会议组织流程 1

大型会议组织工作标准

一、工作流程

1、组织会务工作小组，确定会务组领导及成员，制定会议准备工作部署；

2、研讨会议主题、会议时间、会议地点、参会人员、会议内容、会议材料种类、数量；

3、发布会议通知，包括会议时间、地点、提交会议材料格式要求、参会人员；

4、确定明确的会议议程、落实参会人员参加情况、会议具体地点情况、参会人员住宿安排情况、会议车辆情况，安全应急预案情况，形成会务指南样稿，经会议小组领导确认后开始印刷；

5、根据确定的会议议程，制定会议预算，申请专项会务费用；

6、确定横幅、参会证、桌签、路引的样式和内容，经会议小组领导确认后，开始制作横幅、参会证、桌签；

7、组织布置会议室，并确定室内各项设备到位情况，包括桌椅摆设、投影仪、会议电脑、麦克风、电话会议机、打印机、录音笔、激光笔、电源、纸、笔、饮用水、鲜花、茶歇、应急药品、摄影摄像设备；

8、检查各项宣传材料到位情况，包括横幅、路引、桌签、参会证；

9、检查各项会务资料到位情况，包括汇报材料、会务指南；

10、检查会议住宿、餐饮安排情况，如有晚宴，要协调好地点、酒水；

11、跟踪参会人员行程安排，人员到位后发放资料袋，包括会务指南、参会证、纸笔、温馨提示；

12、安排好会议车辆，迎接参会人员到达会议地点，安排参会人员住宿；

13、会议前期，全面检查各项工作落实情况，安排好指引人员、会议记录人员、会议电脑投影仪操作人员、摄影摄像人员；

14、会议开始前，做好参会签到，向会议主持人通报人员参会情况；

15、会议开始后，安排会议期间茶歇的催要，会后餐饮落实；

16、会议结束后，回收自带设备、整理会议纪要，发布会议成果，总结会议组织经验教训；

二、注意事项

1、会务组确定会议主题及会议时间、内容后，要制定详细的会议方案，对材料准备、物资准备、组织安排设定专门的人员负责完成；

2、根据会议方案制定会议预算，并提前申请费用，费用要以7分支票和3分现金组成；

3、因会务指南需要确定的事项较多，因此会议通知要提前发布，会务指南可在参会人员到达后分发；

4、会务组要提前安排人员到达会议现场，安排会议室、住宿、餐饮事宜；

5、会后餐饮要与会议安排时间紧密衔接，并要注意餐饮菜单的确定以及台形图设置；

6、整个会议过程中，要安排监控人员，检查会务组各项工作落实情况，所有异常情况记入工作日志，作为会议经验教训总结的依据；

三、例外情况

1、发生安全事故，立即上报会务组领导，并按照应急预案解决，并记入工作日志；

2、发生会议议程的变更，要立即通知所有参会人员，并记入工作日志；

3、发生会务组人员的变更，要重新明确分工，并寻找替补人员，变动情况记入工作日志