公文写作基础及注意事项

公文写作基础及注意事项

第一部分 公文写作基本知识

一、公文种类

（一）党的机关公文的种类

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。

（一）决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定 用于对重要事项作出决策和安排。

（三）指示 用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

（四）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知 用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

（六）通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（七）公报 用于公开发布重要决定或者重大事件。

（八）报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

（九）请示 用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复 用于答复下级机关的请示。

（十一）条例 用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。 （十二）规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十三）函 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

（十四）会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。

行政机关公文种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。（下划线的文种为行政机关使用）

（一）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案 适用于各级人民政府按照法律程度向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复 适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函 适用于不相隶属机关之闻商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第二部分 公文写作处理规则

一、行文规则

（一）注重实效、坚持“少而精”的原则

行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

要大力精简文件，严格控制发文数量。凡法律法规已有明确规定的不再发文；党中央、国务院和省委、省政府已经发到区（市）县一级的文件，无新内容的，不再另行文；由党委、政府职能部门能够解决的问题，不要以党委、政府的名义发文；行文只有原则性的意见，尚未研究出切实可行的措施或办法时，不要仓促发文，以避免一项工作多次行文；可采用电报、电话或当面议定等其他便捷方式布置工作的，不再行文；可用报刊、广播、电视等公布的事项，不再行文；会议已经部署的工作和领导同志在会议上的讲话已经作为会议文件印发 的，一般不再发文。

行文注重针对性和实效性，不讲空话、套话，不照抄照搬。除特殊情况外，市委、市政府下发的文件不超过3000字，市委办公厅、市政府办公厅下发的文件不超过2000字。

（二）党政分工的原则

党的领导，主要是思想政治方面的领导，是路线、方针、政策的领导,经济、社会、文化等各个领域、各个行业的具体事务，一般应由政府各职能部门自主处理。除重大问题、原则性问题外，党的机关不宜就具体的政务方面的问题直接向行政机关和社会作指示、部署任务；行政机关也不得向党的组织作指示、部署任务。

（三）根据各自隶属关系和职权范围确定行文关系

1、党委或政府各部门在各自职权范围内可以向下级相关部门行文。

2、部门之间对有关问题未协商一致，不得各自向下行文。

3、无隶属关系的机关之间一般用函行文(关于函、请示、报告、批复不分的问题）

4、部门内设机构除办公厅（室）根据授权外不得对外正式行文。

（四）联合行文的机关必须是同级的原则

同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军事机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当把握以下几个原则：

1、联合行文只适用于同一系统的同级机关和不同系统中地位或级别相当的机关之间，上下级机关不能联合行文。

2、联合行文应当确有必要，即只有当公文的内容涉及两个或两个以上机关的职权范围时才可以联合行文

（五）请示行文的原则

1、请示应一文一事。

2、请示事项必须协商一致。

3、请示一般只写一个主送机关。

4、不得在报告等其他非请示公文中夹带请示事项。

（六)其他有关行文原则

1、不直接向领导者个人报送公文。

2、对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回呈报机关。

二、报送公文在行文规则方面的注意事项

(一)党政职能不分

问题表现：向党委请示属于政府职能的事项。如，某企业向党委请示解决征地、建房事

项。

指导意见：属政府职权范围的工作，应请示政府。

（二）请示违反一文一事原则

问题表现：在1件请示中涉及多个事项。如，某企业报送的1件请示中列出了土地、技改、税费等5项请示事项。

指导意见：请示要坚持一文一事原则。

（三）越级请示工作

问题表现：某企业直接向市政府请示某一活动方案。

指导意见：应坚持逐级行文，如特殊原因必须越级的要抄送被越过的上级机关。

（四）多头报送

问题表现：请示同时主送党委、政府及领导。

指导意见：请示只能主送1个机关且不能直送领导个人。

（五）职能层次不清

问题表现：以区（市）县委、政府或部门办公室名义向市委、市政府报告工作，报市委、市政府的请示主送机关为市委办公厅、市政府办公厅。如，某县委办公室向市委报告县委工作总结，某区委、区政府向市委办公厅、市政府办公厅请示邀请市委、市政府领导出席活动事宜。

指导意见：应以区（市）县党委、政府或部门党委（党组）名义向市委、市政府请示、报告工作，主送机关为市委、市政府。详见《手册》P17、P125

（六）超越职权发文

问题表现：部门和非常设机构直接向党委、政府及其办公室发指示性公文，部署安排工作。如，一个市级非常设机构办公室发文就某项工作对市级领导进行分工。 指导意见：应在职责职权范围内行文，如需党委、政府贯彻执行，应以上级党委、政府或其办公室名义发文。详见《手册》P17—Ｐ18。

（七）乱用文种

问题表现：一是请示、报告不分。如，在报告中夹带请示事项。二是函和请示、报告、批复不分。如，某部门给财政局要钱用请示、报告，对某民营企业请求同意的事项的报告作出批复。三是通知和意见不分。如，把通知当成意见，意见不像意见：讲很多宏观、原则要求，不具体，通知不像通知。四是法定文种和其他公务文书不分。如，某部门将某项工作要点、工作方案当成法定公文直接印发。

指导意见：按照《条例》和《办法》规定正确选用文种。详见《手册》P6—Ｐ7。

（八）行政机关发文向党委机关交任务，党委机关发文向行政机关交任务。

指导意见：如内容涉及党的工作，应与同级党委机关联合行文。

（九）违反公文网上传输相关规定。在“公文交换中心”、“公文传输系统”乱报乱送，信息在上传输，不及时签收文件，传输涉密、敏感信息。

指导意见：按照公文网上传输相关规定办理。

第三部分 公文格式

一、公文格式规范

（一）版头（国家行政机关公文称“发文机关标识”）

党的机关公文版头分为两种：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，一般用于向下普发的公文；一种是只标注发文机关全称或规范化简称加圆括号标明文种组成，用于向上级报文或向同级、无隶属关系的机关行文等。国家行政机关公文版头由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，对一些特定的公文只标注发文机关全称或规范化简称。版头应套红居中印在公文首页上部，字体要庄重，字号要适当。版头一经确定，应长期沿用。

联合行文，版头可用主办机关名称，也可并用联署机关名称。

党的机关公文发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为27㎜。国家行政机关公文发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为25㎜，凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜， 根据不同版头分别占首页的三分之一到五分之二。

（二）份号（国家行政机关公文称“份数序号”）

即同一份公文印制份数的顺序编号。一般用阿拉伯数字顶格标注于公文首页左上角。党的机关公文密级文件均标明份号。国家行政机公文只要求“绝密”、“机密”级公文标明份号。

（三）密级（国家行政机关公文称“秘密等级和保密期限”）

即公文的秘密程度等级，分为绝密、机密、秘密三种。有涉密内容的公文应确定具体密级，用3号黑体字标注，两字之间空1字（有保密期限时两字之间不空距离）。

党的机关公文密级标注在公文首页左上角。国家行政机关公文密级顶格标注在公文首页右上角。如需同时标注保密期限的，在密级和保密期限中间用“★”号隔开。

（四）紧急程度

即公文送达和办理的时间要求。党的机关紧急公文应分别标明“特急”、“加急”。国家行政机关紧急公文应分别标明“特急”、“急件”。紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

党的机关公文的紧急程度标注在公文首页左上角密级下方。国家行政机关公文的紧急程度标注在公文首页右上角密级下方（单独使用时顶格标注在公文首页右上角），两字之间空1字，用3号黑体字标注。

（五）发文字号

即机关制发公文的编号。由发文机关代字、发文年度和发文序号组成，标注在版头下方居中位置。

党的机关公文发文字号用4号仿宋标注在版头下方居中位置。国家行政机关公文上行文公文发文字号用3号仿宋体字在横隔线上居左空1字处标注。发文年度、发文序号用阿拉伯数字书面排印。发文年度要用全称，并用“〔〕”括起来。发文序号自每年1号文件起按发出顺序编排，不编虚位（即1不编为001）。

两个以上机关联合行文，只标明主办机关的发文字号。

（六）签发人

即代表机关核准并签发公文的主要负责人。上报公文应在发文字号右侧注明“签发人”，“签发人”后面标注姓名。联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。

党的机关上报公文的发文字号在版头下方居中位置，右侧标注签发人。 国家行政机关上报公文的发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。 “签发人”三字用3号仿宋体字，后标全角冒号，之后用3号楷体字标注签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之距离为4mm。

（七）横隔线

即隔开公文的版头部分与行文部分的横线。

党的机关公文由居中红色五角星加两侧红色横线组成； 国家行政机关公文只有一条红色反线，无红色五角星。横隔线与版心（图文区）等宽。

（八）标题

标题一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题（事由）和文种组成。标题位于横隔线下空2行居中位置，一般用2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。 党的机

关公文标题中可有标点符号。国家行政机关公文标题中除法律、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（九）主送机关

即指主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文，主送机关名称应规范、稳定。主送机关名称位于正文左下方，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标注，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至主题词之下、抄送机关之上，标注方法同抄送。

（十）正文

公文的主体，用来表述公文的内容。位于标题或主送机关下方。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明其中文涵义；日期应当写明具体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位；文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称；用数字表示层次结构序数，应按“一”、“（一）”、“1”、“（1）”的次序，不可颠倒使用。行政规章视需要按章、节、条、款、项标明层次。正文中第一层次标题用3号黑体字。第二层次标题可用3号楷体字，正文中其他文字一般都用3号仿宋体字。

（十一）附件

公文如有附件，在正文下空一行、左空2字用3号仿宋体字标注“附件”，后标全角冒号和附件名称，如需回行，应与附件名称第一字对齐排列（国家行政机关公文附件名称后不加标点符号）。有两个以上附件时，应注明顺序。顺序号使用小写汉字。在“附件：”后上下对齐排列。附件标题一般用小2号小标宋或黑体字，正文字体与前规定相同。附件应置于主件之后，与主件装订在起，并在附件左上角第1行顶格标注“附件”，有序号时标注序号，附件的序号及名称前后标注应一致。如附件与主件不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格，标注公文的发文字号并在其后标注“附件”（或带顺序号）。

被印发、批转和转发的公文，不属本机关公文的附件，应在印发、批转、转发“通知”之后另页排印。印发、批转、转发通知正文用3号楷体字。被印发、批转、转发公文的一般格式为：标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期等，标题一般用小2号小标宋字，正文字体从前有关规定。被印发、批转、转发公文的版头、抄送机关、印制版记等不再标注。

（十二）发文机关署名

即指发文机关名称。应用全称或规范化简称，位于正文的右下方。联合行文时，各联署机关名称一般应平行排列，并将主办机关排列在前。党的机关公文均需发文机关署名；国家行政机关公文因必须加盖发文机关印章，单一机关制发或两家机关联合行文时，不需发文机关署名。

（十三）成文日期

一般署会议通过日期或领导人签发日期。联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期。电报以发出日期为准。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、规定、会议纪要等不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。党的机关公文成文日期用阿拉伯数字标注（如2008年1月20日）；国家行政机关公文用汉字标注（如二○○八年一月二十日）。

（十四）印章

国家行政机关公文，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标注成文日期并加盖印章，成文日期右空4字。加盖印章应清晰、端正，印章上边缘不压正文或附件，下边缘居中压成文日期，印章用红色。联合行文，发文机关都应当加盖印章。 （上不压正

文下骑年盖月）

联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期；两个印章排列整齐互不相交或相切，相距不超过3mm。联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余1个或2个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字标注成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。

（十五）印发传达范围（国家行政机关公文称“附注”）

一般用于说明印发、传达范围或者需要说明的其他事项。在成文日期下1行，居左空2字加圆括号用3号仿宋体字标注。

（十六）主题词

位于抄送机关或印制版记上方。主题词由反映公文内容的类别词、公文主题的词及公文种类的词组成，应按《公文主题词表》标注，不超过7个。如不能从《公文主题词表》中选出恰当表达公文主题的词目，可根据公文内容自行拟定，并在自选词后标注“△”。

（十七）抄送机关

即指主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。抄送机关名称标注在主题词下1行，印制版记上方，左右各空1字，党的机关公文、国家行政机关公文分别用4号、3号仿宋体字标注“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。抄送机关名称应当使用全称或规范化简称、统称，多个抄送机关，按党、政、军、群的顺序排列，地方政府在前、部门在后；地方、部门分别按行政区划的顺序和机构序列的顺序排列。

（ 注意抄送的排序）

（十八）印制版记（国家行政机关公文称“印发机关和印发日期”）

由公文印发机关名称、印发日期和印发份数组成，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）。一般在公文末页下部印两条横线，两线之间左空1字注明制发单位名称，右空1字注明印发日期。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标注。底线下面右侧加圆括号用阿拉伯数字注明印发份数。如“（共印60份）”。党的机关公文、国家行政机关公文分别用4号、3号仿宋体字。

(十九)公文的文面格式

公文的文字从左至右横排。标题、正文的字体、字号要庄重、美观、大方，搭配协调。 公文标题的字体、字号一般用2号小标宋；正文中一级标题的字体、字号一般用3号黑体，二级标题一般用3号楷体；正文一般用3号仿宋；在批转、转发、印发类公文中，批转、转发、印发按语部分用3号楷体。

公文用纸幅面规格一般采用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)。左侧装订

二、公文在格式方面的主要问题

（一）公文版头不规范

问题表现1：以行政的文头、党组织的名义向党委上报公文，以下发文件的版头请示、报告工作。

问题表现2：部门党组文件版头按国家行政机关公文格式印制。如，某企业报市委的请示天头空白80mm。

指导意见：党的机关公文天头空白一般为27mm。

（二）发文字号、签发人标注不规范

问题表现：发文字号中发文年度标注使用了圆括号“（）”、尖括号“〈〉”、方括号“［］”，

发文字号标注位置随意。签发人标注位置不当。

指导意见：发文年度要用“〔〕”标注，上报公文的签发人位置应标注在发文字号右侧。

（三）公文标题不完整、不准确

问题表现：公文标题中没有发文机关，请示标题写为“关于报请××××××的请示”。 指导意见：标题应由发文机关、事由和文种三要素组成。

（四）印章加盖不规范

问题表现：上报公文有的没有加盖印章，有的加盖印章不清晰、位置不正确。

指导意见：上报公文应加盖印章，印章应“上不压正文，下骑年盖月” 。

（五）附件和版记标注位置不正确

问题表现：附件标注在版记之后，版记标注在文件单页或未标注在文件末页，在版记栏标注“校对员”、“打字员”姓名等。

指导意见：附件应标注在正文之后、发文机关署名之前，版记应标注在文件末页（须为双页）上，且不能出现空白页。

（六）日期使用不规范。比如，用“2011.5.9”或“11年5月9日”，就是不规 范的表述。 此外，文件中如“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”等，都是不规范的表述。

指导意见：日期应使用阿拉伯数字，年、月、日书写要完整规范。

（七）标点符号使用不规范，单位简称使用不规范，行政规范性文件未设置有效期和未标注公文信息公开类别。

指导意见：（1）按照有关规定使用标点符号。（2）正确规范使用单位简称。（3）行政规范性文件按《成都市行政规范性文件管理规定》（市政府令第166号）的规定设置载明该行政规范性文件有效期，按照《成都市行政机关公文类信息公开审核办法》规定注明信息公开类别。

（八）印制、装帧不规范

问题表现：文件纸张粗糙、印制墨迹不清、散页装订。

指导意见：公文用纸、编排、装订要符合有关规定。

第四部分 公文写作

一、公文写作的一般结构

（一）标题：发文机关+（关于）事由+（的）文种。 如“中共成都市委成都市人民政府关于加快产业发展年工作的意见”。

公文标题一般应具备三部分内容。注意事由的准确、简练概括。注意标题的排列。

（二）主送机关：多数正式公文要写明主送机关，其他事务文书视情况或写明主送机关或写明称谓或不写。注意主送机关的准确、规范。

（三）正文：一般分为开头、主体、结尾三部分。

1、开头：开门见山、快捷入题。（1）交待背景(简要介绍情况)。（2）说明原因（常用“由于”、

“因为”、“鉴于”等领起下文）。（3）说明目的（常用“为了”、“为”、“„„为此”等领起下文）。（4）说明依据（常用“根据”、“遵照”、“按照”等领起下文）。（5）强调重要性（开头先提出结论性意见、阐明观点）。然后，用“现将„通知（报告、请示等）如下”“现提出如下意见”等过渡句引起下文。

2、主体：采用纵式结构或横式结构，写明总体要求、工作目标、措施办法、时间步骤、工作要求等事项。

3、结尾：结尾要干净有力，不拖泥带水。或提出贯彻要求或作出强调或以特殊用语结尾；有的公文在主体部分充分表达意思，不专门写结尾。

(四)落款。署发文机关和成文日期。

二、通知的写作

（一）通知的涵义

上级向下级传达指示、布置工作、知照事项时所使用的一种下行文。

 （二）通知的用途、类型

传达上级机关的指示；发布行政法规和规章；批转下级机关的文件；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的文件；印发本机关的工作计划、总结、领导人讲话、会议纪要或其他材料，要求下级办理、执行或周知的事项。

类型：指示性通知、转发批转通知、会议通知、任免聘用通知、事项性通知。

（三）通知的基本结构

1、标题：发文机关+事由+通知。

2、主送机关：一般为多个。

3、正文：通知的缘由、事项、结尾部分。

4、落款：写明发文机关和成文日期

（四）指示性通知的写作

正文分三个部分：即通知缘由、事项、结尾部分，它通常采用总分条文式结构。 通知缘由部分

一般概述情况，说明目的，交代背景，或陈述理由，指出根据，或说明依据，阐明发通知的目的、意义或指导思想。从中引出问题。然后，用习惯过渡词语，如“特作如下通知”、“现将有关事项通知如下”等转入事项部分。这部分一般不宜写得过详过细。

通知事项部分

要写明做什么，怎么做，即写明工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。这部分一般采用分条分项式写法，并用序码，也可用小标题，分清层次，划分段落，以便于领会、理解和执行。

通知结尾部分

主要是要求下级机关、下属单位结合具体情况认真研究通知的精神并抓好落实。如属于重要通知，其结尾有时另起一段提出指示性要求。一般经常使用的结尾语是“望结合本地具体情况贯彻（参照、研究）执行。” 以要求、希望来结束全文，是这类通知写法上的一个特色。有的通知不写这部分，通知事项言尽文止。

（五）会议通知的写作：注意五要素完整：会议内容、参会人员、时间、地点、注意事项。有关事项事先协调好，注意细节。常采用总分条文式结构。

（六）转发、印发、批转通知的写作：（1）转发、印发、批转的对象，常写为“现将《„》转发、印发、批转给你们。”。(2)批注意见，批注意见根据行文目的可短可长，简单的则“请认真贯彻执行”等语，重要的、需强调的则可着重强调若干内容甚至分条阐述。

（七）事项性通知、人事任免聘用通知的写作：直陈其事、简明扼要。常采用篇段合一结构。

（八） 通知写作中常见错误：（1）把通知当成意见，意见不像意见；（2）文字空泛，讲很多宏观、原则要求，不具体，通知不像通知;(3) 照抄照搬，措施操作性不强；（4）结尾加“特此通知。”

三、报告的写作

（一）报告的涵义

报告是用以向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问的上行公文,是一种陈述性的上行法定公文。

（二）报告的种类

工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告。

（三）报告的一般结构和写作要求

1、标题。一般由“发文机关＋事由＋报告”组成。如报告事项紧急可在“报告”前加“紧急”二字。

2、主送机关。力求单一，不宜多头报送。

3 、正文。一般由报告原由、事项和结语组成。 （1）报告原由。简要说明写报告原因、目的。（2）报告事项。这是重点，内容较多时，可按情况、做法、经验、教训或问题等内容，以横式结构安排材料；可依事情的发展变化脉络、认识处理问题的由浅入深，以纵式结构安排材料。（3）报告结语。一般以“特此报告”、“请审阅”等语作结。

4、落款。写明发文机关和成文日期。

（四）情况报告

情况报告写法不强求一律，但都要力求做到：(1)内容集中、单一，突出重点，抓住事物本质，实事求是地反映情况。 (2)把情况和问题讲清楚，把事情的经过、原委、结果、性质写明白。

（五）工作报告

正文一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、下步打算等几部分。这类报告篇幅较长，应恰当安排层次结构，宜列小标题分部分或分问题写。（1）基本情况。可简要交代时间、背景和工作条件。（2）主要成绩。应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚。（3）经验体会。要从实际工作中概括出规律性的东西来，以便指导今后的工作。 （4）存在问题。是写出工作中的缺点与不足。（5）基本教训。这是分析工作失误的原因和反思值得吸取的教训。（6）下步打算。提出改进工作的意见，或者提出今后开展工作的建议。撰写工作报告，要根据行文目的，在内容上有侧重。例如偏重总结经验的工作报告，可以主要写情况、成绩和经验，少写或不写问题和意见；偏重汇报情况的工作报告，着重写情况、成绩和问题，少写或不写经验教训。

(六)答复报告的写作：有针对性，答其所问。

（七）报送报告的写作：简洁，三言两语，把情况说清即可。

（八）写作报告的注意事项：（1）要注意研究，要有针对性。 （2）要提炼，不能记流水账。 （3）要平实，不能拔高，不能讲大道理。 （4）用上行文语气。 （5）注意核实情况、数据。 （6）不能夹带请示事项。

（九）报告写作中的常见问题：（1）报告夹带请示事项。（2）开头入题太长，不明快。

（3）讲大道理，讲认识，讲重要性，不讲政治。（4）夸张溢美之词多，分寸把握不够。（5）内容提炼不够，拉拉杂杂。（6）不研究上级的要求，针对性不强。（7）情况、数据不准。（8）结束语错为“特此报告，请批示”。

四、请示的写作

（一）请示的涵义

用于向上级机关请求批准或指示的上行文。

（二）请示的结构

1、标题

发文机关+事由+文种“请示”。

不能把文种“请示”误为“请示报告”、“报告”或者“申请”。

标题中的事由要明确，语言要简明。不宜写为“关于请求(或申请)×××的请示”，请示中本身就含有请求、申请的意思了。

2、主送机关

一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式。

3、正文

(1)请示原因：应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据。原因比较复杂，就不能因为要求简要而简单化，必须讲清情况，举出必要的事实、数据来说明原因，才能为请示事项提供充分依据，令人信服。在概述情况时，不能笼统、含糊；在陈述困难时，不能夸大事实。要注意，即使情况写得较多，这部分仍然不是请示的重点所在，它仍然是为请示事项作铺垫的。因此，不要轻重倒置，喧宾夺主。

(2)请示事项：这是正文重点，内容要具体，建议要求要可行，用语要明确肯定，语气要得体。

(3)请示结语：常用“妥否，请批复”、“特此请示，请予指示”、“请批准”、“请审批”、“请指示”等惯用语。若是请求批转的请示，则以“以上请示如无不妥，请批转××执行”等语作结。不可写为“妥否，请批准”。

4、落款：写明发文机关和成文日期。

（三）请示写作中常见问题：（1）误将请示当成报告。（2）标题多了“请求”、“要求”、“报请”等语。（3）请示事项不明。（4）多头请示。(5)结束语误为“妥否，请批准”。

五、函的写作

（一） 函的涵义和分类。

函用于平行机关之间或不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准和答复审批事项。

按照内容和用途，函可分为三类：（1）商洽函。用于平行机关之间或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜。（2）请批函。用于向平级的或不相隶属的业务主管部门请求批准涉及其职权范围内的事项，和业务主管部门向平级的或不相隶属的机关就其请求批准的事项作出审批答复。（3）询问答复函。用于上下级机关之间互相询问答复处理有关具体问题。

（二）函的基本结构与写作要求。

1、标题。由“发文机关＋事由＋函”组成。若是复函，则可写明“复函”。

2、主送机关。视具体情况确定，多数函的主送机关较单一。

3、正文。不同类型的函写法不同。（1）商洽函、询问函先写明商洽或询问的原因，然后写明所要联系、商洽事项或询问的具体内容，特别要注意写清对对方的要求和希望；结尾可用“特此函告”、“请即函复”之类，也可写“请予支持（协助）”，并紧接“为荷”、“为盼”、“为感”等语，其后都要加句号。 （2）答复函的开头说明对方来函收悉（如“某月某日关于某个问题的来函收悉”），并在简要复述对方所询问问题或所提要求后，常用“经„„研究，现答复如下”等语过渡到下文；答复意见，针对来函内容，给予明确、具体的答复；结尾，以“此复”、“特此函复”或“谨作答复”作结，如告知情况部分用了“现答复如下”，则可不写结尾。 （3）请求批准函则要将请批理由写得简洁而突出，请批事项表述明确，结语可写“请批准”、“请予审批”等（但不宜写“请予指示”、“请批示”等请示公文的结语）；审批函则是针对请求批准函的回复，先引述来函标题，简要叙述事由后，明确作出审批答复，结语写“特此函复”（但不宜写“特此批复”等批复公文的结语）。

4、落款。写明发文机关和成文日期。

（三）函写作中的常见问题：（1）语气不当，如上行文的“请求”、“恳求”、“恳请”语言，下行文的指示性语气；（2）把函误为请示或报告。