如何降低人力成本

如何降低人力成本

降低人力成本的方法，主要有：正向降低、反向降低和比较降低。其中比较降低法是最好的控制方法。

一、正向降低法

所谓正向降低法，主要是从节流的方向出发，以降低现有人力成本率或人力成本金额。

1. 组织架构设计

人力资源效率的提升和人力成本的降低，是一个系统工程，不是做一点事情就能起到很好的效果，要树立从细节、分析、数据调查入手的观念。

【案例】

某企业的组织架构变化

某电子产品公司的战略目标是把企业打造成具有低总成本竞争优势的企业，然后采用精品战略抢占市场。

所谓精品战略，实际上就是最优性价比。其产品主要是在二、三线市场销售，很难进军到一线市场，价格相对便宜，性价比较高。

图1 某企业组织架构变化

如图1所示，以前该公司完全采用事业部制的组织架构，分成中央空调事业部、家用空调事业部，还有安装工程公司等，每个事业部都有人事部、财务部、生产部、销售部、采购部、研发部等；后来，公司进行了职能分割，把人力部、财务部直接放到职能本部，进行事业部的重新架构。重点是把制造集中起来，考虑到为了做细市场，中央空调和家用空调的销售渠道不一样，品牌影响力也不一样，还是将销售分开。实际上是把整个制造集中起来，生产、采购全部集中，以形成

规模优势。

采用事业部制架构，是以各个业务发展为导向来做细产品，而不是以成本为导向。这时就要承受牺牲成本的代价，这个成本不仅指人力成本，还包括制造成本、销售成本，好处就是能把每个产品都做细。

现在的组织架构调整，不妨碍把产品做细的战略实施，事业部的销售职能并没有合并。如果销售部也合并，就不能实现把每个产品都做细的战略目标。所以，要把不同产品的销售继续分开，把研发与销售放在一起，因为研发的定位源于市场，客户的需要就是产品研发的依据。

由案例可知，人力成本的降低要从系统和架构的角度思考，减人首先是减岗位，减岗位首先是减不必要的职能、流程和部门，不能把人力成本的降低仅仅看做某个人工资的减少。

要点提示

进行组织架构设计时，需要树立的观念是： ① 从细节入手； ② 从分析入手； ③ 从数据调查入手。

2. 组织架构设计的考虑因素

在做组织架构设计时，要考虑以下因素：

第一，适当扩大管理跨度，管理人员应保持在7～8人，不低于5人。

表1 各级别职务管理跨度表

第二，如果管理人数不够，可由上级同时兼任一个下属岗位的职务；

第三，务必令副职兼任至少一个具体岗位； 第四，尽量少设助理、秘书一类的职务。

3. 流程重组及优化

【案例】

某制药企业的流程改革

某制药企业之前的工作流程相当复杂，如图2所示。

图2 改革前的某制药企业流程

后来，企业针对传统流程做了以下改革，如图3所示。

图3 改革后的某制药企业流程

生产部设备出了故障，由操作人员直接发出维修申请，中间各环节的审批部门全部去掉，腾出人员，提高设备生产能力和维护能力。再把生产设备一一分配到某个具体的维修员身上，甲员工负责A 车间三台，乙员工负责B 车间几台，就不需要层层申请报批了。

管理者只需考核机修人员所管辖的设备有故障的台数和维修的及时性即可，考核还能促使维修员对操作工人进行日常操作培训，使设备的完好性建立在经常性保养的基础之上。

流程的缩短大大减少了工作量，维修主任就可以腾出更多时间去管理高、精、尖、贵的设备，更加系统地思考问题。

由案例可见，流程优化方法，是从系统的角度考虑人力成本的降低方法，是治本之策。

4. 减少间接成本与无效人力成本

表2 试用期离职的无效成本基准表

如表2所示，每个公司都应该建立这样一个标准，哪些人员在什么情况下会制造无效成本。其中需要规定试用期人员离职的无效成本标准，人力资源部要制定离职率的基准，以减少无效的人力成本。

【案例】

表3 某五金加工厂无效人力成本统计表

表3是一个五金加工厂的无效人力成本统计，这里的离职补偿是无效的，工伤花费也是无效人力成本。

因此，每个人力资源负责人都要做减少间接成本和无效成本的工作。

二、反向降低法

所谓反向降低法，就是在不能降低现有人力成本的前提下，从开源的方向降低现有人力成本率或人力成本金额。

1. 工作质量上升一个台阶

工作质量的台阶与人力成本的降低存在一定关系，这就需要从人力资源战略的角度进行考虑。

附加值高的产品或者服务一定是通过高质量的工作取得的，决定工作高质量的重要因素是人的素质。因此，正确的顺序应该是：首先，提升员工素质；其次，提升工作质量；最后，提升产品或服务的附加值。

在经济发达国家，附加值高的产品被大量高素质员工创造出来。在经济不发达国家，只能靠卖初级产品、原油、土地、原煤获得资源价值。所以，提升工作质量的本质，即增加产品的附加值。

【案例】

老板的烦恼

有个老板，企业总部在香港，偶尔来内地听汇报，总会听到一些不好的报告，弄得他心里很烦。于是，他从香港请了四个人到内地，这四个人不干活，只是四处看，随时通过短信、E —mail 向老板汇报，把问题全部列出来。几天过后，老板显得更加憔悴。原来，这些人只提问题，却没有提出解决办法，使得老板看到这些东西更揪心，更焦虑。

针对案例中的问题，可以通过以下方法解决：

第一，把原始数据转化成一个图。图可以让人一目了然，知道哪些问题比较集中。 第二，人力资源部分析原始数据。将这些数据汇集起来做人力成本分析，看工资总额、工资率的情况，然后再看工资总额变化曲线。这样的数据和分析结果使人很容易明白。

【案例】

优秀的工作质量

某位做化工涂料的老板在外面吃饭，突然打电话给他的秘书：“小张，把报纸给我拿过来。”小张拿了十几份报纸过来。老板一看，“我叫你拿报纸，也没叫你拿这么多，叫我怎么看？”

如果换一种方法，秘书问老板：“您想看哪方面的内容？”老板会讲：“我们是做油漆的，当然关心石油的问题了。”秘书就可以只拿与石油有关的财经新闻过去。如果能再继续追问：“老板，你怎么突然要看报纸了呢？”老板说：“我想了解一下整个石油市场的走势，要不要预先大量采购原材料。”

“老板，你要的这个信息，我从网上搜索的比你分析的还要强。”

最后，在报纸上面放一张纸，写上几个字：未来石油涨价趋势将会是这根曲线，结论是：建议尽量多买，后面再附上附件。

由案例可见，这才是优秀的工作质量。

2. 提升组织与个人绩效

组织与人力成本直接有关联的因素，主要包括：

人力资源部

招聘合格率。如果招聘合格率从60%上升到80%，无效人力成本就是降低的。

招聘合格率＝过了试用期的人数÷入职的人数

人员流失率。要淘汰不合适的员工，留下有用的。

出勤率。人力资源成本中的固定部分是不动的，所以，出勤率越高越好，摊到每个单位的成本就会降低。

销售部

人均销售额。人均销售额越高，提成越高，固定工资部分差额不会太大，所以人均销售额越高，固定成本就相对降低。

销售费用。销售费用降低，固定成本也会随之降低。

生产部

加班需要支付加班费，因此，减少加班也可以降低人力成本。

产量

产品产量越高，其分摊的人力成本费用会越低。

采购

考核人均采购的批次越多越好。

此外，还有仓储、运输等因素。这些都是与人力成本有关系的指标，其效率、绩效提高了，人力成本就会降低。所以要将与人力成本有关的绩效指标列为各级管理者的考核指标，通过各项“人均”数据催促管理者注意减人增效或增人增效，通过提升人均产出或降低人均浪费降低人力成本。

3. 突破关键瓶颈

突破关键瓶颈，就是在不增加人员、设备的前提下，通过改变管理模式、作业方式，从而大大提升人均产出（TOC 制约法）。

在制造业中，很多传统生产是以订单为纽带、以工序为线索，可以在不增加人员、设备的前提下，通过适当改变组织管理模式和作业方式，大大提升人均产出水平。

突破关键瓶颈，可以从以下方面入手：

第一，生产计划：订单线索——工序线索； 第二，作业方式：物动人不动——人动物动；

第三，旺季加人：旺季加人——非生产人员轮流上线作业； 第四，区域经理：区域管理——集中开发网络与促销。

4. 人员组合

【案例】

某公司的人员组合优化

如表4所示，某公司有三个制造部，几乎是生产相同的产品，人员数量增加之后，需要做人员优化组合：一部新人比较多，需要从二部、三部调部分熟手过来，以达到恰当的比例。否则，一部会降低生产效率。这样调整后，各部门效率都没有受影响。

表4 某公司的人员组合优化表

5. 产品升级和服务升级

产品升级和服务升级更多的是老板应该考虑的，但人力资源负责人也应帮助老板思考。

图4 广东某电子企业的销售额、利润变化曲线

如图4（图左），销售额变化曲线是往上升的，但利润（图右）在往下跌。分析发现，

最近十年来，企业原材料占销售额的比例不断上升，直至80%多。也就是说，产品卖得多，企业亏得多，卖出的钱还不足以冲抵材料成本的上涨，更不会消化人力成本的上涨因素。

利润率的降低，提示我们必须进行产品升级。

三、比较降低法

所谓比较降低法，就是将用于降低人力成本的投入与产出进行比较，确定是否采纳该方法。

1. 业务可以外包的工种

一般来说，业务可以外包的工种主要包括：

工作量不饱和又无法与其他岗位合并的

如清洁、绿化、司机、法律顾问、售后服务人员等。

需高薪聘请但又不能用尽其才的

如HR 总监、财务审计、广告策划、上市公司董事会秘书等。

专业性很强且一时难培养的

如前瞻性研发人员、课题研发人员、地矿勘探、建筑设计人员等。

人员需求量大但有明显季节性特征的

如促销员、部分生产工作者、旅游服务生、假期培训师等。

2. 设备投资与人力成本比较

【案例】

设备与人力投资对比

一个20万元的设备，需支付的年利率是2%，每年维修费用是1万元，用1/3个维修工维护，按6年使用年限分摊。这台机器每个月耗用的电费等都有具体的数据，计算下来，每个月平均成本5000元。

投资20万元的设备，能省下5个人的人力资源成本。这五个人平均每个月的成本是9800元，如表5所示。

表5 设备投资余节约人力的比较表

通过比较，就会发现有些西方国家“能自动化的绝对不请人”的道理。这也是中国制造业将来的发展趋势。

3. 产品设计与工艺改进

成立专门的工艺改进小组，将工艺改进后的节余成本列入该组的奖金。类似的工作小组还可以包括自动化改良小组、作业方式改善提案组等。计算改进成本，进行比较取舍。

4. 吸纳员工资金

【案例】

吸纳员工资金有何益处

一个公司需要向外面租赁一台工程机械，一天3000元，每年租80天，年租金就需20多万元。后来企业采用员工集资40万元的方式购买这台机器，租给企业用，每天租金降低500元，还可以对外出租，至少20个人可以受益，员工也能够富裕起来。按照投资回报率计算，1.17年就可以收回成本。

吸纳员工闲散资金进行集中投资，让员工分享投资收益，有利于员工队伍的稳定。同时，员工有了其他收益，对年度调薪的期望也就不会太高。对于公司来讲，这比对外租用机器更加合算。

5. 年薪制

年薪制的目的在于企业和员工能够双赢。如果员工只是固定工资，不容易激发他创造更高的绩效。当员工创造更高绩效时，其收入会相应提高，公司成本也会降低。

6. 股票期权

股票期权的实质是企业以市值的股权支付员工工资。 股票期权对员工具有长期的激励效果，由于市值对资产有较大的扩充倍数，因此很多员工还是愿意拿低薪而获取期权，所以人力成本的降低空间是比较大的。