管理制度的制定行政人事部分

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（行政人事部分）

深圳市诺克斯企业管理咨询有限公司

一、行政人事职责简介

人事方面：1 公司各部门人员的招聘 2 公司员工的培训、考核、建议

3 公司人事制度的拟定、实施、监督、完善

4 公司对外事务联系和办理

5 公司企业文化的建设

6 公司员工相关证件的办理

7 公司对外的宣传

8 公司员工档案的管理

行政方面：1 负责公司行政制度的拟定和实施

2 负责公司厂房的维护

3 负责公司固定资产的管理

4 负责公司办公用品的采购与管理

5 负责公司员工宿舍的管理

6 负责公司车辆的管理

7 负责公司消防的管理

8 公司对外的联系与协调

二、行政人事职责细则

1、负责贯彻公司领导指示。做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综合协调工作；对各项工作和计划的督办和检查。

2. 根据领导意图和公司发展战略，负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿，牵头或协助公司的规划研究。

3. 负责全公司日常行政事务管理，协助总经理处理日常工作，负责总经理的日常活动和外出活动的安排。

4. 组织安排公司办公会议，或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动，做好会议记录和整理会议纪要，根据需要按会议决定发文。

5. 负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示，做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查，及文书档案资料的归档立卷管理的工作。

6. 做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作，定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行的刊物。

7. 负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。

8. 负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。

9. 负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，负责传真机、复印机、长途电话、手提电话、计算机、手提计算机的管理和使用。

10. 负责公司总务工作，做好后勤保障。主要是员工膳食、卫生保洁、电话总机服务、安全门卫、宿舍管理工作。

11. 负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作，确保公司领导和职工正常工作用车。定期对司机进行交通安全教育，减少事故和违章，降低油耗。

12. 负责公司人力资源管理方针、政策、制度和公司行政组织机构设置、部门工作职责、部门人员编制与内设机构、岗位工作标准和人员素质要求的制定、实施及检讨、改善、修订。

13. 根据公司发展规划，制定人力资源招聘、调配、培训开发计划并组织实施。

14. 组织督促各部门编制工作计划、工作总结、业务管理程序、规范和落实办公例会、总经理交办工作，并负责跟进、检查、监督、考核。

15. 办理员工招聘、录用、薪资奖金、调动、考核、奖惩、辞职辞退、离职、人事档案等业务事项。

16. 调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件；调查处理员工投诉；调处劳资纠纷。

17. 做好员工保险、福利工作。

18. 为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。

19. 每月制作相关行政费用表及人力资源报表供总经理审查并进行存档。

20. 其他需要配合完成的工作。

三、相关制度

（一）、考勤管理制度

1. 作息时间：

星期一至星期五08:30——18:00，午休12:00—13:30

2. 员工上班时必须签到。遇公事外出迟到公司，提前向行政部或直属分部经理说明。

3. 员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。

4. 迟到：上班时间开始后未到岗者。

5. 早退：下班时间结束前1小时内提前离开公司者。下班提前1小时以上离开,未请假者计旷工。

6. 旷工：上班时间开始后1小时以上未到公司者，下班时间结束提前1小时以上离开公司者；超过迟到、早退时限到岗或离岗，且未提前请假的，记一天旷工；以去工地、处理客户事宜等为由未到公司上班，经查不实的，按旷工论处。

7. 病假：提前以口头或书面形式通知行政部,病假结束后需到行政部进行销假。未填请假条的补填请假条。病假2天及以上者需提供医疗单位开具的病假证明。

8. 事假：一天以内需提前请假，填写请假单，经部门经理或总经理批准后方可休假，特殊情况不能提前请假的，需在上班后半小时内请假，并在上班后补办请假单；事假两天或以上者，需提前由本人填写请假单，未按上规定办理的，均按旷工处理；

9. 违反劳动纪律规定：

(1) 迟到、早退：

(2) 旷工：

旷工一天以内的，当月工资按全额工资扣除三天出勤天数计算工资；旷工超

过三天者解除劳动合同。

(3) 婚假

凡通过试用期的员工，凭结婚证可享受七天有薪婚假。

(4) 丧假

员工直系亲属（指配偶、子女、父母、兄弟姐妹及配偶之父母、兄弟姐妹）

去世，可申请三天有薪假。

(5) 分娩假

凡符合计划生育规定并在公司工作一年以上的女员工，凭医院证明，经公司

行政部核准后，可视情况享受四十天有薪产假。

（二）、物资用品采购及使用管理制度

1. 本制度所指物资用品包括：

(1) 公司固定资产及低值易耗品；

(2) 办公用品、电脑耗材等用品用具；

(3) 其他用品（另行规定）。

2. 采购程序：

(1) 每月各部门上报下月所需办公用品、电脑耗材、工具用品等到行政部，

由行政部汇总编制《采购预算表》一式两份。

(2) 行政部经理根据实际需要进行审核签字，并报总经理签字批准。

(3) 总经理审批签字后交财务部，财务部预算、预支采购金额，并留存一联；

(4) 行政部按计划安排实施采购。

(5) 由行政部对采购物品进行登记，填写《办公用品采购统计表》。

(6) 如需进行应急采购，可先报行政部，由行政部报总经理审批进行采购，采购后按正常登记手续进行登记。

（三）、物品领用管理制度

1. 物品类别

(1) 办公用品：包括纸、笔、笔记本、计算器、名片簿、名片夹、订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀等公司出资购买的办公用品。

(2) 公用物品：包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、打印纸、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸，其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。

2. 领用原则

(1) 办公用品：本人根据工作需要，填写《办公用品领用表》，到行政部领取。

(2) 公用物品：本着合理使用杜绝浪费的原则，互相监督，物品属自然磨损者，则以旧换新；凡属遗失或被盗者，及时报行政部备补，并按原价赔偿，由行政部不定期进行抽查盘点。

（四）、清洁卫生管理制度

1. 本公司清洁范围包括：办公区域内所有角落。

2. 本公司清洁卫生由各部门所有人员轮流打扫，详见《值日轮流表》。

3. 值日人员须按如下标准进行清扫：

(1) 地面：无纸屑碎末，无油渍，无污痕，整洁通透。

(2) 桌面：无明显灰尘，无油渍污痕，桌上物件分类整齐摆放，物见本色。

(3) 椅、沙发：无明显灰尘，无污垢，摆放端正整齐。

(4) 玻璃窗、窗台：光洁锃亮，无水渍、无污痕和灰尘，做到窗明几净。

(5) 打印机等固定设备设施：无灰尘，无污垢。

(6) 公司盆景、花木植物由行政部统一管理，值日人员对其进行垃圾清扫、去杂物处理。

4. 个人卫生执行以下标准：

(1) 自己办公区域卫生，整理文件，清倒个人垃圾，保持办公桌整洁；

(2) 定期擦拭及保养自己使用的电脑，保持其清洁及正常的使用；

(3) 严禁随地吐痰，乱扔纸屑、烟头、瓜果、皮核，禁止从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物；

(4) 其他需个人注意的卫生事项。

5. 卫生惩罚制度：

个人办公区域卫生由个人负责，包括工作台、纸篓、书架、电脑、个人办公用品等。其他公共区域由值日人员负责。

6. 惩罚原则：

（五）、档案的分类及管理制度

1. 行政人事部档案：

(1) 分公司相关行政制度、员工档案。

(2) 集团公司下发的相关文件、制度等。

(3) 合同文件，由行政部负责将各类合同进行存档。需借阅合同者，在具体保管合同的部门签字登记后方可借阅。凡与合同无关，因工作需要借阅合同者，除在具体保管合同的部门履行签字手续外，还须出具书面借条，写明借阅原因，借阅期限，经部门经理和行政部经理批准后方可借阅。

(4) 其他需要存档的文件。

2. 财务部档案：

(1) 包括各种费用明细表等与财务相关的资料。

七、保密制度

1. 凡技术人员或工作涉及到公司机密的人员在入、离职时必须签订《保密协议》，保证不泄露公司的机密资料。

2. 各部门文件及档案按类别、按级别、按时间的先后顺序进行归类管理，分为三类：一般档案、保密档案、绝密档案。一般档案各部门经理均有权查阅；保密档案各部门经理如要查阅的，必须由行政部经理签字才能查阅；绝密档案一般不准任何人查阅（注：副总、总经理除外），如有特殊情况需要查阅的部门经理，必须要总经理签字同意，且必须在行政部所指定的地点进行查阅，公司档案不准任何人带出公司。

3. 除本部门工作人员外，未经许可，任何人不得私自进入其他办公场所，未经许可，不得使用其它部门人员电脑，不得查看U盘、光盘及软盘中的文件资料，更不能翻阅、抄录其他部门资料。

4. 在打印、复印文件或资料中，应树立保密意识，不得随意将文件、资料内容泄露给公司外部人员及其他无关人员，打印、复印错误的重要文件应及时销毁，不得乱丢乱放。

5. 负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识，不得向任何人有意无意泄露公司的机密。公司员工应做到“不该说的话不说”，“不该问的事不问”。废旧文件不得随意丢弃，经公司认定作废的文件应定期销毁。

6. 公司员工不得擅自更改公司各种文件或资料。

7. 财务人员应妥善保管好帐务、报表、资料，不得将公司机密泄露给予任何人。

8. 合同文件、财务状况及其它重要的公司内部文件应特别注意保密原则，各种资料应妥善保存，更不能泄露给其他人。

9. 凡重要文件，未经上级允许，不得复制、抄录。

10. 员工的薪金、奖金公司予以保密，严禁任何人互相打听、攀比。

11. 员工应尽忠尽职、努力工作，珍惜公司信誉，工作中不得泄露公司商业秘密或资料。

八、奖惩制度

1. 奖励

（1） 嘉奖

1) 出色完成公司领导指派的重要任务者；

2) 圆满完成重大项目未出差错者；

3) 对操作技术或管理制度建议改进，经采纳施行，著有成效者。

4) 为公司节约成本，合理利用电脑耗材、办公用品，充分利用废弃品，成绩显著者；

5) 检举违规或损害公司利益者；

6) 全心全意服务，有具体事迹者；

7) 遇有困难，勇于负责，处理得当者。

8) 其它突出事迹应予奖励者。

（2） 记功

1) 节约物料或对废品利用，著有成效者。

2) 发现职责外问题，予以报告或妥为防止损害足为嘉许者。

（3） 记大功

1) 遇有意外事件或灾害，奋不顾身、不避危难，因而减少损害者。

2) 维护公司重大利益，避免重大损失者。

3) 有其他重大功绩者。

（4） 奖金

1) 对公司有特殊贡献，足为全公司同仁表率者，奖现金200元。

2) 一年内记在功二次者，奖现金300元。

3) 服务年满三年，成绩优良未曾旷工或受过记过以上处分者，奖现金500元。

2. 惩罚：

（1）警告：

每次减发奖金二十元，并于年终奖金时一并减发。

有下列情形之一者，予以警告：

1) 违反公司管理规定，情节轻微者；

2) 着装不整或不佩戴规定标志、员工牌；

3) 不能按时完成工作任务者；

4) 因过失导致工作失误，情节轻微者；

5) 不服从上级合理指示，情节轻微者；

6) 浪费公物，情节轻微者；

7) 上班时间、躺卧休息，擅离职守，怠忽工作者；

8) 破坏环境者；

9) 说长道短，影响团结者

（2）记过：

每次减发奖金三十元，并于年终奖金时一并减发。

1) 违反公司管理规定，不听劝阻者；

2) 在工作场所喧哗、嘻戏、吵闹、妨碍他人工作而不听劝告者；

3) 对同仁恶意攻击或诬害，伪证，制造事端者；

4) 投机取巧，谋取非法利益者；

5) 因疏忽或过失使公司遭受损害或伤及他人者；

6) 未经许可携带外地人入公司闲谈。

（3）记大过：

每次减发奖金五十元，并于年终奖金时一并减发。

1) 擅离职守，致公司蒙受重大损失者；

2) 违反公司管理规定，顶撞、污辱管理人员者；

3) 泄露公司重要机密者；

4) 遗失经营的和重要文件、机件和其它物品；

5) 一个月内旷工达五日者；

6) 电脑等具技术性设备，非经使用人员及主管同意，擅自操作并造成损害者。

7) 拒绝听从主管人员合理指挥监督，经劝告仍不听从者；

8) 其他重大违规行为者。

（4） 开除、解雇

开除（不发资遣费）

1) 对同仁暴力、恐吓，严重妨碍工作者；

2) 在公司内殴打他人或相互殴打者；

3) 故意损坏设备或财物者；

4) 张贴、散发煽动性文字，图画破坏劳资感情者；

5) 偷盗同仁或公司财物者；

6) 侵占、贪污公司财物者；

7) 无故损毁公司财物，损失重大或第二次损毁、涂改重大文件或公物者；

8) 未经许可兼任其他职务或兼营与本公司同类业务者；

9) 在公司服务期间受刑事处分者；

10) 一年内记大过满二次，功过无法平衡抵消者；

11) 无故连续旷工三日或全月累积旷工六日或一年内旷工达十二日者；

12) 吸食毒品者；

13) 伪造、编造或盗用公司印信者；

14) 在工作场所内制作私人业务或唤使他人制作业务者；

15) 故意泄露公司技术，营业上的机密致使公司蒙受重大损失者；

16) 其他违反法令或劳动法或本制度规定情节重大者。

3. 功过相抵

（1） 嘉奖与警告相抵消；

（2） 记功一次或嘉奖三次可抵消记过一次或警告三次；

（3） 记大功一次或记功三次可抵消记大过一次或记过三次；

（4） 前功不能抵后过。

（5） 职员功过抵消以发生于同一年内的为限。

4. 减发奖金

受警告以上处分者，于年终奖金发放时按下列标准减发：

1) 警告——减发15天工资的奖金；

2) 记过——减发25天工资的奖金；

3) 记大过——减发45天工资的奖金。

5. 福利

1) 为了员工老有所依，健康有保障，按国家有关规定，结合公司具体发展情况，逐步建立养老、医疗等社会保险制度。

2) 本手册由行政部负责解释和修改。

四、岗位设置

行政人事部经理：负责整个部门行政人事的统筹管理，制度的制定及审批等。 行政主管：负责部门中行政部分的事务管理，包括厨房、保安、清洁、宿舍等。

人事主管：负责部门中人事部分的事务管理，包括招聘，培训，考勤，薪酬，绩效及员工关系等。

行政助理：协助行政主管处理具体工作中实务性工作，属于执行层面的人员配置。

人事助理：协助人事主管处理具体工作中实务性工作，属于执行层面的人员配置。

其他文员：如招聘专员，培训专员，薪酬专员，企划专员，前台文员等等。