项目归档办法

项目归档管理办法

为了规范我所技术项目文件资料的立卷归档工作，保证项目归档的内在质量，结合我所实际情况，制定本办法。

一、技术档案的归档范围

(一) 设计项目

凡委托我所设计、更改、修正的项目全部基础资料、阶段设计成果文件，设计修改文件以及与项目相关单位发生的各类协议、合同、函件、公文以及验收、调试、总结等文件均应归入技术档案。

1．初步设计阶段

对于我所只参与初步设计的项目，相关项目文件要存入资料室归档，归档文件主要包括以下内容：

（1） 与项目有关的合同书；

（2） 初步设计的最终成果；

（3） 设计总概算书或综合概算书底稿；

（4） 设计方案审定的记录单，文件校审记录单；

（5） 与初步设计有关的其他资料。

2．项目设计图阶段

项目设计图文件归档主要包括以下内容：

（1） 与项目有关的合同书；

（2） 各项目及子项目设计底图；

（3） 各项目《设计文件校审记录单》；

（4） 设计总概算书及修正概算书；

（5） 《设计修改通知单》。

3. 项目进展各阶段形成的文件资料

（1）相关单位提供的全部设计基础资料，原始资料；

（2）设计过程中与相关单位各种联系中发生的相关文件，图纸，资料，来往公文，函电，设计过程中的各项会审纪要，与项目有关的会议纪要；

（3）项目验收、调试过程中形成的文件、图纸、资料（含项目验收报告，调试，使用期间发现的问题，修改、补充核定有关图纸和文件）等；

（4）与设计有关的结论分析报告等。

(二) 技术咨询服务项目

技术服务和咨询项目归档包括以下内容:

1. 委托单位提供的全部文件资料

(1) 委托任务书；

(2) 委托单位交来的全部有关原始资料。

2. 成果底稿（包括鉴定书，咨询报告，设计底图，说明书等）。

3. 送交委托单位的正式咨询报告。

(三) 科研试验项目

科研试验项目归档文件包括以下内容：

1. 科研规划, 科研项目任务书, 课题拟定报告以及经所认可的批文等；

2. 科研会议纪要及有关重要文件；

3. 与主办单位或协作单位签订的合同(协议) 书文件副本, 有关技术责任的各种来往函件；

4. 阶段成果报告, 如说明书, 底图，照片等；

5. 和科研试验项目有关的学术报告及会议交流文件原稿, 鉴定书等资料。

二、技术档案的归档办法

每个项目均应指定专门的负责人负责资料收集、信息核对、办理归档等相关工作。

档案室应做好归档管理工作，为每一个项目提供专门的归档登记表，每次归档都应做相关登记并由负责人签字。

所有项目立项后必须于一个月内向档案室递交有关该项目的合同、协议、委托单位提供的原始资料等相关文件。项目负责人应出具该项目计划书，并明确规定项目组的负责人、相关成员、联系人等，经负责人签字后方可递交档案室。档案室负责核实、编号等归档工作，保证归档资料的准确、有效。

对于项目期限为一年及以内的，由项目负责人于项目结束后一并向档案室递交有关该项目的各项相关文件，包括来往公文，函件，会议纪要以及成果底稿、鉴定书等所有与项目有关的文件。

对于项目期限在一年以上的，由项目负责人分阶段向档案室递交相关文件，

具体时间可以根据项目进展情况具体安排，但原则上每次递交文件的时间间隔不得超过六个月。所有设计图纸均应由设计者本人签字，并注明图纸编号后递交档案室，由档案室负责人负责核查并办理归档手续。

三、技术档案的借阅管理

（一）借阅相关档案资料必须办理正式的借阅手续，归还档案时双方必须当面点清。对于只能在档案室查阅的资料，查阅后应及时归还，严禁带出档案室。

（二）凡我所职工因工作需要借阅档案资料，可直接向档案室借阅。如确实需要借原始资料，可凭任务通知单等相关文件，借原始资料复印件。

（三）项目设计底图一律不准外借，并且查阅时不得涂改，否则，按情节轻重进行罚款。

（四）外单位不得借阅我所档案资料，本所职工一律不得为外单位代借技术档案，如发现代借，将给予警告或罚款。

（五）外单位确实因工作需要借阅我所档案资料的，必须提供单位证明或者介绍信并报主管所领导批准，经批准后方可查阅但不可外借。

（六）职工因工作外调，借调或因公外出超过三个月者，都必须还清所借之技术档案，超过规定期限者按天计算罚款。属外调人员，应还清所借技术档案后方可办理离职手续。

四、技术档案的保管要求

（一）档案管理人员应珍惜技术档案，保证档案资料的安全完整，尽量减少磨损以延长使用寿命。

（二）每月定期为库存档案进行盘点、整理和统计，对破损和变质的技术档案及时采取措施修补或复制。

（三）档案摆放要整齐有序，绝密技术档案与一般档案要分开摆放，并保证在非正常情况下能及时准确的转移绝密档案。

（四）要严格档案借阅管理制度和登记手续，定期催还，保证档案资料的完整。

（五）时刻保持档案室的安全、卫生，保持一定的温度和湿度，负责人要坚守岗位，离开时注意检查，关好门窗、切断电源。

（六）档案室内严禁吸烟，无关人员不得无故进入档案室。

五、技术档案的鉴定和销毁

（一）根据技术档案的鉴定原则和标准, 确定技术档案的科学历史和现实的价值, 把失去保存价值的档案, 经过一定的审批手续, 有选择性的进行销毁。

(二) 由院领导, 科技发展部。企划管理部，以及档案室管理人员组成档案鉴定小组, 负责定期开展档案鉴定和销毁工作。

（三）档案的保管期限分为永久，长期(十五年至五十年) ，短期(十五年以下) 三种，鉴定小组对档案应确定保管期限。

（四）对到期的科技档案由档案室进行清理登记，提出报告由档案鉴定小组批准予以销毁或移交。