档案管理办法

XXX有限公司

档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强XXX有限公司（以下简称“XX公司”）档案管理，有效的保护和利用物业公司档案，维护物业公司历史真实面貌，根据《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案管理条例》、《建设工程文件归档整理规范》，参照《国有企业文件材料归档办法 》和《集团公司档案管理办法》，结合物业公司实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指xx公司从事公司建设与发展、物业管理、党群与行政管理等活动直接形成的对物业公司和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是XX公司建设发展的一项重要基础工作，是检查和评估物业公司管理水平的重要指标，物业公司必须把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第二章 领导体制、机构设臵

第四条 物业公司档案工作由XX公司总经理主管，XX公司综合办公室主任领导，接受档案局、档案馆的业务指导。

第五条 XX公司不设臵档案室，由XX公司综合办公室负责保存和开发利用XX公司各类档案。XX分公司根据实际需要设臵相应的档案管理部门或档案管理岗位，承担本单位范围内档案的管理。

第六条 综合办公室档案管理职责

一、贯彻执行国家和省、市业务主管部门关于档案工作的法规和

政策，在XX公司总经理的领导下负责规划、协调XX公司档案工作。

二、制定XX公司档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查制度的执行情况。

三、负责接收、整理、分类、鉴定、统计和保管物业公司各类永久、长期、短期保存的档案及有关资料，组织实施物业公司档案的信息化建设，负责物业公司电子文件归档和电子档案的规范化管理。

四、负责组织有关部门及人员定期对库存档案进行鉴定、清理、销毁造册、销毁报批、销毁监督工作。负责过期档案的造册、报批、销毁工作。

五、开展档案开发利用，编辑档案参考资料、编制检索工具、积极开发档案信息资源，为物业公司各项工作做好服务。

六、对XX公司XX分公司的档案工作进行业务指导和监管，采用定期与不定期相结合的方式，对XX分公司的档案管理情况进行巡检，一是对其非工程类资料的建档、分类、保管、借阅、使用情况等进行检查，发现问题及时帮助解决，确保公司非工程类资料建档与管理的完整性；二是对工程类资料进行检查，主要内容为工程类资料是否按照《XX省建筑工程资料管理规程》（DB62/T25-3016-2005）的要求接收、整理工程类竣工资料，竣工资料的组建类别是否规范、资料数量是否符合规范要求，对发现的问题提出整改意见，并不断指导与跟踪整改情况，使之符合规范的标准。

七、完成XX公司档案管理方面相关的工作。

第三章 经费、库房和设备

第七条 XX公司档案管理所需经费，应单独立项，列入XX公司

预算。由物业公司综合办公室统筹计划，报XX公司批准后执行。

第八条 XX公司根据公司档案管理的发展规模，本着“方便利用、安全保管、有利发展”的原则，为综合办公室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房或档案柜。

第九条 XX公司要有计划地为综合办公室配臵适应档案现代化管理需要的设备，如：计算机、复印机、照相机、扫描仪以及其它工器具等。

第十条 XX分公司在开展本单位档案管理活动中所需场地、经费、设备等，参照第七、八、九条的规定，并结合本单位实际确定。

第四章 文件材料的归档、移交与接收工作

第十一条 XX公司档案工作纳入XX公司和XX分公司部门发展规划和工作计划，纳入管理制度和物业公司各项业务和各级人员的职责范围；在布臵、检查、总结、验收各项工作时，同时布臵、检查、总结、验收档案工作。

第十二条 XX公司实行文件材料形成单位或部门单独立卷和开发项目单独立卷的原则。XX公司各单位在物管和党群管理等活动或个人在职务活动中形成的材料，由承办部门按照档案管理要求进行整理、组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，经检查合格后定期向综合办公室移交。综合办公室负责指导各立卷单位文件材料的立卷归档工作。

第十三条 列入归档范围的档案，必须按照规定向综合办公室移交，集中管理，任何个人不得以任何理由拒绝归档或据为己有；个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，综合办公室可通过征集、代管等形式进行管理；对于个人向综合办公室捐赠档案的，视珍贵程度，

XX公司给予奖励。

第十四条 文件材料形成部门立卷时间，原则上要求：各类档案均按年度立卷，每年三至五月份为单位（部门）立卷时间；上年度形成的业务活动资料应于本年度6月份前完成立卷工作。

第十五条 归档时间

一、XX公司XX分公司在与政府主管部门、行业协会、外联外协单位等发生的业务往来中，其接受的原始文件、批件、传真、公函等文书资料等，应按照公司工作流程的规定，在业务办理完毕后的五个工作日内，将所形成的工作资料及时移交到综合办公室归档。

二、XX公司各级领导或职能人员，在参加公司以外的会议、参观、考察、培训等活动中，形成的具有保存利用价值的文件资料、实物照片、录像资料等，在上述活动结束后应及时整理汇编，建立档案移交清册，将有关的资料、实物、影视原件移交公司综合办公室，个人需要留存参考的可留存复印件或复制品。凡是公司组织的集体外出参观考察，必须由带队人员负责编制参观考察报告及相关资料，在向公司汇报的同时，向公司综合办公室移交全套资料。

三、XX公司XX分公司有关党群、行政、物管和按自然年度归档的文件材料，于次年六月底前归档；

四、XX公司XX分公司在与公司外部发生的各项业务往来中，形成或取得的各类原始文件、批件、证照、证书等文书资料，自取得之日起三个工作日内移交档案室。若因工作需要，可从综合办公室办理借用手续。

第十六条 各类文件资料的归档范围要求

一、凡是反映XX公司建设与发展、物业管理、社会公益、党群与行政管理等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。属归

档范围的文件资料，均由公司综合办公室或天水分公司档案管理部门集中统一管理，任何个人不得擅自留存。归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档的，综合办公室保存复印件并作原件去向说明。

二、XX公司综合办公室负责接收XX公司、XX分公司的各类档案资料。

三、XX分公司负责接收本单位的各类档案资料。XX公司如有需要可以从XX分公司调取并保存有关档案资料。

第十七条 非工程类档案资料移交程序

一、移交档案资料的单位或部门档案人员要按照本管理办法第十五条规定，编制移交清单报送本单位或部门负责人审核。

二、移交档案资料的单位或部门负责人对准备移交的档案资料进行审核，检查是否符合移交条件，是否存在遗漏或缺项。审核通过后在移交清单上签字确认，并责成档案管理人员向综合办公室移交。

三、综合办公室在接到档案资料移交的通知后，由综合办公室主任对移交资料的类别、格式、移交清单等内容进行审查，对具备接收条件的档案资料，安排综合办公室档案管理人员进行清点、核对，确认接收实物（其它媒介）与移交清单一致后，由移交人、接收人、档案室主管共同在接收清单上签字，移交方和接收方各保存一份。

各类文件资料的归档范围，见附表一：《XX有限公司档案资料归档范围》。

第十八条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第十九条 档案材料归档原则上按以下要求办理

一、非工程类档案形成（单位）部门要按照档案整理规则加以系

统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，编写移交档案电子目录，经（单位）部门负责人审核后方可向综合办公室移交。

二、综合办公室接收档案时，应根据各部门提供的档案目录，与移交人共同清点，对重要、机密、绝密档案要逐页清点，经核对无误后，双方办理签收手续。

第二十条 凡XX公司向外单位发包完成的项目，由发包单位归档保存一整套档案，承包单位保存自己所承担任务中形成的档案复制件。

第五章 档案保管期限、密级及管理

第二十一条 公司档案划分为永久、长期、短期三个保管期限。永久保管期为50年以上，长期保管期为1 0年以上，短期保管期为3年。

第二十二条 根据公司实际，公司在职员工人事档案为永久保存。离职人员的人事档案原则上从其离职之日起，保存时间为三年。

第二十三条 公司档案保密等级划分为绝密、机密、秘密、内部四个等级。“绝密”指公司发展经营中直接影响公司权益和利益的重要文件资料，主要包含：公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书等。“机密”指公司的规划、财务报表、凭证、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等，主要包含：公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要等。“秘密”指公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息，以及公司有效证件、各

项办理资料、单位往来函件等。“内部”指公司一般性事务，主要包括：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。

第二十四条 综合办公室应采用先进技术和手段，逐步实现档案管理现代化。

第二十五条 公司各级档案管理部门要严格执行档案管理制度，做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光措施，定期对保存档案作安全检查，研究和改进档案保护技术，对破损和褪变色档案及时修补和复制，保证库存档案的安全。

第二十六条 秘密级以上档案的解密，根据档案性质和涉及到的内容，由档案室提出申请，经XX公司综合办公室主任审查，报总经理批准后方可解密。天水分公司办理此项业务时，参照以上规定，由相应领导审查、审核、批准后执行。

第二十七条 档案管理人员应会同有关部门定期对库存档案进行鉴定，对多余、重复、过时的档案进行清理，由综合办公室主任审核，经XX公司主管副总经理、总经理批准，予以销毁。XX分公司办理此项业务时，参照以上规定，由相应领导审查、审核、批准后执行。

第二十八条 销毁档案由公司综合档案室造册登记，XX公司综合办公室主任指定专人监销，销毁人、监销人签字备查。XX分公司办理此项业务时，参照此规定处理。

第二十九条 本公司全体员工均有义务严格保守公司档案的秘密，维护公司权益和利益。发生泄密者，依据公司奖惩办法进行处理，涉及违法犯罪者，依法追究责任。

第六章 档案的利用与开放

第三十条 档案的查询、利用按照《公司档案室借阅制度》执行，公司档案室应严格审查借阅资格，并办理借阅手续。

第三十一条 公司综合办公室提供开放档案的检索目录，积极开展各种形式的档案信息咨询服务，为XX公司的建设和发展服务，充分发挥档案的社会效益和经济效益。

第三十二条 综合办公室按照国家有关开放档案的规定和XX公司实际情况负责向公司内部以及外单位开放所保管的档案，必要时应当征得档案形成部门或个人的同意，或者报请物业公司批准后开放，任何组织、个人不得擅自公布不属于自己所有的档案。

第三十三条 对内对外开放档案，不得损害国家、公司或者其他人员的利益，不得违反国家有关法律规定。

第三十四条 公司综合办公室开放档案，必须遵循下列规定：

一、XX公司员工因工作需要查阅档案的，按照《文件借阅制度》办理相关手续后，则可查阅利用已经开放的档案。

二、员工个人或外单位人员要求利用档案，应由有关主管部门介绍，并经档案室主管领导同意后方可查阅资料。

三、非公司员工要求复印档案，按规定向有关部门缴费或经业务主管领导书面批准后，由综合办公室负责办理。

第三十五条 库藏档案属下列情况之一者，不宜开放：

一、涉及公司商业秘密的；

二、涉及专利或技术秘密的；

三、涉及个人隐私的；

四、档案形成部门规定限制利用的。

第三十六条 对要求查阅、摘录、复制属于公司秘密级以上的档

案，须经主管副总经理同意后方可查阅，必要时报请XX公司总经理审批。

第七章 考核、奖励与处罚

第三十七条 综合办公室应严格执行公司档案管理制度，明确岗位职责。对优秀的档案管理员工和对档案管理有重大贡献者，向物业公司推荐，由物业公司给予表彰和奖励。

第三十八条 对违反本管理办法的行为，由物业公司综合办公室根据物业公司有关制度和管理办法的规定予以考核与处罚。

第九章 附 则

第三十九条 本办法自公布之日起执行，由物业公司综合办公室负责解释。

附件：1、档案资料归档范围

2、档案管理标准流程

附件一 XX有限公司档案资料归档范围