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工程档案管理规定

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技术服务中心 2012年02月10日 ---- 年-- 月 --日 0.1

XXXXXXXXX公司

文档控制

修改记录

审阅记录

分发记录

目录

文档控制 ................................................................................................................................... ii 修改记录 ............................................................................................................................ ii 审阅记录 ............................................................................................................................ ii 分发记录 ............................................................................................................................ ii

概述 ........................................................................................................................................... 1

目的 .................................................................................................................................... 1

适用范围 ............................................................................................................................ 1

相关文档 ............................................................................................................................ 1

工程档案库 ............................................................................................................................... 2

目的 .................................................................................................................................... 2

档案库结构及分类 ............................................................................................................ 2

文档控制流程 ........................................................................................................................... 6

目的 .................................................................................................................................... 6

流程说明 ............................................................................................................................ 6

文档控制标准 ........................................................................................................................... 8

目的 .................................................................................................................................... 8

文档标准 ............................................................................................................................ 8

归档管理 ................................................................................................................................. 12

目的 .................................................................................................................................. 12

归档要求 .......................................................................................................................... 12

不合格判定 ...................................................................................................................... 15

奖惩原则 .......................................................................................................................... 15

附录：项目文档模板.............................................................................................................. 16

概述

目的

本规定用于规范工程项目从立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间所有工程项目技术资料的编写、整理、移交、收集、归档等管理工作，明确工程项目所有应交付档案，指导工程项目文档的编写流程和标准，并将在公司所有工程项目实施的全过程中加以运用和控制。

适用范围

本规定就工程项目档案管理中的以下方面进行明确。

 工程档案库

 文档控制流程

 文档控制标准

 文档发布流程

本规定适用于参与工程项目“设计——实施——竣工——维护”的全过程的相关人员，具体包括：

 工程项目的项目组所有成员。

 技术服务中心的所有员工。

相关文档

无

工程档案库

目的

按照工程项目的实施范围和总体策略，建立集中管理的工程档案库，以便于各类工程项目文档的更新、审阅、批准和发布管理。同时将在项目开始的初期，快速建立项目组进行沟通和文档发布的交互平台。

工程档案库由以下要素构成：

1. 主目录（工程档案）

2. ——目录（项目名称）

3. ————子目录（工程项目阶段）

4. ——————子目录（阶段环节或功能环节）

5. ————————文档或自定义子目录

6. ——————————文档

档案库结构及分类

主目录 此目录固定名称为英文“Project_Archives”。所有工程项目的有关文

档及其他相关资料将统一存放在“Project_Archives”主目录内。

工程目录 根据归档对应的工程项目名称来命名工程目录。工程项目名称命名规则

是“销售项目名称_项目编号”，可以采用中文或英文，或者混合命名，

中间无空格。销售项目名称从客户经理处获得，项目编号采用公司运营

部门统一编号。

工程阶段子目录 按照具体工程项目的实施流程所包含的大阶段来对档案目录进

行分类。基本参考目录如下：

1) 项目管理文档（项目管理相关的标准、计划、人员组织、资源配置、会议

纪要、申请与领料等单据副本、公司决议、项目每周报告、进度管理报告

等，客户信息与往来文档）。目录名PM。

2) 工程设计文档，目录名ED。

3) 工程实施文档，目录名EI。

4) 工程交付文档，目录名PD。

5) 项目运维文档，目录名OM。

阶段环节子目录 按照工程项目阶段内的具体过程，或里程碑、或重要执行环节，

来建立以下分类子目录。阶段环节子目录的名称原则上采用中文，无

空格。基本参考目录如下：

项目管理文档目录PM下：

1) 客户经理移交资料汇总

2) 总体实施计划及管理标准

3) 每周工作计划

4) 每周项目进度报告

5) 变更报告

6) 问题报告

7) 风险和争议报告

8) 阶段确认报告

9) 备忘录及会议纪要

10) 质量检查和审计报告

11) 文档发布通知

12) 文档模板

13) 其他文档及参考资料（包括但不限于工程项目组成员与此项目有

关的所有往来邮件，包括内部、外部通讯的邮件完整版。邮件

存档需按成员姓名创建目录分别存储，格式为Outlook转出的

“*.msg”。工程项目竣工后、项目内部结算前需项目组成员自

行提交以上邮件到工程档案管理库中，并由文档工程师在关闭

项目组成员权限前检查。）

工程设计文档目录ED下：

1) 项目技术方案

2) 工程勘测报告

3) 工程实施方案

4) 工程设计图纸

5) 产品选型与测试

工程实施文档EI目录下：

1) 实验局（含独立的技术方案、实施方案、开工报告、实施报告、

运行报告，以及设备选型、测试记录等材料）

2) 集成与开发

3) FAT

4) 工程开工报告

5) 工程组织设计（包括包括方案、计划、措施）

6) 工程缺陷

7) 工程事故

8) 设计变更

9) 试运行

10) SAT

11) 质量管理

12) 安全管理

13) 软件与配置

14) 图片与视频

15) 其它过程文档

工程交付文档PD目录下：

1) 设备材料出厂资料（设备及主要辅材的出厂说明书、总装、试验

记录、合格证、手册、图纸等文件（包括随设备带来的软件、

光盘等电子档案材料））

2) 设备材料交验记录

3) 质量验评记录

4) 工程遗留说明

5) 工程总结

6) 竣工材料

项目运维文档OM目录下：

1) 合同与协议

2) 内部工单

3) 运行记录

4) 服务记录

5) 事件及处理记录

6) 事故及处理记录

7) 系统提升与改进

8) 客户投诉及处理记录

9) 用户培训

10) 集成切换及后期维护

11) 其他

文档或自定义子目录 在各阶段环节子目录下，可以直接添加文档；在有必要

时，允许添加1层自定义的子目录后再存放文档（不得添加2层或更多层

的自定义子目录）。要求自定义的子目录的名称必须是在对应阶段环节

下的有代表性的分类名，也可以用时间段或日期作为自定义子目录名称，

如服务记录类文档。

文档 文档仅可以存放于阶段环节子目录或其下的自定义目录中。

文档控制流程

目的

本控制流程明确项目文档的编写、分发和更新流程，并适用于所有项目文档的编写和收发过程。

流程说明

1. 新建项目文档

初次建立新项目的工程档案库时，需添加包含“档案库结构及分类”中所描述的全部基本参考目录（除了“文档模板”目录，其它目录为空）。初始工程档案的目录结构由文档工程师建立，文档模板库中缺少的模板由文档工程师负责编制补充。 所有文档的复核、审批、更新均需遵照以下的程序和标准，并按照项目工作计划和交付成果清单，要求采用文档模板创建项目文档。新建文档建立和文档发布的流程如下：

1) 工程项目启动后，文档工程师创建工程项目档案目录结构。

2) 文档工程师按需分配文档的版本号和文档编码，参见文档版本标准和文档编

码标准。

3) 文档编写人编写文档。

4) 编写完成后，文档编写人在文档控制的修改记录栏记录文档更新的所有记

录。

5) 在审阅栏中，将需要审阅本文档的人员填列出。

6) 在分发栏中，将本文档所有的分发对象分别填列，包括工程档案库。

7) 按业务需要发送文档，同时拷贝存放到工程档案库对应目录下。

2. 文档复核、修改

所有文档在分发前必须通过项目管理计划中指定人员的复核和审阅。项目中各类文档的审阅遵照以下的流程和标准：

1) 由文档编写人或项目经理按照文档审阅级别填列审阅人。

2) 将文档分发给相关的审阅人，并将拷贝件存放在工程档案库。

3) 由审阅人审阅后提出意见并书面通知文档编写人或项目小组组长。若需要，

由指定人员对文档进行修改更新。

4) 按照文档级别，获得最终的审批（审批可以通过会议纪要或电子邮件的方式，

但电子审批件需要并会同该文档一并保存于工程档案库）。

5) 正式发布文档，定期通过文档发布通知项目组及所有的相关人员。

3. 对已经批准的文档更新

对所有的经过最终审批发布的文档需要进行修改的，必须按照项目管理计划中的变更流程进行方能进行文档的修改和更新，未通过变更报告并获得批准的修改将视为无效。

文档控制标准

目的

文档控制标准对以下事项进行明确，在创建、更新和审批项目文档过程中将严格执行统一的文档标准：

1) 文档软件标准

2) 文档编码

3) 文档版本

4) 文档封面

5) 文档页眉页脚

6) 文档字体

7) 文档命名标准

文档标准

1. 文档软件标准

建议项目文档采用统一的MS OFFICE版本作为编写工具，对于部分技术文献资料需要采用ACROBAT READER 5.0以上进行浏览，其他相关软件的采用都需要通过项目经理的审定。以下是常用的文档类型及软件列表：

2. 文档编码 文档编码是所有项目交付成果及实施文档的唯一标识，要求按照以下的格式进行编排：项目/PP/CCC/NNNN， 其中:

PP CCC = 分类名称缩写 = 功能分类缩写

NNNN = 顺序4位数字编号

按照AMT实施方法论和项目管理方法论的要求结合工程项目文档的阶段分类，各类文档编码参见下表：

4. 文档版本

所有文档都要以递增的顺序号来反映每个版本，当所提交的项目文档经过另一方的确认并做修改时，主版本号进行递增；如果所提交的项目文档只在实施同一方进行审阅修改时，主版本号不变，次版本号进行递增。以下为版本控制示例：

5. 文档封面

文档封面由以下内容组成：

主标题，包括：

 项目单位，工程项目的建设单位名称。

 项目名称，工程项目的名称。

 文档名称，指文档的类型名称或功能性名称，如“工程实施方案”、“会议纪要”等，非指文档存放的文件命名。

文档说明，包括：

 编写人员，可以填写具体负责编写的人员名称，如果文档由多人合作编写则填写共同的上级部门或工程组织名称（如XXX项目组）。

 编写日期，按照文档创建的日期，一般不做修改。

 更新日期，按照文档更新或修改的最新日期，文档版本有变动时才更改。  文档编码，参见文档编码标准。

 文档版本，参见文档版本标准。

审批记录：对需项目经理或其他领导批准的，应以原件打印当前页并签字后扫描存档。审批记录的扫描存档件的命名为“原件文档名称_SR_xx”（xx为从01开始的顺序数字编号），文件格式为JPG图片，存放位置为原件文档存放目录。

6. 文档页眉页脚

所有文档应保持统一的版式，其中：

 页眉：填入文档封面主标题中的项目名称和文档名称，右侧粘贴公司的图标。  页脚：左侧为公司名称和文档安全/版权的简短说明，右侧为分页号。

7. 文档字体

项目文档正文的标准字体为宋体小四号字（演示文档和程序文件除外），行间距为

1.5倍。

8. 文档命名标准

按照实施范围和阶段性交付文档分类，所有文档将以如下规则进行文件的命名：

1) 文档要求以“文档编码_文档标题_文档版本”的方式命名并存放。

2) 不可以在文档名称中的“文档版本”后追加任何形式的补充。

正确的格式如XXX项目的工程实施方案的第2.1版的文档命名为：ED-PIP-0002_XXX项目工程实施方案_V2.1.DOC。

归档管理

目的

对工程项目参与人员的归档工作进行具体要求，并通过制度性条款明确归档不符合要求的惩罚措施，目的是强调及时归档，减少归档不合格情况，避免工程档案库档案缺失现象的发生。

归档要求

1. 归档内容要求

应归档的工程档案包括纸质文件或电子文档，主要内容如下表：

以上归档内容表为参考原则，具体项目以真实产生的工程项目档案文件类型为准。

2. 归档及时性要求

 电子文档：任何产生版本变化的文档，在发出的同时需存放到工程档案库中，最

迟不得超过24小时；任何审批通过的文件的电子版，需24小时内存放到工程档案库中，同时存入扫描的审批单。

 往来纸质文档：在公司收到的纸质文档，要求当天交付到文档管理工程师处；工

程现场或出差中收到的纸质文档，需在返回公司后的24小时内交付到文档管理工程师处。

3. 档案完整性要求

交付前，工程档案持有人负有保持、保护文档完整、完好的责任。

工程项目结项前，由文档工程师完成归档文件登记表的填写，项目经理复查。如有不能归档的内容，需由干系人说明原因，并经项目经理和技术服务中心总监确认认可。

不合格判定

1) 归档内容不全，则视为归档不合格。按每1份应归档文件未归档计1次不合

格记录。

2) 归档不及时的并且未能说明原因或原因不被项目经理、技术服务中心总监认

可的，则视为归档不合格。按每1次归档不及时1次不合格记录。

3) 持有工程项目档案文件但未能尽到责任致使文件破损达到5%内容不全的，

计1次不合格记录。

4) 持有工程项目档案文件并未能尽到责任致使文件完全毁损且不能恢复的，计

3次不合格记录。

如果能在工程项目内部结算前完成对以上不合格的补救或损失挽回，并获项目经理或部门经理认可的，可以消除对应的不合格记录。

奖惩原则

工程档案的归档情况将作为对其工程项目绩效考核的否决性条款之一，同时还是技术服务中心部门考核的关键指标之一。

1) 截止到工程项目内部结项前，归档工作中有累计10次以上不合格的，自动

失去工程项目绩效奖金、公司年度绩效奖金的申获资格；

2) 年度中，归档工作中有累计15次以上不合格的，自动失去年度调薪申请资

格。

3) 年度中，归档工作中有累计20次以上不合格的，公司将保留劝退的权利。

附录：项目文档模板

以下文档作为工程项目的标准模板：

 变更报告模板

 产品问题报告模板

 风险争议报告模板

 会议纪要模板

 阶段确认报告模板

 每周工作计划模板

 文档发布通知模板

 问题报告模板

 项目备忘录模板

 项目进度报告模板