企业集团从分散采购到集中采购的实例研究

集中采购在成本控制方面的作用

-------中电投蒙东集团实施集中采购案例学习研究

一、前言

战略采购，定义为一个公司的关键业务流程，鉴定，评估，配置和谈判中的重要的采购支出类别管理长期供货关系的同时，采购战略中扮演着重要的角色。

企业的经济效益主要由销售和采购两个环节来决定，企业利润率的增长可以通过提高销售价格或降低采购成本来实现。对绝大多数企业而言，采购费用的略微降低将对公司的盈利产生重大影响，一般来讲，采购成本每降低1％，企业利润率将可以提高10％～30％，甚至更高。因此，如何运用有效的采购成本管理方法对企业来说至关重要。采购方式通常可以分为集中采购、分散采购、集中采购与分散采购相结合等。

二、集中采购对成本控制的理论分析

采购成本控制最常用的方法是集中采购，以最大化地利用采购规模优势，降低采购成本，尤其针对经营控制型集团企业。集中采购是指集团或组织在采购商品时，进行统一集中的供应商管理与评估、采购价格管理、采购招投标管理，负责汇集分、子公司采购申请并进行调整汇总，形成集团采购计划，并进行货物的集中订购业务和集中结算业务。分、子公司根据需求向总部提出采购申请，进行收货人库，反馈收货状况给总部。集中采购是集团采购管理的必然趋势。集中采购可以发挥规模效应，提高与卖方的谈判力度，获得低价进货的优势和更良好的服务；可以强化物资采购的集中管理，较容易统一实施采购方针，可统筹安排采购物料；可以精简人力，减少采购次数，提高工作的专业化程度；可以规范、协同、优化企业采购业务处理流程，提高采购工作效率，有利于提高绩效；可以加强供应商管理，以实 时采集供应商的历史交易记录，建立实用、先进的模型，对供应商从质量、价格、交货期、服务、可持续的改进等多个方面进行科学的评估；可综合利用各种信息，形成信息优势，掌握市场价格、企业库存等信息，以利加强采购价格管理和压缩库存。为实现集团采购业务集中管控的业务需求，集中采购包括以下几种典型模式的应用：集中定价、分开采购；集中订货、分开收货付款；集中订货、分开收货、集中付款；集中采购后调拨等运作模式。采用哪种模式，取决于集团对下属公司的股权控制、税收、物料特性、进出口业绩统计等因素，一

个集团内可能同时存在几种集中采购模式。

三、蒙东集团案例分析

中电投蒙东能源集团公司（以下简称：蒙东集团）是中国电力投资集团公司下属的一家国有大型综合能源企业， 长期以来，蒙东集团一直采用分散采购的模式。

在分散采购模式下，各电厂采购的流程简短、采购过程简洁费时较短、采购的产品直接运送到各个电厂的仓库。各电厂都设有独立的采购部门负责本电厂的采购工作。在拥有各自独立的采购部门的同时，各个电厂也设有相应独立的仓库，其总的仓库年运营费用在集团公司的费费用支出中占很大的比例，并且为保证运输，各个电厂同时还配备了相应规模的运输设备。

通过简单分析，蒙东集团分散采购具有以下特点：

1、 采购流程较短，采购过程简单

2、 采购的针对性强

3、 有多个供应商

4、 下级单位具有采购自主权

采购材料的类型、供应商的选择、采购策略的选择完全由各个电厂决定，各电厂作为与供应商交涉的独立主体，并且独立的进行财务核算、票据处理，而不用通过集团总部的批示。

简单分析，虽然蒙东集团是一个能源行业，但仍不失作为企业采购共性的研究，在分散采购模式下，各电厂采购的流程简短、采购过程简洁费时较短、采购的产品直接运送到各个电厂的仓库。以通辽电厂的运营为例，2008年通辽电厂具有的装机数为4台，总装机容量为800，根据测算其采购总额为5184.5万元，电厂具有从事采购业务的人员数为6人，其库存水平为6000万。蒙东集团下辖18个电厂，各电厂2008年的物资采购总量约为35245.01万元，年均增长8.64%，采购的品种包括备品配件类（包括汽机配件、电气配件、锅炉配件、机炉泵件、热工配件、化学配件、除灰配件、燃料配件）、材料配件类（包括材料钢材、材料仪器仪表、材料机电、材料阀门、材料电机、材料轴承）、燃料类等三个大类的物资。从采购物资的价值构成情况看，燃料类占采购总额的50%，备件类40%左右，材料类10%左右。

从采购物资所占比来看，蒙东集团主要产品是煤炭和备件。但是由于行业的特性，中电投蒙东集团采用分散采购的模式将不可避免的遇到一些问题，例如采购产品质量参差不齐、采购价格偏高、材料共用性低占用库存费用等问题。其带来的问题具体如下。

1、 各个电厂沟通少，材料的共享性低

2、 采购的产品质量参差不齐

3、 采购过程的规范程度低

4、 元部件重叠采购

蒙东集团的产品销售价格和渠道主要由市场决定，且集团需要购置大量设备和物资，来满足生产发展需要。因此如何在采购过程中控制成本、降低成本来增加企业效益就显得尤为重要。

四、解决途径及预期效果

现在集团公司的计划是拟将原“路港事业部”，改为“物流事业部”，除负责原铁路、港口的管理外，增新的集中采购、物资统一库存和配送、煤炭的集中运输调度等职能。

路港事业部提升到物流事业部，是企业集团集中化、专业化管理的必然要求。否则企业集团则没有成立的必要。同时切合了集团的经营理念，原来集团公司下面各电厂就是独立经营的。之所以要成立集团公司，就是要发挥规模化优势。规模化优势从哪里体现，主要是规模化采购、销售、库存管理等。

因为物流本身就是一个综合的概念，用“物流代替路港”，不仅是有利于实现规模化管理。更重要是集团可以建立一套更有竞争力的、高效的物流体系，使集团的整体物流效率和经济效益（特别是资金运作效率）得到提升。所以蒙东集团实施集中采购战略是很有必要的举措。从成本控制的角度来看，蒙东集团采用集中采购可以减少以下方面造成的成本增加和资金占用。

1、 精简采购人员队伍，减少了集团的管理工作量以及各种工资、福利费用的支出，降

低了管理成本 ；

2、 取消各个二级库存点，大量的管理人员可以精简，并且各个电厂仓库保持较低的存

货水平，同样减少了管理费用；

3、 较低的库存资金占用，为集团的资金运作注入了活力；

4、 可以通过规模化采购，降低采购物资本身的价格；

5、 可以强化对采购流程的管理，有利于流程的公开透明化，减少不合理费用；

集团可首先针对总部及各分(子)公司特点制定集中采购管理办法，下发集中采购目录，做到有章可循。确立“集中订货、分开收货、集中付款”的应用模式：即公司总部负责管理供应商及制定采购价格等采购政策，并且负责采购订货工作；分(子)公司根据各自需求提出

采购申请；总部进行审核、汇总、调整后，针对不同计划特点确定采购方式，并与分(子)公司共同完成供应商的选择和合同签订工作。分(子)公司根据采购合同进行收货验收及入库向总部汇集后者的到货验收单进行与外部供应商货款结算，并根据各分(子)公司的验收单与其分别进行内部结算。贯彻实施集中采购策略可以充分发挥了集中采购的作用，很好地控制采购成本，为企业带来巨大的经济效益。

除了成本控制一方面的成效，集中采购还可以促进一下方面发展。

(1) 对供应商进行有效管理。按照统一管理、动态考核、扶优汰劣原则，可以建立蒙东集团

公司统一供应商管理体系。根据对供应商的量化资格考评，将通过资格评价的供应商列入《合格供应商名单》，并帮助供应商建立规范有序的竞争关系；与注册供应商中产品质量高、服务能力强商业信誉好、具有行业领军实力、在蒙东集团公司有优良的供货业绩、愿与蒙东集团公司共担风险的供应商，通过协议的形式与蒙东集团公司建立长期合作关系。为提高采购效率，保证产品质量，确保同一层次供应商之间的公平竞争。

(2) 对产品质量进行严格控制。因为是集中采购，在采购的过程中，对供应商严格控制管理，

从供应商处着手进行质量管理。通过组织内外部专家或通过公开招标确定监造队伍，对蒙东集团公司集中采购的重点材料设备进行把关。通过加强设备监造，保证了产品质量。

(3) 控制采购风险。为了加强采购业务运行的规范化管理，结合主要业务特点，按照“专业

化分工、流程化操作”的原则，建立严格的内部控制程序。结合公司内控审计要求不断优化各项业务流程，努力将采购业务风险降到最低。

(4) 进行集中招标采购。严格按照招投标法和国家相关的法律法规以及集团公司的有关规

定，对符合招标采购条件的生产设备、材料，进行公开招标采购，降低进货成本和物流成本，争取主动权。

(5) 减少管理成本，提高工作效率。集中采购有利于采购决策中专业化分工和专业技能发展。

同时可以节省运费和获得供应商折扣。由于合并了多个部门的需求，采购部门找到供应商时，其手上的订单数量就足以引起供应商的兴趣，采购部门可以说服供应商尽快发送或给予数量折扣。除此之外因为集中了所有的需求后货物就可以整车装运，因此可以节省运费。

五、结束语

通过集中采购原理在我们具体采购工作中的应用，可以很明确的看到集中采购的积极作用及其在成本控制上的巨大贡献。蒙东集团公司可坚持不懈努力，在实践中不断完善，使集中采购成为控制成本的有力工具。