加强固定支出管理 创建节约型行政管理机关

加强固定资产管理 创建节约型行政管理机关

内容摘要:行政管理机关的固定资产是国有资产的重要组成部分，是行政管理机关开展业务及其他活动的重要物质条件，在各级行政管理机关的资产结构中占有很大的比重。如何创建节约型机关，对行政管理机关的固定资产管理工作提出了更高的要求。本文通过分析工商行政管理机关固定资产管理中存在的问题，结合工商行政管理机关固定资产管理的实践，提出加强工商行政管理固定资产管理的建议，希望对建设节约型行政管理机关有一定的借鉴意义。 关键词：固定资产管理 节约型 工商行政管理机关

建设节约型社会是党中央、国务院在新时期作出的一项重大战略决策，是落实科学发展观与构建和谐社会的必然要求，是中华民族勤俭节约优良传统美德的具体体现。随着我国各项改革特别是财政体制改革的不断深入和机构改革带来的机遇和挑战，国家行政机关在占有、使用国有资产的规模急剧膨胀的同时，国有资产管理难题也越来越大。如何建设节约型机关，管理好国有资产的问题日益突出。工商行政管理机关作为国家的行政执法机关，建设节约型机关是建设节约型社会的必要构成部分。工商行政管理机关的固定资产是国有资产的重要组成部分，是工商行政管理机关开展业务及其他活动的重要物质条件，在各级工商行政管理机关的资产结构中占有很大的比重。如何创建节约型机关，对工商部门的固定资产管理工作提出了更高的要求，本文就如何加强工商行政管理机关固定资产管理浅谈个人的看法，以供商榷。

一、目前我区工商行政管理机关固定资产管理工作的现状及存在问题

垂直管理以来，随着财政体制改革的不断深入，工商局带领我区各级工商部门投入了大量的资金，花大力气新建、改建了许多办公楼、基层工商所，购置了大批的执法用车、专用设备、仪器。这些年来，对固定资产的大量投入使很多基层工商所彻底改变了无自有办公场所的尴尬局面，改善了各级工商部门的办公条件，加强了执法装备，提高了办公自动化程度。固定资产在各级工商部门有账可查，对逐年增多的固定资产，各级工商部门也投入了不少的人力、时间进行管理。

但必须承认，多年来，固定资产管理工作一直是工商行政管理机关管理的一个薄弱环节。固定资产管理意识淡薄，认识不到位，制度不到位，措施不到位，甚至人员不到位；固定资产管理基础工作不规范，管理混乱，条块分割，重购轻管、重钱轻物，固定资产安全控制体系尚不完善，家底不清，产权不明，账账、帐实不符，固定资产流失现象普遍存在；固定资产配置不合理，利用率低；与此同时，现行会计制度和财政体制改革对行政机关固定资产管理也提出了新的挑战。特别是随着机构改革、财务、人事、与收入分配制度等各项内部改革的不断深化，工商行政管理管理部门现行的固定资产管理水平远远不适应行政机关改革与发展的新形式之需，与创建节约型机关的要求相比还存在着较大的差距。

（一）固定资产管理观念淡薄

长期以来，实际工作中普遍存在重购置，轻管理的现象，忽视现有资产的管理使用，轻视现有资产的合理搭配和使用效益，造成了不必要的浪费。近年来，在工商行政管理部门的日常经费开支中，对资金的支出能够严格把关，需要的固定资产买回来以后，对谁来管、管什么、如何管的概念模糊。由于固定资产管理观念淡薄，没有严格的财产管理制度，个别人占用了公家的设备物资；人员工作岗位变动对原来使用的资产没有移交，久而久之，设备物品没法查找，造成了固定资产的流失。

（二）固定资产的账实不符

固定资产的账实不符主要表现在会计信息不真实、不及时、无法真实反映和有效控制固定资产实物状况，不能真实反映固定资产的数量和增减变化情况，有的单位固定资产账面价值与实有固定资产相差甚远。例如：房屋建筑物，有的“市场管办脱钩”后已经移交给当地政府接管的市场因交接手续不全没有及时冲账；有的办公楼早已竣工投入使用多年了，仍挂在往来账上，没有按照财务制度规定清理入账。新购置的固定资产不验收、不登记入账；报废、报损的固定资产没有冲减等。账实不符，家底不清，勤俭节约无从谈起。

（三）房屋出租不规范，收支自行支配搞“账外账”

一是房屋租赁合同签订不规范，有的不签订《房屋租赁合同》，有的逾期不续签，有的条文不符合法律的规范要求，造成租赁费不能及时收取。二是有些单位对外招租不透明、不公开，有的以低价格租出，经办人从中谋取私利。三是收支不纳入财务统一核算。出租收入不按规定进行会计核算和作台账记录，长期游离于账外，形成“小金库”，有的租赁收入直接冲抵单位的账外招待费或用于职工的奖金、补贴及福得开支等私分性质的支出。

（四）没有充分利用预算、政府采购等手段对固定资产进行有效的事前、事中监控

财务部门在做年度预算的时候，对本单位现有固定资产的情况缺乏整体概念，对固定资产购置的预算编制随意性较大，没有从节约、整合资源的角度合理安排固定资产购置预算。只要财力允许，对各部门提出的固定资产购置计划来者不拒，没有从必要性、合理性的角度多作考虑，往往出现重复购置，部门资源独享。在购买固定资产的时候，对必须进行政府采购的固定资产范围、种类认识不深，导致在固定资产购置过程中政府采购制度执行不严，单位自行采购了事。如此一来，难免出现“价高货廉”、“人情采购”，达不到“少花钱多办事”，建设节约型机关的目的，严重者还会导致商业贿赂等违法违规的情况发生。

（五）忽视固定资产使用过程的监控，固定资产处置不够规范

财务部门与固定资产管理部门之间缺乏沟通，财务部门只管固定资产的财务核算，固定资产管理部门对资产管理缺乏有效的管理手段和具体办法，资产使用部门无管理制度、无管理人员、财产登记不全。单位向各部门安排、配置了固定资产以后，对使用情况不闻不问，以致于一些固定资产已长期不存在，单位却一无所知。再者有些单位闲置、报废固定资产的处置较为随意，没有严格按制度规定的程序履行相关的审批手续，不对有关资产进行评估，擅自定价或随意处置，强行报废、低价出售、无偿调拨、无偿出借等屡见不鲜，无可避免地造成了国有资产的流失，这些不规范的资产处置行为与我们“构建节约型社会”的宗旨是极不相称的。

（六）固定资产配置不合理，利用率低

目前，各行政管理机关之间资源的横向联合调剂余缺的意识和行动力欠缺。而行政管理机关内部固定资产资源配置也存在不规范、不科学和不合理性。行政管理机关内部部门与部门之间、下级部门与上级部门之间条块管理、利益分割的格局，部门林立，自成一体，互不协调，造成机关内固定资产资源的不合理分配和铺张浪费，比如，部门之间重复购置固定资产，争设备争项目，各自为政，资源独享，造成大量的固定资产未使用、不需用或闲置，从而导致固定资产资源浪费和利用率低以及国有资产流失。

（七）现行会计制度和财政体制改革对行政机关固定资产管理也提出了新的挑战

现行会计制度对固定资产计价、增加、转出、报废与毁损、盘盈盘亏等会计事项规定了详细的核算方法，但对固定资产在使用过程中的价值损耗如何核算没有明确规定。长期以来，机关单位不搞成本核算，固定资产维修和更新改造一般是靠国家财政拨款解决。然而由于国家财力有限，加之随科技的迅猛发展，新技术新设备不断投入使用，设备的更新换代期限短，加速了原有设备的老化和技术的陈旧与落后，客观地存在资产更新维护的资金需求与来源之间的矛盾。这一矛盾若不解决，不但影响资产维修基金的来源渠道，无法满足机关单位设备购置和房屋修缮的需要，而且容易淡化机关单位的成本意识，弱化机关单位经济核算，影响机关单位的财务管理水平。现行制度中，只规定应建立修购基金制度，但没有对建立折旧制度的问题。目前，机关单位只核算

固定资产账面原值，不计提折旧。这种核算方式存在一定的弊端，一是使固定资产的价值管理与实物管理相违背，随着时间的推移，固定资产原值与现时净值相差越来越大；二是虚增净资产，制度规定“固定资产”与“固定基金”存在对等关系，以固定资产账面原值核算固定基金，使机关单位的净资产不能反映资产的实际价值状况。这样不但造成机关单位会计信息失真，也容易掩盖国有资产流失的真相。

二、加强固定资产管理，创建节约型机关的对策

理论是行动的先导和指南。十六大提出“管人、管事、管资产”相结合的管理体制，以制度创新来破解国有资产管理中存在的难题。这就要求机关单位必须建章立制，以制度管人管资产。

（一）提高认识，建章立制，强化资产管理观念

固定资产管理长期以来都是财务管理中较为薄弱、容易忽视的地方。往往上有政策，下有对策，无人认真监督管理，根本原因就是观念淡簿。我们必须清醒地认识到固定资产是国有资产的重要组成部份，是各级工商行政管理机关依法行使管理职能的物质基础，是集中核算工作不可缺少的重要组成部份。因此，应大力度宣传加强固定资产管理的重要性，通过国有资产法律法规的宣传教育活动或国资法规政策的学习培训，使大家充分认识加强固定资产管理工作的必要性、重要性，违法违纪的危害性，提高大家遵纪守法的自觉性。加强固定资产管理，对规范会计管理制度、提高信息质量起着积极作用。忽视固定资产管理，会造成国有资产大量流失，固定资产账实不符，财务统计数就缺乏真实性，严重影响会计信息的质量。

另外，还要通过建章立制来规范固定资产管理工作。财务部门负责固定资产的统一管理工作，负责建账、核算、清查、管理固定资产，建章立制，就是要财务部门会同本单位其他固定资产管理机构设立一套完整的行之有效的固定资产管理制度。明确财务部门、资产管理部门、资产使用部门在固定资产管理过程中各自的职责，规定各部门配备专人负责固定资产管理工作，把责任落实到个人。实现“以制度管事”、“有章可循”。同时，实行固定资产管理奖惩制度，管理目标与个人业务绩效评定挂钩，通过多种方式提高大家自觉保护固定资产意识。

（二）全面清产核资，摸清家底

固定资产清产核资工作，我们并不少见，近年来甚至每年都在做。但平心而论，每次的清产核资工作要完全做到位却不是一件轻而易举的事情。固定资产清查的范围很广，使用的部门分散，种类繁多，大到一幢办公楼，小到一张椅子都是我们清点的范围。进行一次彻头彻尾的清产核资，可以全面掌握单位每项固定资产的真实信息，掌握资产最真实的现状，以彻底摸清本单位固定资产“家底”，掌握单位固定资产占用情况、质量情况及分布情况，这是加强管理的前提条件和基础性工作。进行全面的固定资产清产核资一方面可以借助这些数据建立一套完整、全面的固定资产管理基础数据库，为单位国有资产信息系统建设创造条件，另一方面可以为科学分配预算、提高资金使用效益提供基础数据。

以笔者工作的单位为例，为保证我局固定资产的安全和完整，纠正以往“重购轻管、只用不管”的错误倾向，充分发挥固定资产的使用效益，我局于2005年1月由局财务科牵头负责具体落实该项工作，并专门成立了固定资产清查办公室，进行了一次全面的清产核资工作，专门抽调了3名工作人员进行该项工作，历时半年，对我局14个科室、3个分局、11个工商所共28个部门所有的固定资产进行了清点。在清点的过程中，我们首先要求各部门自行进行清点，不管资产入账与否，不管资产是局统一购买还是外单位赠予，不管其是否在用，只要资产在本部门的，见物就点，都要一一清点登记列表，并由本部门第一把手签字上报。局固定资产清查办公室根据各上报的清查表，分别到各个部门进行核实甄别，逐一清点，对符合固定资产管理规定的，登记入册，建立管理卡片，粘贴管理标签，并由资产使用部门的第一责任人签字，明确其管理责任。我局此次清查核资的重点放在核实资产数额是否与账目一致。对原有固定资产基础上改扩建、接受捐赠、无偿调入、盘盈及已投入使用但尚未办理移交手续的账外固定资产，重新登记入账，对有账无实的固定资产查明原因，对于确实已经损坏或无法维修的固定资产，按程序予以核销，对

可追回的固定资产令追回，并落实到具体的当事人。经过这次全面的固定资产清查，摸清了我局的家底，比原固定资产账面价值盘盈了197.16万元。为我局今后的固定资产管理工作走向规范化奠定了基础。

在进行了全面的清产核资，摸清家底以后，各单位还要继续把固定资产清查工作作为一项日常的工作抓紧抓好，可根据本单位的实际情况，形成制度，定期或不定期进行固定资产的全面清查，对固定资产的数量、使用状况及完好程度进行核查，巩固已经取得的成果。还可以应用微机对固定资产进行科学管理。做好固定资产明细核算工作，是做好固定资产实际盘存数与固定资产账进行核对的重要基础。固定资产明细核算按固定资产分类目录并结合按使用部门设置明细账进行核算，对固定资产的合理配置起着不可忽视的作用。由于固定资产金额大、类别、品种多，有些固定资产还经常变动，单一的手工记账已不再适应形势需要。因此，可利用微机、专业的固定资产核算管理软件进行固定资产管理，使固定资产核算与管理步入现代化、科学化、规范化的轨道。

（三）加强出租房屋的监管

单位要制定出租房屋管理制度，规定对外出租房屋一定要与承租方签订规范的租赁合同，明确双方的权利、义务。并且租赁合同必须经单位领导批准、加盖公章。制度还要规定财务部门负责督促承租方按时交纳租金，单位固定资产管理部门负责对承租方对承租房屋的日常使用维护进行监督检查，在那个环节出错就追究管理人员的责任。财务人员要自觉执行国家有关的财经法规，将出租房屋的收入纳入单位的预算管理，防止国家资产流失。

（四）充分利用预算、政府采购强化对固定资产的配置管理

在对单位的固定资产全面清产核资的基础上，财务部门在编制年度预算的过程中，对固定资产购置预算要作全盘考虑，对各部门提出的固定资产购置预算报告，不能有求必应。单位各部门的固定资产配置应根据各部门的职能需要，制定合理的固定资产配制标准，综合考虑部门实际需求状况及目前已占用资产状况等众多因素。在不影响日常工作的前提下，首先考虑资产在本单位各部门互相调剂使用，杜绝为追随潮流而造成的不必要的浪费行为，克服“攀高求洋”，提高固定资产的使用效率。财务部门通过加强资产购置的预算管理，从资金来源上加强有效控制，对当年未列入预算计划的配备，坚决不予购置。

各单位还应提高执行政府采购制度的自觉性。政府采购作为国家财政支出改革中的一项重要内容，在促进廉政建设、维护国家利益和社会公共利益方面起了重要的作用，同时它也是从购进环节范围固定资产管理的有效途径。各单位在基础设施建设、车辆购置、设备购置、大批办公用品购置环节要严格执行政府采购制度，自觉接受规范监管，在参加政府采购的过程中加强固定资产管理。

（五）加强固定资产的事中、事后监控

加强固定资产的事中监控就是一要健全固定资产保管制度，做到购置时有验收，领用时有登记，保证账与实物一致。二要规范固定资产日常核算，健全固定资产总账、明细账、卡片等资料，做到账卡、账账、账实相符。三要建立固定资产使用人责任制度，确保资产按规定用途合理使用。四是要对造成固定资产损失的有关责任人员进行责任追究，对随意侵占、挪用、非法交易以及毁坏、窃取、丢失固定资产的违法违纪和失职等行为进行严肃处理，对造成严重损失的还应该追究法律责任。

加强事后监控就是各单位处置资产（包括调拨、转让、报损、报废等），应履行审批手续，未经批准一律不得随意处置。处置资产应按规定进行资产评估，按资产评估价进行处理，以有效防止国有资产流失，资产处置后要如实进行资产核销账务处理，对残值收入和转让收入要及时入账，不得私设“小金库”或另存经费支出专户以外的账户。

（六）完善固定资产及折旧的核算

笔者认为，可借鉴企业会计制度，在帐外设置固定资产管理账簿，对固定资产选择诸如平均

年限法或工作量法的折旧方法计提折旧，以反映固定资产的损耗情况，年终再采用会计调整的方法把帐内的固定资产调整为减去折旧的净值。

固定资产管理是一项长期的工作，我们应借助全社会倡导“构建节约型社会”的东风，提高全体机关工作人员的节约意识，“建设节约型社会，政府不仅是领导者，也是执行者。”因此，我们工商部门的每位工作人员应从我做起，牢固树立“节约意识”，自觉维护固定资产管理秩序，创建节约型机关。