 8月60#申购挂锁7月2日,供

应商送货单7月25日,入库单7月31日。

(2)采购的质量、数量 验收由仓库管理人员完成,使用部门监督,无采购部抽查记录,采 购部未能对产品质量

进行有效控制。原材料的验收对应图示,采 购部对其他物资未详细说明。如候家塘调料品鲜

花椒,物品包装袋标明规格500g,而实际净含量400g。物资的验收,未 对应相应申购单明细。

申购单所列品名与采购部制定的品 名、规格型号、数量不一致。申购与到货可能不是同一品

种,且采购部 之前无此类物品的定价,导致付款审核依据不足。如: 8月28#申购单:红外

线消毒柜,规格 1800*1500*500;送货单:康庭638b消毒柜;入库单:康庭638b消毒柜(康庭638b消

毒柜规 格:1130*510*1625)。8月125#申购凭证封面300套、凭证包角150张,实际送货凭

证封面320个,凭证包角18个。库存数量,是财务 部每月监盘的数据。采购部对库存、使

用数量不能做到有效 统计,对物资的采购计划、审批和供应商的选择不能做到有 效管理。

(3)采购的价格 采购的价格有询价、定价、比价。

1、询价

询价小组的不完全执行,和工作单上无相关预算 日常原材料由询价小组完成。在抽查的6、7、8月、 周原材料询价单,有账务管理部、

采购部、财务管理部、使 用部门和供应商的签名,但新品的询价仅财务管理部、采购部 相

关人员的签名,新品价格存在由一个供应商提供的情况。工作单未提供预算金额,使用部门

对采 购的物资未能做到合理监督。 在查阅的2009年1-10月月定价表中,我们发 现: ①、2月基本上建议定价=上期价,本期无询价; ②、7月、8月基本上建议定价=询价、报价、上期 价; ④、9月基本上建议定价高于本期询价、低于或等于上 期价及报价(本期共计200个品

种,其中询价低于报价及上期价的有152个品种。

(2)、定价

价格执行不到位、入账价格不一致,无基准价格 定价由采购委员会完成。在抽查的6、7、8月、周原材料定价单,仅财务管理部、采购

部负责人签名。根据周、月定价表,核对入库单入账价格。在8月份的凭证抽查 中:seven

店鸡汁脆笋定价单为11.5元/斤,入库单17.2元/斤;火培鱼分为大、小火培鱼,大剧院统

一入库名称为火培鱼,入库价格21元/斤,而采购部大火培鱼为21元/斤,小火培鱼为16.5

元/斤。入库单与定价单的价格不一 致,执行不到位,使财务付款存在一定的风险。由于erp

系统未能限定价格、规格,有可能的导致错误资金流出。无基准价格,使价格的波动无相关

可比性,对采购价格信息无确定性。 根据erp系统数据统计,对2009年1-10月各 门店平均价格的分析比较,各店价格不一: ①、百洁布的平均价1.36元,店平均价46.70 元; ②、玻璃刮的平均价21.00元,店平均价 36.00元; 、、、、、、

采购部对物品入库名称、规格未进行监督管理。供应商送货单品名与采购部制定的品名

不符,入库单品名、规格不统一。如: 8月28#申购单:粘板(无规格);送货单:粘板45*15;

入库单:粘板(无规格)。采 购部制定的不同规格的粘板不同定价,由于申购单未能列明规

格,使物资的验收入库带来难度;入库单不规范使物资价格同店不 同期不可比、同期不同店

不可比。

(3)比价

比价不规范 比价由采购部erp系统操作员负责,但数据的提供无其他询价小组成员认同。 由于价格

信息不对称,2008年大豆油储存的往来核 对差异为9.2万(2008年2月入库价分别是214

元、232元、272元、296元、315元)。

(五)、采购政策有待调整。 定价:在采购部制订的《询价与定价管理规范》中,西冷、调料不高于市场批发价的5%,

而实际定 价依据与规定不一致。 现金预支:在制订的《采购控制程序》中,采 购员预支现金上限不能超过10000元;《餐

厅申购单管理及财务报账规范》中:采购部预先向财务部预十天的备用金,上限不能超过

60000元。

(三)采购合同管理不规范 物料合同的签订,无相关规格、产地、生产厂商,致使 价格无法比较,致使对采购价格

无法合理评价。大部分供货 渠道和定价标准近年以来没有调整。 供应商合同管理存在瑕疵。

通过65份合同抽查,34 位供货商(合作商)中27位是长期供货商,其中合同未到期(含续签)

的只有5位(a类:;b类:;c类:)。篇二:内部审计报告-采购与付款范文 关于供应部2009年度采购与付款情况的审计报告 总经理:

根据2010年度审计计划和审计委员会安排,自2010年4月15日至2010年5月10日,

我们审计组对供应部2009年度采购与付款情况进行了审计。审计过程中得到了被审计部门的

积极支持和配合,工作进展顺利。审计工作已经结束,现将审计情况报告如下:

一、 基本情况

为了加强对公司物资采购与付款业务的内部控制,规范采购与付款行为,防范采购与付

款过程中的差错和舞弊,公司根据《企业内部控制规范》以及国家有关法律法规,结合公司

的实际情况,制定了《采购与付款内部控制制度》。 物资采购流程分两大类,一类是生产物料采购,一类是五金物料采购。生产物料的采购,

每月11日前生产部根据营销中心销售预算情况编制需料计划,供应部在5个工作日内根据需

料计划经过询价后编制订货计划,报物管部审核总经理批准后与客户签订采购合同;而五金

物料的采购,则由使用部门自行填写申购单,仓库核实库存量及采购量后,由供应部询价,

报物管部审核总经理批准后与客户签订采购合同,某些零散的五金备件直接采购。在允许的

情况下采用不少于3家以上供应商以资质及询价筛选的方式,在合格供方中比价择优采购,

而货比3家的先后依据是:质量、送货时间(是否符合我司生产需求)、付款方式、价格。一

般情况下,符合资质的供方先将样板送来,待公司检验合格后,将其确认为可比可选的对象。

公司开发供应商的途径有多种,以上网查询搜索或由供应商同行介绍为多。所选择 的供应商必须按商品的类别提供相应的证照复印本,如原料(主料)需有营业执照、药

品生产许可证、药品gmp证书、药品注册证;辅料需有营业执照、药品生产许可证、药品注

册证;中药材需有营业执照、药品经营许可证、gsp证书,且购入的产地保持相对的稳定;

进口商品遵守《进品商品管理办法》提供进口商品注册证、进口药材批件、进品药品检验报

告书。为确保所采购的商品符合标准,质管部每年底对供应商进行考核评估、更新,并存档。 供应部在与客户签订采购合同时,都明确采购物资的品名、规格、质量执行标准、数量、

价格、交货日期、运输方式、付款方式、违约责任等要素,并由授权人员代表签订。 供方按照合同规定的交货日期将货物送达公司仓库,仓管员根据订货计划签收货物,数

量差异允许在5%-10%之间,但这种差异合同上没有明确说明,若差异较大,需请示领导。货

物签收完毕后,仓管员及时报检,在收到检验室及质管部出具的验收报告单后,便将该批货

物入账,若不合格,则通知供应部,一般情况下,供方选择换货。 仓库存放的物料都是分门别类的,部分贵重的药材放在加锁的地方,并限制人员接近。 货物验收后,供方提供合法票据给我司,供应部人员复核票据上的内容与采购合同、验

收单上的是否一致,并根据合同上的付款要求填写付款申请单交送财务部。财务部优先考虑

用银行承兑汇票付款,并对资金计划、合同约定的付款条件进行严格审核,经总经理批准,

由出纳办理相关货款结算。

公司09年的存货周转率为4.71次,比08年的4.11次有明显提 高。09年全年采购额约18,897.65万元,共耗用19,023.10万元。 分析说明:

(1)中药材09年耗用额比08年减少261.62万元下降率6.2%,其中当归减少259.8万

元,占总额的99.3%,原因是当归从08年的采购单价41.83元/kg下降到09年的15.13元/kg,

虽然09年耗用量比08年增长18844.53kg,增长18.21%,但还是导致总耗用额下降。除了当

归,还有丹参、皂角刺、防风等9种中药材有这种采购单价差异情况。

(2)原辅料采购额及耗用额增长大的原因是09年将“空心胶囊”归入辅料中核算,而

08年则归入包装物中核算。若不考虑“空心胶囊”,09年比08年耗用增长不到1%。而“空

心胶囊”09年比08年耗用额增长2.81%。

(3)包装物耗用额比08年减少175.36万元下降6.85%,主要原因是09年“空心胶囊”

耗用427.92万元归入辅料中核算。 分析说明:

(1)原辅料耗用额09年比08年减少334.78万元,下降率为4.54%,主要原因是头孢

拉定的耗用额比去年减少 372.97万元。头孢氨苄的采购单价则由去年的469.06元/kg下降

到317.71元/kg。

(2)包装物耗用额比08年减少65.08万元下降3.86%,主要原因是09年“空心胶囊”

耗用其中215.85万元归入辅料中核算。 货款支付情况 分析说明:

根据公司的经营方针优先考虑以银行承兑汇票支付货款,09年比08年通过以银行承兑

汇票支付货款增加8.26%,但是以银行承兑汇票方式支付没有达到采购总额的50%。

二、 审计内容

本次审计采取了抽查的方式进行。

(1) 随意抽查一个月的订货计划书, 检查其是否符合当期的采购政策。 原材料的订货计划是否根据当期的需料计划实施, 是否按管理制度及权限规定要求办理

审批手续, 是否按预先编号、保管订货计划。

(2) 分析比较需料计划、库存量及订货计划, 检查其是否进行合理安 排。

(3) 检查原材料的采购价格是否经过市场调查、比较、审批程序决定。 (4) 检查采

购合同条款是否充分,有无损害公司利益,是否有指定人员 审核,是否交财务部存档,合同专用章是否经过适当审批。 (5) 检查是否按需料计划

申请订货计划,跟踪其实施过程,检查其采购 价格、供应商及审批情况,比较当期实际生产及库存状况。 (6) 审核供应商的发票与

订货计划、采购合同、入库单的名称、单价、 数量是否一致。

(7) 检查是否存在超收,超收标准的规定;分析超收原料的价格与数量 是否经济、是否合理。

(8) 查阅询价是否有书面记录并存档,是否作为订货计划审核的依据。 (9) 查阅供

应商的档案是否健全并定期更新;是否定期对供应商进行考 评、且考评指标是否合理,查阅近期的供应商评价表,查看是否存在大量得分较低的供

应商。

(10)查阅公司是否有关于采购批准额度的权限规定。

(11)查阅公司的质量原因造成退货的标准及其执行情况,查阅退货的 “出库单”,检查其是否按规定办理审批手续,退货是否充分、及时,供应商是否签字;

退货是否符合质管部的建议,退货时是否有质管和财务核查。

三、 审计结果

(1) 订货计划符合当期的采购政策,原材料的订货计划都是根据当期的 需料计划实施,且每份需料计划都经过生产部部长复核,订货计划则由总经理审批,方

能与供方签订采购合同。供应部将每月的需料计划、订货计划归档。

(2) 原材料的采购价格均经过市场调查,货比3家,但部分原材料的供 应商只有一家符合我司资质要求,最后由领导审批。

(3) 采购合同条款充分,无损害公司利益,并指定授权人员代表签订, 保管合同专用章,合同签订后交财务存档,以便审核、付款。 (4) 一般情况下,订货

计划应与生产部的需料计划一致,但实际的采购 过程中,订货计划中的品种、数量要比生产需料计划多,是因为供篇三:采购审计报告 加强采购与付款内部会计控制 ——关于采购及采购管理审计调查的报告 为了进一步完善公司采购供应流程,促进建立和健全内部控制制度,提高工作效率和有

效控制成本,根据2009年第四季度的工作安排,审计部于2009年10月20日—12月3日对

采购部及相关部门的采购情况和采购管理进行了审计调查。此次审计调查重点内容:是否制

定采购及采购管理的相关流程、制度并有效执行,采购数量、质量、时间、价格(询价、议

价、定价)过程的有效控制,有关效率指标的分析(充分履行岗位职责、自购与年实际采购

量的百分比、年采购金额占年销售额的实际百分比、计划采购完成率、新供应商开发个数、

错误采购次数)等。在审计调查前,我们与采购部进行了会议沟通、了解基本情况、制作并

送发有关问卷和收集相关制度。在审计调查过程中,我们查阅合同及制度规范、抽查会计凭

证、对有关部门提供的数据整理,采用了调查表、询问、实地观察、检查、分析性复核等方

法。现将审计调查情况汇报如下。

一、基本情况

采购部现有员工6名,其中总监、副经理、文员和信息员各一名,采购员两名。主要负

责全公司原材料、物料、设备等合同签订和采购及供应商管理工作。采购部提供合格供应商

名录49位(含项目10位),按发货频率上进行abcd分类,其中a类17位, b类15位,c

类17位。采购部共制定内部管理文件17项,供应商管理文件6项,制定了采购部询价与定

价管理规范、询价小组工作流程。制定了相应的供应商管理程序和采购控制程序。每月填制

《供应商oec考评表》进行考评。根据采购方式和结算方式的不同,把采购控制流程分为供

应商送货流程和采购员自购流程。在采购时间分配上,制订了《供应商供货时间表》。根据账

务管理部提供的数据,2009年2月至10月份共完成采购量25372159.56元,自购部分

757771.56元,占采购总量的2.99%。 共查阅合同65份,34个供应商,其中14个a类供货商;7个b类供货商;4个c类供

货商。为保证公司发展的需要,2009年引进新的供货商(合作商)14个(工程类6个,广告商

3个,原材料3个,其他2个)。 根据2008年、2009年的月定价表物品均价汇总表,104种物品略有下降,168种物品略

有上浮,39种物品保持原价,平均上浮3.23%。2009年新增67个品种,减少86个品种。 在原定价上承担了税金(增加了供货门店)、由原批发价上7%降到了5%(增加了供货门

店)。

在开店投入过程中保证质量,通过“货比三家、公开议价”,合同签订价比最低报价节约

564654元 。

根据合同,物料单价均略有上涨。 根据2008年和2009年7月、8月、9月erp系统提供的数据,选择了23种自购量较大

的物品单价进行同期比较,平均上浮1.02%。其中泰轮王米,2008年7月份为3.1元/kg,2008

年8月份及以后月份为3.24元/kg。大豆油的有关数据 还在核对中。

采购部未能提供对询价结果真实性、准确性的抽查报告、质量抽查报告、新供应商资质

考评表、过期或沽清事件的处理报告和定价执行情况抽查表。

二、存在的问题

(一)、不能提供年度采购计划和部门工作目标。 采购计划是采购管理中“科学采购”的前提条件,无采购计划,公司所需各种物质保质、

保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。无工作目标,部门及各岗位年度绩效考评标

准不完整。

(二)、采购流程有待完善。 通过对采购部的采购控制程序制度的查阅,并制作了相应的流程测试,发现存在以下问

题:

(1)未制订供应商送货流程管理、自购产品的管理办法。 制订了供应商送货时间表、供应商管理制度,但未体现相应的餐厅订购管理制度。使用

部门多以电话形式的报单,容易造成物品验收环节出现误解。自购的产品由采购人员定点采

购,但未进行合同管理,也未列明相应名称、地点和产品规格。餐厅物资采购(除固定资产、

新品外)金额不论多寡,不需总经理的批复,不符合采购控制程序管理的要求。

(2)无采购订单。

未制作采购订单,造成采购部对未完成的采购订单进行合理分析和监督管理。

(3)申购单不统一

餐厅报料单不统一,如中餐报单使用统一报料单、水果类及西餐类使用白纸报料,不利

于单据的收齐、整理、统计和管理。

(4)采购控制程序制度的执行无相关责任人检视、监督。

(三)、采购数量、质量 、时间、价格过程的有效控制

(1)采购时间不到位 我们抽查了相关凭证,申购时间和送货时间与制订的规定有所差异。如: 8月93#申购

合页3月1日,供应商送货单3月25日,入库单5月9日; 8月60#申购挂锁7月2日,供

应商送货单7月25日,入库单7月31日。

(2)采购的质量、数量 验收由仓库管理人员完成,使用部门监督,无采购部抽查记录,采购部未能对产品质量

进行有效控制。原材料的验收对应图示,采购部对其他物资未详细说明。如候家塘调料品鲜

花椒,物品包装袋标明规格500g,而实际净含量400g。物资的验收,未对应相应申购单明细。

申购单所列品名与采购部制定的品名、规格型号、数量不一致。申购与到货可能不是同一品

种,且采购部之前无此类物品的定价,导致付款审核依据不足。如: 8月28#申购单:红外

线消毒柜,规格

1800*1500*500;送货单:康庭638b消毒柜;入库单:康庭638b消毒柜(康庭638b消

毒柜规格:1130*510*1625)。8月125#申购凭证封面300套、凭证包角150张,实际送货凭

证封面320个,凭证包角18个。库存数量,是财务部每月监盘的数据。采购部对库存、使用

数量不能做到有效统计,对物资的采购计划、审批和供应商的选择不能做到有效管理。

(3)采购的价格 采购的价格有询价、定价、比价。

1、询价

询价小组的不完全执行,和工作单上无相关预算 日常原材料由询价小组完成。在抽查的6、7、8月、周原材料询价单,有账务管理部、

采购部、财务管理部、使用部门和供应商的签名,但新品的询价仅财务管理部、采购部相关

人员的签名,新品价格存在由一个供应商提供的情况。工作单未提供预算金额,使用部门对

采购的物资未能做到合理监督。 在查阅的2009年1-10月月定价表中,我们发现: ①、2月基本上建议定价=上期价,本期无询价; ②、7月、8月基本上建议定价=询价、报价、上期价; ④、9月基本上建议定价高于本期询价、低于或等于上期价及报价(本期共计200个品

种,其中询价低于报价及上期价的有152个品种。

(2)、定价

价格执行不到位、入账价格不一致,无基准价格 定价由采购委员会完成。在抽查的6、7、8月、周原材料定价单,仅财务管理部、采购

部负责人签名。根据周、月定价表,核对入库单入账价格。在8月份的凭证抽查中:seven

店鸡汁脆笋定价单为11.5元/斤,入库单17.2元/斤;火培鱼分为大、小火培鱼,大剧院统

一入库名称为火培鱼,入库价格21元/斤,而采购部大火培鱼为21元/斤,小火培鱼为16.5

元/斤。入库单与定价单的价格不一致,执行不到位,使财务付款存在一定的风险。由于erp

系统未能限定价格、规格,有可能的导致错误资金流出。无基准价格,使价格的波动无相关

可比性,对采购价格信息无确定性。 根据erp系统数据统计,对2009年1-10月各门店平均价格的分析比较,各店价格不一: ①、百洁布的平均价1.36元,店平均价46.70元;

②、玻璃刮的平均价21.00元,店平均价36.00元; 、、、、、、

采购部对物品入库名称、规格未进行监督管理。供应商送货单品名与采购部制定的品名

不符,入库单品名、规格不统一。如: 8月28#申购单:粘板(无规格);送货单:粘板45*15;

入库单:粘板(无规格)。采购部制定的不同规格的粘板不同定价,由于申购单未能列明规格,

使物资的验收入库带来难度;入库单不规范使物资价格同店不同期不可比、同期不同店不可

比。

(3)比价

比价不规范 比价由采购部erp系统操作员负责,但数据的提供无其他询价小组成员认同。 由于价格

信息不对称,2008年大豆油储存的往来核对差异为9.2万(2008年2月入库价分别是214

元、232元、272元、296元、315元)。

(五)、采购政策有待调整。 定价:在采购部制订的《询价与定价管理规范》中,西冷、调料不高于市场批发价的5%,

而实际定价依据与规定不一致。 现金预支:在制订的《采购控制程序》中,采购员预支现金上限不能超过10000元;《餐

厅申购单管理及财务报账规范》中:采购部预先向财务部预十天的备用金,上限不能超过

60000元。

(三)采购合同管理不规范 物料合同的签订,无相关规格、产地、生产厂商,致使价格无法比较,致使对采购价格

无法合理评价。大部分供货渠道和定价标准近年以来没有调整。 供应商合同管理存在瑕疵。通过65份合同抽查,34位供货商(合作商)中27位是长期供

货商,其中合同未到期(含续签)的只有5位(a类:;b类:;c类:)。 供应商管理有待完

善。未提供除原材料外其他物品的验收标准、新供应商的引进未制作《新供应商引进表》;根

据供应商oec考核标准,制定并进行了供应商考核,但未能全部参照执行。如制度规定:供

应商一月累计3次以上未按时送货,可解除合同,并支付1000元违约金;在供应商9月份评

分表中,迟到5次,扣除125元,在供应商4月份评分表中,迟到4次,沽清1次,共罚款

200元。

三、审计建议

根据以上问题,提出如下审计意见和建议 (一)

根据公司战略规划制定当年采购政策及工作重点。

(二)完善采购流程并有效执行,加强物资采购的计划管理。根据各部门上报的年度所

需物资计划及仓存情况,每年第四季度统筹做好第二年的物资供应计划,力争按时准确上报

公司年度材料计划。

(三)使用采购订单,按照采购紧急、时间顺序,跟进采购订单,提高效率。

(四)做到物料统一管理,提高性价比。对公司所需物料统一名称、产地、生产厂家、

规格、材质等并统一采购,争取价格优惠和品质保证。

(五)掌握采购物资的成本信息,建立基准价格库,尝试价格比较分析,保存采购信息

并定期更新,为公司财务分析提供数据、经营决策提供信息支持。

(六)与资源市场供应商建立友好、长期合作关系,加强合同管理,优化供应商数量,

选择战略性供应商,为公司营造一个宽松有效的资源环境。 企业内部审计报告范文

一、导言

日期:2003年10月26日 接受者:公司总经理 *** 引言:

经公司2003年度内部审计的计划安排,我们对公司计划物控部业务 管理程序政策、采购计划及其价格核定与控制、有关合同、仓储管理系统 等事项进行就地审计,涉及的期间是从2002年1月1日至2003年月9 月30日。

审计范围和目标:

本次审计的期间范围涉及计划物控部从2002年1月1日至2003年月9 月30日止计划物控部有关采购计划的制定、实施的及时性、有效性、合理性、合规性,

存货成本管理的效益性,内部控制的健全有效等情况进行审计。审计的依据是计划物控部提

供的资料。审计过程中我们结合其实际情况,实施了我们认为合适的、必要的审计程序。 简要的审计结论和审计发现的性质:(主要的审计发现和内部控制的薄弱环节及建议)在

对计划物控部审计过程中,我们认为最重要审计发现如下计划物控部存在问题:

1、采购行为依据不具体、不规范,基础信息有待完善;

2、采购计划制作被动,指导性不强,缺乏与实际的对比考核,采购工作效率不高;

3、成本管理工作手段单一,市场信息搜集工作少,供应商管理需进一步规范化;

4、仓储条件较差,未按价值大小分别管理,存货管理有少量缺陷需改进。综上几点反映

了内部控制制度存在的缺陷。 对回复的期盼: 该报告的其他部分提供了有关部门审计发现和建议的详细资料,我们 希望在收到报告之后的15天内作出书面回复。 公司审计部

审计组长:***

审计小组成员:***

(以上部分是便于总经理简要阅读)

二、审计过程说明:审计资料搜集方法采用直接观察法、采访法,资料搜集形式有抽样

调查、重点调查、典型调查及组合调查。

三、审计发现的细节说明

(一)、采购行为依据不具体、不规范,基础信息有待完善; 主要问题1:目前采购行为来源依据主要是营销中心、客户服务部提交的产品需求计划,

做为指导采购行为的依据针对性不强,有些特殊要求表达不够明确。 建议:需求计划归口由生产部门(或工艺部门)提供。生产部门是产品的制造者,生产

计划制定者,有能力和责任根据要求判定能否生产、按期交货; 主要问题2:需求计划多样化,格式、内容、要求、通知编号等不统一有待完善,bom

清单不准确。依据不清会导致模糊采购,责任划分不明确,易产生事后扯皮影响工作效率。 建议:(1)重新统一设计表格明确计划表内容,按信息传递部门先后顺序设计。如营销

部门提出产品需求计划并经审批后,产品无变化有bom清单的,可直送生产部门审核签署“请

按bom单采购”意见后转计划物控部;有变化有bom清单的,还应先送研发部门审核,就变

化部份附送明细清单,如涉及bom清单变化的应加注变化并附减除物料明细,由研发部门专

门人员传送生产部门,生产部门签署意见后转计划物控部执行,制定时限要求;

(2)规范计划编号,便于查核;

(3)bom清单要相对稳定,如有更改应及时通知营销部门、工艺、生产部门和计划物控

部等相关部门协调一致;

主要问题3:时间缺乏弹性,不易调整采购策略。

建议:由于公司产品的特点对采购人员的业务素质要求也相对较高,日常要做好重要供

应商的沟通,不因为时间要求紧而向质 量让步。另外是否建立科学的产品生产周期,精确计算出从采购到产品下线入库各环节

所需的时间,正确指导各环节的工作行为。让营销人员签订合同明确交货日期时能做到心中

有数,不致引起纠纷。

主要问题4:需求计划审批不够规范,口头请示后未补签字; 建议:完善审批程序。规定审批执行人权限,跟踪完结审批手续; 主要问题5:有部分非生产物品采购,如购置礼品、万年历等; 建议:非生产物品采购是否可直接由执行部门经办,减少采购员工作量; 审计结论:亟待完善。作为实施采购行为的基本环节,不明确的行为依据将直接导致以

后各环节的混乱,易造成责任划分不清,不能有效完成采购任务,影响采购效率、效果,是

目前亟待完善的一项基础工作。本环节涉及营销、生产、工艺、研发等部门,应设计一份流

程清晰,责任、标的物明确的计划程序表。

(二)、采购计划制作被动,指导性不强,缺乏与实际的对比考核,采购工作效率不高; 主要问题1:欠料单6月份之前不够规范,6月份后欠料单有所改进但归集工作未完善。 建议:作为计划制作的重要依据应按序整理归档,形成历史资料,提炼客观合理的数据,

合理计划安全采购量。

主要问题2:采购计划制定与需求申请日时距较大,压缩了采购实施至物料到货日时间,

不利于物料信息的搜集及制定采购策略,进而压缩生产制造周期,延迟交货期,会导致质量

上向供应商让步,加大成本。计划成为形式。 建议:减少审批程序提早采购反应的第一时间,提高时效。制定科学的采购周期,综合

评定出一个合理的产品生产周期,使需求部门在制定需求计划时能心中有数。 主要问题3:由于公司产品的特殊性,计划多为事后计划而非常规计划,计划制定时也

是物料采购行为实施时,实施也可能提前。未体现计划与实际的差异。计划书未明确所含需

求计划的计划号,未标示计划价。计划未做分类,不能区分是生产用料计划、研发用料计划、

维修用料计划。在抽查下料单未见ccd镜头、视频彩打等物料,但计划有做,经了解部份物

料是由研发自行报购,故无下采购单。计划变得无实质意义。 建议:计划制定应完善所含内容,建立与实际差异项目,原因说明,计划价等,加强计

划的准确度和指导作用。计划制定要分类别,避免领用时产生冲突。计划编制要有实质性。 主要问题4:下料单的性质似合同,但又不俱备合同要素要求。单据未按时序整理归档,

部份单据未标示价格(出于供应商业务员的要求)不便于财务成本核算。 建议:下料单对外涉及供应商,要求能达到防止纠纷风险。对内涉及仓管、财务部门,

要求能满足使用人使用。按时序归档按计划类别分月装订成册。 审计结论:计划的适时性不够,应及早计划。计划的准确度和指导作用有待加强,应及

时对比计划与实际的差异,说明原因,标示计划价格。分类不够明确。下料单尚待完善,便

于使用。

(三)、成本管理工作手段单一,市场信息搜集工作少,供应商管理需进一步规范化; 主要问题1:采购员市场信息搜集不够,日常工作大多为下单后的,市场价格信息调查

工作比重少。价格信息获取手段单一,多为供应商传真报价基础上讨价还价。 建议:应加强基础信息工作,做到货比三家,寻找价优、质高、诚信的供应商。 主要问题2:供应商等级评定工作管理薄落,缺少第三方的参与。 建议:建立并完善供应商管理工作,增加定价透明度。 主要问题3:部份物料对供应商的依赖性太强,自我研发设计不稳定,品管与供应商的

质量标准不够协调,将直接影响成本高低、质量好坏及采购工作效率水平。

建议:设计稳定成熟的产品,明确质量要求并在采购时同步送达供应商,降低不良品率。 审计结论:目前主要物料来源多为长期供应商,价格水平逐年也有一定的下浮,但仍为

制约计划采购的瓶颈,物料成本、质量直接关系到公司效益,因此应加大此方面的工作投入

而非下单后的补救。

(四)、仓储条件较差,未按价值大小分别管理,存货管理有少量缺陷需改进。

1、仓库管理

主要问题1:仓库条件较差,影响物料保管。 建议:对仓库的存储做适当修缮 主要问题2:物料未区别管理,即价值高的物料与价值低的物料混合存放,未作重点管

理。 建议:区别价值高低,分类重点管理。 主要问题3:据调查存货积压量大。 建议:根据可利用程度适当处理。 主要问题4:季度盘点无会计人员监盘,仓管员只负责盘点自管项目。 建议:建立监盘制度,交叉盘点,对盘点结果要签字确认。 审计结论:总体管理较为完善,基础工作和业务处理情况良好,应建立监盘制度。

2、原材料仓入库管理

主要问题1:存1抽样发现执行后无品管确认合格数。 建议:增加对二次入库物料的品管检验。 审计结论:1 、大件、大批量且产品稳定的采购基本上都能及时到位,入库率较高。但小件、小批量

产品不成熟的在执行过程中问题较多,采购成本相对较高,部门间协调困难。2、物料接收至

入库过程中涉及采购员、品管员、仓管员合作与分工的安排,相互影响,单据较多必定影响

工作效率。建议设计出能相互通用的信息表。

3、原材料仓出库管理 主要问题1:基于目前的采购计划而购入的物料领用主要以生产为主,领用完全按bom

单发放,其他部门领用可能有时会产生冲突。另外小件、价值低的物料领用程序不变,报批

成本可能会大于物料成本。

建议:物料领用适当考虑一定的弹性,不能固化。 主要问题2:物料、工具用具存在白条借用,登记借用的情况,手续不规范,有的物料

借用时间较长未补办理出库领用手续。 建议:根据领用情况,按时间长短设定是否应补办出

库手续,加强管理,利于正确核算成本,及时挂账。 审计结论:出仓管理存在一定的问题,应采取针对性的措施加以改进。

4、成品仓管理

主要问题1:入库经检验合格后,录入电脑、手工账前需填制“成品缴库单、入库单”,

2份单据实质内容相同,只是使用部门有增减,增加了仓管员工作量。 建议:在不影响使用前提下2份单据应合而为一“入库单”,增加联数,一单多用提高效

率。

主要问题2:审批单与出库单实质内容相同,只是审批单体现授权,出库单体现实际出

库。

建议:设计出库单时增加审批人签字,再增加一栏实出数。 主要问题3:抽样发现t(产品入库时间)>t(需求计划要求交货时间),相对滞后,可

能会导致供货不及时。

建议:需综合分析原因。是产品制作周期未能压缩,还是需求交货期不合理的问题。

审计结论:1、入库、出库管理规范,经抽查账实相符,账账相符,单据填制影响工作效

率,应尽量简化,提高效率。

2、产品基本能满足供货,部份批次的生产压缩了正常的供应商生产、采购、生产、品管、

研发等其他时间。有时缺乏质量、成本因素的考虑。

3、要给营销需求部门传递正常的产品供应周期时间,合理计划需求,不至于两头忙的境

地。

四、内部审计人员的评论 计划物控部做为公司生产运作管理的关键部门,基础信息工作的扎实程度直接会影响整

个公司的运作效率和效果,有些是来自部门外的,有些是内部管理不到位,要解决这些问题

光靠本身是不够的,涉及相关部门的信息管理,办法是看以何部门为头分步改善。审计认为

应从信息管理的源头开始,只要涉及相关部门的则可设计出相关部门能共同使用的信息载体,

载体的内容应明确各自的职责与分工。按业务程序设计,明确各环节责任人、技术标准等事

项。减少重复性的工作,提高效率。此外内控制管理上还有待完善,灵活性不够。总之,经

审计后发现该部门基本上能完成采购任务,有效果但效率不高,特别是次数多、量小的采购。

计划工作不够,可操作性不强。存货管理工作基础工作扎实,物料管理到位。

五、计划物控部的反应 该部对本次审计工作比较重视,能提供审计所需的资料使审计工作得以顺利进行,基于

审计所发现的问题无太大异议。但落实工作并非一个部门所能解决的,因此,下一步的工作

是重在落实,边工作边改进。篇五:采购合同审计报告 关于采购合同的内部审计报告

一、引言:

按照公司2011年度内部审计的计划安排,审计室对公司采购合同的签署、审批、履行等

主要业务环节的内部控制情况进行审查,审计过程中我们实施了合适的、必要的审计程序,

按照既定的审计方案,结合其实际情况,对2011年1月1 日-2011 年8月31日 期间的重

大采购合同进行了审计。

二、审计方式说明:

抽取固定资产、原主料、办公用品的采购合同各2份,检查其起草、审核、管理层审批、

档案管理等工作流程是否符合公司要求。审计资料搜集方法采用直接观察法、采访法,资料

搜集形式有抽样调查、重点调查。

三、审计发现与建议: 审计发现:2011年1月购入的文件柜等办公用品,供应商为成都市青羊区亚华仪表配件

厂,所属期为2010年订单,生管部门未对订单档案进行整理归档。 建议:于2011年1月份起制定的办公用品订单,整理后按顺序编号,并建档,以便于核

查。

四、审计总结:

本次审计方案得到了各相关部门的大力支持和配合。

1、检查所抽取合同内容的合理性:

(1)对所抽取的固定资产、原主料、办公用品的采购合同,进行内容上的审查,发现采

购合同的起草、审核以及审批都有权限范围内的签字盖 章,格式合同的版本与公司要求基本相符。

(2)对所抽取的采购合同的主要条款进行审查,各类条款约定都基于公平公正的原则,

且同时维护了公司利益,不存在差异情况。

2、检查合同的实际执行情况:

(1)根据公司业务进展情况,经审计,合同中采购、验收等环节都得以较好的执行。

(2)采购合同付款台账,基本做到了清晰完整,不存在超出合同约定的款项支付和未经

审核的合同。

3、检查合同存档情况:

(1)合同保管按照公司要求,按顺序进行了编号,便于核查。 综上所述,对于采购合同的管理,具有较为完备的规范流程,合同的签署、审批、履行

等完全符合公司对于合同管理的规定要求。对供应商评价、付款审批等环节的实务操作有适

当控制,采购部门相关岗位工作人员对采购管理流程和岗位职责都较为熟悉。

五、后续审计跟踪:

1、根据报告中审计发现与建议的内容,与业务部门达成共识,将立即进行整改,我们将

在2011年11月实施后续跟踪。 2、2011年5月购入的固定资产密闭式混料机,正在验收,设备(固定资产)申购、审

批、验收流程单尚未建立,故本次未经审计,计划11月份再对此进行后续审计。


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