公文写作应当以简为美
公文写作应当以简为美
□钮进生 郭景军
公文,是公务文书的简称,它是国家机构在管理国家、处理公务时使用的书面文字工具。历史上曾称为“官文书”或“公牍”。公文写作与一般的文学创作,在写作要求上有一些共同点。如主题要鲜明,结构要严谨,层次要清楚,文字要流畅等。但公文是机关的重要办事工具,具有特定的作用,与一般的文学创作比较,又有其特定的要求。梁实秋先生曾说:“文学作品无不崇尚简练,简练乃一切古典艺术之美的极则。”这条原则也同样适用于公文写作,简明是公文写作的一个最基本的要求。
简,即简少之意。古字“简”的下部,门里是个“月”字,意即从门缝里透进的一丝月光。明,即明白,清楚明白之意,像一碗清水一样一眼看到底。清朝著名的“扬州八怪”之一的郑板桥就强调写文章要“删繁就简三秋树,领异标新二月花”。毛泽东在《反对党八股》里把那些长而空的文章比作是“懒婆娘的裹脚布,又臭又长”,批评那些写长而空文章的人。公文要写得实实在在有内容,有真知灼见,语言文字要精炼,不累赘、不重复,说明问题干净利落,含义准确,做到字则期少,意唯期长,辞尽而意无穷。因此,简明也可以理解成“少而精”,这是公文写作所追求的最佳境界。
少,是指篇幅短小。篇幅短,这是相对而言,不是越短越好,也不是一切公文皆作短文。譬如,党的全国代表大会的报告,一万余字便显然是“少”了;一个部门的年度工作总结,一万字便又太多了。1992年北京市优秀公文评选中,膺选一等奖的是首钢总公司的年度工作总结报告,只用了1900余字,内容精炼、表述准确、篇无累段、段无累句、句无累字。列宁说过“写公文要用电报文体,要像打电报那样推敲斟酌”。我国历史上,汉武帝《求茂材异等诏》、曹操《论吏士能行令》等著名公文,都只有二三百字,内容却简短大气,踌躇满志,流传千古。汉高祖《入关告谕》甚至只有区区百余字,却受到后来文人的一致称赞,清代学者王符曾对此文作了极高的评价。他说:“入关一诏,不独四百年帝业所基,实一代文章之祖。” 一篇公文若言之有物,则短文长看;言之无物,则长文短看。
精,古意为上等的细米。《庄子·人间世》有云“鼓荚播精”,说的便是用小簸箕簸细米。后来引申为经过提炼或挑选的完美的东西,如精兵、精英、精粹。公文的精练,须立意精辟,结构精巧,材料精当,叙议精到,文笔精悍,每一段,
每句话,每个字都有它存在的必要价值。抗美援朝初期,志愿军司令员彭德怀,给党中央、毛主席发了一封电报,全文只用了六个字“饥缺粮,寒缺衣”。这六个字既真实地反映出当时志愿军后勤保障的给养和被装的现状,又反映出对党中央、毛主席的请求。言简意明,堪称文字简明的典范。因此,“少而精”是一个统一体,不可偏废。只有“少”,而无“精”,难免成了“少而空”。
现在有些公文,不够简明,显得冗长、啰嗦。有的人认为“公文短,显不出水平”。因此,一篇本可以写短文的,非要添油加醋,写成长文。本来可以一句话说清楚的,就怕人家看不明白,而写了很多无关紧要的话。
如何做到简明?要真正做到简明,不是一件轻而易举的事,莎士比亚说过:“简洁是智慧的结晶。”公文要达到简明的程度,既需要有一定的思想理论水平和对问题的分析概括能力,也需要有较高的文字修养。然而,这些都不是一朝一夕所能达到的,需下一番功夫。
首先,在动笔前先搞清公文的阅读对象,是上级机关、所属部门还是基层单位,这样在提笔时才知道哪些该写,哪些不必写;哪些详写,哪些略写。公文才能凝而不泛,有较强的针对性。这是写作上的“看人下菜碟”。譬如,行文的对象若是上级机关,公文中就要少引用上级精神,少讲道理,少发议论;若是下属单位,就要分分层次,在叙述的详略和侧重点上都应有所区别。对象明确,有的放矢,便能“冗繁削尽留清瘦”。
其次,有一写一,有二写二。不要凑篇幅,凑结尾,凑“三大段”、“四大块”,这样公文才能实而不空。清代学者刘熙载在《艺概·文概》中说:“应用文有上行,有平行,有下行。重其辞,乃所以重其实也。”这就是说,人们之所以重视公文,是因为看重公文中所讲的事情,而不是看重篇幅的长短。公文是办理公务的工具,要求下级做什么事,请求上级批准什么事,写清楚说明白就行了,不要再加上一堆浮词虚语;事情交代清楚了,话说尽了,就此止笔,不要再硬添一段结尾。水平高低不在文之大小,分量轻重不在稿之长短。即使讲道理也要实讲而不能空讲,先摆出事实,再引出道理,才有说服力。
再次,写作的材料要广采博收,偷不得懒。老舍先生说:“简练须要概括,须要多知多懂。知道一百个人,而写一个人;知道一百件事,而写一件事,才能写得简练。心有余力,有所选择,才能简练。”这是真知灼见!欲写得少,先求其多。当然,在实际写作中,写一个事例要求有一百个事例垫底,恐怕难以做到。变通一下,用十个事例垫底总是可以的。否则,没有一定数量的事例,就很难选择出最精当、最典型的事例来,文章也不可能达到精炼。
最后,公文写成后要反复删改。“字怕悬,文怕念”,多念几遍,不通顺的地方就没有了。古人说:“文章千古事,得失寸心知”,任何一篇出色的文章都是作者付出艰辛劳动才得来的,这种劳动就包含着对文章不厌其烦的修改工作。可以说,大量优秀的文章都是经过反复修改才“木秀于林”“行高于众”的。 米淘三遍砂粒少,文改数遍质量高;千锤百炼出好钢,再三修改出华章。被人们津津乐道的“春风又绿江南岸”中的“绿”字,诗人王安石就曾用过“到”“过”等动词,但经过反复修改后确定用“绿”来形容春到江南的美丽景象,成为传世佳话。海明威对他的中篇小说《老人与海》,前后删改了二百多遍,“砍伐了整座森林”,只保留下原稿篇幅的十分之一。结果此书一问世便轰动世界,读者无不为他那无与伦比的洗练笔法所折服。公文要写到这种地步,非要有足够的耐心,不厌其改才行。
以上说的凝而不泛、实而不空、广而不滥、简而不赘,是达到公文简明最起码的要求。有人说,这些要求已经很高了,公文要做到以简为美太难了。我国历史上广泛传诵的古诗《箜篌引》,只四句十六字,就描述了一个极其悲壮的故事:“公无渡河,公竟渡河。堕河而死,当奈公何!”诗中那位无所畏惧的“白发狂夫”,他没有任何渡河的工具,却义无反顾地跃入急流,虽然最终不敌浊浪而死,但是这种敢于向困难挑战的精神令人赞叹。有了这种精神,天下还有什么奈他何!区区十六字,表达出这样丰富的内容,可谓简美矣。
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