公司行政部管理制度汇编

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行 政 部 管 理 制 度 汇 编

目 录

第一章 职位说明书………………………………………… 第3页

第二章 行政部经理………………………………………… 第4页 行政部文员………………………………………… 第7页 行政部采购………………………………………… 第8页 行政部司机………………………………………… 第9页

管理规定 ………………………………………… 第10页考勤管理制度…………………………………………第11页会议管理制度…………………………………………第14页办公室规范管理制度…………………………………第17页印章管理制度…………………………………………第19页合同管理制度…………………………………………第20页书籍管理办法…………………………………………第23页电话及传真管理制度…………………………………第24页物资采购管理制度……………………………………第25页物资入库及库存管理制度……………………………第27页物品领用管理制度……………………………………第28页司机行车及工作管理制度……………………………第30页车辆肇事管理办法……………………………………第32页清洁卫生管理制度……………………………………第34页奖惩制度………………………………………………第35页档案保密制度…………………………………………第28页

行政部管理制度汇编

第一章 职位说明书

第一章 职位说明书

行政部经理

一、基本资料

二、工作概要

三、岗位职责

四、职权规定

五、职责规定

六、注意事项

行政部文员

一、基本资料

二、工作概要

三、岗位职责

行政部采购

一、基本资料

二、工作概要

三、岗位职责

行政部司机

一、基本资料

二、工作概要

三、岗位职责

工程部管理制度汇编

第二章 管理规定

第二章 管理制度

考勤管理制度

第一条 本公司除各分部、各小区项目组外，其余部门均实行每天8小时、每周40小时，周六周

日休息工作制。

作息时间：

夏季：星期一至星期五8:00——17:30，午休12:00—13:30

分部与小区项目组：每周工作六天，由分部经理安排休息时间（周六、周日必须上班）设于装饰

市场中的设计分部上下班时间应与所在装饰市场营业时间一致。人力资源部不固定地抽查某个分部员工的在岗情况。午餐时间：11:45—12:45。 精品设计室上下班时间同公司规定。

第二条 员工上下班时必须签到、签退。总部员工在行政部签，分部设计师、业务人员在分部经理

办公室签，遇公事外出迟到公司，提前向行政部经理或直属分部经理说明。

第三条 员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。

迟到：上班时间开始后1小时以内未到岗者。如电话请假经分部经理批准后补办手续的，计半天事

假；未请假者计旷工半天。

早退：下班时间结束前1小时内提前离开公司者。下班提前1小时以上离开、经分部经理批准的，

按事假计；未请假者计旷工。

旷工：上班时间开始后1小时以上未到公司者，下班时间结束提前1小时以上离开公司者；超过

迟到、早退时限到岗或离岗，且未提前请假的，记半天至一天旷工；以去工地、处理客户事宜等为由未到公司上班，经查不实的，假期届满未续假不到岗者；代人签到、签退或伪造出勤记录者，经查明双方均按旷工论处。

病假：提前以口头或书面形式通知人力资源部（视病情严重程度决定请假形式），设计师病假在一天

以内由分部经理批准，登记考勤表，两天以上报人力资源部批准。病假结束后需到行政部进行

销假，销假时必须出具医院证明、就医记录和买药发票，否则按事假处理。

事假：一天以内需提前请假，填写请假单，经部门经理或分部经理批准后方可休假，报人力资源部备案；特殊情况不能提前请假的，需在上班后半小时内向分部经理请假，并在上班后补办请假单；事假两天或以上者，需提前由本人填写请假单，分部经理签署意见报公司人力资源部批准后方可按事假处理；未按上规定办理的，均按旷工处理；年度内累积事假超过15天的，本年度若再休事假按双倍扣发工资；年度内累积休假超过30天的，予以辞退。

第四条 违反劳动纪律规定：

1．迟到、早退：

旷工：

① 旷工一天以内的，当月工资按全额工资扣除三天出勤天数计算工资；

② 旷工两天或以上的辞退，视为自愿放弃所有未结款项。

2．事假：

① 当月事假累计不超过三天：当月工资=全额工资—全额工资/26天×事假天数=全额工资/26天×出勤天数；

② 当月事假累计为四天或以上：当月工资=产值工资—产值工资/26天×事假天数=产值工资/26天×出勤天数。

3．病假：

① 当月病假累计不超过三天：当月工资=产值工资—（级别工资+补助）/26天×病假天数； ② 当月病假累计为四天或以上：当月工资=全额工资/26天×出勤天数。

4．自动离职：自动离职的，视同放弃所有未结款项。

5.节假日依照国家有关规定执行，分店根据轮休表执行。

6．婚假

① 凡通过试用期的员工，凭结婚证可享受五天有薪婚假。

② 婚假限自结婚证开具之日起三个月内使用。

7．丧假

员工真系亲属（指配偶、子女、父母、配偶之父母、兄弟、姐妹）去世，可申请三天有薪慰唁假。

8．分娩假

凡符合计划生育规定并在公司工作一年以上的女员工，凭医院证明，经公司人力资源部核准后，可视情况享受四十天有薪产假。

9．有薪年假

工作1年以上、无其它不良记录，普通员工每年享受年假3天，主管级人员享受年假5天，经理级及以上级别人员享受年假7天。工作2、3年以上者，以此类推。

10．加班

① 公司不提倡加班，因工作应急需加班者，须提前通知行政部，并填写《加班记录》，设计师征得分部经理同意后方可加班。

② 加班费均在效益工资中体现。

第五条 附则

1、 本《考勤管理制度》解释权归行政部。

2、 本制度自二OO八年一月一日起施行。

会议管理制度

会议是公司议事、决策的主要方式，是保证企业正常运行的必要手段。会议的目的在于集思广益，促进沟通，统一思想，提高行动能力，进而解决问题。过多的会议必然导致形式主义、官僚主义，既耽误工作时间，影响工作效率，又增加行政管理费用。因此，必须加强对公司会议的管理，精简数量，讲求质量，提高会议效率，为此，特制定本制度。

第一条 会议构成

公司会议由董事会会议、公司例会、专业会议、部门会议（设计师会议）及其它会议构成。

第二条 会议内容

1、 董事会会议：每月至少召开一次，由公司董事长主持，参加人员为公司股东、总经理、副总经理等核心领导成员。

会议内容：

① 讨论、制定公司一定时期经营策略。并就一定时期工作事项做出研究、决策、部署和安排。 ② 研究、分析公司在近期在经营发展中出现的重大情况和重要问题，并制定解决措施与方案。 ③ 研究制定总业务目标、长期、近期规划及执行计划。

④ 评估各部门的工作表现，检查及修正各经理及其所属人员的委任。

⑤ 部署各部门工作，并予以支持引导。

2、 公司例会：每周召开一次，每周一下午4点举行，由总经理主持，参加人员为公司总经理、副总经理和部门经理、店面经理、主管及其它管理人员。

会议内容：

①总经理传达董事会会议精神，贯彻落实做出的决议、安排。

②部门经理汇总本周的工作情况，汇报成绩，指出错误，并提出改进措施，以及需请总经理或其他部门协调解决的问题。

③各部门经理概述下周工作计划，具体实施步骤与完成日期。

④由总经理对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排。

3、 专业会议：即公司各部门工程技术、业务综合等会，根据具体需要不定期举行。由具体分管的副总经理批准，主管部门经理负责组织，参会人员为相关部门人员及专业技术人员。

4、 部门会议：每周至少举行一次。由部门负责人或具体分管的副总经理主持。

市场部会议：每周五下午4点举行，参会人员为分管市场的副总经理、统装部经理、分部经理、

设计总监、业务主管和设计主管。工程建设部会议根据需要另行确定。

会议内容：

① 汇报本周工作进展情况，分析、解决本周工作中出现的问题。（如某重点客户设计方案到何进度、某合同履行进展到何步骤等）。

② 提出下周工作计划以及需请其它部门协调解决的问题。

③ 由具体分管的副总经理或部门经理对本周各部门工作进行讲评，提出下周工作要点，进行布置和安排。

5、 设计师工作会议

主旨：向设计师，分部领导宣传企业文化、企业理念，加强分部、设计师与各部门的沟通了解，提高设计师的签单力度。

时间：每周五上午9:30举行，主持人为分部经理。

与会人员：分部经理、主任设计师及分部设计师。设计总监不定期参会。

会议内容：

① 介绍公司经营管理动态及行业动态。

② 由公司有关部门介绍本部门工作职责、工作流程及与各分部交叉的工作及最近工作情况。（设计师对其他部分工作发表意见和建议。）

③ 设计师对其他部门工作发表意见和建议。

④ 总结本月各设计分部设计师的工作情况，针对设计师出现的问题，提出公司的处理意见。 ⑤ 听取设计师对公司工作的意见和建议，并给予相应答复。

6、 业务人员工作会议（待定）

7、 其它会议：突发事件、重大问题等需临时开会解决的，由事件的主管部门组织临时召开。

第三条 会议安排

1、 董事会会议及公司例会：由行政部提前将会议内容通知参会人员，专业会议、部门会议、设计师、业务人员工作会议及其它会议由部门召集人通知。

2、 会议主持人和召集部门分别做好有关准备工作，拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等材料，落实会场，备好茶水、奖品、纪念品等。

3、 会议进行时，会议主持人首先宣讲会议议程，引导参会人员按要求发言。发言人有偏题或跑题现象发生时，会议主持人应及时提醒，言归正传，把握全局。在必须延长会议时间时，应征得参会者的同意。

4、 会后两天之内整理、发布《会议纪要》或《会议记录》。董事会会议、公司例会由总经理助理整

理记录，部门（班组）会议由部门负责人指定人员记录，专业会议由参会部门整理记录，《会议纪要》或《会议记录》发放后，报行政部备案一份。

第四条 会议要求

1． 开会前，会议召集人需明确会议议题，并将此议题通知会议人员。

2． 参会者提前拟好会议发言提纲，发言时简洁明了，严格遵守会议的限定时间。

3． 会议参加者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见。但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。

4． 严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前不得私自泄露会议内容，影响决议实施。

5． 控制会议人数，与会议内容无关者，不必参加会议。

6． 控制会议时间，公司会议时间为2——3小时；部门一般会议时间为30——60分钟。

7． 会议期间，与会人员关闭手机或呼机，确因急事需会议期间联络，应将手机或呼机设置于静音状态，接听手机时应自觉离开会议室，以免影响会议进程。

8． 会议结束时，主持人要与全体参加人员确定会议结论。

9． 参加会议人员不允许迟到，迟到者按公司考勤制度予以处罚。确因急事不能参加者，应在开会前20分钟内通知会议召集人。

第五条 此规定自二OO八年一月一日起执行，解释权归行政部。

办公室规范管理制度

为使公司办公管理及文化建设提升一个新层次，特制定如下管理制度。

第一条 仪表规范

1、 总体要求：得体、协调、整洁、大方。

2、 员工上班必须佩戴公司胸牌，胸牌应佩戴在左胸前适当位置处。

3、 头发干净，梳理整齐，男员工头发不过耳，不得留胡子；女员工头发整洁，整披肩或捆扎起，不得做奇异发型。

4、 服饰熨烫平整、挺括、干净整洁，领带正挺。

5、 皮鞋亮净。

6、 女员工上班提倡化妆，饰物佩戴得当。

第二条 办公室规范

1、 办公桌：桌面除电脑、打印机、鼠标、口杯、电话、文具、必备资料纸张外，不允许放其他物品。

2、 辅桌：放文件夹、少量工具书、工作记录本。

3、 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正；

4、 电脑：桌面呈45°角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下；

5、 垃圾篓：罩塑料袋，置于办公桌下右前角。

6、 报刊：必须放上报架，或阅毕后放入办公桌内；

7、 饮水机：放指定地点，不得随意移动。

第三条 语言规范

1、 交往语言：您好，早上好，再见，请问，请您，劳驾您，麻烦您，关照，谢谢，周末愉快，拜拜；

2、 电话语言：电话铃响三声内接起，先报“您好！祥和园装饰”。请问，谢谢，再见。

3、 接待语言：您好，请稍候，我通报一下，请坐，对不起，请登记，打扰您，好的，行。

第四条 行为规范

1、 坚守工作岗位，不能串岗、脱岗；

2、 上班时间不能看报纸、玩游戏、吃零食或做与工作无关的事情；

3、 为保持地毯干净，不在办公室就餐。

4、 接待来访和业务洽谈，在接待处或会议室进行。

5、 不利用公司的电脑上网聊天，打游戏，做与公司无关的事，发现一次，罚款20元。

6、 上班时间尽量不接打私人电话，紧急或特殊情况，通话时间不宜过长。

7、 吸烟请在吸烟区，不得在办公区域内吸烟。发现一次，罚款20元。

8、 根据《清洁值日轮流表》，值日人员必须按要求打扫办公室清洁卫生。

9、 纸杯是为客户提供的，故公司员工不得使用公司纸杯，饮水者自带水杯。

10、 严守考勤制度，不得代人签到、签退。

11、 节约用水、用电，最后一个离开公司者检查水、电、气是否彻底关闭。

12、 不将公司的烟缸、茶杯等一切公物，带回家私用。

13、 爱护公司花草树木，不得人为损坏。

第五条 自制度自二OO八年一月一日起执行，解释权归行政部。

印章管理制度

印章是文件生效、记载的凭证，是权威的象征，是公司经营管理活动中行使职权、明确公司各种权利义务关系的重要凭证工具。印章的管理，关系到公司的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本制度。

第一条 印章定义：本制度中所指印章是指公司发行或管理文件、凭证文书等与公司权利义务有关

的文件，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

第二条 印章使用范围：

1、 公司章：以公司名义向公司向外发出的公函、文件、资料及介绍信用章。

2、 部门章：刻有公司部门名称的印章。

行政部章：就有关行政、人事、后勤等方面业务代表公司用章。

财务部章：就有计划、财务等方面业务代表公司用章。

3、 合同专用章：以公司名义签订的协议、合同和有关会议纪要等。

4、 职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印章。

第三条 印章使用规定

1、 对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖公司章。

2、 公司对外签署装饰装修合同、工程施工合同、材料采购等合同，盖合同专用章。

3、 以公司名义对国家机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名，盖总经理职衔章。

4、 各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。

第四条 印章保管

1、公司章、行政章、合同专用章由行政部经理保管，财务章由财务部经理保管，职衔签字章由个人保管。

2、各类印章保管人负责保管，如有丢失、损毁或被盗情况，应迅速向总经理汇报，并由保管人负全责。

3、印章遗失时除立即向上级报备外，应依法公告作废。

第五条 印章使用

1、 用印前，先填写《印章使用登记表》，写明盖印用途，签字后方可用印。

2、 印章一般不允许带出公司，特殊情况需经印章保管人批准后方可带出。

第六条 印章的更改、废止，由董事会研究后决定。本制度自二OO八年一月起执行。

合同管理制度

为规范合同管理工作，避免和减少因合同管理不当造成的损失，根据国家有关法律、法规规定，结合本公司实际情况，制定本制度。

第一条 公司合同包括：

1． 公司与客户签订的装饰、施工工程合同。

2． 公司与材料供应商、物品供应商、印刷制作商、广告推广商签订的合作、合伙合同。

3． 公司与员工签订的劳动合同。

第二条 合同的起草

1． 由项目负责人负责起草，凡有国家印制的专业规范合同，应优先采用。

2． 语言应严谨、简练、准确，意思表示清楚，不模棱两可，令人产生歧义。

3． 合同文本应当正式打印或印刷制成。合同文字除标准用二号黑体外，其余文字内容统一用小二号宋体。

4． 合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。

5． 同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。

第三条 所有合同的签定，均应具备以下内容：

1． 合同各方的法定名称、地址、邮政编码、联系电话、法定代表人姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式；

2． 签约的目的和依据；

3． 合同标的；

4． 数量和质量，包括检测标准和方式；

5． 价款或酬金，包括支付方式；

6． 履行的地点、期限和方式；

7． 争议解决方式；

8． 违约责任；

9． 变更或解除条件；

10． 根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；

11． 正副本份数、存放地点；

12． 生效的时间和条件；

13． 约定的联系方式；

14． 签约各方开户银行及账号；

15． 签约各方公章或合同专用章；

16． 法定代表人或代理人签章。

17． 当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。

第四条 合同的审查

1． 合同对方主体资格及资信的审查，由负责签定合同的当事人进行了解和审查。包括： ② 主体资格合法：具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符；

③ 欲签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书；

④ 由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；

⑤ 具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；

⑥ 具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。

2．合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中，以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用前款规定进行审查。

3．业务合同的审查，由市场部副总经理与行政部经理共同审核。涉及工程技术的，由工程部副总经理与行政部经理共同审核。审查内容包括：

① 无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。

② 市场需求情况属实，预测可靠、合理，投入产出核算经济、准确。

③ 工程技术依据真实、可靠；技术措施完备、可行；技术标准和参数科学、真实、可行。 ④ 经济效益或社会效益具有真实性，具有可操作性。

⑤ 价款、酬金的确定正确合理、合法；资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法。

⑥ 内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、政策及计划，无规避法律行为，

无显失公平内容。

⑦ 条款齐备、完整；

⑧ 文字准确，逻辑清楚，无语病，不使用模糊、易产生歧义的词句。

第五条 合同签定的形式

1． 除即时清结者外，一律采用书面形式。

2． 凡有国家或行业标准示范文本的，应当优先适用。

3． 合同一式两份，公司与另一方各保存一份。

第六条 重要的、或标的额较大的合同谈判，应有法律顾问和经济技术等专业人员参加。

第七条 合同的保管

1． 与客户签定的装饰施工合同，合同当事人签定后，交行政部统一分类登记编号，行政部登记后，交财务部会计统一保管。

2． 与合作单位签定的材料采购、合作合同，合同当事人签定后，交行政部统一分类登记编号，行政部登记后，交财务部会计统一保管。

3． 公司与员工签定的合同，行政部统一登记编号，并负责保管。

第八条 合同的借阅

1． 合同当事人或与履行合同相关的公司人员，需借阅合同者，在具体保管合同的部门签字登记后方可借阅。

2． 凡与合同无关，因工作需要借阅合同者，除在具体保管合同的部门履行签字手续外，还须出具书面借条，写明借阅原因，借阅期限，经部门经理和行政部经理批准后方可借阅。

第九条 本制度自二OO八年一月一日起执行。解释权归行政部。

书籍管理办法

本公司书籍，泛指设计，工程，策划，财经管理，杂志刊物及其它由公司出资购买的书籍。

一、购买

① 部门经理根据工作需要，向行政部提出购买申请，并填写《书籍购买申请表》。 ② 行政部经理审核，签字同意后，部门经理方可购买。应急购买，至少应征得行政部经理口头同意。

③ 《书籍购买申请表》一式二份，行政部留存一份，购买部门经理处留存一份。

二、报销

① 书籍购回后，购买人将收银条、发票、收据等相关票据交行政部书籍管理员。

② 行政部书籍管理员根据收银条金额，清点实际购买数量，填写《入库单》，并输入电脑备份，将《入库单》返回购买人。

④ 购买人填写《费用报销单》，持《入库单》、收银条、发票、收据等相关票据，经行政总监签字后，方可到财务部报销。

二、借阅

1． 借阅程序

① 公司员工借阅，需在《书籍借阅登记表》上签字，认真填写借阅细目。归还时，履行销借手续。

② 非公司员工借阅，除履行上述手续外，还必须打借条，并征得行政部经理签字同意。

2． 借阅制度

① 按时归还书籍刊物，不得无故延期归还。所有书籍借阅期限不超过一个月。

② 不得损坏书籍刊物。归还时发现书籍有破裂、缺页等情况，处以罚款10元/次。 ③ 不得在书籍上乱作标记，随意涂画。违者处以罚款10元/次。

④ 不得故意弄脏书籍刊物。违者处以罚款5元/次。

⑤ 不得在书籍借回家后，又转借他人。因复制、拷贝等引起的版权争议，将由借阅者承担责任，公司概不负责。

第三条 本办法自二OO三年一月一日起施行。

1、原则上不准许拨打长途电话，如有特殊情况并经过总经办或部门经理准许后，方可拨打，需登记通话时间，并从每月工资中扣除；

2、严禁用公司电话打信息台、私话、或联系私人业务；

3、接听电话时，应使用普通话：“您好，祥和园装饰工程公司！”如当事人不在，应告知对方，“请问有什么事，需要我帮助或转告吗？”如对方有事需转告，应做好相关记录，以便查询；

4、在接听内部和外部电话时，如当事人不在，应做好电话记录并及时转告，以免影响正常工作；

5、原则上公司传真由专人指定接收及发送，涉及到机密内容应妥善保管；

6、在接发传真时，应做好登记工作，并及时把传真内容交由当事人，如当事人不在，应保存好传真文件。

7、各部门及分公司对本部的电话和传真机应保持畅通、完好，有问题及时维修，以免影响工作。

为保证公司物料用品供应及时、正常，规范采购用品程序，特制定本制度。

第一条 本公司采购物资用品包括：

1． 公司固定资产及低值易耗品；

2． 办公用品、电脑耗材等用品用具；

3． 工程部材料用品（另行规定）。

第二条 采购程序：

1． 每月26日各部门上报下月办公用品、电脑耗材、工具用品《物资采购月计划表》到采购员处； 2． 采购员预算下月采购金额，根据物资库存现况填写《库存物资数量表》和各部门上交的《物资采购计划表》于行政部经理；

3． 行政部经理根据各部门库存物资进行审核，金额在 元以内的办公用品，由行政部经理签字批准；金额在 元以上的，由总经理签字批准。

4． 总经理审批签字后交财务部，财务部预算、预支采购金额；

5． 财务部备留1份后， 将剩余2份已批准之计划分别交行政部和采购员处；

6． 行政部经理按计划安排实施采购。

7． 采购员根据轻重缓急完成当月之采购计划。

第三条 临时应急采购

1．应急采购，必须具备如下条件：

① 部门经理核实无误，行政部经理签字批准；

② 确认物品（材料或工具）属应急必须品，经检查维修，仍不能正常工作。

2．采购流程：

① 应急采购部门填写《请购单》交部门经理核实；

② 部门经理核实无误，金额在 元以下的，交行政部经理签字批准；金额在 元以上的，交总经理签字批准；

③ 签字批准后交财务部，财务部备份1份，另2份分别交行政部和采购员。

3．采购员持已批准之《请购单》尽快采购回物资。

第四条 说明

1．《物资采购计划月报表》。一式三份，采购员（行政部）1份，财务部1份，部门1份。

2．《物资库存数量表》一式三份，行政部经理1份，库存1份，财务部1份。

3．《请购单》一式3份，库管兼采购1份，财务部1份，部门1份。

第五条 本制度自二OO三年一月一日起执行。解释权归行政部。

物资入库及库存管理制度

为了公司更好发展的需要，加强财务管理，提高核算质量，规范商品入库、出库手续，保证公司商品物资安全完整，切实提高各部门工作效率，特制定商品入库、出库制度，请务必遵照执行。 1． 公司所购、所领一切商品，必须办理商品入库、出库手续。

2． 公司所购的一切商品，应办理商品入库手续。当日购货必须当日入库，不能延误。入库单一式三联，第一联存根联由库房留存登记商品入库帐，第二联客户联交客户与财务对账，第三联记帐联交公司财务记帐。填写入库单应写明商品的产地、规格、单位、单价、数量等，如果商品由市场直接购进则由购进者办理商品入库手续，如果商品由供货方送货到公司，库房则应将客户联交供货方到财务对帐；如果商品由供货方发货到公司，则由验货人或相关部门经办人办理商品入库手续。库房将客户联和记帐联交购进者到财务报帐或统一交到财务记应付帐款。

3． 公司所出一切商品，应办理商品出库手续。出库单一式二联。第一联存根联由库管留存登记商品出库帐，第二联记帐联交到财务记帐。

4． 库管员应定期根据商品入库、出库单据，作好商品进、销、存的电脑帐、手工帐。并经常检查帐实是否相符。

5． 计划采购物资入库时需附 “发票”、“合同”或厂商盖有公章的送货单，库管员对计划内物资进行核销。

6． 供货商结帐时，经办人持发票填写《入库单》和《付款申请单》，经总经理签字批准后交财务部付款结帐。

7． 经办人开“入库单”时，完整填写品名，数量，单价，合计金额，单位名称等详细名细，并再次对物品进行验收。

8． 经办人开《付款申请单》时，完整填写类别、付款项目、收款单位、总金额等详细名细，对总金额进行反复核算。

9． 公司财务承付商品货款时，必须凭商品入库单，经会计审核由总经理签字后方可付款。

10． 物资材料由行政部库管统一库存管理，各部门人员领用时须严格执行领用签字手续。领用物用手续详见《物品领用管理办法》。

11． 行政部库管每月25日对现存物资进行清理盘点。

物品领用管理制度

第一条 物品类别

1． 办公用品：包括纸、笔、笔记本、计算器、名片簿、名片夹等公司出资购买的办公用品。

2． 公用物品：包括订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀等物品。

3． 电脑耗材：包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸，其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。

第二条 领用原则

1．办公用品：

① 实行个人领取，自行保管，遗失自负，浪费惩罚的原则。

② 本人根据工作需要，提出申请，经部门经理同意，到行政部库管处领取。

2．公用物品：

① 每个部门（分部）领取一套作为公用。由部门（分部）经理统一领取，并负责保管。 ② 部门经理督促本部门员工合理使用，不得浪费，不得带回家或从事私人业务。行政部不定期进行抽查盘点，违反者将予以重处。

3．电脑耗材：

① 实行个人领取，自行保管，遗失自负，浪费重处的原则。

② 各分部根据当月情况，预测下月工作量，于每月26日——30日向行政部提交下月采购申请。 ③ 行政部库管经盘库后，拟出下月采购清单，交行政部经理签字审批。

④ 行政部经理签字审批后，将采购清单交采购员进行采购。

⑤ 每月初第一周，各部门（主要为设计部）员工到行政部领取当月所需电脑耗材，并按领料程序签字。

⑥ 部门经理督促本部门员工合理使用，不得浪费，不得从事私人业务。行政部不定期进行抽查盘点，违反者将予以重处。

第三条 领用程序

1． 员工领用物品时，填写《领料单》，经部门经理签字后，向行政部库管员领取。

2． 部门经理领用材料时，填写《领料单》，经行政部经理同意后，向行政部库管员领取。

3． 行政部库管员接到《领料单》，在《材料领用登记表》填写领料名称、规格型号、数量、项目名称、用途，领料人签字后，方可发放物品。

4． 应急需领用物品，其《领料单》由行政部经理或副总经理签字，并用单据注明，方可领用。

5． 物品属自然磨损者，则以旧换新；凡属遗失或被盗者，及时报行政部备补，并按原价赔偿。

第五条 本制度自二OO三年一月一起执行，解释权归行政部。

车辆管理制度

为提升工作效率及工作品质，确保公司车辆使用及时、合理及安全化，完善司机人员行车管理，特制定本制度。

第一条 车辆管理

1． 公司车辆由行政部统一负责管理，分别按车号设册登记管理。

2． 需用车部门，由用车人提前填写派车申请单（临时、紧急情况除外），报行政部经理批准。

3． 车辆出行前，司机填写出车记录，填明行程、用车原因、预计时间、返回时间及车况等。

4． 车辆返回公司时，停放在本大厦车库指定位置，将车辆钥匙、行驶证及时交回行政部经理处，并填写返回记录。

5． 车辆调度原则以派车单送达先后顺序及办理事务的轻重缓急程度安排车辆。

6． 各种车辆的附带资料，除驾驶证、保险卡由各使用人携带外，其余均由行政部保管，不得遗失。

第二条 司机行车管理规定

1． 司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。

2． 车辆返回或出车前半小时，司机人员需认真检查车辆安全状况（油、水、电），以确保车辆正常运行。

3． 不论什么时间，司机应保证通讯联络设施畅通，以方便公司随时调遣。情况特殊确实不能联络的，事后要说明原因。

4． 外出行车时，如不能按预计时间及时返回，司机要及时通知公司行政部，以利调度。

5． 司机必须如实、认真填写《车辆出行登记表》，经同行者或使用者签认实际使用时间及里程，交行政部经理、财务部会计审核及总经理签字批准后方可报销。，《车辆出行登记表》作为油费、过路费、停车费报销的依据，否则不予报销。

6． 车内不准吸烟。本公司员工在车内吸烟时，应有礼貌地制止；公司外的客户在车内吸烟时，应婉转告知本公司陪同人。

7． 未经核准，不得私自开车外出，否则按行车里程所需油费两倍罚款。

8． 司机对乘车人要热情、礼貌，说话文明。车

9． 司机人员接送来宾及人员，应具备基本礼貌礼仪，以将客人、来宾送至目的地大门口为原则，不得将车辆未驶进目的地即让客人下车步行。

10． 司机必须服从统一指挥，不得以任何理由拒绝出车。

第三条 车辆保养与年审

1． 司机可利用平时在公司空闲时间维护保养车辆，确实需节假日保养车辆，需提前一天向公司领导报告，经批准后方可修车。

2． 司机证件年审需提前一周填写申请单，交行政部经理审批，每年仅限一次，每次限三到四天，超过时间按事假处理，公司不报销办证的任何费用。

第四条 奖励与惩罚

1． 司机全年安全行车，未出交通事故的，给予奖励。

2． 行政部每月负责对司机进行考核，将考核等级作为每月发放奖金的依据。对于工作勤奋、遵守制度、表现突出的，可视具体情况给予嘉奖、记功、晋级等奖励；对于工作怠慢、违反制度、发生事故者，视具体情况给予警告、记过、降级直至除名处理。

3． 行车时不遵守交通规则，违章罚款由行车司机本人自理。

4． 车辆肇事，肇事责任判明后，如责任属于对方车辆或行人的过失，公司与保险公司概不负赔偿之责。肇事责任属于公司司机的过失，其赔偿款项由保险公司负担，但若肇事赔偿金额超过保险金额时，其超过金额须由该司机负担。肇事责任属于公司驾驶员与对方驾驶员或第三者共同过失的，按各方应负责之比率分担，其损害赔偿照前款办理。

5． 肇事后对方车辆逃逸能制止而未制止，或对方车号能注意而未注意，致使肇事责任无从判明或追究者，所造成的损害赔偿，其赔偿款项由保险公司负担，但若肇事赔偿金额超过保险金额时，其超过金额须由该司机负担。

6． 肇事后畏罪潜逃者，除请司法机关缉办外，并即予解雇。

第五条 本制度自二OO三年一月二十四日起执行，解释权归行政部。

车辆肇事管理办法

为使公司车辆肇事处理规范化、标准化，特制定本办法。 第一条 肇事定义

1． 汽车相撞或为他种车辆相撞，致双方或一方有损害伤亡者； 2． 汽车撞及人畜，路旁建筑物及其他物品，致有损害伤亡者；

3． 汽车行使失慎倾倒，或他人故意置障碍物于路中，因撞及或倾翻，致人或车辆有伤亡或损害者； 4． 汽车行驶遭受意外的事变，如公路、桥梁、涵洞、隧道突然崩塌，损坏致人或车有伤亡或损害

者。

注：这里所称损害，包括足以致本公司遭受任何轻微损失及请求的保险理赔。 第二条 肇事处理

1． 肇事发生后，迅速以电话通知公司，若车辆有较大的损害，人员有严重伤亡时，通知行政部协

议处理。

2． 行政部接获肇事通知时，立即向总经办报告，并迅速派人往肇事地点查勘处理。 3． 应先急救伤患人员，留下人员从各种角度拍照，而后查勘现场。 4． 尽量寻觅目睹肇事的第三者作证，并记明姓名住址。

5． 在两天内以书面形式请求理赔及填汽车肇事报告表呈报部门经理。 第三条 肇事过失的处分

1． 肇事司机除负责刑事民事责任，违章部分外的处分依本章规定办理。

2． 经本公司签订其应负肇事责任者近其肇事理赔次数，依下列规定予以过失处分：

3． 肇事后经法院判决缓刑者，准予留用，经判决徒刑者，自判决之日起予以解雇，并令其赔偿肇

事应付的金额。

4． 肇事后畏罪潜逃者，除请司法机关缉办外，并即予解雇。

第四条 肇事赔偿

行车肇事责任判明后，如当事双方愿成立和解，得当场查明损害赔偿依下列规定分别处理： 1． 责任属于对方车辆或行人的过失，保险公司概不负赔偿之责。

2． 肇事责任属于公司司机的过失，其赔偿款项由保险公司负担，但若肇事赔偿金额超过保险金额

时，其超过金额须由该司机负担。

3． 肇事责任属于公司驾驶员与对方驾驶员或第三者共同过失的，按各方应负责之比率分担，其损

害赔偿照前款办理。

4． 肇事后对方车辆逃逸能制止而未制止，或对方车号能注意而未注意，致使肇事责任无从判明或

追究者，所造成的损害赔偿，其赔偿款项由保险公司负担，但若肇事赔偿金额超过保险金额时，其超过金额须由该司机负担。

第五条 本办法自二OO三年一月一日起执行，解释权归行政部。

清洁卫生管理制度

第一条

办公区域是公司职员进行日常工作的区域，清洁卫生的好坏，直接影响到公司形象和职员工作情绪，为此，特制定此制度。

第二条

本公司清洁范围包括：总经理室、副总经理室、财务部、设计部、行政部、财务部、会议室、卫生间及办公区域内所有角落。

清洁内容：办公桌、椅、沙发、地面、墙面、窗户、阳台、灯具、文件柜、电脑、传真机、打印机等所有置于办公区域内的物件。

第三条

本公司清洁卫生由各部门人员分区域轮流值日打扫，每日轮流值日一周，总经理室、副总经理室、公共区域由值日人员要扫，个人区域由个人负责清扫整理。详见《清洁值日轮流表》，值日人员须按如下标准进行清扫：

地面：无纸屑碎末，无油渍，无污痕，整洁通透。

桌面：无明显灰尘，无油渍污痕，桌上物件分类整齐摆放，物见本色。 椅、沙发：无明显灰尘，无污垢，摆放端正整齐。

玻璃窗：光洁锃亮，无水渍、无污痕和灰尘，做到窗明几净。

电脑、打印机等固定设备设施：无灰尘，无污垢，使用专用清洁剂清扫，物见本色。 卫生间：地面无水渍污痕，无杂物及明显污痕，洗手台整洁干净，台面无污物水渍，物件摆放整齐，通风透气。

第四条 第五条

公司盆景、花木植物由行政部统一管理，值日人员对其进行垃圾清扫、去杂物处理。 行政部不定期对办公区域的卫生进行检查，并在例会上公布检查结果。检查结果作为个人绩效考核的依据。对三次以上检查不合格者，惩以罚款10元。

第六条

附则

3、 本《清洁卫生管理制度》解释权归行政部。

4、本制度自二OO三年一月一日起施行。以后根据公司发展情况可作适当调整，全体员工必须

依此执行。

奖 惩 制 度

一、 奖励

奖励分为四种：嘉奖、记功、记大功、奖金。 1、嘉奖

(1) 出色完成公司领导指派的重要任务者； (2) 圆满完成重大项目未出差错者；

(3) 对操作技术或管理制度建议改进，经采纳施行，著有成效者。

(4) 为公司节约成本，合理利用电脑耗材、办公用品，充分利用废弃品，成绩显著者； (5) 检举违规或损害公司利益者； (6) 全心全意服务，有具体事迹者； (7) 遇有困难，勇于负责，处理得当者。 (8) 其它突出事迹应予奖励者。 2、记功

(1) 节约物料或对废品利用，著有成效者。

(2) 发现职责外问题，予以报告或妥为防止损害足为嘉许者。 3、记大功

(1) 遇有意外事件或灾害，奋不顾身、不避危难，因而减少损害者。 (2) 维护公司重大利益，避免重大损失者。 (3) 有其他重大功绩者。 4、奖金

(1) 对公司有特殊贡献，足为全公司同仁表率者，奖现金200元。 (2) 一年内记在功二次者，奖现金300元。

(3) 服务年满三年，成绩优良未曾旷工或受过记过以上处分者，奖现金500元。 5、职员惩罚分下列五种：

(1) 警告：每次减发奖金二十元，并于年终奖金时一并减发。 (2) 记过：每次减发奖金三十元，并于年终奖金时一并减发。 (3) 记大过：每次减发奖金五十元，并于年终奖金时一并减发。 二、 开除、解雇

1、有下列情形之一者，予以警告：

(1) 违反公司管理规定，情节轻微者； (2) 着装不整或不佩戴规定标志、员工牌； (3) 不能按时完成工作任务者； (4) 因过失导致工作失误，情节轻微者； (5) 不服从上级合理指示，情节轻微者； (6) 浪费公物，情节轻微者；

(7) 上班时间、躺卧休息，擅离职守，怠忽工作者； (8) 破坏环境者；

(9) 说长道短，影响团结者。 2、记过

(1) 违反公司管理规定，不听劝阻者；

(2) 在工作场所喧哗、嘻戏、吵闹、妨碍他人工作而不听劝告者； (3) 对同仁恶意攻击或诬害，伪证，制造事端者； (4) 投机取巧，谋取非法利益者；

(5) 因疏忽或过失使公司遭受损害或伤及他人者； (6) 未经许可携带外地人入公司闲谈。 3、记大过

(1) 擅离职守，致公司蒙受重大损失者； (2) 违反公司管理规定，顶撞、污辱管理人员者； (3) 泄露公司重要机密者；

(4) 遗失经营的和重要文件、机件和其它物品； (5) 一个月内旷工达五日者；

(6) 电脑等具技术性设备，非经使用人员及主管同意，擅自操作并造成损害者。 (7) 拒绝听从主管人员合理指挥监督，经劝告仍不听从者； (8) 其他重大违规行为者。 4、开除（不发资遣费）

(1) 对同仁暴力、恐吓，严重妨碍工作者； (2) 在公司内殴打他人或相互殴打者； (3) 故意损坏设备或财物者；

(4) 张贴、散发煽动性文字，图画破坏劳资感情者；

(5) 偷盗同仁或公司财物者； (6) 侵占、贪污公司财物者；

(7) 无故损毁公司财物，损失重大或第二次损毁、涂改重大文件或公物者； (8) 未经许可兼任其他职务或兼营与本公司同类业务者； (9) 在公司服务期间受刑事处分者；

(10) 一年内记大过满二次，功过无法平衡抵消者；

(11) 无故连续旷工三日或全月累积旷工六日或一年内旷工达十二日者； (12) 吸食毒品者；

(13) 伪造、编造或盗用公司印信者；

(14) 在工作场所内制作私人业务或唤使他人制作业务者； (15) 故意泄露公司技术，营业上的机密致使公司蒙受重大损失者； (16) 其他违反法令或劳动法或本制度规定情节重大者。 5、功过相抵

(1) 嘉奖与警告相抵消；

(2) 记功一次或嘉奖三次可抵消记过一次或警告三次； (3) 记大功一次或记功三次可抵消记大过一次或记过三次； (4) 前功不能抵后过。

(5) 职员功过抵消以发生于同一年内的为限。 6、减发奖金

受警告以上处分者，于年终奖金发放时按下列标准减发： 警告——减发15天工资的奖金； 记过——减发25天工资的奖金； 记大过——减发45天工资的奖金。 7、福利

为了员工老有所依，健康有保障，按国家有关规定，结合公司具体发展情况，逐步建立养老、

医疗等社会保险制度。

本手册由祥和园装饰工程有限公司行政部负责解释和修改。 (1) 本手册中的规定自二OO三年一月一日起实施。

档案保密制度

1、档案按类别、按级别、按时间的先后顺序进行归类管理，所有档案分为三类：一般档案、保密档案、绝密档案。一般档案各部门经理均有权查阅；保密档案各部门经理如要查阅的，必须由行政部经理签字才能查阅；绝密档案一般不准任何人查阅（注：副总、总经理除外），如有特殊情况需要查阅的部门经理，必须要总经理签字同意，且必须在行政部所指定的地点进行查阅，公司档案不准任何人带出公司。

2、除本部门工作人员外，未经许可，任何人不得私自进入其他办公场所，未经许可，不得使用其它部门人员电脑，不得查看U盘、光盘及软盘中的文件资料，更不能翻阅、抄录其他部门资料。

3、在打印、复印文件或资料中，应树立保密意识，不得随意将文件、资料内容泄露给公司外部人员及其他无关人员，打印、复印错误的重要文件应及时销毁，不得乱丢乱放。

4、负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识，不得向任何人有意无意泄露公司的机密。公司员工应做到“不该说的话不说”，“不该问的事不问”。废旧文件不得随意丢弃，经公司认定作废的文件应定期销毁。

5、公司员工不得擅自更改公司各种文件或资料。

6、财务人员应妥善保管好帐务、报表、资料，不得将公司机密泄露给予任何人。

7、合同文件、财务状况及其它重要的公司内部文件应特别注意保密原则，各种资料应妥善保存，更不能泄露给其他人。

8、凡重要文件，未经上级允许，不得复制、抄录。

9、员工的薪金、奖金公司予以保密，严禁任何人互相打听、攀比。 10、不得向无关人员泄露商品进价和公司的重要数据资料，做好保密工作。

11、员工应尽忠尽职、努力工作，珍惜公司信誉，工作中不得泄露公司商业秘密或资料。

以上各条，公司员工应倍加注意，若有违犯，视情节给予警告、扣分、记过、记大过，或处以50元以上的罚款。情节严重者给予辞退或开除处理，如给公司造成直接经济损失，公司保留依法追究刑事责任之权力。