项目五 总账管理系统日常业务处理

项目五 总账管理系统日常业务处理

概述

总账管理系统日常业务处理主要提供凭证处理、账簿处理、出纳管理等功能。凭证处理包括填制凭证、审核凭证、出纳签字、记账以及查询和汇总记账凭证；出纳管理提供支票登记簿功能，并可查询银行日记账、现金日记账及资金日报表；账簿管理提供多种条件查询总账、日记账及明细账等。通过本项目的学习，掌握用友ERP-U8务软件中总账系统日常业务处理的相关内容；熟悉总账系统日常业务处理的各种操作掌握凭证管理、出纳管理和账簿管理的具体内容和操作方法。 实训内容

1. 凭证管理：填制凭证、审核凭证、凭证记账 2. 出纳管理

3. 账簿管理：总账、科目余额表、明细账、辅助账 实训资料

1、2008年1月份企业发生的经济业务如下：

（1）1月2日，销售一科刘红购买了600元的办公用品，用现金支付，附单据一张。 借：销售费用 600

贷：库存现金 600 付1

（2）3日，财务部陆玉芳从工行提取现金5 000元，作为备用金。（现金支票号 XJ001） 借：库存现金 5 000

贷：银行存款／工行存款 5 000 付2

（3）12日，销售二科韩乐乐收到上海邦立公司转来一张转账支票，金额34540元，用以偿还所欠货款。（转账支票号ZZR002） 借：银行存款／工行存款 34540

贷：应收账款 34540 收1

（4）18日，人事部杨文出差归来，报销差旅费2000元，交回现金200元。 借：管理费用／差旅费 1800 库存现金 200

贷：其他应收款 2000 收2 （5）20日，生产部领用丝线25000元，用于丝绸生产。 借：生产成本／直接材料 25000

贷：原材料 25000 转1 2．出纳管理

25日，销售二部韩乐乐借转账支票一张，票号155，预计金额5000元。

实训指导：

1、 以“李明”的身份进行填制凭证，凭证查询操作。用户名“003”；密码“3”；账套“001”；会计年度“2008”；日期“2008-01-31”。 提示：

因为每张凭证的制单日期不一样，所以注册用友U861时把操作日期设置为2008-01-31。这

样，只需注册一次，在填制凭证时可输入本月不同日期的凭证。

2、 以“陆玉芳”的身份进行出纳签字，现金、银行存款日记账和资金日报表的查询，支票登记操作。

3、 以“吴妮”的身份进行审核、记账、账簿查询操作。 任务一、凭证管理 一、填制凭证

业务1：辅助核算---现金流量

1、执行“总账→凭证→填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。如图5-1所示。

图5-1

2、单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。 3、选择凭证类型“付款凭证”；输入制单日期“2008/01/02”；输入附单据数“1”。 4、输入摘要“购买办公用品”；输入科目名称“6601”，借方金额“600”，回车；摘要自动带到下一行，输入科目名称“1001”，贷方金额“600”。 按回车键，打开“现金流量表”对话框。如图5-2所示。

图5-2

5、单击“增加”按钮，在“项目编码”参照中，依次选择“经营活动——现金流出”——支付的与其他经营活动有关的现金项目，输入金额600，单击“确定”按钮返回。

6、单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！”信息提示框，单击“确定”按钮。 提示：

采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。

正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。

科目编码必须是末级的科目编码。

金额不能为“零”; 红字以“－”号表示。

可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。

业务2：辅助核算——银行科目

在填制凭证过程中，输完银行科目“100201”，弹出“辅助项”对话框。 如图5-3所示。

图5-3

1、输入结算方式201，票号XJ001，发生日期2006/01/03，单击确认按钮。

2、凭证输完后，单击“保存”按钮，若此张支票未登记，则弹出“此支票尚未登记，是否登记？”对话框。

3、单击“是”按钮，弹出“票号登记”对话框。 4、输入领用日期“2008/01/03”，等信息。 提示：

选择支票控制，即该结算方式设为支票管理，银行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。

业务3：辅助核算——客户往来

1、在填制凭证过程中，输完客户往来科目“1122”，弹出“辅助项”对话框。如图5-4所示。

图5-4

2、选择输入客户“上海邦立公司”，发生日期2008-01-12等。 3、单击“确认”按钮。 提示：该笔业务的现金流量项目为经营活动——现金录入——销售商品、提供劳务收到的现金。

如果往来单位不属于已定义的往来单位，则要正确输入新往来的单位的辅助信息，系统会地洞追加到往来单位目录中。

业务4：辅助核算——部门核算

1、在填制凭证过程中，输入完部门核算科目660202，弹出“辅助项”对话框。如图5-5所示。

图5-5

2、输入部门“人事部”，单击“确认”按钮。 注意：该笔业务的现金流量项目为经营活动——现金流出——支付的与其他经营活动有关的现金。

辅助核算——个人往来

1、在填制凭证过程中，输完个人往来科目“123101”，弹出“辅助项”对话框。

图5-6

2、选择输入部门人事部，个人杨文，发生日期等。 3、单击“确认”按钮。 提示：

在输入个人信息时，若不输“部门名称”只输“个人名称”时，系统将根据所输个人名称自动输入其所属的部门。

业务5：辅助核算——项目核算

1、在填制凭证过程中，输完项目核算科目“410101”，弹出“辅助项”对话框。如图5-7所示。

图5-7

2、选择输入项目名称“丝绸”，单击“确认”按钮。

二、查询凭证

1、执行凭证——查询凭证命令，打开凭证查询对话框。

2、选择输入查询条件，单击辅助条件按扭，可输入更多查询条件。 如图5-8所示。

图5-8

3、单击确认按钮，进入查询凭证窗口。

4、双击某一凭证行，则屏幕可显示出此张凭证。

三、修改凭证（可选做）

1.执行“凭证”|“填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。

2.单击“查询”按钮，输入查询条件，找到要修改的凭证。 如图5-9所示。

图5-9

3、对于凭证的一般信息，将光标放在要修改的地方，直接修改；如果要修改凭证的辅助项信息，首先选中辅助核算科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变形时双击，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改相关信息。 4、单击“保存”按钮，保存相关信息。 提示：

未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再进行修改。

若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。 若选择“不允许修改或作废他人填制的凭证”权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。

如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。

外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。

四、冲销凭证（可选做）

1、在“填制凭证”窗口，执行“制单”|“冲销凭证”命令，打开“冲销凭证”对话框。 如图5-10、5-11所示。

图

5-10

图5-11

2、输入条件：选择“月份”、“凭证类别”；输入“凭证号”等信息。 3、单击“确定”按扭，系统自动生成一张红字冲销凭证。 提示：

通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。

制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的兰字凭证进行补充。

五、删除凭证（可选做）

（一）作废凭证

1、先查询到要作废的凭证。

2、在“填制凭证”窗口中，执行“制单”|“作废/恢复”命令。 如图5-12所示。

图5-12

3、凭证的左上角显示“作废”，表示该凭证已作废。 提示：

作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。 作废凭证不能修改，不能审核。

在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。

账簿查询时，查不到作废凭证的数据。

若当前凭证已作废，可执行“编辑”|“作废/恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。 （二）整理凭证

1、在“填制凭证”窗口中，执行“制单”|“整理凭证”命令，打开“选择凭证期间”对话框。

2、选择要整理的“月份”。

3、单击“确定”按钮，打开“作废凭证表”对话框。 如图5-13所示。

图5-13

4、选择真正要删除的作废凭证。

5、单击“确定”按钮，系统将这些凭证从数据库中删除并对剩下凭证重新排号。 提示：

如果作废凭证不想保留时，则可以通过“整理凭证”功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。

只能对未记账凭证作凭证整理。

已记账凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。

六、出纳签字

更换操作员

1、在“总账系统”的初始窗口，执行“系统”|“重新注册”命令，进入“注册总账”窗口。 2、以“陆玉芳”的身份重新注册总账系统，单击“确定”按钮。 提示：

凭证填制人和出纳签字人可以为不同的人，也可以为同一个人。 按照会计制度规定，凭证的填制与审核不能是同一个人。 在进行出纳签字和审核之前，通常需先更换操作员。 出纳签字

1、 执行“凭证”|“出纳签字”命令，打开“出纳签字”查询条件对话框。如图5-14所示。

图5-14

2、输入查询条件：单击“全部”单选按钮，输入月份。 3、单击“确认”按钮，进入“出纳签字”的凭证列表窗口。

4、双击某一要签字的凭证或者单击“确定”按钮，进入“出纳签字”的签字窗口。 5、单击“签字”按钮，凭证底部的“出纳”处自动签上出纳人姓名。 6、单击“下张”按钮，对其他凭证签字，最后单击“退出”按钮。 提示：

要进行出纳签字的操作应满足以下条件：

首先，在总账系统的选项里面已经设置了出纳凭证必须经由出纳签字 其次已经在会计科目中进行了指定科目的操作 再次，凭证中所使用的会计科目是在总账系统中设置为日记账辅助核算内容的会计科目。 涉及指定为现金科目和银行科目的凭证才需出纳签字。

凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字只能由出纳人自己进行。

凭证签字并非审核凭证的必要步骤。若在设置总账参数时，不选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则可以不执行“出纳签字”功能。

可以执行“签字”|“成批出纳签字”功能对所有凭证进行出纳签字。

七、审核凭证

以“吴妮”的身份重新注册总账系统。

1、执行“凭证”——“审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。如图5-15所示。

图5-15

2、输入查询条件，单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口。

3、双击要审核的凭证或单击“确定”按按钮，进入“凭证审核”的审核凭证窗口。 如图5-16所示。

图5-16

4、检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名。

5、单击“下张”按钮，对其他凭证签字，最后单击“退出”按钮。

提示：

审核人必须具有审核权。当通过“凭证审核权限”设置了明细审核权限时，还需要有对制单人所制凭证的审核权。

作废凭证不能被审核，也不能被标错。

审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。

八、凭证记账

以“吴妮”的身份重新注册总账系统。

1、执行“凭证”|“记账”命令，进入“记账”窗口。 如图5-17所示。

图5-17

2、第一步，单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证。单击“下一步”按钮。

3、第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。

4、 第三步记账，单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框，单击“确认”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。

5、 单击“确定”，记账完毕。

提示：

第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。

上月未记账，本月不能记账。

未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。

作废凭证不需审核可直接记账。

记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。

九、取消记账

（一）激活“恢复记账前状态”菜单

1、在总账初始窗口，执行“期末”|“对账”命令，进入“对账”窗口。如图5-18所示。

图5-18

2、按Ctrl+H键，弹出“恢复记账前状态功能已被激活”信息提示框。

3、单击“确定”按钮，单击“退出”按钮。

提示：

如果退出系统后又重新进入系统或在“对账”中按“Ctrl+H”键将重新隐藏“恢复记账前状态”功能。

（二）取消记账

1、执行“凭证”|“恢复记账前状态”命令，打开“恢复记账前状态”对话框。

2、单击“最近一次记账前状态”单选按钮。

3、单击“确定”按钮，弹出“恢复记账完毕”信息提示对话框，单击“确定”按钮。 提示：

己结账月份地数据不能取消记账。

取消记账后，一定要重新记账。

任务二、出纳管理

以“陆玉芳”的身份重新注册总账系统。

一、现金日记账

1、执行“出纳”|“现金日记账”命令，打开“现金日记账查询条件”对话框。

2、选择科目“1001库存现金”，默认月份“2008.01”，单击“确认”按钮，进入“现金日记账”窗口。如图5-19所示

图5-19

3、双击某行或将光标定在某行再单击“凭证”按钮，可查看相应的凭证。

4、单击“总账”按钮，可查看此科目的三栏式总账，单击“退出”按钮。

提示：

如果在选项中设置了“明细账查询权限控制到科目：那么账套主管应赋予出纳陆玉芳”现金“和”银行存款“科目的查询权限。

二、银行存款日记账

银行存款日记账查询与现金日记账查询操作基本相同，所不同的只是银行存款日记账多一结算号栏，主要是对账时用。

三、资金日报表

1、执行“出纳”|“资金日报”命令，打开“资金日报表查询条件”对话框。

2、输入查询日期“2008.01.03”。选择“有余额无发生也显示”复选框。如图5-20所示。

图5-20

3、单击“确认”按钮，进入“资金日报表”窗口，单击“退出”按钮。

四、支票登记簿

1、执行“出纳”|“支票登记簿”命令，打开“银行科目选择”对话框。

2、选择科目：工行存款“100201”，单击“确定”按钮，进入支票登记窗口。

3、单击“增加”按钮，进行支票登记。输入领用日期“2008.01.25”，领用部门“销售二部”，领用人“韩乐乐”，支票号“155”，预计金额“5 000”, 用途“购材料”单击“保存”按钮， 单击“退出”按钮。

提示：

只有在结算方式设置中选择“票据管理标志”功能才能在此选择登记。

领用日期和支票号必须输入，其他内容可输可不输。

报销日期不能在领用日期之前。

已报销的支票可成批删除。

任务三、账簿管理

以“吴妮”的身份重新注册总账系统。辅助账的查询只介绍部门账，其他账簿查询同理。

一、查询基本会计核算账簿

1、执行“账表”——“科目账”——“总账”命令，查询总账。如图5-21所示。

图5-21

2、执行“账表”——“科目账”——“余额表”命令，查询发生额及余额表。

3、执行“账表”——“科目账”——“明细账”命令，查询月份综合明细账。

二、部门账

（一）部门总账

1、执行“账表”——“部门辅助账”——“部门总账”——“三栏式总账”命令，进入“部门三栏总账条件”窗口。

2、输入查询条件：科目“6602”，部门“人事部”。 如图5-22所示。

图5-22

3、单击“确定”按钮，显示查询结果。

4、将光标定在总账的某笔业务上，单击“明细”按钮，可以联查部门明细账。

（二）部门明细账

1、执行“账表”——“部门辅助账”——“部门明细账”命令，进入“部门多栏明细账条

件”窗口。

2、 选择科目“6602”，部门“人事部”，月份范围“2008.01—2008.01”，分析方式“金额分析”，单击“确认”按钮，显示查询结果。

3、 将光标定在多栏账的某笔业务上，单击“凭证”按钮，可以联查该笔业务的凭证。

（三）部门收支分析

1、执行“账表”——“部门辅助账”——“部门收支分析”，进入“部门收支分析条件”窗口。

2、第一步选择分析科目：选择所有的部门核算科目，单击“下一步”按钮。

3、第二步选择分析部门：选择所有的部门，单击“下一步”按钮。

4、第三步选择分析月份：起止月份“2008.01—2008.01”，单击“完成”按钮，显示查询结果。